中职院校档案管理工作存在的问题及措施

【摘要】当前，我国的经济水平处于迅速发展和提高的过程中，信息化建设的速度也越来越快，基本上覆盖了各行各业的工作。给中职院校的档案管理工作造成了严峻的挑战，本文针对中职院校档案管理工作中存在的问题和矛盾，有针对性的提出改善建议。

【关键词】中职院校;档案管理工作;档案信息化

Abstract：At present，the economic level of our country is in the process of rapid development and improvement，and the speed of information construction is faster and faster，basically covering the work of all walks of life. The paper puts forward some suggestions for improving the problems and contradictions in the archives management of secondary vocational schools.

Key words：vocational schools;archives management;archives informationization

当前很多中职院校在档案管理工作方面取得了重要的成就，但是也存在很多的问题和不足之处，随着市场经济的迅速发展和信息化的普及，面临的压力日益严重，如何在当前档案管理工作中寻找问题产生的原因，并有针对性的提出改善措施，是当前面临的重要问题。综合来分析，当前很多中职院校的档案管理工作都存在很多的问题，主要表现在以下几个方面：

一、中职院校档案管理工作中的问题分析

1、档案管理工作者专业素质偏低

结合当前发展情况来说，虽然在各大中职院校中都建立了固定和持续发展的档案管理团队，但是进入新时期之后，对于档案管理工作也提出了很多新的要求，因此目前的管理队伍无论是在专业素质水平方面，还是在文化水平方面都存在很多不足之处。

2、档案检索效率偏低

当前一些中职院校中，档案检索工作主要包括两种形式，一种是计算机检索，另一种是人工检索，结合当前中职院校的发展情况进行分析，最重要的检索方式就是通过人工进行检索。虽然在这方面得到了档案管理部门的重视，但是在检索工具的形式上暂时没有进行更多的创新，因此检索工作的细致性很难保障，只是适当提高了工作量，检索工作无法再高程度上依赖于计算机，因此很少有运用计算机对工作进行检索的。

3、编研水平不高

部门档案管理者在选择人员方面，通产只是为了应付检查，追求表面上的省级，因此选择的人员比较随意，因此很难保障编研产品的质量和层次，而且其实用性和利用价值也比较低。在加上档案管理的规范性和内部管理水平都比较低，中职院校在这方面的不足之处主要表现为：卷内目录不规范，档号缺乏规范，组卷混乱，案卷标题不合理，以及纸张规格问题等等。

二、提升档案管理效率的相关对策

1、提升档案管理人员的专业素质水平

中职院校提高档案管理工作的效率，有一个重要因素就是人才，因此在档案管理工作中，要大量引进专业技术和专业知识水平比较高的人才。当前中职院校的档案管理工作中，工作人员队伍的知识储备比较单一，因此加大团队建设的力度具有重要的意义，要全面提高档案管理队伍的学历水平，进一步优化工作人员的年龄层次，不断补充年轻的，知识水平比较高的新鲜血液。同时，中职院校还应该定期对工作人员开展档案管理教育培训措施，根据档案管理工作的变革的相关要求，对工作人员开展有针对性的培训，不断提高他们的综合技能水平和综合素质水平，加强对档案管理理论的理解程度，不断完善工作。

2、提升档案管理工作者的积极性

学校档案能否发挥应有的作用，关键在人，管理学校档案的人。一个素质优良、工作积极性高的档案管理人员，可以推动学校档案工作的顺利开展。虽然说三百六十行，行行要人干，行行出状元，但由于目前实际存在着的一些世俗偏见、工作繁杂、待遇不公平等原因，造成一些学校档案管理人员不安心工作，存在心理压抑，产生工作阻力，制约着积极性的发挥。如何提升档案管理人员的积极性，让他们化解心理障碍，各尽其责并开发潜能，努力管好用好学校各类档案，主动做好档案管理工作，也是学校及相关职能部门应重视的问题。在长期的管理过程中，工作方式和工作方法比较单一，严重挫伤了中职院校档案管理工作人员的积极性，在工作内容方面知识被动的收集材料。要想充分做好档案服务管理工作，除了在当前工作模式方面不断完善意外，还要注重提高档案管理人员工作的积极性和主动性，树立创新意识，更好的为档案管理工作提供服务。

3、更新档案管理观念，充分实现自身价值

结合当前的情况进行分析，中职院校档案管理人员中，还有一部门工作人员不能了解到档案管理工作对于学校发展的重要作用。这就需要相关人员加大在教育和宣传方面的力度。加强档案管理工作人员重视档案管理工作，提高他们对于工作的了解程度，树立自信心和自豪感。而且档案管理工作人员需要及时更新观念，从改革和发展的角度认识档案管理工作，认识到作为信息来源的重要性，提高档案资源的利用率，最大限度的发挥档案建设的作用。

4、加强档案信息化水平建设

进入信息时代以后，档案部门管理工作发生了重大变革，需要在档案管理工作中加大引进信息化建设的力度。笔者认为，中职院校可以引进电子档案管理方式，妥善保管电子文件，在健全和完善档案管理信息化的期间，需要不断加强对信息系统的优化和完善，特别是资源管理和信息管理系统等方面。因此学校档案管理部门要不但深入学习和研究，加强对现代化档案管理技术的学习，这样才能够符合现代化档案管理的相关要求，将企业信息化和档案现代化相结合，实现全面的发展。

5、强化档案安全管理

加强档案安全管理，保障档案安全利用是新形势下档案管理人员的神圣职责。我们应增强档案管理人员的安全保密意识，依靠科学的手段建立档案保障体系和管理制度，正确处理安全管理与积极利用档案的关系。中职院校必须要具有自身的特色，在此基础上设置专业，并注意要重点培养应用型人才。因此，中职院校要建立和健全本校的精品课程和终点专业档案工作，此外，由于档案管理工作还具有很高的保密性特点，同时还有使用权限方面的限制，以及网络病毒攻击和信息化建设过程中存在很多技术方面的不足之处，因此建立信息化档案的安全保障系统显得至关重要。

三、结语

在中职院校档案管理工作开展的过程中，要及时总结存在的问题，并有针对性的提出改善建议，确保档案管理工作的现代化发展和实现可持续发展。此外，对于档案管理工作中采取的方法，存在不合理之处，要通过学习和总结，不断改革和完善，不断健全档案管理工作。

【参考文献】

[1] 张  颀. 中职院校档案管理中存在的问题与对策[J]. 河南科技， 2012（3）.

[2] 赵静文. 浅析技工院校档案管理工作存在的问题及建议[J]. 济南职业学院学报， 2014（3）.

【作者简介】

覃小助（1980—），女，广西东兰人，本科学历，单位：河池市卫生学校，主要研究方向：档案管理。