基于交通运输元数据的电子文件智能化归档方法研究

刘欣

摘 要：随着互联网、人工智能、大数据、云计算技术等先进科学技术的快速发展及广泛应用，对我国很多领域的健康发展起到了助推作用，这些先进技术促进了我国很多传统行业的快速发展，使其符合现代化的发展背景，让这些行业在不同时代背景下发挥重要作用。我国交通运输事业发展至今已经积累了丰厚的经验与技术，随之构建了我国的交通运输档案管理系统。

关键词：交通运输;元数据;电子文件;智能化;歸档方法

我国目前已经积累了公路、铁路、水运、港航、机场等领域繁多的档案资料信息，到2020年，我国铁路运营总里程已经达到15万公里，我国交通运输领域积累了大量相关档案信息，同时在现代化的快节奏影响下，我国传统的归档方式缺点逐渐显现出来。现代交通运输发展十分迅速，大大增加了交通运输档案的管理压力，因为不具备高效率的业务处理设备，缺乏现代化专业人才，无法满足现代行业发展的需求，导致档案管理效率低、消耗大量的时间成本与人力资源，无法做到高效查找，流程烦琐、档案的准确定位能力较差等问题，这些问题均可采用智能化归档方式进行解决。

一、进行交通元数据电子文件智能化归档方法研究的必要性

1.交通运输事业发展的现实需要

自新中国成立后，我国发展重心逐渐从农业转向工业，且立志成为农业与工业双强国，交通运输业的发展是新中国成立后的重要发展行业之一，且处于第一批发展行业内。交通运输业在我国社会活动以及人民生活等领域处于不可缺少的地位，新中国成立初期需要加大全国工业建设，需要运输很多原材料与专业人才到全国各地，实现我国全面发展。我国最为强盛的交通运输方式就是铁路，所以铁路发展至今也是我国最主要的运输方式。随着我国人口增长，铁路运输压力亦逐渐增大，应加速其他运输方式的发展，这就要求我国交通运输业在高速发展的过程中确保安全性与规范性。随着我国实行改革开放政策，逐步与国际接轨，进入国际视野，我国交通运输行业向国外学习了先进的技术，并根据我国国情进行转化，使其适用于我国国情。在交通运输行业，对其行业管理、交通执法、工程建设、人才培养、技术进步等方面，将会形成大量的管理制度、司法文书、设计施工监理文件、决算审计资料、人事档案、科技研究以及应用实录等档案信息，必须保证其新形成的部分数据信息不是只呈现出数量上的增加，还要保证其内容质量不会受到数量的影响，具有规范性、严谨性、科学性以及惠民性。实现智能化归档管理，能够提升归档管理的时效性与效率性，加快现代化背景下的档案查找效率，降低传统模式下获取信息的难度，利用大数据库的功能，不仅可以提高对于档案的保存能力，还能提高档案的安全性。交通运输行业的领导层可以借助具有数字化、科学性、时效性的数据信息，及时为交通管理行业作出决策性判断，加速推进交通运输行业的可持续发展。

2.提高相关档案部门的档案存储能力

档案管理的主要内容是对于档案信息的管理与利用，在传统交通运输管理档案模式中，档案的储存方式主要有两种：一种是常见的纸质储存方式。这种方式缺点较多也较为明显，纸质档案存储录入方式较为烦琐，出错率较高，且不易修改，对于较为复杂的档案在写入信息时如果发生错误，则这张纸就将报废，会产生不必要的纸张浪费。在纸质档案经过一定年限的积累后，其数量会大幅度增加，就算对其采用分类归档，在实际查找过程中也会消耗很长时间。

同时，纸质档案还存在一定的存储问题，虽然档案的纸张都有特殊要求，但我国地域广袤，地区条件不一，部分地区无法使用质量较好的纸张，一些地区较为潮湿，会增加纸张的湿度，导致字迹容易出现模糊问题，影响档案的有效存放时间。对于较为干燥地区可能会导致火灾的发生，造成档案的损毁;另一种存档方案为电子存档，在20世纪，我国就已有电子存档方式。电子存档的成本较高，大多数情况下是储存较为重要的文件，但这种方式也有储存风险，当时的电子存档设备制作材料不够规范，制作方式也不够严谨，时间一长，会因为空气中各种微生物导致设备老化或者是被腐蚀，还存在对设备进行保养的问题，当时的保养，在大部分情况下只是用抹有清洁剂的毛巾擦拭设备表面，并不能对设备起到实际的保养作用。当前，利用智能化的归档方式能解决这些问题，大大提升交通运输档案的存储能力。

