基于网络环境对于机关档案管理的探究

徐诗玚　刘丽莉

摘 要：网络化环境对于当前机关单位档案管理工作产生了较为重要的影响。为此，档案管理工作者以网络与信息化档案管理技术发展为契机，开展了档案管理信息化理念、技术与制度研究，为信息档案管理模式发展提供帮助。

关键词：网络环境；机关；档案管理；影响；实践策略

机关档案管理质量的提高，对于机关办事效率与质量的提升有着重要促进作用。因此我国政府机关管理体系中，档案管理工作的开展占据着较为重要的位置。随着计算机技术信息技术的不断推进，信息化档案管理模式成为了当前机关档案管理工作重要研究内容。特别是在网络技术来临的今天，网络环境下的机关档案管理工作遇到了新的问题与发展机遇。在这种情况下，档案管理人员以网络环境为基础，结合信息化档案管理模式应用，开展了机关档案管理研究。

1 网络环境对档案管理主要影响

在当前的机关档案管理过程中，网络化因素的影响是不可避免的。在实际工作中，这种影响主要表现在以下几点。

（一）档案信息化要求提高

随着档案管理计算机模式的推广，机关档案信息化发展成为了档案管理的必然趋势。但是，网络档案管理模式的出現，对于档案信息化管理提出了新的要求。这些要求可以分为以下几点。一是档案信息化质量的提升。网络环境下的信息化档案，不仅仅是纸质档案的信息化过程，还对档案自身格式、清晰度等质量因素提出了新的要求。这种质量要求，可很好地提高档案管理质量，但也对档案信息化与管理过程提出了更加严格的要求。二是提高了对档案安全性要求。网络技术发展中，安全与稳定一直是影响其发展的主要问题。网络化的档案管理，由于档案管理计算机与网络的链接，计算机系统容易受到木马、病毒等安全问题影响，造成计算机系统安全稳定问题。为此管理者必须提高计算机系统安全级别，以更高的安全性要求确保网络化档案管理系统的正常运行。三是档案管理人员信息技术水平的提升。在网络化档案管理过程中，档案管理者必须具有一定的计算机使用水平，同时对计算机维护、网络运行等能力也有一定要求。但是在实际的档案管理过程中，档案管理工作人员由于受到年龄、所学专业等因素影响，造成了其信息专业水平较低，影响了档案管理网络化发展质量。

（二）机关档案管理系统落后

在机关档案管理实践中，部分单位重视了档案信息化过程，逐步开展了档案网络信息化管理模式。但是在实际工作中，机关单位管理者发现档案管理系统的落后，也是制约其网络化管理模式推进的主要原因。如在部分机关档案管理过程中，由于其计算机系统存储容量较小，难以存放数字化机关档案，进而影响了档案存储与检索速度。又如在部分数字化档案室中，由于缺乏无形网络资源，造成了无线数据终端难以正常使用，影响了数字档案的正常使用。这类管理系统落后造成的管理问题，对于信息化机关档案建设造成了一定的滞后作用。

（三）管理制度的变化

在机关档案管理过程中，制度管理模式对于提高管理正规化起到了有力的支持。但是在网络化时代，原有的机关档案管理制度已经不再适应档案管理过程。这主要体现在以下两个层面。一是制度难以发挥信息化管理优势。传统的档案管理制度是以纸质档案管理为基础制定的。所以其制度建设是以纸质档案管理为主，难以充分发挥信息化档案管理应用优势。二是缺乏网络化管理内容。传统的档案管理制度在实践应用中，无法与网络信息化管理模式进行对接，影响了网络档案模式的采用。如档案安全管理制度中，为针对网络安全建设进行规定，就会严重影响档案在网络平台中的安全，造成不可估量的安全问题。这种制度层面的缺失，是当前机关档案管理中遇到的主要问题。

2 机关档案管理实践策略研究

机关档案专业管理者，为了确实做好网络环境下档案管理工作，以技术要求与管理模式发展为核心，利用以下管理实践策略推进档案管理工作发展。

（一）以专业化队伍建设为基础，提高档案信息化水平

在机关档案信息化发展中，档案管理队伍能力的发挥占据着重要位置。为此机关单位管理者应以专业化队伍建设为基础，提高档案网络信息管理水平。其主要工作包括了以下内容。首先做好内部档案管理队伍信息化教育。在政府机关管理中，具有一支具有专业档案管理知识与能力的档案管理队伍。在这一基础上，管理者可以利用职业教育、外派学习等多种模式，提高内部管理队伍信息化工作能力，使之可以适应网络化档案管理工作。二是引进专业管理人才。在传统档案管理基础上，机关单位应引进计算机网络专业技术人才，做好计算机系统维护、网站建设等专业工作，提高其信息化管理专业水平。

（二）做好档案管理系统建设

网络化档案管理工作发展，除了对机关单位信息化理念提出发展要求外，还对单位计算机系统提出了技术升级要求。网络化的档案管理计算机系统升级建设，包括了硬件、软件以及网络系统建设工作。在硬件系统建设中，技术人员需要建设存储量大、运行速度快、安全稳定性高的计算机硬件系统，确保档案管理硬件平台质量。在软件运行中，技术人员需要采用高质量、运行稳定的档案与文字管理软件，辅助硬件系统做好档案管理工作。如在档案管理中，技术人员可以采用大容量硬盘与新型数据库软件结合的方式，提高档案存储质量与容积，是档案信息化建设的主要技术手段。而在档案管理网络化建设中，网络系统的优化建设占据重要位置。其建设的主要内容包括了无线网络建设、高速宽带网络建设以及安全内部网络建设等多项技术建设工作，以便为网络化档案工作的推进提供网络基础。

（三）做好信息化档案工作制度建设

网络化与信息化档案管理工作推进，不仅表现在技术性管理层面，也同样表现在机关档案制度管理层面。在这一制度建设中，管理者需要作好工作。一是对现有档案制度进行改进。对于部分现有的档案管理制度，管理者应结合网络信息化档案管理特点，对制度内容进行改进。如在档案安全管理制度中应加入网络安全内容条目，确保网络环境下机关档案管理安全性提高。二是建立新的管理制度，为了适应新型网络化档案管理环境，管理者需要建立新的档案管理制度。如纸质档案信息数字化过程中，管理者需要建立相关的程序、保密、操作等管理制度，提高档案数字化质量。这里需要注意的是，网络化档案管理制度建设，依然处于试验性阶段，其制度内容中依然存在一定缺陷与不合理性。为此管理者必须开展专项调研工作，以进一步完善机关档案管理制度。

3 结束语

网络化时代中，机关单位档案管理工作受到技术、管理理念等多种因素影响，发生了较大的变化。为此，机关档案管理者结合档案信息化、网络化发展要求，以提高档案管理质量与效率为目标，开展了网络档案管理研究，为机关档案管理整体发展提供理论支持。

参考文献

[1]魏思宏.档案信息服务创新研究[D].黑龙江大学.2014.

[2]李和文.网络环境对机关档案管理的影响初探[J].现代经济信息.2013（22）

作者简介

徐诗玚（1988-），女，湖北省宜昌市水文水资源勘测局，湖北省宜昌市，研究方向：档案管理。

刘丽莉（1986-），女，湖北省宜昌市水文水资源勘测局，湖北省恩施州，研究方向：电子信息化。