“互联网+”背景下不动产档案信息化管理路径探析

张清珍

摘要：不动产档案管理工作不断增强信息化建设，充分融入“互联网+”时代的高新技术，凸显不动产档案管理信息化建设的重要性。基于此，本文首先分析不动产档案行政管理部门信息化平台建设模式的内在必要性，然后对当前不动产档案电子化管理方式存在的普遍问题深入分析，提出具有针对性的对策和措施，以期在“互联网+”信息技术时代下优化不动产档案行政管理发展路径，推动行业发展。

关键词：“互联网+”；不动产；档案信息化

DOI：10.12433/zgkjtz.20233322

在科技水平不断进步的背景下，不动产的档案管理应积极创新，从实践角度出发，加大信息技术的应用力度，可以在改变传统不动产档案和会计管理方法模式的缺陷的同时进一步发展创造条件，使科技作用得到充分的发挥。

一、开展信息化管理的意义

（一）有助于管理效能的提升

过去不动产档案中心的各项管理职能工作非常繁琐，需要花费大量的人工处理各种档案查询利用和相关日常事务处理。如果管理中心遇到工作人手能力不足等情况，不动产档案业务的具体管理和工作效率无疑将下降。在信息技术时代背景下，不动产登记和档案信息将朝着更高效的信息化一体化方向发展，利用“互联网+”传递消息和分时性特点，以及对信息化平台和半自动化网络办公协同能力的全面支持，迅速且有效地提升登记档案及管理业务部门的信息化办公和工作效率，登记档案数据的上传归档、提醒、审核、借调等操作变得更加简单便捷，实现了原地一键操作。员工工作效率得到提升，轻松应对不动产登记档案管理的各项工作。

（二）有助于单位档案资源的共享，以适应网络时代的发展需求

不动产档案是至关重要的信息资源，不仅涵盖了内部资料，还为单位外部活动提供资料参考，是不可或缺的资源。采用信息技术、数字技术和自动化技术进行不动产档案管理的创新是适应网络时代发展需求的体现，对实现不动产档案管理的价值起到积极推动作用。此外，借助信息技术创新，可以实现不动产档案管理中不动产档案信息和原始载体的有效分离，从而确保工作人员及时获取共享资源，提高资源信息的利用率。在新时代背景下，大数据等信息技术的广泛应用，对不动产档案管理的需求也日益提高。工作人员必须积极应对，更新管理理念，以积极的态度促进不动产档案管理的可持续发展。

二、“互联网+”时代下不动产档案管理工作的现状

（一）不动产档案资料不全

由于部分不动产档案历史久远，前期数据管理与现行不动产管理存在差异，造成不动产档案中项目要素及附加条件与现阶段的需求存在误差。例如，由于房屋地址变更与现在的信息不匹配，资料的完善程度较差。这些问题增加了不动产档案利用的难度，降低了不动产档案的完整性及关联性，影响管理和信息查询等工作的开展。此外，不完善的资料和信息统计严重影响了不动产档案管理的规范性。

（二）不完整的不动产档案数据

在信息时代下，大量数据已实现云端化和智能化。然而，仍有一些地区缺乏对不动产档案管理的技术支持和数据整改措施，导致数据库整合能力不足。数据调动和管理仍依赖于传统的人工和纸质管理方式，在核对信息时出现了各种不完善、不对等的问题，造成房地产状态记录仍处于混乱状态。房地产记录和不动产档案管理的云端化和大数据化在各地尚未得到广泛的应用。

（三）不动产档案存放杂乱

相比其他档案管理，房地产权的时间跨度更大、周期更长，难以管理和统计的数据更多，历史信息记录较少，导致信息统计错误的存在，严重影响了不动产档案的完整性和真实性。

（四）不动产档案资源共享力度不高

为了实现不动产档案资源的共享以及不动产登记机关职责的履行，需要加强不动产登记相关制度的完善和档案管理的公开透明化。这将使不动产登记机关充分发挥职责作用，并加强不动产档案管理的追踪性和完善性。通过在互联网和数据云端保存大量的数据和信息，管理工作有助于建立健康有序的不动产市场秩序，同时维护了不动产档案管理工作的秩序。

