人力资源共享背景下企业人事档案管理的创新策略研究

杨爽

摘 要：人力资源共享背景下企业人事档案资源管理更加注重科学性、全面性，其利用价值更加凸显。企业人事档案管理应注重全程优化，增强档案收集与开发的系统性，在源头保障人事档案的质量。在人事档案管理和利用过程中注重提高效率，同时兼顾档案信息安全，从整体上提升人事档案资源共享服务能力和水平。

关键词：人力资源共享；人事档案；智慧化；系统化；长效化

人力资源共享对于优化企业人才结构具有积极意义，也是现代企业人力资源管理的一种重要方式。将各业务单元所涉到的人力资源行政事务性工作集中起来，成立服务中心，实现人力资源集中管理，有助于提升人力资源管理运行效率。为了更好地适应企业发展变化，应对企业人事档案管理模式进行优化和创新。

1 企业人事档案管理的内容及发展趋向

1.1 企业人事档案管理逐渐走向科学化和现代化

人力资源共享背景下，企业人事档案管理正逐渐由原来人工管理模式向现代管理模式转型，企业人事档案信息管理变得更加科学规范，为人力资源管理功能实现提供全方位的人事档案信息支持。通过对企业人事档案信息的系统整合，能够更好地反映企业员工的福利待遇、绩效、奖惩、培训情况，形成企业员工人事档案信息数据库。通过对人事档案信息数据库分析，能够为人力资源合理配置提供更为精准的档案信息依据[1]。当前，在大数据、云计算、人工智能等技术支持之下，企业人事档案管理正向科学化和现代化迈进，在这一过程中，随着更多先进技术的引入，将有助于提升企业人事档案信息管理质量，密切企业人事档案信息与企业人力资源管理工作联系。

1.2 企业人事档案管理逐渐走向共享化和智慧化

从智慧化层面看，为更好发挥企业人事档案信息价值和作用，就要围绕当前企业人事档案管理实际需要，合理利用大数据、云计算等技术，实现对企业人事档案信息资源的有效整合，为企业人力资源管理工作和档案管理工作提供准确性、全面性的人事档案信息支持。在这一过程中，人工智能、大数据、云计算等技术会使企业人事档案管理工作逐渐向智能化方向转型。随着企业人事档案管理平台、大数据库以及相关功能不断完善，会进一步提升企业人事档案智慧化管理水平，结合企业人力资源需求和人事档案管理工作对人事档案信息进行智能化操作、智能化分析和智能化结果运用，提升企业人事档案信息的利用效果。

从共享的角度看，随着大数据、人工智能等技术的广泛应用，能够对企业人事档案信息进行相关性和分类性分析，所提供的档案服务能够为企业战略规划和人力资源开发提供更精准的预测，能够为企业高层次人才引进、人力资源规划和岗位管理提供更为清晰的思路，使企业在人力资源管理过程中实现优秀人才与岗位相匹配。在这一过程中，企业人事档案信息不仅在在企业档案管理部门与人力资源管理部门流动共享，同时还可以结合业务工作需要以及其他人力资源管理需要，与其他部门进行共享，解决当前企业在管理过程中人力资源开发精准度不高的问题。

2 现阶段企业人事档案管理现存的主要问题

企业人事档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，企业人事档案包含企业员工的各类信息，是企业进行人力资源开发的重要依据。随着现代信息技术的综合运用，企业人事档案管理存在一些亟待解决的问题。

2.1 人事档案材料内容不齐全

当前部分企业在人事档案管理过程中，对人事档案材料收集工作重视程度不足，导致人事档案材料部分内容缺失，影响人事档案材料的真实性和完整性。一是针对人事档案材料内容收集，没有形成完善的制度机制。人事档案材料对于企业人事档案管理以及后续人事档案信息资源利用都起着关键性作用，一旦前期人事档案材料收集工作没有落实到位，势必会影响后续工作。当前围绕人事档案材料收集拟定的相关制度以上级档案管理部门制度为主，并没有结合企业人事档案管理实际需要，相应地在制度执行过程中难免会出现疏漏和偏差，这也就客观上造成了人事档案材料收集不全、不细。二是人事档案材料收集是一项系统工程，并不是阶段性工作。但当前部分档案管理人员在人事档案材料数据过程中缺少与企业员工的沟通和互动，只是在年中或年底对人事档案材料进行集中收集，在这一过程中部分企業给员工会产生新的人事档案材料，如果对这些重要的档案材料没有及时收集，就可能会出现缺失或丢失问题。

