浅谈电子文档与纸质文档在保护技术上的差异

何晓青

【摘要】电子文件和纸质文件在实际的文件管理的过程中有着明显的区别。除此之外，对于文件保护在技术方面的选择上也有很大的区别。本文结合工作实际，对电子文件和纸质文件在保护技术上的差异进行了探讨和研究，希冀对同行带来一些参考及借鉴。

【关键词】电子文件；纸质文件；保护技术；差异

电子文档与纸质文档在信息载体方面存在很大差异，此外，两者在对信息的保护技术方面也存在很大的不同。首先，我们来分析一下电子文件，它主要是利用文本文档和电子信息等来存储信息数据，并且需要通过电子设备来完成一系列的操作，比如：保存、读取、应用信息数据等等。而纸质档案与此不同，它仍然是利用传统的中国文件存储形式，通过纸张来存储数据，将纸张作为信息的载体。纸质档案的形成比较复杂，需要人工对信息进行搜集，然后整理归纳，最终将信息存储在纸张上。由于纸质文件与电子文件存在上述的区别，所以在保护技术上存在许多的差异，以下就这一问题进行讨论和总结。

一、电子文档与纸质文档在保护技术上的差异

（一）载体寿命不同。纸张之所以具有耐久性，这主要是因为纸张中存在纤维素。纤维素是一种高温、高湿条件或者含有酸、酶、氧化剂等物质情况下发生水解反应或者氧化反应的物质。但是，它在一般的自然环境中并不容易发生上述的反应，所以只要我们正常的保存档案，那就不会产生损坏的现象。也就是说，在正常环境中纸质档案可以保存较久的时间。而不同的是，电子文件是以磁性材料和光盘作为信息载体的。而磁盘和磁带的主要的支撑体是一种叫聚酯底基的化学物质。聚酯基易产生静电，使灰尘沾聚集，从而引起卷曲，易与磁性颗粒分离，不易恢复等等。底座和磁粉之间利用黏和剂来连接。黏和剂具有很多的缺点，比如：易膨胀和收缩、磨损严重、与其他物质粘连、脱落、发霉等等，这些都会对信息的再生产起到阻碍作用。在整个记录信息和使信息再现的过程中，起到决定性作用的物质是磁粉中的一种具有剩磁感应功能的磁性氧化物颗粒。这种物质极易受到外部的影响，产生消磁的现象。利用激光来存取信息的物质我们称为光盘，它是一种圆形的盘状物质，包含盘基、记录介质等部分组成。现在，光盘的最常用的记录介质主要是硒和碳铝化合物，除此之外，还有一些在激光热效应的作用下易变性的材料。这些材料往往都具有相似的性能，比如：不稳定，易于氧化，并与碱溶液反应。将两种不同形式的档案进行比较，很显然，电子文件载体材料的寿命比纸质文档的寿命要短很多。

（二）环境条件影响。经过长时间的实践观察，在保护技术方面电子文档和纸质文档有些不同，这一差异的形成和外部环境有很大的关系。有害气体、灰尘和温度等等都是外部环境条件的影响因素。档案文件的保存质量会受到任何因素的的影响，无论是某些因素的改变，还是保存环境不合适。

1.温湿度影响。无论是电子文档还是纸质文档，温度都是影响他们保存的重要因素之一。首先，温度不适宜会对光盘和磁性载体产生一定的影响，从而影响数据的存储与管理。其次，温度同样也会影响纸张的保存。在温度较高并且湿度较大的环境中，纸张会发生一系列的化学反应，从而影响纸张的质量，使字迹变得不清，从而影响纸质文档的保存。但是，对于电子文档而言，温度和湿度对其的影响方式与纸质档案有所不同。高温或低温的条件都会引起聚酯底基的膨胀或收缩，从而变形，除此之外，所有的塑料、铝以及碳材料都会受到影响，最终导致光盘中的数据无法准确地再现。根据实验结果分析，14℃—24℃这个范围内的温度是纸质档案保存的最佳温度，其对应的最佳湿度范围为45%—60%。同样的，电子文档也存在最佳的保存温度和湿度，最佳温度范围为 16℃—20℃，最佳湿度范围为 40%±5%。由上述的结论我们可以知道，电子文档和纸质档案对温度和湿度的要求是不一样的。

