新时期人事档案管理中存在的问题及对策研究

白四娇

摘 要：在我国社会发展转型的新时期背景下，行政事业单位中人事档案管理工作也产生了相应的变化，要保证人事档案管理工作在新时期公正有序进行，必须摒弃“一劳永逸”的管理心态，善于从工作实际中总结问题并积极寻找解决对策，从而助力行政事业单位的整体发展。因此，本文对人事档案管理的基本概念和内容进行了梳理，并总结归纳了当前事业单位中人事档案管理常见的问题，结合工作实际提出具体可行的解决对策，拟为人事档案管理工作革新提供可参考建议。

关键词：新时期;人事档案管理;问题与对策

当前我国正处于社会转型的深入期，社会竞争愈加激烈，对各行各业都造成一定的影响，要想在社会发展新时期促进行政事业单位的正常运转，获得良好的经济效益和社会效益，不仅需要各单位对专业领域工作进行横向拓展和纵向深挖，加强核心竞争力，还需要对原有的管理模式进行结构重组，尤其对于人事档案管理来说，涉及的资料总量大、复杂程度高，需要管理人员具有更高水平的专业素养。因此，当今时代背景下行政事业单位应尽快对原有人员档案管理体系进行改革创新，使用科学、合理的手段解决问题，从而有效提高人事档案管理效率。

一、人事档案管理基本概念及其内容

1.人事档案管理基本概念

人事档案管理主要指相关企事业单位的人事管理人员对组织内部的员工档案进行收集归档、检查核验、转移交接、信息保密等一整套流程，从而对组织内各部门、各层级工作人员进行精细化管理，将员工的个人经历、学历水平、社会关系等进行严格归档，避免后续合作过程中出现纠纷，能够更好地实现企事业单位的人才运用。人事档案管理工作并不包含在用人单位的基础工作搭建中，而是在改革开放后经过多年的用人实践以及长期的运作过程中诞生的，且伴随着行政事业单位的业务与人员扩张，应不断增添新的管理手段与方法。切实保障单位内部人员的信息长期可追溯，使行政事业单位的用人程序更加规范、合理化，助力其长期发展。

2.人事档案管理的内容

当今行政事业单位内部的人事档案管理主要是围绕着维护档案信息机密、避免档案材料损毁以及便于档案提取使用三个维度展开的，并从三个工作目标中延伸出四项人事档案管理工作的基本内容。

第一，信息归档。当单位纳新后，需要对新入职员工提交的个人人事档案信息进行一次系统地检查与核对，要求人事档案管理人员要细致核对该员工档案中的各项信息与档案属性，并将其归档至具体项目或位置，也要及时对组织内部的人事汇总名录进行更新，确保每一次的归档工作高效准确完成，给后续的档案调用提供便利。

第二，档案查验。在完成人事档案信息的分类归档处理后，还需要定期对过去的档案进行重新整理归纳，查验档案中是否有错误及遗漏，若有需要对其及时加以改正，此外，也要对档案本身的保存状态进行检查。在互联网普及之前，人事档案均采用纸质手写的形式，管理人员需要按年限或其他顺序对纸质档案进行扫描，将其转为电子档案后进行保存。

第三，人事档案管理人员的工作内容还包括对人事档案的转移交接。当单位内有人员调离或调入时，需要对涉及人员的人事档案进行交接，做好内部的人事变动记录。第四，档案信息保密。人事档案涉及公民的个人隐私，人事管理部门应当保证员工作为公民的基本权利，严禁使用员工的个人档案进行非法活动，同时，对员工人事档案的保密管理也有助于维护单位自身的信息私密性。