2.2 管理方式方法更新滞后

目前，部分企业对人事档案管理工作重视程度不足，在推动企业人事档案信息化建设方面方法不多；基础设施建设落后，导致企业人事档案管理方式方法更新滞后，影响企业人事档案信息管理质量，不利于人事的信息资源的合理开发和利用[2]。第一，企业人事档案管理方式过于简单。当前部分企业在人事档案管理工作过程中对人事档案信息收集不及时，在管理过程中方法过于粗暴、简单，或没有围绕企业员工的具体需求对企业人事档案信息进行合理开发和利用。第二，企业人事档案管理方式方法落后。目前部分企业在人事当管理工作开展过程中对现代信息技术引入还存在着犹豫和徘徊现象，企业人事档案管理工作信息技术支持力度不足，方式方法过于落后。

2.3 人事档案信息没有进行系统开发

目前在企业人事档案管理工作开展过程中对人事档案信息数据的利用和开发手段方式还相对简单，偏重日常管理，没有对人员档案信息进行深层次整合和系统开发，在一定程度上弱化了企业人事档案信息资源利用价值。第一，企业人事档案信息资源开发基础设施建设薄弱，企业人事档案信息要想对其进行系统开发需要扎实的基础设施、先进的软件系统和综合性档案管理人才，三者必不可少，但目前在企业人事档案管理过程中基础设施建设还相对落后，特别是在硬件设施建设方面，如果没有达到相应的技术标准，就难以对人事的信息进行系统整合和有针对性的开发，也会影响企业人事档案信息管理质量。第二，企业人事档案信息开发缺少针对性和目的性，当前在企业人力资源管理干部提拔重用以及奖惩方面都需要企业人事档案管理部门为其提供必要的信息支持。但目前部分企业在人事档案管理和人事档案信息资源开发过程中还存在着一定的随意性，在开发过程中与业务工作结合的不够紧密，影响了企业人事档案信息资源利用效果。

3企业人事档案管理的共享化发展与创新策略

新时期，在企业人事档案管理过程中要以共享化作为重要目标，在具体实施过程中要完善制度机制，为企业人事档案信息资源共享提供扎实的制度保障，同时要增强人事档案资源共享服务能力，实现现代信息技术与企业人事档案管理工作的深度融合。加强与人力资源管理部门合作，重视对企业人事档案原始信息的合理开发和利用，加强企业人事档案管理人员教育培训，持续提升企业人事档案管理人员的专业素养和胜任力，更好地完成企业人事档案管理各项任务目标。同时要注重企业人事档案信息安全，从制度层面、意识层面入手，为企业人事档案信息高效共享、合理利用提供扎实保障。

3.1 依托制度建设推进人事档案资源共享的有序推进

企业人事档案信息资源共享需要走制度化和标准化道路，企业在人事档案管理过程中应依托制度建设，提升企业人事档案管理质量[3]。第一，完善现有制度机制。企业主要领导要将制度机制建设作为重要工作加以重视，树立科学严谨态度，围绕企业人事档案管理工作，建立一套行之有效的制度规范，要求人事档案管理部门以及相关职能部门要严格落实相关制度机制。同时要通过制度规章明确企业人事档案管理部门和具体岗位职责，理顺企业人事档案管理工作流程。随着网络信息技术不断发展，为企业人事档案管理工作提供了更全面的技术支撑，特别是人工智能、大数据等技术的广泛应用，为企业人事档案管理共享化发展提供了全面的技术支持，相应的在制度机制建设方面也要与时俱进，对现有的制度机制进行查缺补漏，围绕现代信息技术形成新的制度规范，为企业人事档案资源共享提供扎实的制度保障。第二，形成科学合理的技术标准。新时期，无论是企业人事档案管理平台建设，还是大数据库建设都需要具体合理的技术标准作为支持，才能够确保收集上来的人事档案信息符合平台要求，符合档案管理的技术要求，在信息共享方面才能够有效的避免数据不兼容、技术端口不兼容等问题[4]。为此，要从当前企业人事档案管理共享需求入手，按照国家关于企业人事档案管理的各项技术规范对相应的技术标准进行创新和完善，进一步增强技术标准的科学性、规范性和合理性。

