事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

程晓侠

摘 要：新时期，干部人事档案工作的管理与利用呈现出新的特点和要求，如何着力提高干部人事档案管理效率，推动档案事业和组织工作的互融互促发展，成为档案管理部门和人事部门共同面临的问题。本文以新时期提高事业单位人事档案管理效率的基本遵循为切入点，提出强化干部人事档案管理意识，加强干部诚信教育；建立健全监督和问责机制，提升审核水平；提高信息化管理水平，推动干部人事档案共建共享；拓展利用渠道，创新服务方式的对策，为干部人事档案高水平发展提供重要参考。

关键词：事业单位；干部人事档案；管理效率

干部人事档案是按照党的干部政策，在个人学历、工作、培训中形成的记载干部个人经历、政治思想、工作表现等内容的文件材料，简称“三龄二历一身份”[1]。随着档案管理理念、方法和工具地进步，干部人事档案在新时期也迎来了新的挑战和机遇。2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），总结吸收了党的十八大以来从严管理干部人事档案工作的新经验新成果，对未来一段时期内干部人事档案工作的方向、任务和要点提供了政策指引[2]。而如何回应新时代下干部人事档案管理的新需求，着力提高干部人事档案管理效率，推动档案事业和组织工作的互融互促发展，成为档案管理部门和人事部门共同面临的问题。

1 新时期提高事业单位人事档案管理效率的基本遵循

1.1 提高政治站位

中央政治局常委，全国人大常委会委员长栗战书曾指出，档案工作具有鮮明的政治性。档案工作无论发展到什么阶段，仍要坚定不移强化档案工作政治属性，切实履行“党管档案工作”责任。《条例》也指出要“提高政治站位，切实把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源”。干部选拔任用要考察政治素养、综合素质、经验丰富等要素。目前，在干部的选任中，组织部门对于新晋升的干部都要求“有过多岗位锻炼经验”“具有一定年限的管理经历”“经过多个领导岗位锻炼”“具有复杂问题处理能力和统筹全局能力”，这些都表明了“经验”和“能力”是干部选拔任用的重要标准，而档案就直观、真实反映了干部的“经验”和“能力”[3]。除此之外，在依法治国的整体框架下，干部人事档案所发挥的监督价值、司法价值也起到了不可替代的资政作用，这些都提升了干部人事档案管理的重要性和地位，也要求了档案管理人员应始终保持着较高的政治站位，提高政治认识。

1.2 全面从严管理

干部人事档案的政治属性的资政作用决定了其必须进行全面从严管理，2014年10月开始的全国干部人事档案专项审核工作历经两年，集中解决了干部人事档案中存在的材料不齐全、不标准、不一致的问题，严厉整治了档案造假问题。新时期，《条例》中也增加了关于的档案审核的内容，要求在管理过程中应遵循“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的原则。同时，《条例》中也增设了“纪律和监督”这一新内容，对开展干部人事档案管理的纪律、监督检查主体等问题进行进一步细化，也标志着干部人事档案全面从严管理迈上了新台阶。在档案信息化建设的大背景下，干部人事档案管理工具、技术、理念上的革新一定程度上提高了管理效率，在与此同时也带来很多管理漏洞，这就要求档案管理部门要以高度的责任感和使命感，贯彻和落实好干部人事档案的分类、分级监管检查。

1.3 科学化、制度化、规范化

传统干部人事档案收集与利用通常依托于机关或单位内部的组织部门或行政主管部门，具有显著的中心化特征，人事档案利用与服务地发起也通常由分管部门办公室发起。但在信息化背景下，随着档案管理理念、制度和模式的革新，越来越多的干部人事档案保管与利用开始由个人发起，如通过OA办公系统发起，通过审核后便可自助办理，大大简化了业务流程，很多细分业务领域的文书档案保管利用都落实到了个人层面。可以预见到的是，未来干部人事档案的利用领域会进一步增多，而在这一过程中，就要把握好“利用”与“管理”间的平衡。同时，还应做好细分领域的制度建设和规范建设，着力提高干部人事档案管理的标准化水平。

1.4 维护档案真实性

真实性是档案的生命性，而干部人事档案作为党选拔干部的重要参考依据，真实性的重要不言而喻。近年来，中央层面加大了对干部人事档案专项审核的力度，要求严把“质量关”“准确关”“认定关”。对干部人事档案的专项审核，不仅能够发现并解决档案管理中存在的问题，去伪存真，查缺补漏，同时也能进一步营造风清气正的档案管理分为，消除档案造假的土壤和条件，是推动落实全面从严治党的重要举措。

