城建档案管理数字化建设问题的思考

李姗姗

摘 要：档案管理不同于其他管理工作，其所涉及的内容较多，传统的管理方式方法很难提高资源使用效率，反而会致使档案管理工作效率低下，特别是在当前科学技术飞速发展的时代背景之下，对现在企业影响比较大。本文针对城建档案管理数字化建设问题展开分析，并提出几点完善策略，希望能够切实推动城建档案管理工作顺利开展，确保管理工作朝着数字化方向发展，也有助于减轻管理人员的工作压力，确保服务质量得到大幅度提高。

关键词：城建;档案管理;数字化建设;问题;思考

随着数字技术水平的不断提高，为各行各业经济活动发展带来了帮助，能够为档案管理工作提供技术上的支持。要想适应当前社会的发展，还需要注重数字化建设，并将数字化技术渗透在城建档案管理中，解决以往管理上存在的问题。笔者就自身多年管理经验提出几点个人观点，希望能够推动城建档案管理工作井然有序开展，进一步利用数字技术提高档案资源利用率，保障企业朝着数字化方向发展，为其带来更大的利润空间。

一、城建档案管理数字化建设的意义

1.减少占用空间

传统城建档案主要以纸质形式记录、保存于档案馆，并需要人工进行管理。日积月累的城建档案，需要巨大的物理空间存储，对档案馆的工作提出了更高要求。通过数字化建设，依赖计算机进行大量档案信息的记录、存储，可减少物理空间的占用，降低档案馆的储存压力，同时还能保证档案的完整性和可靠性。

2.提升管理效率

城建档案管理数字化建设，借助现代数字技术高效完成城建档案的处理，可减少人力、物力资源的投入，还有助于进一步提高城建档案管理效率，进而更好地满足城市快速发展的需求。

3.提升档案利用效率

城建档案记录了城市发展建设历程，也是未来城市建设的重要依据。传统的纸质城建档案管理模式，不利于城建档案的利用，不利于城建档案信息价值的有效发挥。通过推进城建档案管理数字化建设，依托现代互联网技术搭建信息管理平台，可突破档案信息查阅、使用的时空限制，有助于提高城建档案的利用率，为当下建设方案提供科学依据，实现信息资源共享。

二、城建档案管理数字化建设问题

1.资金投入不充足

城建档案管理在数字化建设中面临的问题，不利于档案管理水平的提高。其中，由于资金投入不充足，很难满足档案管理需求。首先，随着企业经营范围的不断扩大，档案管理难度系数也逐步提高，因此需要借助数字技术手段辅助作业，以此来满足资料存储等现实需求。但实际上，由于前期资金投入不到位，资金支持力度不够，而致使档案管理数字化建设速度比较缓慢，难以发挥数字化建设价值，对于现代企业发展也会造成阻碍。其次，由于资金投入不足，也会引发其他问题，如计算机服务器等硬件设备不能及时维修和更新，不仅会影响城建档案管理水平，也不利于将数字化建设工作落到实处，久而久之，会为后续档案管理工作造成影响。

2.缺少专业人才

首先，在城建档案管理数字化建设中，由于缺少专业人才，影响最终的管理效果。因为档案管理比较复杂，对人员要求也比较高，管理人员应具备较高的素质以及较强的能力，才能够为数字化建设提供有力的人员支持。而实际上，部分企业现有的档案管理人员各方面能力并不高，因为他们没有受过专业的技能培训，针对城建档案管理中存在的问题，并不能够进行妥善处理，造成后期数字化建设面临较多的问题。其次，由于管理人员各方面能力不强，不具备专业知识，在实际档案管理中，还会因专业技术水平不高，难以满足数字化建设需求，同时也会因人员工作热情不高，而影响最终城建档案管理质量，这也是由于内部缺少有效的激励对策，难以保障城建档案管理数字化建设效率得到提高。

3.存在安全问题

随着社会不断发展，城建档案管理数字化建设也备受关注，因为这与人们生活之间存在着密不可分的联系。城建档案管理是城市发展中的重要组成部分，在实际建设中面临着很多问题，其中档案管理往往面临着安全问题，因为档案数字化建设不同于传统纸质档案管理，在管理中需要使用到计算机等设备，在一定程度上可以满足档案管理人员工作需求，但是仍旧会遇到一些困难。

比如，由于缺少对网络方面的管理，致使重要的档案信息损坏或者是丢失，难以发挥数字化建设价值。虽然信息技术手段的应用可以帮助管理人员及时将数据信息上传至相应的系统内，但是在信息共享过程中也会面临着安全问题，如受到黑客攻击，严重者会致使重要数据信息被损坏，这对于城建档案管理工作发展会产生诸多影响。

