学校会计档案管理的有效实施对策研究

徐静 燕雪

摘要：学校会计档案是指学校在进行财务管理和会计核算等活动中所持有的书面材料和会计凭证，是学校的重要档案，关系着学校的一切财务进账或支出等会计活动。所以，在学校的管理体系中，会计档案管理是相当重要的一项工作，学校在管理过程中一定要树立正确的管理意识，加强管理人员的责任意识，制定周密详细的会计档案管理制度，提升管理人员的专业能力，加强管理团队的职业培训，促进学校会计档案管理工作形成管理闭环，通过组织管理人员学习先进的会计档案管理理念促进会计文件立卷、归档、保管、查阅和销毁等流程制度的建立，加强对于会计工作人员和档案管理人员的监督，保证会计档案的妥善保管、有序存放和随时查阅。

关键词：学校；会计裆案管理；现状；实施对策

引言

我国《会计法》规定，“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”也就是说，学校对于本单位的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他相关资料具有妥善管理、存放、整理的责任，要聘请专业的会计工作人员对上述资料进行整理、归档、保管，确保会计信息的准确性和会计资料的完备性。《会计档案管理办法》中针对学校会计档案下了一个明确的定义，即“学校会计档案是指学校在财务管理和会计核算活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账表和财务报告等会计核算专业资料”。學校会计档案管理也就是对上述资料进行归档整理、妥善管理，保证学校在工作过程中的每一笔支出和进账都有迹可循、有料所依。

1 学校会计档案管理相关概述

1.1 会计档案的定义

会计档案指的是与会计相关的资料，比如说会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料等，都属于会计档案内容。会计档案是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位重要资料，与企业经济发展有重要关系。可以说会计档案是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。因为会计档案会对企业经济相关决策产生一定影响，所以在必须要重视相关问题处理[1]。通俗一点来说，会计档案就是狭义层面上的相关会计文件，在个人或单位的财务进账或支出过程中产生的纸质资料，因其具有的会计价值被整理起来，归档到同一个档案袋中，就形成了会计档案。会计档案可以很好的反应出一个企业发展情况与过程，比如说企业是否存在违法行为，会计资料是否存在舞弊等，都可以通过会计档案查询得知。此外，会计档案还可以为国家和单位提供详细的经济信息，为国家制定宏观经济政策和单位作出经营决策提供参考。所以任何企业都应重视会计档案相关问题解决。

1.2 会计档案的价值与功能

谢伦伯格（Schllenberg）提出：档案的价值可以划分为主要价值和次要价值两种不同的层次的功能价值。而会计档案本就属于档案的特别形式之一，是指会计管理人员在财务往来过程中整理、归档形成的一种档案，自然也具有主要价值和次要价值，在对财务分析、会计管理的过程中也发挥着不同程度的功能和作用。首先是行政价值。行政价值主要是指会计档案可以用来支持档案产生者持续进行行政事务的价值，也就是说会计档案的作用不是即时性的，而是长期性的，它能够在后期的行政工作中持续发挥作用，促进行政工作的推进，能够给会计档案使用人员提供一定的参考价值，让财务主管人员和行政管理人员能够在档案的基础上进行决策，大大提升行政部门工作效率。其次是法律价值，会计档案不仅能给行政工作提供便利，还能在个人或单位产生法律纠纷时提供法律依据，根据档案中记录的流水、经济往来和收入支出，综合分析企业或者是个人的经济能力，提供有效的会计档案作为证据，保障自身合法权益不受侵犯。最后是财务价值，也是会计档案的本质价值，会计档案的有效管理不仅可以建立完善的财务信息管理制度，还能提升企业或是个人的可信度，与其他人或其他企业之间建立良好的经济往来关系，促进个人或是单位的经济发展。会计档案的次要价值主要是指证据价值、信息价值、备份价值等，将会计资料、经济往来记录在册、等级整理、归档管理，不仅能够以备不时之需，还能在复盘档案的过程中发现自身不足，及时调整会计档案管理方案，促进会计档案管理工作的规范化、系统化和体系化，充分发挥会计档案的经济决策参考作用、经济事项凭证作用和史料研究作用。