3.创新档案的管理模式

我国交通运输行业范围较大，现在已包含公路、铁路、水运、港航、机场等领域，多种交通项目增加了交通运输业的发展与管理难度，其中开展的相关交通运输基础设施建设项目、咨询服务类型繁多，以及各决策层管理难度较大、档案种类复杂且数量庞大，这些原因导致在日常的档案管理工作中需要投入大量时间成本和人力成本。随着时代的进步，我国交通运输管理规模越来越庞大，所产生的档案数量也越来越多，这种背景下加剧了上述问题的严重程度。因此，利用现代化的科技产物，采用数字化、信息化的方式，使交通运输档案的管理智能化，使电子文件管理具有高效性、准确性以及即时性是现代化交通运输行业的基本要求与必要保障。

在享受现代化带来的便利时，很多行业也在创新进步，5G、物联网的新兴技术诞生，能更好帮助现代交通运输档案的管理与发展，将实体档案与电子档案分散管理，能很好解决传统档案管理模式中存在的整理耗时长、文件易受外界影响导致受损、空间限制因素等问题，能有效将传统交通运输档案管理与现代化的技术相结合，使交通运输档案管理的工作步入新的发展阶段。

4.延长档案信息保存年限

随着近年来我国经济水平的不断提高，人们对于生活质量的要求也就越来越高，在交通方面私家车数量越来越多，各种车辆档案层出不穷，这也就导致了交通档案的数量越来越多，通过探究交通数据电子文件，智能化归档方法，可以进一步提高交通档案的储存期限。在人们的传统印象中，档案信息通常采用纸质保存方法或者是简单的电子档案记录，但是随着我国交通行业越来越发达，单纯的纸质保存以及电子档案保存已经不能满足交通档案管理的需求，这也就说明交通档案管理工作需要步入一个新的阶段，而如何延长档案信息的保存年限成为相关部门所面临的一个主要问题，通过采用交通运输元数据电子文件智能化归档方法，在提高信息管理效率的同时，也可以进一步延长档案信息的保存年限，对普通的纸质档案信息而言，电子文件智能化归档方案要比纸质文件保存年限长很多，而且在调取时也更加方便，而相较于普通的电子文件保存而言，智能化的归档方法可以从根本上提高交通运输数据的保存效率，在有需要时可以第一时间调出某一时间段或者是某一地区的交通数据，这就可以从根本上提高交通运输数据的保存年限与管理效率，也就能够进一步推动交通运输行业的总体发展，为以后的交通运输数据保存打下良好基础。

二、交通运输元数据电子文件智能化归档方法存在的问题

1.缺乏符合现代化的工作制度

交通运输档案的归档是一项幕后工作，大众更关注相关交通项目的建设与发展，享受交通运输带来的便利。同时，这类载人数量较多的大型交通设施的安全性是大众最关注的部分，虽然这类大型惠民项目的安全性是经过层层严格审查，但审查部分是普通群众看不到的，导致群众对于交通运输归档的关注度较少。很多群众认为交通运输归档不具有重要性，在此大环境下，一些相关部门也认为交通运输归档管理不重要，严重妨碍了交通运输归档的发展。交通运输归档管理实质上是一项十分复杂、需要很大耐心以及细心的工作，但由于相关部门对于交通运输归档管理的重视程度不够，导致其在资金投入、制度建设、人才培养、基础设施建设上投入不足，造成交通运输行业与交通运输归档管理发展的两极分化，大大降低了我国交通运输行业的整体发展速度。

2.缺乏现代化的专业人才

由于交通运输建设与交通运输档案的发展差异巨大，导致交通运输档案管理人才的需求量很大，特别是专业的档案管理人才，由于大众对于交通运输档案管理的重视度严重不足，导致交通运输档案管理报名人员虽然有很多，但实际能够录用的人才较少，产生较大的人才流失，交通运输档案管理的岗位招不满人。