三、信息化背景下不动产档案管理路径

（一）扫描不动产档案资料

1.数字化扫描是对纸质数据全面的电子化处理。不动产信息管理系统必须确保对所有纸质档案全面的扫描，以便及时、有效地分类和统一管理。在对不动产档案数字化扫描以及录入时，工作人员及时发现原始文档中存在的错误内容并纠错。在扫描过程中，应保证信息资源以及文本内容的完整性和可靠性，确保档案有关的内容全部录入。在档案资料全部齐全后，仔细检查上述文件的原始数据资料，以确保所有文件的数据内容真实和可靠。

2.错误数据和错误画面的检查和修正。完成纸质文件数据电子扫描的全面检查后，应及时准确地查找显示错误图片，并认真核对和修正。在图像扫描时，必须严格保证原始图像的清晰度和扫描文件中的所有内容。此外，还需注意识别每个原始图像文件的详细信息。如果采集的影像数据与图像的原始信息不一致，则需要进一步分析和处理影像清晰度。

（二）提高档案数字化处理系统的应用水平

认真研究各种类型不动产档案编号工作，制定一套系统、详细、具体、实用的档案载体归类编目处理编号计划，以确保各类档案载体在相对安全和妥善保管的客观前提下，真正有效实施编号工作，准确有序地科学定位各种档案文件的安全保存位置。为进一步实现档案文件存储环境的标准化，要充分认识到陈旧零散的不动产档案信息的价值和特殊性，减少重新收集、拆分和处理的工作次数。进一步推广和应用数字化档案管理和自动化技术，有助于保证数字化档案信息系统的动态管理和规范化，减轻工作负担，确保系统中的序号数据与流水号信息的正确连贯，为有效提升不动产档案信息数字化管理和信息化工作的效能，有关人员应积极创造一套更完善、有利、高效、可靠的安全管理技术环境，防止电子档案的盗失和丢失。

（三）完善相关的基础设施

在社会经济快速发展背景下，各项基础制度内容也在不断完善，相应的基础设施也应加大投入力度。为做好有关不动产档案的实时化管理提供了保障。有关部门在开展不动产档案管理时，应对电子化管理设备全面的检查，包括软件系统与硬件系统，实现各项文本资源信息的完整录入以及实时化的调取。由于不动产档案是大量文字资源，在录入以及管理时，应对录入的内容、软件设备情况以及整体的硬件系统等进行综合的分析。及时引进先进的管理设备，从实际的角度出发，定期检测信息设备，保证没有病毒威胁以及系统漏洞，实现不动产档案的全面电子化管理。

（四）完善不动产登记一体化信息平台

没有网络信息平台建设的数据支撑，初始登记信息档案的应用价值和查询效率方面的整体提升难以实现。在实行不动产全国统一发证登记审批制度之前，不同部门负责处理土地、房屋、林地、草原、海域等项目的具体管理核发和备案登记工作。这些部门包括同级国土、房产、林业资源管理等，各自负责处理不同种类的不动产事务，项目受理、审核、登记、确权、测绘、发证备案等业务的处理，以及档案化管理方面的基本标准，在不同专业的行政机构应明确规定领域。

各地级行政单位、地方政府的不动产登记机构应积极响应国家法律法规的要求，借鉴“国土资源云”规划，加快推进城镇房屋和土地数据的整合，推进城镇不动产管理登记数据整合的信息平台项目建设，进一步完善数据库，实现高效、便捷安全的统一网上受理查询、自主生成查询、共享信息查询，使市公安、税务、民政、审计、统计、财政、教育文化等各部门之间办理不动产权属登记和管理信息查询遵循法定公开和规定共享，并加强电子档案信息查询的安全保密措施，真正实现信息数据安全、服务群众办事无需跑腿。

