电子档案管理系统在公共资源交易领域的应用探讨

安静

摘 要：近年来，公共资源交易领域大力推进信息化建设，形成了大量的电子档案数据，若在实践中未能科学、合理地管理电子档案，极易出现电子档案遗失或者泄露问题，这就要求加强电子档案管理系统建设，以便安全存储不断增加的电子档案，并发挥电子档案管理效能，助力公共资源交易业务水平的提高。鉴于此，本文以电子档案管理系统为研究切入点，在分析公共资源交易领域中电子档案管理系统应用重要作用的基础上，就其具体应用进行深入探究。旨在推动公共资源交易领域的健康发展，为我国经济社会的稳定、快速发展夯实基础。

关键词：电子档案管理系统;公共资源交易;现实意义;具体应用

近年来，我国公共资源交易领域发展迅速，产生了大量的档案数据，使得传统档案管理模式已经展现出诸多缺陷和不足。如纸质档案存储压力剧增、保存工作难度增加等，为更好地发展公共资源交易领域，应注重电子档案管理系统在交易领域中的推广应用，充分发挥电子档案管理系统的应用优势。通过把信息化、网络化、电子化思想融入公共资源交易服务与管理日常业务流程中，充分整合与共享各类交易资源，提供网上双向互动的系列交易服务。通过电子档案系统建设，必将极大提高现有交易服务的工作效能、管理水平和监管力度，有效降低交易成本，显著提升公共资源交易服务机构的信息化水平，适应电子政务的发展需要，从而全面促进公共资源交易服务机构的体制创新、机制创新和技术创新，使公共资源交易服务范围和服务方式不断延伸、拓展。

一、电子档案管理系统的内涵及公共资源交易业务特征概述

1.电子档案管理系统的内涵

所谓电子档案管理系统，指的是以电子档案数据为基础，通过计算机进行管理的一套专业软件系统。结合国家档案局办公室印发的《电子档案管理系统基本功能规定》，可以了解电子档案管理系统具有众多的基本功能，具体包括系统的总体要求、档案收集、整理、存储、开发与利用、鉴定与处置、统计和系统管理八个方面，是当前各个领域建设电子档案管理系统的重要参考。对于公共资源交易领域档案电子化而言，应严格按照相关规定做好各项档案电子化处理工作，才能充分挖掘电子档案管理系统的应用优势，解决当前市公共资源交易领域档案管理中日益增加的存储压力、管理压力等，从而全面提升档案管理质量和效率。

2.公共资源交易业务的主要特征

公共资源交易是基于国家公共资源管理部门管控的社会公共资源交易活动，具有显著的公益性、专有性等特征。在实践中，公共资源交易业务呈现出诸多显著的特征，总结如下：

（1）业务范围涉及面十分广泛

通常而言，政府投资、国有资金使用、贷款建设、国有产权交易、国有土地使用权等项目，都隶属于公共交易业务的内容。基于总体角度划分，可以划分为31个业务类型，且包含上百个业务类别。

（2）电子文件来源广泛

由于公共资源交易业务范畴涉及面广泛，使其参与主体具有多样化特征，具体包括招标人、转让方、委托方和政府采购代理机构、产权交易机构等。在交易业务进行时，各方之间会产生不同的电子文件往来关系，进而导致交易项目电子文件形成单位较多，其文件来源自然相对更加广泛。

（3）电子文件数量庞大

由于公共资源交易业务涉及面十分广泛，而不同项目交易都会产生大量的电子文件，这使公共资源交易电子文件日产生数量巨大，从而增加了公共交易资源电子档案管理工作难度和负担。据有效平台统计，可以发现我国公共资源总交易量呈现快速增加态势，意味着未来的公共资源交易电子文件数量会进一步增加，对存储提出更高的要求，需要积极探寻有效的电子化管理方式，才能满足当前我国公共资源教育业务发展需求。

二、公共资源交易领域档案管理中应用电子档案管理系统的重要作用分析

公共资源交易电子档案管理系统的建设实现了利用计算机对交易电子档案进行收集、整理、鉴定、利用等一系列操作，相比传统纸质档案管理模式而言，在档案管理、存储和利用等方面都发生了巨大的变化，且整体上提高了档案管理效率和质量，并降低了档案管理成本，是公共资源交易领域档案管理事业的必然发展趋势。总结公共资源交易领域应用电子档案管理系统的重要作用，集中体现在电子化档案管理具有管理成本降低、保存时间长、开发利用水平高等方面。