二、新时期人事档案管理现状及问题

1.档案管理人员统筹管理意识不强

尽管在新时期发展背景下，很多行政事业单位的人事档案管理工作已经完成了信息化全面覆盖，然而人事档案管理工作无论依托何种高新技术或平台，都不可能脱离人脑智慧而独立存在，因此，在当前发展阶段，人事档案管理人员仍然起着重要的主导性作用。纵观当今人事档案管理工作，仍旧存在管理人员统筹管理意识不强、专业素养不高等现实问题，且这种意识层面的欠缺也广泛存在于管理层。个别管理者认为人事档案管理工作就是进行一些简单抄写、录入工作，与普通文员无异，因此，在招聘时并没有特别要求专业性，从根本上导致人事档案管理人员的专业性不足。一些已经进入工作岗位的档案管理人员自身管理意识较为落后，认为人事档案管理工作仅限于对单一员工档案进行整理记录，而忽视了从宏观整体的视角对整个单位内部的众多档案进行系统性管理的重要性。在新时期发展背景下，行政事业单位规模日益扩大，内部员工架构日益复杂，随之而来的就是员工人数的剧增以及组织架构的层级细化，若对人事档案的管理仍停留于表面，而没有形成系统管理的清晰底层逻辑，就极易在单位内部埋下隐患。此外，人事档案管理工作涉及员工个人的隐私信息，员工的信息也属于单位机密的一部分，这就为人事档案管理工作写下了封闭管理的内在基因，但在人事档案管理实践中发现，档案管理工作者的封闭性工作环境也可能造成管理者的“监守自盗”，即利用岗位职权进入人事档案系统擅自修改或获取资料，从而为自身牟利。

2.档案管理制度不健全

当前行政事业单位内部人事档案管理工作还存在一个严重误区，即缺乏健全细致的人事档案管理制度。一些行政事业单位尽管制定了相应的管理细则，但在实际工作中却没有起到应有的指导作用，很多情况下只是为了应付检查或仅仅起到形式上的完整，很容易导致人事档案管理工作的主观性过强，档案管理人员会按照自己的工作方式和工作习惯对人事档案进行管理，不同的工作人员对相同工作内容的处理方式也不尽相同。

在当前的社会背景下，各行各业的人事变动都较为频繁，同样，人事档案管理人员也不例外，当档案管理人员发生变动时，若没有细致完善的管理制度作为参考，一旦出现档案管理人员的离职或调动，会给接任者的管理工作造成极大困难，很难迅速进入工作状态，拉低了整体的工作效率。在这种情况下管理人员的主观意识会得到凸显，在遇到困难时多依靠自己的主观理解切入工作，长此以往，会在人事档案管理工作中造成漏洞，还可能引发组织与员工个人之间的纠纷。因此，为使人事档案管理能够长期有效地进行，就必须制定一套适合本单位的档案管理制度，管理者和人事部门相关人员应从全局发展的視角出发，对单位的发展状况和内容组织架构进行全面研究，并以此作为依据制定相关档案管理制度，从而使管理制度更加适配实际的管理工作，为管理人员的工作提供便利，减少因管理人员职位变动带来的负面影响。

3.档案管理方式僵化过时

在一些传统型行政事业单位中，其人事档案管理模式仍旧停留在人工层面，即便引入了信息技术手段，也只是将资料的存储方式从纸质迁移到电脑系统中，并未使用新技术对档案信息进行分析，传统僵化的人事档案管理模式已经不能适应当前复杂高频的人事变动，成为阻碍人事档案管理的严重问题。问题主要集中在两方面：一是，人事档案的形式问题;二是，档案信息的调取问题。当下的部分行政事业单位，仍沿用较为传统的纸质人事档案材料，且因缺少统一的标准，会存在档案纸张大小不统一的情况。例如，在二十世纪八九十年代甚至到二十一世纪初，人事档案资料的纸张规格多为16开的办公专用纸，但随着电子办公方式的深入，人事档案多采用电子打印的形式，纸张规格为A4纸，尽管不同时期的人事档案内容并不会受到纸张规格影响，但规格混乱的档案资料会给人事档案管理人员的整理和查找工作带来诸多困难，且在美观性上也较差。另外，规格不统一还容易引发档案整理过程中的遗漏，且零散纸张一旦丢失，寻回概率很小，长远来看并不利于单位的长期发展。依托人工手段进行档案资料管理的方式也给档案调取和查询带来困难。当需要某项档案资料时，管理人员需要从浩如烟海的历史资料中去寻找，消耗了管理人员大量时间和精力，不利于管理工作的高效开展，当遇到紧急情况或需要调取大量资料时，档案管理人员需要牺牲完成其他工作的时间用于资料提取，长此以往会削弱人事档案管理人员的工作热情。