3.2 依托技术支持增强人事档案资源共享服务能力

随着人工智能、物联网、區块链、大数据等技术与企业人事档案管理工作的深度融合，为人事档案资源共享服务提供了技术可能。企业在人事档案管理过程中应主动的抓住信息技术发展带来的有利机遇，搭建企业人事档案管理平台，实现对人事档案信息资源的云存储。通过云存储技术手段，满足企业和相关部门对于人事档案信息资源的共享需求。同时利用网络云存储系统强大处理能力，对企业人事档案信息资源进行整合和加工，从而为不同主体提供多元化的人事档案信息资源服务。同时借助区块链技术还可以实现对企业人事档案信息资源的异地备份和全流程跟踪，有效避免各种不可预判的外部因素对企业人事档案信息资源带来的不利影响。依托云存储中心，能够提升企业人事档案信息资源共享服务能力，更好地发挥企业人事档案信息资源对企业发展和人才服务方面的积极作用，让企业人事单信息资源创造出更多的经济价值和服务价值。

3.3 依托管理队伍提升人事档案资源共享专业水平

信息时代背景下，对企业人事档案管理工作提出更高要求，在企业人事档案资源共享方面要将企业人事档案管理人才队伍建设放在突出位置，围绕当前企业人事档案资源共享实际需要，打造一支特别能吃苦、特别能战斗、特别能创新、特别能服务的企业人事档案管理人才队伍，更好地满足新时期企业人事档案信息资源共享需要，全面提升企业人事档案管理质量。一方面，从企业人事档案管理工作实际出发，重视对现有企业人事档案管理人员教育培训，将区块链、云计算、大数据、人工智能等现代信息技术作为培训重点，提高企业人事档案管理人员的胜任力和综合素质[5]。同时要重视企业档案管理人员的道德培训和安全意识培训，更好地服务企业人事档案资源共享工作。另一方面，企业要充分认识到人才在企业人事档案资源共享中的作用，给予企业人事档案管理人才队伍建设更大支持力度，结合企业人事档案管理实际需要，面向社会引进一批高素质管理型人才充实到企业人事档案管理队伍之中，适应新时期企业人事档案资源共享需求。

3.4 依托安全管理保障人事档案资源共享长效运行

在对企业人事档案资源共享过程中，要处理好人事档案信息资源共享与安全保护之间的关系。由于企业人事档案信息涉及企业员工的切身利益，因此在企业人事档案资源共享方面，一定要明确何种人事档案信息能够共享，何种人事的信息需要注重个人保密，并采取相应安全措施，对不同类型的人事档案信息进行分级授权，实现人事档案信息资源利用与保密的平衡。第一，重视企业人事的信息安全保护工作。要从技术层面入手，引进先进技术手段，切实保障存储人事档案信息相关系统运行安全，及时对更新的企业人事档案信息进行数据备份，有效地应对一系列不确定风险。第二，完善企业人事档案资源共享制度机制。要将企业人事档案信息安全作为共享制度机制建设的重要方面，充分认识到保障人事档案信息安全的重要性和必要性，并通过制度机制建设，防止出现人为破坏行为，规范企业人事档案资源共享流程。第三，为企业人事档案信息营造良好的外部环境，对重要的企业人事档案信息应实行系统单独运行，单独存放，实现与外部网络的物理隔绝，从源头上避免外部黑客攻击和病毒感染，切实保障企业人事档案信息安全。

总之，企业应将人事档案管理工作作为企业工作的重要组成部分，在推动企业人事档案信息管理过程中应树立共享理念，围绕企业人事档案信息共享完善相应制度机制，加大人才培养力度，为企业人事信息共享创造良好的外部环境。同时要对企业人事档案信息管理手段和方式进行创新，不断地提升企业人事档案信息管理水平，更好地服务企业发展。

参考文献

[1]石瑞柱.企业干部人事档案管理系统深化应用实践[J].中国档案，2022（12）：56-57.

[2]陈镇华.新形势下电子人事档案在人力资源管理中的作用[J].中国产经，2022（22）：94-96.

[3]黄美玲.大数据背景下企业人事档案信息化建设研究[J].就业与保障，2022（11）：73-75.

[4]韩冰.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用及策略分析[J].人才资源开发，2022（22）：84-86.

[5]王辉，陈博，刘玉祥.基于区块链的人事档案管理系统研究[J].计算机科学，2021（S2）：713-718.

（作者单位：陕西省一三九煤田地质水文地质有限公司）