高职院校学生管理工作信息化体系的构建策略

高冠南

摘要信息技术与社会各领域的深度融合，改变了大学生的学习方式和生活习惯，促使高职院校学生管理工作迈向信息化、智能化。但是由于对信息化建设的认识与信息化水平不足，信息系统缺乏兼容性等原因，学生管理工作仍处于高职院校信息化建设的薄弱环节。对此，高职院校应做好学生管理工作信息化建设顶层设计，健全信息化管理制度，打造学生数据高效共享的信息化管理平台，建设信息化学工队伍，从而实现学生管理个性化、精细化服务，提升学生管理工作的效能和水平，促进学生管理工作高质量发展。

关键词 学生管理工作；教育信息化；高职院校

中图分类号：G717文献标识码：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2023.13.045

《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》明确指出，各高校要加强新时代教育管理信息化工作，以信息系统、数据资源、基础设施为基本要素，利用信息技术转变管理理念、创新管理方式、提高管理效率，支撑教育决策、管理和服务，推进教育治理现代化的进程[1]。在加快推进教育信息化工作中，高职院校应立足学生管理工作发展现状，探索信息化体系构建策略，推动学生管理工作高质量发展。

1学生管理工作信息化建设的意义

1.1简化管理流程，提高学生管理效率

职业教育迈入高质量发展阶段，招生规模逐年扩大，学生人数急剧增长，依赖传统管理方式开展各项学生工作，如手工统计、手工录入信息数据，必然无法满足发展需求。在传统管理模式下，学生管理工作者的主要精力放在了处理日常工作及管理学生的学习生活上，学生数据的收集、整理占用了管理者大部分的工作时间，很难有充足的时间开展思想政治教育。依托教育管理信息化，推动办公自动化、智能化，进一步简化工作流程，可加快学校各行政部门、学生工作管理者处理信息的时效。如学生可借助移动终端登录学生信息系统录入信息，管理者通过学校操作终端自动化整理、分类及保存信息，可以有效缓解学生管理工作的压力，降低工作成本。

1.2优化信息传输方式，实现师生双向互动

高职院校学生管理工作主要包括学籍管理、奖助学贷评选、宿舍管理以及信息反馈等，学校及学院要发布或落实管理措施，需要以文件的形式进行传递，以线性状态进行流转，如各专业、班级学生将信息交由辅导员进行归纳汇总，再交由相关职能部门进行整理与上报。由于数据流转节点过多，经常会因为某一处修改数据，造成数据重新汇总、整理的情况，降低了工作效率。利用协同办公，实现即时沟通、数据共享，改变了原有的信息线性传输方式，在信息录入时即可传递、接收信息；通过实时反馈，打破时间与空间的限制，帮助学生工作管理者及时获取、反馈信息，如遇问题，学生也可及时更正信息，保障了职能部门各项工作的有效运行。此外，信息化管理系统的建设，有助于提高师生间互动的频率与效率，为学生提供反馈问题的渠道，为学校立足实际，服务学生提供有效途径。

1.3提升工作质量，满足学生的个性化发展需求

在简化学生工作管理流程、优化信息传输方式的同时，利用信息化体系可进一步满足学生个性化发展的需求，提高学生管理工作质量。信息化体系下，可有效避免传统管理模式中因人为疏忽出现的遗漏和错误，保证原始数据的准确性、完整性，使管理者后续各项筛选、汇总和分析的结果客观、有效。基于此，学生管理工作者可随时随地准确掌握学生的真实情况，借助社交媒体对学生进行心理辅导和行为矫正，精准指导学生成长成才，实现因材施教。

2学生管理工作信息化面临的挑战

2.1学生管理工作者思维陈旧，对信息化建设认识不足

首先，作为高校学生管理的主体，学生管理工作者缺乏互联网思维，受制于传统管理思维的影响和束缚，管理理念难以从传统经验管理和制度化管理中解脱出来；其次，管理者对信息化建设认识不足，存在不想用、不敢用、不会用的现象，致使学生管理工作信息化仍停留在辦公网络化，未能真正实现学生事务办理信息化[2]。高校管理者在信息化建设中，较注重硬件性能提升和软件功能扩充，忽略了数据的管理运用，未能利用系统分析为管理者决策提供有效信息。