交通运输档案管理人才应该具备相关专业档案管理知识、计算机知识和实操能力，并对于交通运输行业具有深度了解，能自主及时收集有效行业信息以及对相关信息进行整理与分析，在满足上述条件后，还需要具备能熟练应用大数据的能力，帮助建立与完善交通运输档案的数据库。此外，因为有很多交通运输部门，特别是处于一线运输部门，对档案管理重视程度不足，没有建立相关的档案储存室或档案管理部门，缺乏相关专业性技术人员，更没有建立地方档案数据库，加上一线的运输部门工作人员较少，常常出现一人多职的情况，他们只能处理基础的交通运输业务，没有多余的时间进行相关档案的归档整理工作。

3.软硬件设施需要更新

现代化的交通运输档案管理工作需要一定的软硬件支持。将传统交通运输档案转换为现代化的电子文件管理过程，需要现代信息技术的参与，其管理和运行必须具备一定的现代化电子设备、技术、系统、工具。我国幅员辽阔，各地区经济发展水平不平衡，有些不发达地区的交通运输档案还停留在传统管理模式阶段，不具备应用先进信息技术的条件，其档案管理软硬件设备设施不完善，更无法做到及时更新，工作效率低、工作质量差，导致档案管理发展缓慢。

4.档案信息安全问题有待提高

信息时代背景下，信息的获取与传播都较为便捷，互联网的普及让大众得到获取信息的便利，但同时在这些便利中也存在着一定的安全问题。目前，我国大部分交通运输行业主控部门是国家相关行政机关，自然会涉及一些重要的文件与信息，更需要加强系统的安全性和管理，并应及时对系统进行日常维护和更新，防止因信息泄露或者被不法分子盗用造成严重的损失，确保档案文件与信息安全是现代化背景下交通运输档案管理正常运行的必要基础。但目前很多地方交通运输档案管理在安全方面的工作还存在很多的问题，需要多方面共同努力。

三、交通运输元数据电子文件智能化归档方法具体措施

1.加强档案管理意识培养

在大数据时代背景下，交通运输档案信息管理的改革需要相关部门共同努力和支持。首先，需要从领导层面加强相关意识的培养，通过各种形式来普及相关知识。例如，通过知识讲座、报刊、专业网站、电子信息平台以及部门内相关系统培训，普及交通运输档案管理的重要性与基本知识，让各部门了解交通运输档案管理的工作过程，知晓档案工作涉及的范围，明白其中的重要性以及价值，并学习档案管理的基础知识与操作技能。其次，在面对档案管理部门工作时能积极主动地配合，保留相关凭证、文件、数据，并主动上交相关文件与数据，减少档案工作人员信息收集的时间，增加信息收集效率，减少人力资源的消耗。最后，交通运输管理部门还应该增加一定的资金补贴，并提供人才与技术支持，保证交通运输档案管理部门的日常工作效率。

2.创新人才培养模式

在大数据时代背景下，要想降低人力资源的消耗，减轻工作人员的基础业务压力，应该以人为本，毕竟现代化交通运输档案管理工作还是需要人力进行操作。目前，交通运输档案管理部门严重缺乏高度专业、经验丰富的技术型人才，在职工作人员虽然具备较强的档案管理能力，但是缺乏对现代化设备的操作技术，部分偏远地区甚至还未接触到现代化档案管理设备。因此，需要构建现代化档案管理人才培养模式。传统档案管理人才培养模式主要注重相關理论知识的培养，现代化人才管理模式应将传统培养模式与现代化的教育内容结合，在保证其熟练掌握档案管理知识的前提下，增加现代化科技设备的相关知识与实操技术，培养综合性较强的档案管理人才。一是在部门中引进具备现代化专业档案管理技能、计算机操作能力、基础交通运输知识的复合型人才，增加部门管理的综合能力。二是利用现代化专业人才，在部门中实行定期的系统性培训，培养在职人员现代化知识，增强其对档案数据库的实操能力，从而实行档案管理部门全面化的综合能力提高。

四、结语

交通运输行业的工作内容与覆盖规模，决定了交通运输档案管理存在的必要性，同时，也证明了其重要性。目前，大众对于交通运输档案管理的重要性认识不足，需要相关部门与人员加大宣传力度，通过实施交通运输元数据电子文件智能化归档方法，推进我国交通运输管理的快速发展。

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（作者单位：青岛市城阳区交通运输局）