试论高校人事档案数字化转型的问题与策略

贾丽君

摘 要：人事档案是高校开展人力资源管理工作的重要依据，是研究并推动高校未来发展的重要参考，更关乎着教师的切身利益。如何强化高校人事档案管理工作的效率与质量，是高校立足当下、面向未来发展的一个重要课题，也是本文研究的核心内容。随着计算机技术的快速发展，对于高校人事档案管理而言，如何结合信息化来创新发展，特别是实现数字化转型，势必会成为今后高校人事档案管理工作创新和发展的有效抓手，极具现实意义。然而，不可否认的是，当前高校人事档案在数字化转型的过程中，仍然面临着一定的问题，集中表现为环境条件不足、技术更新过快、安全性有待提升以及人员素质不足等。本文在对高校人事档案数字化实施背景及突出问题简要概述的基础上，着重提出高校人事档案数字化转型发展的具体策略。希望通过本文的研究，能够形成有益借鉴与参考的同时，切实推动高校人事档案管理效率及质量的提升。

关键词：高校;人事档案;数字化转型;问题;策略

对于高校来讲，人事档案管理工作尤为重要，关系到高校教师教学、教研、职称评定，关系到教职工干部的考核及任用，关系到高校人力资源管理工作的效率及质量。随着我国高等教育改革的深化推进以及高校的不断发展，高校人事档案管理工作取得一定的成绩，集中表现在基础性工作以及档案队伍建设当中，档案管理的意识也逐渐加强。可以说，注重并加强高校人事档案管理，已成为普遍共识。但就高校人事档案管理的现实情况来看，还存在一定的问题，与时代发展要求和高校发展需要存在不小差距。特别是随着信息化技术的发展，高校必须要高度重视并切实做好人事档案数字化转型，建立网络化、信息化的人事档案管理平台，突破传统人事档案工作的局限性，突破时空上的限制，创造更多有利条件，加强对人事档案资源的管理和利用，更好地服务于高校人力资源的优化发展。

一、高校人事档案数字化转型的实施背景

结合传统的高校人事档案管理来看，档案的信息化建设较为滞后，主要存在信息垄断性过强，即针对档案信息封闭式管理、信息传递与共享受限，影响信息的可靠性等。与此同时，查找起来也有诸多不便，调阅流程烦琐，特别是有的高校仍然采用纸质档案。一方面，脆弱的纸质材料使阅读次数和方式受限，另一方面，也使得檔案管理及调阅的时空受限。可以说，传统的高校人事档案管理亟待革新，而面向数字化转型，更是各方作用的必然结果，是迎合现实发展需要的必然选择。

1.社会发展的需要

长期以来，我国高校人事档案管理主要包括两大部分，一是政治生涯记录，二是职业或学生生涯记录。基于以上两部分内容，来实现对高校在校师生信息的记录与管理，既要保证个人信息的安全，又要在维护社会稳定方面发挥积极作用。

随着我国社会的不断发展，特别是改革开放后国外资本的涌入，民营企业数量的极速发展，跨区域就业和人员流动大大增加。在此过程中，由于法律上并未赋予企业可转移与保管人事档案的权利，也就直接导致求职者与人事档案分离。在这样的情况下，为更好地满足社会发展的需要，就必须要尽早建立起科学、完善的数字化人事档案管理体系。

2.政策变化的推动

随着我国科学技术以及经济社会的发展，特别是在改革开放浪潮的推动之下，适应发展形势所提出的信息化与数据化建设的系列政策，对于我国人事档案管理工作的影响是深刻且深远的。长期以来，我国提出了一系列的人事档案制度及改革政策，不断创新与改革人事档案管理的同时，使其更加适应于政治、经济发展的实际和需求。特别是雇员制的提出，更是有效避免了人员流动档案频繁变更等现象和问题的出现。

新时期，随着国家人事制度的不断变化，人事档案管理也需要强化改革，改变传统的管理方式，着力推动数字化转型发展，以此来更好地适应政策需要，把握时代发展的趋势。

3.技术创新的支撑

科学技术的创新发展与应用推广，已然成为各行业、各领域发展的一个重要驱动。对于高校人事档案管理而言，传统的纸质方式不仅增加了工作人员的负担，还难以提升档案管理效率。因此，高校人事档案管理必须要推动网络化建设，促进档案管理工作的数字化转型发展。在此过程当中，信息技术以及大数据技术的创新发展，能够为高校人事档案管理数字化转型发展提供强有力的技术支撑。由此，也使得高校人事档案管理工作真正实现了“减负增效”的目的，有助于进一步实现高校人事档案服务功能的创新及优化。

