事业单位会计档案电子化管理现状与优化策略

任榆琴

摘 要：事业单位会计档案电子化管理符合档案高质量发展的要求，对于提高事业单位会计档案利用效率具有积极意义。但目前会计档案电子化管理成本较高，且存在一定安全隐患，档案人员专业水平和胜任力有待提升。为改善这一现状，有序推进会计档案电子化管理，应探索自上而下的推广模式，减少电子化管理成本，同时在技术更新和人员队伍建设方面为档案电子化提供全方位支持。

关键词：事业单位；会计档案；电子化管理；管理标准；胜任力

数字信息技术与事业单位会计档案管理工作的深度融合，对于会计档案管理既是机遇，也是挑战。一方面，数字化、信息化等技术运用，有助于提升事业单位会计档案管理效率，实现对事业单位会计档案资源的有效整合，更好地发挥会计档案在事业为发展中的特殊作用。另一方面，事业单位会计档案电子化管理也面临着一些亟待解决的问题。特别是在事业单位会计档案制度机制建设、人才培养、流程优化等方面还亟待完善和创新。

1 事业单位会计档案管理内容与电子化管理的必要性

1.1 事业单位会计档案电子化管理有助于提升会计档案管理效率

当前随着现代信息技术的不断发展，与事业单位会计档案管理工作实现了深度融合，事业单位在会计档案管理过程中可以借助大数据、云计算、人工智能等手段，形成功能齐全的事业单位会计档案管理平台，将事业单位会计档案信息收纳到大数据库之中，实现大数据库与事業单位会计档案管理平台的有效互动，对事业单位会计信息进行系统分析，科学管理和高效利用[2]。在这一过程中，随着越来越多先进技术的融入，事业单位会计档案电子化管理水平会越来越高，相应的，档案管理人员对事业单位会计档案管理平台和相关技术运用也会越熟练，在事业单位会计档案电子化管理过程中人机配合也会越来越默契，这在客观上会提升会计档案管理效率，实现事业单位会计档案管理与电子信息技术的深度融合。

1.2 事业单位会计档案电子化管理有助于转变传统档案管理模式

传统事业单位会计档案管理主要采取人工管理方式。在管理过程中纸质档案仍然占据绝大部分，传统档案管理的局限性难以在短时间内打破。而随着现代信息技术与会计档案管理的深度融合，会计档案管理人员可以依托多种设备对事业单位会计档案进行全流程电子化管理，不仅能有效节省成本，也有助于推动事业单位会计档案电子化管理发展，解决传统人工管理模式带来的弊端。会计档案电子化管理会借助数字成像、数据库、多媒体等技术实现对传统纸质档案资源的数字化转型，并利用事业单位会计档案管理平台，最大限度对会计档案信息资源进行高效整合和共享。云环境背景下，会计档案管理人员还可以将重要的会计档案信息存储到云端，既能够有效保证会计档案信息资源得到合理利用，也能够维护会计档案信息安全，降低会计档案管理人员工作负担，最大限度地实现对会计档案信息资源的合理利用和开发。

1.3 事业单位会计档案电子化管理适应新时期档案管理事业发展需要

随着网络信息技术的不断发展，档案管理事业也正在向数字化、信息化方向迈进。事业单位会计档案电子化管理作为档案事业重要组成部分，理应顺应时代发展趋势。从这一层面看，事业单位会计档案电子化管理具有其现实的必要性和紧迫性。一方面，事业单位会计档案电子化管理，能够为事业单位战略决策和未来发展提供全面系统的会计档案信息[3]。另一方面，随着事业单位会计档案电子化管理不断深入，也能够对事业单位会计档案电子化管理的相关经验进行总结，提炼出很多好经验和好办法，进而助力档案管理事业发展。事业单位档案管理人员在实践过程中也会对会计档案电子化管理相关问题进行思考，主动地转变档案管理里也优化档案管理方式，围绕事业单位会计档案电子化管理目标主动引进更多元的信息技术手段，满足事业单位会计档案电子化管理的应用需求，进一步增强事业单位会计档案电子管理质量。