1.5 提高档案管理效能

干部人事档案涉及干部任职、成长和奖惩的方方面面，是各项工作的真实记录，具有参考、凭证、教育和文化传承等多元价值。很长一段时间内，机关事业单位干部人事档案管理都较为封闭，“重管理轻利用”的现象普遍存在，这也使得干部人事档案的效能没有被完全发挥。新时期，干部人事档案作为一种重要的信息资源，其数据价值进一步凸显，很多在过去没有收到重视的过程性信息很多都成为单位行政管理、业务改革等工作中需要参考的有价值信息，《条例》也对干部人事档案服务与利用方面的内容进行了细化，在利用理念、利用程序、利用方式和利用效能方面提供了方向指引。与此同时，档案信息化建设引进的新技术和新工具也使得对干部人事档案内容的深度分析成为现实，通过多过去文书档案的整理、归案和总结，能够帮助单位在未来的组织工作中“扬长避短”，更为科学地做好干部队伍建设。

2 干部人事档案管理存在的问题

2.1 干部人事档案存在失真现象

主要体现在几个方面：一是干部的出生日期和工龄被篡改；二是干部档案中的学历资料与真实情况不符合，缺少学历认证材料甚至造假；三是干部在工作经历中所获得的奖惩不符；四是由于移交前的单位管理不善导致的档案材料缺少，特别是已经撤销或者不存在的单位，真实情况无从考证；五是工作经历和学习经历衔接不上，存在空挡。这些问题都影响着干部人事档案管理效率，导致很多员工无法认定干部身份，不仅影响员工个人发展，也影响着事业单位的人才队伍建设工作。在中组部2016年的通报中，420人因档案造假受到组织处理或纪律处分，186人因档案问题被记录在案，表明干部队伍中政治信仰薄弱、责任缺失等情况，对于从事干部人事档案管理工作者是一个警醒[4]。

2.2 干部人事档案管理信息化水平滞后

新时期，事业单位管理逐渐朝着现代化、智能化和智慧化的方向转变，信息技术的应用已无处不在，这也给干部人事档案管理带来新的要求。由于电子干部人事档案的效力尚未得到明确认可，许多事业单位目前仍是以手工方式管理干部人事档案，目前在查询和利用上已经实现了部分数字化，但整体干部人事档案数字化进程较为缓慢，纸质档案与数字化档案存在较大的代际落差，在阅读、查询、利用上难以统一，不仅损坏了档案的完整性和真实性，也为后续的管理和利用埋下隐患。与此同时，在电子政务水平不断提高的趋势下，市面上关于政务管理的管理信息系统产品更加多样，但在干部人事档案管理系统方面还较为滞后。特别是在事业单位干部人事档案工作领域，部分信息不能实现完全线上管理，电子人事档案的效力也缺乏统一的定论，这也就使得很多单位的干部人事档案管理信息化水平不平衡，受管理人员主观因素影响较大[5]。

2.3 干部人事档案监督和审核机制有待完善

《条例》出台后，对事业单位干部人事档案管理进行了具体和实践层面的规范，但人事档案是一项长期的工作，在过去部分单位对干部人事档案管理工作不够重视，管理简单化、粗放式，对于人事档案的收集、归档、管理、借阅等基础操作的标准不明确，这也导致很多人事档案的内容无从查证。监督和审核机制的缺少使得干部人事档案管理长期处于“没问题”的状态，只有等到中央层面的专项审核时才加以重视，带来了很大的管理风险。

3 事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

3.1 强化干部人事档案管理意识，加强干部诚信教育

3.1.1要提升认识高度。档案工作应由事业单位党委领导，把好方向，在组织培训会、干部培训会和党委会中开展专题学习，党委常委、中层干部和档案管理人员应定期集中各项党建会议的精神，在常态化学习中提升干部政治素养，让干部人事档案工作的重要性入脑入心，从根源上提升对档案工作的认识。与此同时，业务层面应加强对《条例》等干部人事档案管理政策的解读和学习，依托事业单位的微信公众号、内部OA网等渠道对政策法规、典型案例、违规情况进行通报，营造良好的档案管理氛围。对于干部队伍，应把管思想、管工作、管作风、管纪律相结合，严格落实政治体检，及时运用个人有关事项报告、提醒函询诫勉等制度，整合运用纪检监察、巡视巡察、审计、信访举报等信息资源，构筑安全堤坝，确保干部档案真实可靠。深化日常谈心谈话，坚持思想波动、苗头倾向、职务变动、群众反映“四个必谈”，引导年轻干部厚植教育情怀、提升修养境界。全程跟踪教育背景、专业特长、经历能力、德才表现等情况，建立健全组织干部成长档案。

3.1.2要提升使命感。在档案管理人员的选拔上要“德才兼备，以德为先”。同时，让档案管理人员参与到干部任免、人才引进和干部监督工作中，在履职中提升档案管理人员的使命感和责任感；对于领导干部，要将诚信教育和廉政教育结合起来，建立干部廉政自律档案和干部诚信档案，通过多种方式引导干部形成健康的政绩观。