1.電子化档案管理成本降低

电子档案管理系统应用在公共资源交易领域档案管理中，是以电子档案来取代纸质档案，并将其压缩存储在数据库中，这样可以节约大量的纸张，在落实环保工作的同时，可以节约大量纸质档案库房面积，节约了存储成本，从而有利于公共资源交易档案管理成本的降低。不仅如此，电子档案管理实现了绿色办公，与当前绿色发展理念相吻合，从长远发展角度而言，对档案管理事业的可持续发展具有良好的促进作用。

2.档案存储时间更长

电子档案管理系统的建设实现与现有公共资源电子交易系统对接，通过WebService统一的标准数据接口对接方式，以XML的数据交换格式实现现有公共资源电子交易系统对接。相比传统纸质档案保存方式而言，安全性更高的同时，可以避免纸质损坏而保存更长的时间。需要强调的是电子档案保存时间长，但要在保存期间做好相应的电子档案管理系统维护和安全防护工作，及时发现电子档案管理系统中的缺陷，并对电子档案进行加密处理、权限管理等，才能为电子档案管理水平的提升提供支持。

3.电子档案开发利用水平高

电子档案管理系统应用在公共资源交易领域档案管理中，实现了与前端业务系统对接，可以借助于电子档案管理系统完成档案资料的自动收集与归档，并可以进行科学地分类管理，从而有效降低档案管理工作人员繁重的收集工作，大幅度提升了档案管理工作效率。同时，在公共资源交易档案利用方面，其引进一体化检索工具，可以通过关键词、特殊符号等方式快速、准确地检索到相应的档案资料，打破了传统纸质档案管理模式下的档案利用桎梏，可以随时随地在权限范围内在线借阅利用档案资料，并且可以在网络平台支持下，实现电子档案的共享和高速传递。从而有利于电子档案开发利用水平的提高，为各方主体提供了优质服务，实现了公共资源交易档案资源价值的增值。但要强调的一点是，在档案信息传递和共享时，档案管理人员应做好档案安全防护和系统维护工作，为档案管理工作目标的实现夯实基础。

三、公共资源交易领域中电子档案管理系统的具体应用分析

如前所述，在公共资源交易领域中应用电子档案管理系统具有多方面的显著优势。要求档案管理工作人员在具体的工作中，提高相关认识的同时，还要正确认识电子档案管理系统的基本功能，以便高效完成公共资源交易档案管理工作。并推动公共资源交易档案管理事业的发展，为公共资源交易领域的进一步发展夯实基础。

1.电子档案的采集

对于公共资源交易领域档案管理而言，档案信息资源的采集是基础环节，是档案管理工作与利用的关键。无论是传统纸质档案管理模式，还是电子化档案管理模式，都要做好档案的采集和接收工作。因此，在公共资源交易档案电子化管理中，应结合电子档案管理特点和要求，做好电子档案的采集与接收工作。在实践中，公共资源交易领域档案管理工作人员应具体做好以下几方面的工作，才能有效提高档案管理水平。

首先，电子档案管理系统与公共资源交易业务系统之间应建立统一的数据标准，目的在于保证电子档案数据与业务系统数据可以畅通流转，才能保证档案数据信息的真实性和完整性。

其次，电子档案管理系统应事前设定目录结构，在每次招投标活动结束之后，业务系统应根据预设的档案目录结构，自动将相应的档案数据进行分类处理，并通过电子方式传输到电子档案管理系统中。而电子档案管理系统应及时完成内置目录结构中元数据完整性的检测工作，若发现数据缺乏完整性和真实可靠性，应自动发出预警信号来提示公共资源交易中心工作人员进行必要的数据核查工作，以此保证公共资源交易档案数据的真实可靠性和完整性，为后续开发利用提供支持。

同时，电子档案管理系统具备手动上传功能，在特殊情况下，公共资源交易中心工作人员可以手动完成纸质档案扫描上传工作，以此完善档案信息。为确保电子档案数据的真实可靠性，在电子档案管理系统应用时，应保证业务系统和档案系统之间的绝对独立性，还要确保电子档案是单向传递的，即档案数据只能是业务系统流转给电子档案管理系统，避免档案数据被公共资源交易中心工作人员随意篡改，确保电子档案数据的真实性。