2 事业单位会计档案电子化管理现状及存在的问题

2.1 会计档案电子化管理成本较高

传统事业单位会计档案管理模式费用主要来源于库房管理费用和人工费用。而随着事业单位会计档案电子化管理，需要事业单位为会计档案电子化管理引进先进技术，为会计档案电子化管理搭建基础设施，营造安全环境，加强人员培训，这些方面都需要大量的资金投入，这些投入并不是一劳永逸的，随着会计档案电子化管理的不断推进，相应的会计档案电子化相关技术也需要更新，后期投入的费用会逐年增加，所产生的相应费用需要事业单位来承担。加之事业单位会计档案管理成本除了硬件设施、人员以外，还需要对原有的会计档案管理模式、机构和人员岗位职能进行调整，在这一过程中需要事业单位会计档案管理人员与具体工作进行重新配置，一旦人员专业素质不达标，还需要外部引入人才，相应也会增加会计档案电子化管理人力成本。因此，在推进事业单位会计档案电子化管理过程中要充分考量会计档案电子化管理所需要的各项成本，一定要在事业单位自身所承担的范围之内，有步骤推进会计档案电子化管理相关工作。

2.2 管理体系不健全存在安全隐患

事业单位会计档案电子化管理推进过程中，容易出现制度机制建设不健全以及相关安全问题。一是当前针对会计档案电子化管理制度机制建设落后。由于制度机制建设落后，事业单位会计档案管理的岗位划分不够明确，在具体推进会计档案电子化管理过程中难免会出现随意性问题，导致整个会计档案电子化管理流程不规范，数据容易出现丢失或主观人为破坏等问题。二是会计档案电子化管理缺少具体标准。无论是对会计档案信息收集，还是与其他单位进行会计档案信息共享都需要严格的制度规范和相应的技术标准，才能够有效地避免在会计档案信息传递过程中因标准不同造成的数据不兼容或数据丢失问题。三是对会计档案电子化管理缺少日常维护。会计档案电子化管理是一项长期性工作，在日常管理过程中如果没有对系统及时地进行更新和维护，难免会出现安全漏洞，既不利于会计档案信息安全，也会影响会计档案管理平台的正常运转。

2.3 档案管理人员专业水平和胜任力有待提升

目前事业单位会计档案电子化管理过程中，档案管理人员的专业水平和胜任力并没有达到电子档案管理的切实诉求。一方面，当前从事单位会计档案管理人员来源复杂，一部分是事业单位年龄偏大人员调整工作岗位来到档案管理部门，随时准备退休，这部分人员工作主动性和积极性不足，认为单位安排档案岗位就是要准备随时退休，相应地在具体工作安排和人员调动方面出现了诸多阻碍。另一部分事业单位档案管理人员是由其他科室调配而来，这些档案管理人员对会计档案电子化管理缺乏正确认识，也没有必要的专业知识和专业技能。因此，无论是在事业单位会计档案电子化管理创新方面，还是在具体工作开展方面都存在着人手不足，力量薄弱的現实。同时事业单位会计档案管理工作岗位十分有限，要想从外部吸纳新鲜血液，就需要解决编制问题。但由于编制有限，因此要想从外部引进人才也困难重重，从目前的档案管理人员的专业水平和胜任力角度看还有极大的提升空间。

3 事业单位会计档案电子化管理的优化策略

新时期，在推进事业单位会计档案电子化管理过程中，一方面，要充分认识到会计档案电子化管理的现实必要性和重要性，制定严密科学的事业单位会计档案电子化管理推进实施战略，进一步明确事业单位会计档案电子化管理推进的重点和难点，通过成立领导小组，自上而下地对事业单位会计档案电子化管理工作加以落实和推广[4]。另一方面，在具体实施过程中，要重视现代信息技术对事业单位会计档案电子化管理产生的深刻影响，围绕事业单位会计档案电子化管理的实际需要，完善制度机制和技术标准，为事业单位会计档案信息收集整理、开发利用和共享提供全面的技术支撑和标准支持，确保事业单位会计档案信息能够得到合理开发和利用，同时要加强对事业单位会计档案管理人员的教育培训，进一步提升事业单位会计档案管理人员的专业水平和胜任力，更好地满足新时期事业单位会计档案电子化管理的实际需要。

3.1 自上而下实施和推广

事业单位要将会计档案电子化管理作为一项战略工作加以落实，在具体实施过程中需要主要领导给予足够关注，成立事业单位会计档案电子化管理工作领导小组，由单位主要负责人担任组长，事业单位各部门主要负责人为工作领导小组成员，对当前事业单位会计档案电子化管理相关工作进行集体研究和系统推进。事业单位会计档案电子化管理工作领导小组要下设办公室，具体负责工作领导小组的各项政策执行。事业单位会计档案电子化管理工作领导小组每月要定期召开专门会议，重点研究事业单位会计档案电子化管理在推进过程中存在的问题，全面统筹事业单位会计档案电子化管理工作[5]。一方面，要围绕事业单位会计档案电子化管理工作实际需要，加强一线调研，为相关工作推进做好前期准备，购进先进的硬件设施和软件系统，为事业单位会计档案电子化管理工作的顺利推进提供扎实的物质保障。另一方面，要加强与其他单位交流互动，在人员、技术等层面探讨心得和方法，将好经验、好办法融入到事业单位会计档案管理工作之中，进一步提升事业单位会计档案电子化管理质量。