2.2现有信息系统缺乏兼容性，信息共享程度不高

高校学生工作在信息化发展的过程中，由于缺乏长远规划，导致学校各部门、各学院只能根据本部门实际情况开发或购买相应的信息化系统。虽然系统技术成熟，建设内容丰富，能够基本满足各部门工作需求，但各系统之间缺乏兼容性，信息共享困难，系统与系统之间、下级系统与上级系统之间无法对接，导致学生需在各系统间重复填写信息，学生管理工作者处理信息烦琐、重复，信息处理复杂性增大，降低了学生管理工作的成效。同时，采购系统受制于固定模板无法兼顾学校实际需求进行二次开发，无法满足个性化定制，且不能做到实时维护更新，阻碍了教育信息化向深层次发展。

2.3管理人员信息化水平不足，数据处理效率低

高校辅导员是学生管理工作的中坚力量，但学校政策、工作要点、改革举措多侧重于信息化设施设备建设及任课教师信息化教学能力培训，对辅导员工作的投入较少。同时，主管学生工作的职能部门对辅导员信息化技能提升缺乏有效指导，没有具体要求与发展计划，在辅导员培训内容中仅重视日常业务培训和思想政治教育工作，忽视了信息平台运维培训，缺乏信息技术培训。这就导致以辅导员为主的学生管理工作人员信息化水平不足，对学生管理数据的收集、分析与处理能力不强，无法利用先进的技术或软件开展学生管理工作，严重阻碍了学生管理信息化建设的进度。此外，由学生处、教务处、辅导员及团委组成的学生管理工作者大部分都不是专业信息化技术人员，信息化管理知识与技能掌握不足，对学生数据进行处理时，通常以班级为单位逐级上报、汇总，获取数据不及时或不完善，重复率较高，增加工作量，制约整体数据处理效率。

3学生管理工作信息化体系构建策略

3.1提高认识，做好顶层设计与统筹规划

高校学生管理工作信息化体系的构建与实现离不开学校领导的高度重视，只有把学生管理工作信息化摆在重要的位置，才能加速学生管理工作信息化进程。首先，要加大顶层设计的投入，以促进学生发展为出发点和落脚点，厘清部门职责、明确管理服务内容，避免责任不清、互相扯皮；以信息技术服务于学生为核心，突出固有架构优势，构建信息化集成管理，组建标准统一的学生完整信息数据库，建立信息化平台，在信息安全的前提下，充分利用大数据技术，发挥信息互联互通的优势实现信息系统的深度整合与共享。其次，信息化体系构建是一项综合性、系统性、创新性的工程，涉及部门多，人力、财力、物力投入大，学校应组织专家团队进行可行性论证，成立以校领导为组长，相关部门负责人为组员的学生信息化工作小组，统筹建设过程中的资源配置。

3.2健全制度，厘清部门职责、工作权限

高职院校依托分层次管理理念下的直线职能式科层制组织结构进行学生管理。信息化体系构建过程中，需健全学生工作信息化管理制度，以明确各职能部门的职责及管理服务内容，进而详细划分设置各类学生工作人员的管理权限及承担的功能，确保信息读写层次分明，为合作协同划清界限，起到指导作用[3]。一是学校要完善信息化管理制度，引导教职工对学校推进学生管理工作信息化建设达成共识，从而基于自身工作职责厘清所属工作权限。二是依照分层管理原则，管理者互不干涉，保障高质量完成本职工作。校领导具有查阅各部门工作的最高权限，能够查看学生工作的所有数据信息；职能部门领导具有查阅本部门工作的权限，管理与本部门工作相关的数据信息，如教务部负责学生学籍信息管理，后勤部负责学生宿舍信息管理等；辅导员可查阅和管理负责班级的学生信息；任课教师可管理所授课班级的学生信息，记录学生学习的形成性评价与终结性评价信息；学生能够实时进行本人基础信息的录入、查询与修改。随着职业教育深化产教融合与校企合作的开展，以及家校协同管理理念的不断深入，对信息系统的开放性提出更高要求。依托用户权限的科学管理，既满足了全校师生的服务需求，也保障了企业导师、家长实时查看学生个人成长电子档案的需要，通过家长、企业导师与学校学工人员及时联系，有效防止了学生管理真空的出现。