2.电子档案的存储管理

公共资源交易档案往往要保存较长的一段时间，这意味着在公共资源交易档案的资源会不断增加，采用传统纸质档案管理模式进行档案管理，会让公共资源交易中心面临巨大的档案存储压力。而电子档案管理系统的应用，可以采取电子档案方式进行档案存储和管理，可以大幅度提升档案存储安全性，具体从以下几个方面进行落实：

首先，电子档案案卷配置。电子档案管理系统提供文件目录配置功能，文件目录信息包括目录名称、目录编号等。档案管理工作人员可以结合文件目录的详细配置信息，对电子档案进行增删等相挂钩操作。同时，在具体操作中，档案管理人员可以结合文件后缀限制、最大文件数量与大小等，科学完成文件目录的增加，并为其新增子项目的增删操作提供依据。

其次，电子档案目录查询。电子档案管理系统提供全宗信息配置功能，具体包括档案名称、档案编号、档案责任人、档案机构沿革、主要职责、档案管理现状等信息。档案管理人员利用档案管理系统建立案卷和全宗信息的关联之后，档案信息利用者只需要登录电子档案管理系统，提供案卷目录名称或者相应的编号，即可获得电子档案查询功能，并随时随地查阅权限范围内的档案信息，有效提高了档案管理服务水平，并实现了电子档案信息价值的增值。

最后，电子档案统计功能。电子档案管理系统可以自动完成电子档案归档、在线借阅、档案资源下载等信息记录工作，并借助于直观、生动的图表信息来展示各类档案信息资源的使用情况，从而能够为档案管理工作人员有针对性地调整档案管理工作重心提供依据，继而可以大幅度提升公共资源交易档案信息的利用率。

3.电子档案的开发与利用

公共资源交易档案涉及公共资源交易中参与主体的个体信息和机密信息，应在严格的审批之后才能进行调阅与使用。根据国家发改委制定的《公共资源交易平台服务标准（试行）》文件中相关规定可知，公共资源交易中心应建立健全档案查询制度，且要依法提供档案查询功能。但在此过程中，公共资源交易中心应做好档案查询记录，确保档案信息的完整性和真实可靠性等一系列工作。因此，根据公共资源交易中心人员的不同职能，电子档案管理系统可以将交易中心用户划分为档案管理人员和档案审核人员两类，其中档案管理人员具体负责档案日常管理工作，如归档、借阅申请、销毁处理申请等一系列工作，并要对归档的电子档案信息进行整理和维护，目的在于保证电子档案信息的完整性和真实可靠性，为公共资源交易档案开发利用提供支持。档案审核人员主要负责电子档案管理系统中档案的查阅工作，但此项工作必须在权限范围内进行作业，对重大事项进行审核，并借助统计报表来直观了解电子档案管理系统。当借阅人在电子档案管理系统中提出电子档案借阅申请时，档案管理人员应对借阅人填写的相关信息进行审查，并要在档案人员申请之后，交由档案审核人进行复审。档案管理人员和审核人员可以查看的借阅信息包括借阅人、单位名称、借阅内容、借阅用途、审核状态等，对于通过审批的借阅人，档案管理人员应及时赋予其相应的查阅权限，使被授权的借阅人可以在授权期间随意阅读相关的电子档案信息。此项工作应在电子档案借阅周期内完成，一旦借阅授权到期之后，电子档案将自动归还，不允许档案借阅人继续阅览档案信息。

基于公共资源交易业务角度而言，建设工程、政府采购等业务环节较多，各种交易方式所产生的资料相对繁杂，且各项资料之间存在一定的差异性。更要注意的是各种交易方式在同一环节都可能出现数据变更现象，相应的电子档案应对各种交易方式、各交易环节变更情况来形成相应的档案资料，在公共资源交易电子招标系统中增加档案管理模块，才能促进公共资源交易档案管理全流程电子化目标的实现，继而有利于公共资源交易档案管理水平的综合提升。

四、结语

综上所述，公共资源交易中心檔案管理中引进电子档案管理系统是提高档案管理水平的重要举措，是档案管理适应信息化时代发展的必然选择。公共资源交易中心实现档案管理全流程电子化，还要为充分挖掘公共资源交易领域中大数据的潜在价值提供支持。因此，公共资源交易中心档案管理人员在具体的工作中，需要正确深刻地认识电子档案管理系统在档案管理中的重要作用和必要性，积极运用电子档案管理系统来优化档案管理工作，缓解传统档案管理模式下日益剧增的档案存储压力和管理压力，为公共资源交易中心档案管理事业的健康、长远发展夯实基础。

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（作者单位：滨州市公共资源交易中心）