4.人事制度的要求

上述三点是结合校外背景进行分析，而高校内部也同样具备实施人事档案数字化转型发展的背景需要，特别是近年来高校教育改革背景下，人事制度的改革与完善。在高校不断推动人员编制制度、加强高层人员管理力度，推行聘用制与构建合理有效人员流动管理机制的背景下，人事制度所发生的系列变化，也对高校的人事档案管理工作提出了更高层次的要求。可以说，人事制度的改革，势必影响人事档案管理制度。为此，实施人事档案的数字化转型，则是适应人事制度改革要求和时代发展需求的必然选择与有效选择。

二、高校人事档案数字化转型的问题

如今，越来越多的高校都在积极探索人事档案的数字化转型发展，基于探索与实践也取得了一定的发展成效。总体来看，在向着预期的方向发展。但是，由于仍然处于起步阶段，在探索与尝试的过程中，也出现了一些比较突出的问题。

1.人事档案数字化保存环境要求严格

传统高校人事档案管理中，主要针对纸质材料进行管理，纸质材料的保存环境比较严格，很容易受到外部环境的影响，而且保存的年限也较短，是人事档案管理工作的一个难点。新时期，在探索与推动高校人事档案数字化转型发展的过程中，档案信息主要以数据的形式保存，以U盘、光盘等作为主要的存储介质。虽然这些新型的存储介质具有更小的体积以及更大的容量，总体存储寿命也较长，但问题也依然存在，特别是有些存储介质寿命不稳定，一旦发生介质损坏、丢失或者是误操作删除等情况，势必会造成更大的影响和损失。

2.人事档案数字化技术发展过快

在新时期高校人事档案数字化转型发展过程中，享受技术发展所带来的诸多便利，同时也要承担技术发展过快的压力，面临与之而来的问题。具体来讲，信息化、数字化技术以过快速度发展，就容易出现很多不协调、不匹配的问题，如计算机操作系统与存储软件的不协调等，导致人事档案信息无法被存储或读取，阻碍日常工作的有序进行。

3.人事档案数字化安全性难保障

高校人事档案数字化转型发展，极大程度上打破了传统档案管理的时空限制，但也带来了安全威胁甚至是安全问题的出现。为更好地推动与胜任高校人事档案数字化转型发展，就必须要具备良好的信息化、数字化素养，特别是要具备足够的安全意识与网络知识，做到有效防护，避免木马等病毒和黑客的攻击，否则很容易导致档案信息被泄露。另外，还有一些管理人员由于操作不规范、备份不及时等，导致人事档案信息数据丢失情况时有发生，这也是一个比较突出的问题。

4.人事档案数字化管理人员素养不足

高校人事档案数字化转型是否能够顺利且有效推进和实现，归根结底还是要看管理人员素养的高低。不可否认的是，由于我国高校人事档案馆数字化转型发展起步较晚，相关理论研究和实践探索不够深入，很多管理人员还难以尽快深入掌握与适应新型的管理模式，导致当前人事档案管理人员的总体素养不足。

具体来讲，有些高校人事档案管理人员虽然具备了较高的专业知识，但是计算机技术及其有关操作的知识掌握并不到位。一支数量充足、素质优良的高校人事档案管理人员队伍的建设与形成，还需要持续投入与长期的关注，并非一朝一夕就能够实现的，更何况现阶段人事档案数字化转型发展仍处于起步和探索尝试的阶段，可以说任重而道远。

三、高校人事档案数字化转型的策略

新时期，高校人事档案数字化建设已然成为每一位人事档案工作者所必须认真面对与解决的课题。受各高校发展程度、重视程度等不同，高校人事档案管理的发展参差不齐，着力解决现阶段出现的突出问题，是极具现实价值的重要举措。

1.鉴定先行，确保质量

在高校人事档案数字化转型过程中，借助信息化、数字化技术可以实现对海量数据的处理，但是数字化转型发展的过程并不意味着不用考虑数据信息本身所存在的价值而盲目开展工作，要秉持“鉴定先行”的方法，以此来确保高校人事档案数字化质量的实现与提升。也就是说，要科学圈定优先档案数字化的范围，剔除那些重复与无用的档案数据信息。