3.3技术创新，实现学生管理个性化、精细化服务

高校学生人数逐年增加，导致学生数据信息极速增长，涉及学籍、财务、教学、奖惩、贫困认定、后勤、就业等多种信息要素，增加了学生管理工作的难度。为了实现学校各部门信息互通，提高信息处理效率，加大资源利用率，实现信息资源有效融合，就需要持续优化信息化管理设施。为确保信息化管理设施高效运行，则要坚持技术革新，充分应用以下关键技术。一是基于大数据技术，快速、完整地获取学生数据，并及时传输、共享，提高了学生管理的效率，避免了人工管理过程中出错的情况，进一步提高了信息管理的准确性[4]。二是应用数据挖掘技术，在全面、客观掌握学生数据的基础上，对收集的数据进行整合并分析内在联系，精准挖掘学生思想动态、学习情况和心理状态等信息，以学生为中心，根据不同需求，实现学生管理的个性化、精细化。

3.4打造平台，提高数据信息的共享性与有效性

学生管理工作信息化体系的核心是实现学生信息管理的统一和各部门工作系统间的互通，其本质是实现系统整合与数据共享的数字化校园[5]。一是加大基础设施建设力度，强化硬件资源配置，提高校园网网速，增大无线网覆盖面，增强网络兼容性及安全性。二是加强学生管理数字化建设统一规划，构建集学生日常事务管理、学生问题处理、学生生活服务于一体的数字化管理平台，实现各职能部门在同一平台工作，提高数据信息的共享性与有效性。三是构建学生管理工作“223”服务体系，即结合线上线下两种渠道，兼顾电脑、手机两种终端，统筹“两微一端”三个平台，实现多维渠道共建互通，一体化、全方位式服务。四是深度挖掘学生数据信息，建立学生成长档案，从入学至毕业求职，全过程记录学生大学期间的数据，且数据信息覆盖每位学生。从而打破传统学生管理模式中各职能部门信息化系统相互分隔、信息资源共享低、学生管理工作繁杂等问题，简化管理流程，提升服务质量。

3.5提升素养，培养信息化学工队伍

在学生管理工作信息化推进中，学工队伍的信息化能力强弱，已成为评价其学生工作能力的基本标准。辅导员及学生工作相关人员作为一线的实践者和操作者，一是要主动摒弃传统的工作思维，从被动转向主动，开放包容、科学高效、分工细致地开展工作；二是要不断增强信息化应用与服务能力，熟练运用学生工作管理平台，以适应信息化管理模式，高效处理日常事务性工作。同时，学校要积极开展信息处理技术、数据整理分析等方面的培训，通过新入职教师岗前培训、外出学习深造等途径，促进学工队伍专业化发展；要营造良好的工作环境，定期总结工作中积累的经验，借助讲座、沙龙等方式，分享优秀信息化管理案例，从而提升学工队伍信息化素养，创新团队管理制度，打造学生工作信息化特色案例。

4结语

综上所述，信息技术的发展促使高职院校学生管理工作发生巨大的变化，完善信息化体系建设是目前高校学生管理工作发展的必由之路。高职院校应与时俱进，通过做好顶层设计，健全信息化管理制度，构建信息化管理系统，引入大数据挖掘技术、大数据分析技术及信息技术，打造统一标准化平台，利用培训、交流等提高学生管理工作者的信息化素养及创新能力，充分发挥信息技术的应用优势，全面提升学生管理工作效能和水平，从而创建具有时代特色的学生管理工作新模式。

基金项目：广东理工职业学院一般科研项目高职院校学生工作中微信公众平台的设计与应用研究（YB1904）。

参考文献

[1]教育部.教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知[J].中华人民共和国教育部公报，2021（4）：33-37.

[2]何佳.高职院校学生工作信息化平台建设研究[J].青岛职业技术学院学报，2020，33（5）：40-43，57.

[3]聂志锋.智慧协同理念下高校学生工作信息化管理策略研究[J].吉林农业科技学院学报，2022，31（4）：32-35.

[4]曾翔.学生管理工作中大数据技术的创新应用措施[J].湖北開放职业学院学报，2022，35（9）：20-22.

[5]陈军.高校学生工作信息化管理初探[J].中国青年政治学院学报， 2013，32（6）：55-58.