1.3 学校会计档案管理

根据资料，学校会计档案管理内容包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、经济往来凭证、其他凭证；2.会计账簿类：总账、经济流水账、固定资产账、其他会计账簿；3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、和其他财务报告。除此之外，学校会计档案管理还包括应该存档的有关资料或数据等。总之，会计信息错综复杂，学校会计档案的管理工作烦冗而琐碎，学校应当意识到传统会计档案管理过程中的误区，通过聘请专业的会计档案管理人员，提升会计档案管理团队的专业性，提升会计档案管理水平，为学校清晰、准确的经济交易提供明确具体的档案记录，促进学校管理水平的提升。

2 学校会计档案管理的现状分析

2.1 会计档案管理制度滞后，无法满足现代化管理要求

随着时代的发展，传统的学校会计档案管理制度已经不适应当前的会计档案管理工作，但是学校管理人员仍然没有意识到这一问题，依旧沿用传统的制度方法对学校会计档案进行管理，导致目前大部分学校的会计档案管理制度相对滞后，不能完全满足当前学校会计档案管理现代化的要求。2011年颁布的《会计档案管理办法》指出，会计档案管理的对象主要是针对较为传统的会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质版会计资料。但随着近些年来我国的飞速发展，科技领域、教育领域和人们的生活已经可以说是发生了天翻地覆的变化，尤其是随着信息技术的发展，互联网、云计算等信息化技术已经被熟练地运用到我国的学校会计档案管理工作中，在一定程度上推动了我国会计档案管理工作的信息化和智能化。目前我国大部分学校都已经基本实现了会计电算化，在信息化管理设备和良好互连网络的有力支撑下产生了大量的以电子文档、程序文件、数据库、备份文件等为信息载体的新会计档案，这也是我国会计档案管理工作的一大发展和进步。但是会计档案在不断向前发展，学校管理制度却依旧止步不前，学校也没有意识到二者之间的差距在不断拉大，没有制定、出台相应的管理办法，导致电子会计档案在管理过程中经常会出现各种各样的问题，譬如管理人员不熟悉电脑操作、会计信息搜集不全、会计资料散落在不同的经办人手中等，严重影响了学校会计档案管理工作的有效推进，影响了学校的综合发展。所以，学校应当及时注意到这一现状，积极采取相关政策对自身管理制度进行优化更新，还要根据《中华人民共和国会计法》第十五条规定：“会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料。应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。”完善自身会计档案管理制度，提高会计档案管理人员的信息化水平，让电子化的会计信息也能够被准确无误地被收集、整理、归档、收纳，通过规范的规章制度加强会计档案管理人员的培训，确保学校会计档案工作能够科学、有序开展，保障学校会计档案的安全性、隐私性和完整性[2]。

2.2 管理人员专业素养较低，缺乏相关管理经验

从管理人员的层次来看，大部分学校对于会计档案管理工作的重视程度仍然有待进一步提升，由于学校的不重视，在招聘过程中忽略了管理人员的专业性，降低了对于学校会计档案管理人员的能力要求，导致管理人员自身也没有树立起一定的责任意识在工作过程中出现管理意识模糊和专业素养较低的问题。结合实际情况来看，学校在招聘财务管理人员时的首要条件是应聘人员的学历，却忽略了更为重要的管理经验，这就导致学校的财务管理人员虽然具有较高学历水平，但是在工作过程中由于只掌握了理论知识而没有一定的实践经验，就会出现部分工作人员工作意识不坚定，对会计档案管理的重要性认识不够，缺乏会计档案整理的工作经验， 难以保证档案资料的安全性和完整性等问题，最终导致学校会计档案严重失真，会计档案管理工作也失去了原本的意义。所以，学校在招聘会计档案管理人员时，一定要注意从各方面靠考察应聘人员的专业性和可靠性，既要具备充分的理论知识储备，还应当要求一定的社会实践经验，最重要的是要具有正确的会计档案管理意识，要认识到会计档案管理工作的重要性，还要组织专业的培训活动提升在职人员的政治素质和业务水平，提高学校会计档案的管理水平。

