人事档案管理的有效性

高欣宇

摘 要：人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案，是人事管理与企业发展的重要组成部分。

关键词：人事档案；管理；有效性

一、人事档案管理的重要性

材料的真实性、可靠性。企业要做到知人善任、选贤举能、知人善用，深挖每个员工的潜力，发挥他们在所擅长岗位上的最大效能。除组织直接派人考察外，还必须通过查阅人事档案进行全面了解，主要看此人的成长学习历程，当然也包括是否有记过处罚等。从而为企业进行干部任免、调配、考察提供真实可靠有效的资料，选到合适人选，为企业创造更大的效益。

人事档案为企业的一些重大决策、人力调配提供了必要的依据。如一个新的项目，需要相关的人才，在众多工作人员中，组织者不可能完全熟知每个人的特长、能力及相关的工作经验，但是人力资源就可以通过人事档案，快速了解相应信息，从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。

二、人事档案管理的漏洞

现今，人事档案管理有一些漏洞。一是忽略了档案管理工作的重要性。很多人对人事档案管理缺乏正确的认识，总认为人事档案管理可有可无，只是一项保管工作，只要不丢失，保密好就行，没什么大不了的。二是硬件管理设备差。一些单位企业具备管理软件或相应的管理系统，但有些单位还处在老式的管理阶段。会出现整理不及时、遗漏等问题。三是弃档情况日渐严重。

三、提高人事档案管理的有效性

时代在进步，事事在发展，人事档案管理不仅要保持档案不分散、档案不互相混乱、档案不丢失不泄密、档案不遭到损坏，还要建立完善的人事档案管理制度。一方面，制定单位内部的管理制度和章程，明确人事档案管理的责任人，人事档案资料的收集范围和要求，鉴别资料内容的真实性与完整性，做到不漏项，做好安全保密工作，避免人为因素导致的泄密可能。另一方面建立开放型的人事档案管理模式，在知识经济日益兴起的当今社会，单位对人才质量和数量的要求越来越高，开放式的管理模式有立于推动人才的流动以及人事档案管理的规范化、社会化和现代化。

新形势下，人事档案管理工作也一定要紧跟发展步伐，以与时俱进的开拓精神，主动适应提高效率的需要和发展的需要。光有措施还不够，还要落实措施。习近平总书记强调：“不务实、不落实，再好的蓝图也是镜中花、水中月。”这说明了抓落实的重要意义。但实际工作中，落实难、难落实，不落实、落不实的问题仍然存在。是否真正将要求落到实处？何时落实？如何落实？这就要求管理人员有强烈的责任意识，不仅是对工作的负责，也是对自己负责。改变以往观念，改“牛”为服务。过去，提到管人事的，觉得真是牛气的部门。随着时代的发展，越来越强调“以人为本”，人事档案管理必须转变传统模式和思想的影响，把“以物为本”变成以服务每个员工、服务档案利用者为本。

及时增加人事档案的内容。在传统人事档案的基础上应增加一些着重反映个人科技水平、业务能力、素质及个人性格特征、兴趣爱好等个性化的材料。使人事档案更全面反映一个人在企业发展过程中的成长历程，同时也为人力资源部门考核考察企业后备人才提供第一手的资料。及时更新，加强人事档案的时效性。根据实际情况划分人事档案。可以根据企业的实际情况划分不同类，如技术、年龄、性别等将人事档案，以便企业在输送人才、调配人才。加大投入、加快档案管理信息化进程。电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。对管理人员培训，学习档案管理设备的操作，增强档案管理信息化？。将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存？，方便查阅。国家提倡“大数据”，提倡共享经济，人事档案管理也要跟上时代的脚步，实现信息化管理，资源共享。另外，现在大部分地区及单位还是采用纸质的人事档案，在档案管理中，要注意对档案的保管，经常保持档案管理室的通风良好、室内干净整洁、空气干燥，防止档案损坏或虫蛀。还要注意不能在档案管理室内吸烟，防止档案的认为损坏。培养档案管理人员的抢救档案能力，遇突发情况，最快的抢救档案，把损失降低到最小。

结束语：人事档案管理在整个单位管理中占据着至关重要的地位，对单位人力资源的流动产生重要影响。但受到企业改革等各种因素的影响，致使人事档案在管理上存在不同程度上的影响和制约，从而得不到更好的发展，造成档案的材料不齐全，从而给人力资源管理带来了不可估量的损失。因此，要转变观念，认清改革是加速人事档案工作的大趋势，充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要性。

参考文献：

[1] 人事档案管理的有效性，洪玉凤