三、新时期人事档案管理中存在的问题及解决对策

1.加强组织内外的教育培训，组建一支精英人才队伍

针对当前人事档案管理人员统筹管理意识不强的问题，行政事业单位应当重视对档案管理工作者的定期教育培训。

例如，定期对档案管理人员进行能力考核，对人事档案的接收、转出、调取、查阅等流程加强培训，提高工作要求，保证档案管理人员能满足管理岗位的基本专业能力要求。要对档案管理者的思维进行革新拔高，多开展专业讲座，邀请业内专家学者进行讲学，使人事档案管理人员具备统筹管理的全局观，将工作视野从单个档案资料放大到单位人事关系的全局中，从而对自己的工作内容实现整体把握。同时，组织内部也可以多开展员工间的技能竞赛，例如，在人事部门开展人事档案工作技能比赛，考核员工对工作内容的熟悉程度，邀请获胜者在同事之间分享经验，从而使整个人事档案管理团队具有向心力与凝聚力，更好地投入日常工作中，形成部门内的良性竞争，提高内部人事档案管理效果。最后，行政事业单位不仅应要求档案管理者的能力和思维达到标准，更应对档案管理者的职业素养和道德表现予以重视，毕竟人事档案的管理涉及众多员工的个人隐私，工作内容具有一定的敏感性和私密性，因而员工本人的良好职业素养决定了其在工作中能否妥善处理一些敏感性问题。应尽量给予档案管理工作一定的透明度，将管理流程做到全程可视化、可监控，通过硬性的管理工作规范监督和员工之间的组织内部监督，实现组织内人事档案监督，保证人事档案管理工作客观、公正地完成。总之，要避免人事档案管理工作内部出现问题，首要就是弥补管理者自身的工作缺陷，行政事业单位应当定期开展对档案管理者的教育培训，逐渐组建一支具有扎实专业知识、丰富实战经验和良好职业道德的精英团队，不断赋能人事档案管理工作，培养人事工作核心力量。

2.科学理论与工作实际耦合，建立健全档案管理细则

没有规矩不成方圆，要想使人事档案管理工作在科学有序的标准下运行，不能只依靠管理者的主观意志，只有制定科学、全面的管理细则，人事档案管理工作才能找到抓手。尤其在当前新时代环境下，人事档案的内容不断扩充，人事岗位交替轮转的节奏加快，建立健全档案管理规范细则的任务刻不容缓。从人事档案管理工作的具体实践来说，要建立一套较为完善的管理细则可以按照以下几个要点展开。

首先，人事部门人员应当深入研读组织内部已有的档案管理规范，结合工作中的实际情况，保留仍具有重要指导意义的条款，删去或修改过时的规范条例，初步拟定人事档案管理规范。之后，按照初步拟定的规范进行3个月的实践试验，从实际工作中考验所拟定规范的实际应用价值，并对存疑部分做好记录，试验期结束后组织管理层和人事部门相关领导及工作人员进行商讨，对所拟定的管理规范条款进行二次调整细化，这个不断调整的过程可能会持续较长一段时间，直至规范在实际工作中具有较完善的指导意义。值得注意的是，在人事档案管理规范制定过程中，要始终强调工作人员行为的合法性，规范档案管理者的行为，并对违反规则的人员采取惩罚措施，保护好员工个人档案的安全性，使档案管理者的工作始终在法律框架之内进行。守住法律底线，推动人事档案管理工作向前迈进。

3.依托互联网信息技术平台，创新传统档案管理模式

新时代行政事业单位应尽快完成智慧办公转变，对于人事档案管理来说，要对过去遗留的纸质档案资料尽快扫描存档，完成无纸化办公。电子存档模式不仅查找起来更为方便，且能够实现长期保存，同时，也可以大量节约纸张、印刷成本，为单位节约资金。

此外，人事档案管理相关人员也要建立起独有的人事档案管理一体化平台，在管理平台上加载信息数据库、档案查找逻辑等，这就需要拥有一支专业技术扎实的计算机团队，能够根据实际情况搭建实用性高的人事档案管理平台。值得一提的是，随着新时期大数据技术、人工智能技术的发展，高新技术手段已经走进人们的日常生产生活中。因此，在人事档案管理一体化平台的搭建过程中，可以使用大数据、云存储、人工智能技术等，一来扩大人事档案储存空间，二来利用大数据技术的超强信息运算处理能力，帮助档案管理者对数量巨大的人事档案进行整理分类，使人事档案管理工作获得事半功倍的效果。

四、结语

人是行政事业单位发展的根本，人事问题的爆发将会在组织内部各部门间引发蝴蝶效应，波及其他部门的日常工作，影响单位正常运转。因此，新时代背景下人事部门的档案管理工作应被给予高度重视，适当提高工作人员准入门槛，提高工作人员福利，确保人事档案的信息安全，并跟随时代发展步伐不断作出调整改善，使人事档案管理工作更好地为行政事业单位的总体目标服务。

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（作者单位：宁津县交通运输局）