（五）提高资源开发利用率

当前信息化应用技术和发展技术势态不断完善。在具体执行日常资料归档管理业务时，管理人员可以充分利用信息化新技术，提高信息系统资源利用率。要实现这一目标，可以整合当前先进的信息化技术手段并加以优化。只有提高各类信息资源的开发和利用技术水平，才能有效保证房地产档案数字化管理顺应数字化时代潮流。同时，提高工作人员的档案管理质量水平和效率，促进数字档案标准化管理队伍的建设和工作进程。在不动产档案信息资源综合开发研究时，工作人员通常需要先综合对比分析各种档案信息源，然后根据不同档案类型进行数据分配，以实现数据的系统化、集成化，从而达到数据统一和管理科学化的目标。为了避免数据信息采集过于简单分散，需增强工作协同，改进数字档案信息系统的管理和工作方式，以提高准确性和便捷性，进一步提升数字化不动产档案信息的流通率，从而全面提升数字档案管理的质量水平。

（六）更新数字化记录方式

为了改进传统的纸质档案管理模式，采用新型的数字化档案管理技术，有效弥补传统档案管理方法的不足。目前，房产登记发证制度滞后，人工操作中易出现疏漏，导致工作效率低下，因此，不动产档案登记常出现技术规定错误、遗漏登记、档案文件丢失破损等现象。为了进一步降低此类问题的发生，可以利用现代化的计算机网络信息技术对不动产档案系统更新，确保工作人员及时、准确地根据自己所管辖的登记需求将资料保存在网络平台上，使当事人能够轻松地在管辖范围内的房产资料系统中快速找到所有信息，便于查询。

（七）开展融合工作

电子档案综合管理工作的部门管理人员应积极根据工作场所的特殊实际利用情况，不断创新优化工作思维，合理利用网络平台的技术优势，并充分发挥自然资源局和工作环境网络的优势，共同构建电子档案区。

按照政府部门的数据建设发展计划，合理配置和优化各类自然资源系统以及综合规划系统资源等基础信息资源，积极有序地推进公共资源数据库的数字化建设，进一步建立完善高效的部门数据整合共享社会化服务协作机制，确保各管理部门的资源有效协同创新，共同推进政府自然资源数据共享的社会化应用服务。

此外，为了确保内部信息资源的交换共享与制度的科学统一合理，根据各部门之间的业务职能，建立更高效、完善、统一的部门信息交流共享协调机制。同时，根据内部档案规范管理各项工作，并根据实际发展情况适时建立完整的服务保障支持体系。这将为推进档案数字化管理与工作流程的同步现代化提供更好的基础。

为了充分发挥不动产权登记系统档案信息资源丰富的区域优势，全面整合和提升市档案系统的资源经济效益，提升社会对各类档案载体的需求。

（八）研发具备完整功能的不动产电子档案管理系统

积极与信息管理部门联系，构建档案管理平台。该系统应具备分类档案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据档案管理、门类定义等多种功能。与此同时，档案管理系统应与业务系统整合，实现档案和业务之间的紧密结合。电子档案系统应能够接受业务系统中对档案的各种分类信息以及整合情况，将资源包解析并整合，将其放在适合的系统中。在归档的信息资源包整合及解析过程中，要对数据信息系统整合，保证信息资源没有错误，保证不动产档案资料的完整性以及准确性。

四、结语

在信息技术时代背景下，“互联网+”的应用改变了传统的运营方式以及管理模式。在相关部门的工作中，不动产档案电子化管理方式成为主流方式。对于不动产档案的归类、分析等，直接体现了职能部门的工作水平。为了实现不动产档案的电子化管理，还需要有关部门加强信息平台建设，通过多个角度开展不动产档案的相关处理以及分类工作，加大人才培养力度，积极完善管理制度，为不动产档案的信息化管理奠定基础。

参考文献：

[1]阎霓.“互联网+”背景下房地产档案信息化管理路径探析[J].档案，2022（04）：57-59.

[2]张文娜.“互联网+”背景下的档案信息化建设与档案管理[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（03）：86-88.

[3]吴杜鸣.试论“互联网+”环境下不动产档案信息利用与产权人隐私权保护[J].办公室业务，2021（17）：78-79.

[4]钱丽铭.“互联网+”思维下档案信息化建设模式探究[J].城建档案，2021（02）：44-45.