档案信息化的思考

档案信息化的思考

【摘要】当前国内档案信息化建设已经获得了一些成果，新型管理方式也获得了社会广泛认可。不过档案信息化建设仍存在不足之处，需进一步完善与提升。本文专门就目前档案信息化管理中的一些问题，提出一些建议。

【关键词】档案信息化；问题；思考

档案信息化是档案管理机构为了适合社会发展所开展的管理，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。自从档案信息化提出以后，国内在这方面也获得了比较好的成果，新型管理模式也获得了社会大众的广泛认可。不过在实行档案信息化管理过程中，新情况新问题不断涌现，需要我们积极应对。

一、增强档案信息化利大于弊的思想意识

部分档案管理从业人员因为自身工作阅历、年龄还有文化程度等因素所限，存在某种程度陈旧的想法。他们对当前档案管理科技不够了解，习惯于使用一些传统方式进行档案管理，对信息化管理还存在一些疑虑，他们中很多人觉得信息化管理具有很多不足之处，甚至还会出现一些抵抗情绪。主要体现在部分人员觉得信息化投入较大但是产出却比较少；纸质档案在进行数字传递时会出现一些损坏，仪器设备发生一些故障时，无法很好地保障档案的安全。

档案信息化是一种新事物，当前国内档案信息化管理实力与发达国家相比还是有很大一段距离，只有在反复摸索与改善中才可以适应当前社会发展需求。就长远层面而言，档案信息化管理不光对档案安全与运用不会造成任何伤害，还可以延长档案保存时间与使用时间。因为传统纸质档案在保存时有着较严格的保存条件，并且对所占用的存储空间也有一定的要求，所以只有当外在条件都吻合时才有利于延长保存时限。不过这种延长也并非是绝对延长，不管是运用何种方式去进行储藏，都是会出现纸张老化的情况，但是采取信息化管理之后就会类似情况的出现。不过在短时间内因为部分档案从业者自身思想不够解放，没有办法很好地掌握这种新式工作模式，造成在工作时出现一些问题，这些事情都是正常的。相信只要经过一段时间的学习与培训之后，这些困难都会得到顺利解决，档案信息化在管理中也必然会得到顺利应用，使工作人员和利用者共享其便捷。它在信息传递与存储上都是传统方式没有办法比拟的，这种管理方式会对人以及设备有着很大依赖性。不过就当前已有的信息科技与经济，电子档案到目前为止还是没有办法完全替代传统档案，现在这种情形下，电子档案与纸质档案必须要共同存在，并且要互相帮助与依赖，这样才可以更好的地完成电子与纸质档案共存的“双套制”。

二、档案信息化应该区别于数字化和网络化

档案信息化建设涵盖了对基础设施、人才、信息资源等一些建设，其是一个包含了很多内容的系统工程，要给予统筹管理，还要依据实际情况开展有计划、有目的的操作，分阶段予以实现。档案数字化与网络化是信息建设里的信息资源建设，是最为基础的一个工作内容。所以，档案信息化要和数字化与网络化互相分开。许多人都是把这些概念整合在一起，这显然是不正确的，这同样是没有了解档案信息化建设最本的内容。档案信息化建设目标是整个建设中最为主要的部分，要把电子信息管理当作是最为主要的内容，确保电子信息真实、可靠。并且还要以网络作为基础条件，不断加速数据库建设步伐，对这些电子信息做一个数据库建设，实现对电子信息有效管理与使用，并完成档案信息的数字化与网络化建设。

三、档案信息化应该注重适用性和有效性

档案信息化建设要关注适用性与有效性原则，在建设中一定要重点展示重点部分，并使用以点带面的方式开展各项工作。在实际操作中要关注时效性，摒弃形式主义。增强对各项建设的管理，要实现重点明显、循序渐进。在建设中所设定的整体目标必须要具有一定高度，不过在具体操作中要分别开展，依照适用性与有效性这两种原则开展建设。在建设中切不可贪大求全，过于贪恋系统的完整性，或者是缺少对档案信息在建设中的复杂性预判，造成预期目标和现实出现一些偏差，这样就会导致后期再投入时出现经费不够、时间没有办法保障等情况。有可能会造成财力与人力的损失。档案信息化建设要建立在业务的基础上，并与基础业务互相协调与兼顾，他们之间一定要互补长短，这样才可以很好地确保信息化在建设中可以展示最大功效。

四、结语

档案信息化管理是适应当前社会发展的必然发展趋势，这同样也是档案管理机构对档案信息做一个科学化管理与优化配置的重要形式。档案管理工作者要提升自身思想认识，要从内心深处认可信息化管理，关注信息化建设的适用性与有效性，不断提升档案管理能力。

【参考文献】

[1]崔丽君.档案信息化建设刍议.当代经理人.2006（06）.

[2]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进.实用医技杂志.200，4（7）.

[3]周风云、赵焕中、姜桂娥.浅谈档案信息化建设的思路.山东档案.2004（02）.