2.灰尘影响。粉尘会对纸张产生机械磨损，从而影响纸张的正常使用，比如：“档案砖”、纸张发霉等。而对于电子文件载体而言，灰尘所带来的影响也很大，主要有：化学、物理和生物这三个方面的损坏。其中物理损坏一般情况下会对光盘的外部产生影响，从而使其保存的数据丢失。化学损伤是指化学成分腐蚀光盘的外部或者磁带等，从而引起存储的信息无法再现。而生物损坏主要是指隐藏在粉尘中的生物分子，比如：真菌孢子等，在光盘上面寄生、繁殖，从而使光盘腐蚀，进而影响信息的储存及再现。

总而言之，无论是纸质文档还是电子文档都会受到灰尘的影响。但是影响的程度却是不同的。灰尘对纸质文档的影响可以在一定的程度上进行补救，比如：黏连的纸张可以进行修复，这样可以挽回一部分的损失。而灰尘对电子文件的影响则是不可逆的，一旦发生上述的影响，那么记载在电子文件里的信息将全部丢失，即使是再将其放在电脑设备上，也无法是数据还原。可见，灰尘对电子文件的影响比纸质文档的更大，所以，在使用电子文档时，必须注意防尘，否则，可能会导致数据信息的丢失。

3.外来磁场和机械震动影响。对纸质文档而言，磁场和机械振动不会产生任何的影响，但对于电子文档而言，磁场和机械振动则会对其产生非常重要的影响。外部的磁场可以使磁性载体磁化或者消磁。这对于光盘而言，是非常严重的影响，可能会直接导致光盘的损坏，最终影响电子信息的保存。除此之外，磁性载体材料同时也会受机械振动的影响，当机械振动较大时，可能会引起中磁分子的重新排序，从而对记录的信号产生影响。所以，对于电子文档而言，必须防止将其置于外来磁场之中，同时，还要尽量避免强烈的震动电子文档。

4.光线和有害气体影响。对于纸质文档而言，当光线和有害气体同时存在时，可能会使纸张发生化学反应，从而破坏纸张原有的性能，最终造成信息的丢失。而这些光线和有害气体对纸质的影响一般是比较缓慢的，当我们发现时，可能已经造成了无法挽回的损失，所以必须采取一定的预防措施。这些有害气体主要包含：硫的氧化物、碳的氧化物、氮的氧化物以及氯化物等等，而有害光线一般是指紫外线。对于电子文档而言，具有酸性或者氧化性的气体会腐蚀光盘和磁性的载体，导致其发生损坏，最终导致信息的丢失和损坏。而光线对电子文件也存在一定的影响，它可以破坏磁的稳定性，使信号变弱，最终导致里边存储的信息不能被读出来。

二、结论

总之，随着电子文件的发展，对传统的纸质文档的存储形式造成了很大的冲击。这主要是电子文档具有很多优良的性能，比如：记录比较方便、查阅简单、节约空间等等。除此之外，在文件的保存方面，电子文档的保存方式和纸质文档也存在很大的不同，这些都造成了电子档案的快速发展。本文就电子文档和纸质文档在保存技术方面存在的差异进行了分析和讨论。希望对文档得到较好的保存起到一定的作用。

【参考文献】

[1]张一虹.电子文件与纸质档案保护技术的比较分析[J].中国新技术新产品，2009（4）.

[2]顾思荷.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].河南水利与南水北调，2009（8）.

[3]王叶.电子文件与纸质档案保护差异[J].山西档案，2009（3）.

[4]赵人骧，等.水库移民工作手册（中华人民共和国水利部编）[S].北京：新华出版社，1992.

[5]中华人民共和国水利行业标准.水利水电工程建设征地移民设计规范[S].北京：中国水利水电出版社，2003.

[6]潘家铮，等.中国水力电力发电工程（移民环保卷）[M].北京：中国电力出版社，2000.