3 优化学校会计档案管理的实施对策

3.1 转变传统管理思想，提高管理人员的大局意识

学校会计档案管理工作难以发挥真正效用的根本原因在于学校自身对于会计档案管理工作的认识存在偏差，会计档案管理人员的工作意识也有待加强。思想认识是指导人们实践活动的理论基础，所以只有让学校领导和会计档案管理人员从思想上认识到自己的错误，在认知层面真正对会计档案管理工作改观，才能实现学校会计档案管理工作的优化创新，促进学校管理水平的整体提升。

例如，首先要转变学校领导者的思想认识，这就需要社会、政府等多领域的人员加大宣传力度，利用各类专栏和报纸媒体，或者是组织领导参与会计档案管理工作的相关会议或培训，让学校领导充分认识到会计档案管理的重要性，从而在工作安排中不断完善会计档案管理的相关工作。其次是管理团队层面，只有所有的会计档案管理人员都齐心协力、团结一心，才能保障会计档案管理工作的有效推进，所以在人才的选择、培训、指导和奖励等方面，学校领导要基于团队一体化的视角进行人员管理，充分发挥团队作用，激发学校会计檔案管理人员的工作热情，提高管理人员的大局意识，促进学校会计档案管理水平的提升。

3.2 引进现代化信息技术，实现会计档案管理信息化建设

现代信息技术在教育领域的影响已经逐渐由教育层面深入到了管理层面，在学校会计档案管理过程中借助现代化信息技术不仅能够将纸质档案的信息进行电子录入并保存，保障会计资料的永久性存放，还能通过设置防火墙、隐私密码等措施加强会计档案管理，大大增加会计档案管理信息的安全性。所以，除了提高会计档案管理人员的专业水平，信息技术水平的发展也是极其重要的一环，学校领导要加强对于会计档案管理人员的信息技能培训，提升管理人员的信息技术水平，推动会计档案管理工作的信息化建设[3]。

例如，除了对纸质化会计资料进行收集、整理、归档，信息化时代的到来必然会产生信息化的会计资料，管理人员要熟练利用电子软件将电子化会计信息记录在册，避免最后记录资料的不完全；会计档案管理人员还可以借助互联网建立专门的会计资料库，将不同类型、不同部门、不同时期的会计资料分门别（下接第77页）

（上接第63页）类的存放在电子资源库中，在后续复查、查找的过程中也能省时省力，让会计档案管理工作更加高效，提升会计档案的管理发展水平，还可以为学校提供及时、准确的资源信息。

3.3提升管理人员专业素养，健全会计档案管理体系

会计档案管理整体来说专业性较强、工作较为琐碎且颇具复杂性。因此，会计档案管理工作就对管理人员的专业能力提出了一定的要求，首先学校会计档案管理人员必须严格遵守学校的规章制度，这也是会计档案管理工作能够有效推进的前提保障，其次是学校会计档案管理人员的专业素质必须过硬，才能够迅速、准确地将大量会计资料分门别类、准确无误地进行归档整理

例如，在观念层面，学校会计档案管理人员必须随时保持虚心学习的态度，保证自身管理理念的现代化和先进化，其次就是会计档案管理人员的专业知识和技术能力的培养，学校可以聘请高校的档案管理学教授为会计档案管理人员进行专业培训，增强学校会计档案管理人员的业务技能，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损和泄密，加强学校会计档案管理工作的有效性。

结束语

综上所述，学校会计档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，也是学校财务管理工作的最后一个环节，它的作用不容忽视。在传统学校管理观念下，学校会计档案管理工作没有引起管理人员的关注和重视，影响到了学校整个财务管理工作的工作质量和管理水平。所以，随着时代的进步，学校必须认识到经济发展现状和自身在会计档案管理工作中存在的漏洞，提高管理人员的专业水平和管理意识，加强对于学校会计档案管理工作的有力监督，促进学校会计档案管理工作的顺利开展和有效推进。

参考文献

[1]张玉雁.推进中职学校电子会计档案管理工作有效路径探究[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2021（00）：305-308.

[2]苟于泉，谢岩清，郭宏宇，丛培卓，王刚，王东.电子会计凭证应用研究——以高校财务管理为例[J].沈阳大学学报（社会科学版），2021，23（04）：410-415.

[3]罗慧.试论高校会计档案信息化管理工作的评价体系——基于社会网络视角[J].当代会计，2019（03）：109-111.

（作者单位：长春财经学院）