第一，要坚持优先原则。即对档案利用情况进行统计分析，综合档案利用频次，优先对重复利用高的常用档案进行鉴定与数字化处理。

第二，要坚持反映原貌原则。对档案信息进行精确提炼，本着严谨和负责的态度，对原本臃肿庞杂的案卷，剔除重复或无用的部分，留下更能够反映真实情况的文件。

第三，要坚持系统分析原则。注重档案文件的系统性与完整性，不可孤立抽取个别重要文件进行数字化处理，而导致内在联系的断裂缺失。

第四，要坚持成本控制原则。要善于统筹资源，同时，实施分级分工式的档案文件收集、整理、鉴定、归档等，避免重复数字化处理的无效劳动，实现低投入高产出。

2.合理选择，强化服务

合理选择主要指的是对数字化档案的载体及操作系统的合理选择。首先，数字化档案载体直接决定了档案信息保存的时间长度以及安全程度，因此要科学、客观选择适合高校人事档案存储的载体，考虑安全性以及时间问题，可以选择多种载体并重并举的方式，即光盘、U盘、系统平台以及云存储等多种载体相结合。其次，在数字化档案操作系统选择过程中特别要考虑到以下两点：一是系统技术要先进，特别是要确保档案信息读写不受影响，有着良好的智能化与人性化功能特征;二是要考虑系统是否安全，不受木马等病毒侵袭，能够确保人事档案信息的完整。当然，除了上述软件方面因素的考量外，相关硬件设施的选择也同样重要。对此，高校要加强投入，确保系统硬件设备的先进实用以及完好无损。

3.优化流程，提升效率

在当前高校人事档案数字化转型发展过程中，必须要从整个工作流程进行系统分析，注重流程的优化，实现资源的优化配置，达到控制时间与经济成本的同时，进一步提升档案数字化的效率与质量。

比如，在技术管理层面，要抓住文件级目录数据录入、档案鉴定以及全文数字化等环节，着力于打造流水线式的作业方式，实施集中化办公。另外，需要特别强调的是，伴随着新时期对人事档案利用需求越来越高，高校人事档案管理要做到保密的同时，还要做到随时共享。一方面，国家应加强档案保密立法工作，制定严格的人事档案管理制度，以此来保证安全性;另一方面，要进一步完善数字化人事档案管理的制度，特别是要对相关管理部门责任进行细化。同时，要加强对人事档案信息的划分，制定安全信息的保密级别，实施不同级别的保密措施，对不需要或需要以及极其需要保密的人事档案进行分类管理与保存等。

4.安全保密，有效防范

数字化转型发展下，高校人事档案的储存和利用都不可避免面临着安全与保密问题的考验。由于档案的不可再生性，使得保护档案在任何时间都处于安全的状态十分重要。数字化文件所依赖的软件及硬件更新换代较快，加上数字化档案相较于纸质档案更容易被修改和复制等，所以给数字化档案的保护造成一定影响。传统馆藏档案都保存于一个地方，这样虽然管理和利用起来比较方便，但是安全性远远不足。对此，在具体工作实践的过程中，要结合不同数据来选择不同载体并进行脱机存储，具体可以选用光盘、服务器备份等多种方式相结合的办法来保存档案信息。另外，还可以采用“异地备份”等存储方式，对于那些特别重要的电子文件，还要实施异质备份。

5.提升素养，培育人才

为了进一步推动及确保高校人事档案数字化转型发展，归根结底还是要切实做好人员素养提升以及人才培育工作。需要认清的是，数字化转型减轻了管理人员的工作压力，但与此同时也提出了新的要求。管理人员不仅要有专业的档案管理知识，还要具备良好的网络技术知识和能力。高校人事档案数字化管理人员必须能够熟悉操作管理系统及软件应用，具备良好的安全意识和规避风险的能力，在完成日常档案收集与归类任务的同时，及时对档案进行备份与保存，及时发现问题并利用杀毒软件进行处理。高校只有加强人事档案管理队伍建设，着力于管理人员素质水平的提升，确保人才培育的质量，才能更好地为高校人事档案数字化转型发展贡献更多的力量与智慧。

總而言之，高校人事档案数字化转型是大势所趋，必须要予以充分重视和深入探索。要找准当前高校人事档案管理中的主要问题，创新有效的策略，切实推进人事档案数字化转型。本文较全面地概括与指明了高校人事档案数字化转型的策略方法，在今后工作中，应开展更为深入的研究与探索，以更好地服务于高校人事档案数字化转型。

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（作者单位：湖南科技学院）