3.2 建立健全监督和问责机制，提升审核水平

3.2.1建立健全监督和问责机制。第一，完善日常研判，加强指导督查。把加强干部人事档案监督工作纳入领导班子建设整体规划，分层分级加强日常分析研判，增强干部人事档案监督工作的前瞻性、计划性、科学性。单位党委应每年至少专题研究2次干部人事档案工作，并向上级相关部门报送干部人事档案专项审核情况。组织部门每年对干部档案进行2次专项研判，干部调整动议人数较多时开展及时研判，有针对性地发现和解决重点难点问题，促使干部人事档案监督机制常态长效；第二，问责方面，进一步加强干部人事档案资料不齐全和造假的问责力度，以《档案法》《公务员法》和其他党内法规为基础，建立健全问责机制，特别是对档案造假行为的判定、查处、纠错应细化、量化。同时，明确不同管理主体在干部人事档案工作中发生失职行为的后果和责任。

3.2.2提升审核水平。一要及时审核新转入的档案，对于“三龄二历一身份”严格审核，发现问题时及时调查取证，按照监督和问责机制进行核实和登记。二是完善审核保障。专项审核过程中应设有专项资金，在业务部门和职能部门设立兼职档案馆员，采取分级分类的审核模式，由干部个人、兼职档案馆员、人事部门、组织部门共同参与审核，确保干部人事档案信息真实、可靠、无遗漏。三是要提高干部人事档案的標准化水平。干部人事档案审核时，要确保所有的档案数据都通过平台数据库完成，以实现对每一份人事档案完整的记录和查阅采集。在这一阶段，档案管理部门应参考档案管理与利用需求多元化的趋势，充分整合原生电子档案和传统档案的数字化产品。档案管理部门应事先编制好档案的收集范围与标准，考虑到干部人事档案的载体特征，在针对不同岗位、不同事项时提供同一模板和标准，强调数据的标准化、规范化。

3.3 提高信息化管理水平，推动干部人事档案共建共享

3.3.1构建数字干部人事档案资源库。提升干部人事档案管理效率的目的最终是要“服务于人”，这就有赖于特色化和专题化的馆藏资源。为进一步发挥干部人事档案管理效能，应将除文本外的影音资料、珍贵照片进行数字化保存。对于缺少电子签名、内容不完整的档案及时整改方可归档存储。利用率较高的图片和文档应遵循“轻量化”存储的原则，便于后期的调用和流转。

3.3.2要优化干部人事档案管理平台，推动档案公建共享。对档案共享编辑工作应采用全面的数据标记，确保数据在可控范围内。与此同时，档案管理部门还应进一步完善权限机制，根据人事档案价值的大小、利用需求和使用场所将访问用户分为系统管理员、档案管理员、一般用户和禁止访问等几类，并根据用户的调用、查阅、流转等操作进行权限匹配。除此之外，档案数据的流转还应推动各类数据与管理平台的共享共建，进一步完善档案资源易地备份模式，共同构建档案共享的长效机制。还要加强信息安全管理工作。在软件系统开发或外包时，应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。与此同时，在查阅权限的管理上应采用多种方式，线下查阅严格遵循《条例》中的规定，线上查阅则应采用身份授权、人脸识别等方式确认查询人身份[6]。

3.4 拓展利用渠道，创新服务方式

3.4.1在干部人事档案信息化建设的基础上，建立专题数据库。在确保授权合规的基础上，实现内容实时查询功能，建立集收集、加工、管理、流转、查阅为一体的服务体系，应用数字签名对使用过程进行记录，以建立安全快捷的干部人事档案利用方式。在利用渠道方面，要遵循《条例》中对干部人事档案查阅的规定，严格档案调阅流程，与此同时，内部要打通职能部门的交流渠道，外部要畅通党政机关和事业单位优秀人才的流通与交流，为干部的教育管理、优秀人才的引进工作、纪检监察案件办理与监察工作、编志修史等工作提供相应的信息，发挥好干部人事档案对于党和国家组织人事工作的基础支撑作用。

3.4.2创新档案服务方式。根据本单位发展重点和干部需求，在资政、参考、凭证、文化、教育等重点领域创新干部人事档案服务方式。改变传统干部人事档案的中心服务模式，缩短人和档案之间的距离，化解传统模式下的信息孤岛难题，构建出多主体参与的协同服务模式。

参考文献

[1]姜田芳.干部人事档案数字化建设前期准备工作探析[J].兰台内外，2022（30）：72-73.

[2]肖理婷，郑斯予.数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J].办公室业务，2020（22）：160-161.

[3]王大鹏.事业单位干部人事档案信息化管理构想[J].黑龙江科学，2019，10（23）：142-143.

[4]方文蓉.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2018（04）：11-12.

[5]刘淑妮，雷励.干部人事档案审核工作探析—以西安交通大学干部人事档案审核为视角[J].黑龙江档案，2016（04）：50-51.

[6]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.

作者简介：程晓侠，陕西省韩城市人力资源和社会保障局档案管理中心助理馆员，研究方向：事业单位个人人事档案管理。