3.2 健全会计档案电子化管理标准

新时期，在推进事业单位会计档案电子化管理过程中，要将健全会计档案电子化管理标准作为推进事业单位会计档案电子化管理的重要内容之一。在会计档案电子化管理标准制定过程中既要主动参考上级部门关于会计档案电子化管理的相关技术要求，也要在现有的制度机制基础之上完善电子会计档案管理标准，对电子会计档案收集范围、移交流程、存储备份、读取利用等相关领域制定相应的接口标准和存储标准。确保事业单位会计档案信息的可靠性、可读性和真实性。一是要明确事业单位会计档案电子化管理标准建设重点[6]。要围绕事业单位会计档案信息收集、档案信息移交、档案信息日常管理、档案信息查询下载、档案信息共享等方面完善相应技术标准，为相关技术落实提供具体参考，切实保障事业单位会计档案信息安全。二是要严格落实电子签名制度，强化程序，严格审核格式和时间，切实保障会计档案信息的完整性和真实性。三是要建立会计档案安全管理制度，要求会计档案管理人员要严格按照会计档案数字化安全管理相关制度开展工作，防堵风险漏洞，切实保障档案信息安全。

3.3 提高会计档案工作人员胜任力水平

事业单位会计档案电子化管理需综合档案管理人员作为保障。一是事业单位主要领导要对会计档案管理工作人员的选用给予足够重视，要充分认识到推进事业单位会计档案电子化管理的重要性，（下接第80页）

（上接第74页）不能随意占用档案管理部门编制，要根据事业单位会计档案电子化管理的实际需要尽量在人才选拔、编制使用等方面向档案管理部门倾斜，给予事业单位会计档案管理工作更大支持。二是要加强对事业单位会计档案管理人员胜任力培养。要求事业单位会计档案管理人员有专业的会计知识。也要掌握必要的档案管理理论和信息素养。在具体培训过程中，要将通信技术、电子档案管理技术、网络技术作为培训重点，紧跟国家关于会计档案电子化管理的最新政策要求，不断地更新事业单位会计档案管理人员知识结构和理念，切实提升会计档案管理人员的工作能力和水平。三是要加强对事业单位会计档案管理人才引进力度。随着事业单位会计档案电子化管理愈加重要，需要足够的人员完成相关工作，因此事业单位要定期拿出足够编制，面向社会广纳贤才，吸引高素质综合型人才参与到事业单位会计档案电子化管理工作之中，为相关工作开展提供扎实的人才保障。

总之，新时期，随着国家对事业单位会计档案管理工作不断重视，事业单位自身也应该主动变革，充分认识到现代信息技术发展对事业单位会计档案管理工作产生的影响。要围绕事业单位会计档案管理工作实际抢抓机遇，乘势而为，在思想上要改变对事业单位会计档案电子化管理的传统认知，进一步明确事业单位会计档案电子化管理的重点和难点，明确会计你档案具体岗位职责分工，细化事业单位会计档案电子化管理具体制度机制，积极与兄弟单位交流经验，加大对事业单位会计档案管理工作支持力度，充分发挥制度机制的引领性作用，加大人才培养力度，为事业单位会计档案电子化管理提供全方位的支持。

参考文献

[1]魏欢，徐舒恬.企业会计档案无纸化应用探析[J].新会计，2022（11）：63-64.

[2]陈浩，刘朝阳.数字化时代电子会计档案应用研究[J].财务与会计，2022（10）：39-44.

[3]何素芳.科技企业电子会计档案管理探索[J].中国档案，2022（04）：58-59.

[4]金宇.大数据背景下会计档案电子化管理的路径优化研究[J].经济问题，2019（05）：100-104.

[5]金宇.会计档案电子化管理探析[J].会计之友，2018，（20）：142-144.

[6]蔡盈芳.会计档案电子化管理背景、现状、难点及有关建议——在中国档案学会电子会计档案管理研讨会上的发言[J].档案学研究，2018（04）：78-81.

作者简介：任榆琴，陕西省榆林公路管理局党办副主任、馆员，研究方向：事业单位财务档案管理和人事档案管理。