4.管理制度不完善

首先，为了推动档案管理数字化建设工作顺利开展，还需要完善相应的管理制度。但实际上，在城建档案管理数字化建设中，由于管理制度不够完善，很难确保管理工作处于规范化状态。因为现有的管理制度并不能够发挥出真正的作用，制度内容存在着较多漏洞，管理人员针对漏洞并没有及时采取补救措施，很难保障档案信息的真实性与可靠性，更不要講推动数字化建设工作有序展开了，对于后期档案管理工作也会造成阻碍。其次，即使设立了相应的管理制度，但是部分人员并未严格按照制度规定展开管理，致使所设立的管理制度流于形式，难以保障城建档案管理数字化建设工作井然有序开展，使档案管理工作进度受到影响。此外，也会因制度缺失影响整体档案管理服务质量。

5.信息化建设不足

信息化建设是现代企业可持续发展中的重要内容，但在城建档案管理数字化建设中有些管理人员不注重信息化建设，这样就会因信息化建设不到位而影响档案管理水平。档案管理难度系数就比较高，也是城市发展过程中的重要内容，可以利用先进的信息技术手段，完善相应的目录数据库，避免数据信息被盗取或损坏等问题的出现。但是，在实际档案管理时由于不够注重信息化建设，不仅会影响整个数字化建设效果，也间接影响着城建档案管理进度，若不能及时处理，会对城市建设发展造成影响。因为城建档案管理工作关乎城市建设发展，倘若信息化建设不及时，很难保障档案管理工作适应社会变化，反而会直接阻碍城市建设发展。

6.档案资源利用率低

首先，城建档案管理数字化建设的目的是为了提高资源使用效率，但是实际管理上，往往因为种种因素的影响，致使档案资源使用效率低下，这对于现代城市建设发展也是不利的。档案管理关乎城市建设，作为管理人员还需要制定相应的方案，推动数字化建设顺利开展。但是，由于相应的信息资料共享平台不够完善，不仅无法满足工作人员获取数据资源的需求，一定程度上还会拉低整个档案管理水平。其次，由于平台不够完善，也难以满足客户多元化的需求，致使城建档案管理工作不能够有序开展，间接影响了档案资源的使用效率。此外，在数字化建设过程中，针对问题，管理人员并没有予以重视，很难实现提高服务质量的目的，甚至会因资源使用效率不高，而导致其他问题的出现。

三、城建档案管理数字化建设问题的思考

1.加强数字化建设资金投入

为了促进城建档案管理数字化建设工作顺利开展，还需要加强数字化建设资金投入，只有确保资金的充足，才能够提高服务质量。

首先，应了解数字化建设关乎档案管理工作能否顺利开展，所以政府部门应发挥职能作用，加大在数字化建设上的资金投入。比如，可以通过给予资金拨款支持，不仅保障档案管理工作有序开展，也能够为后续管理工作奠定基础。

其次，要积极与政府部门互动交流，这也是为了促进档案管理工作有序开展的关键，当然也要寻找其他途径来获取更多的资金，这样才能够为数字化建设提供资金支持，也可以提高综合服务水平和质量，进而为后期城建档案管理工作发展提供有力保障。除此之外，政府部门也要将眼光放长远，注重资金投入的同时，也要完善服务形式，避免问题的出现，利用数字技术手段保障档案数字化建设工作有序开展。

2.积极引进高素质技能人才

城建档案管理数字化建设效率比较低下，导致问题产生的原因有很多。其中，由于缺少专业人才的影响比较大。任何行业的发展都离不开专业人才的支持，为了保障档案管理工作有序开展，还需要积极引进高素质的技能型人才。首先，可以从外界聘请一些高素质的人才参与城建档案管理工作，这类人才本身就受过专业的技能培训，具有丰富的工作经验，针对档案管理中存在的问题能够及时优化和调整。同时，也要注重对管理人员计算机操作能力的培养，提供培训和学习的机会，提高其素质和工作能力，真正意义上将城建档案管理工作落到实处。其次，在数字化建设过程中，也要赋予相关人员一定的权利，更要注重对其综合能力的考核，对于未通过考核的人员，要制定完善的方案加强指导力度，对于考核合格的人员应给予励奖，可以是予精神上的，也可以是物质上的，这都有助于激发其内在潜能，进而推动城建档案管理数字化建设工作有序开展。

3.加强档案网络安全管理

以往由于网络方面存在安全问题，影响城建档案管理数字化建设进度，所以为了解决问题，相关人员也要加强档案网络安全管理。首先，可以在计算机等设备上安装相应的防病毒软件，确保重要数据信息的完整性和安全性。城市建设往往离不开档案管理，二者处于密不可分的状态，所以在前期统筹规划时，工作人员要想保障档案数字化建设有序开展，更加需要注重网络安全方面的管理。同时，也要提高内部人员风险防范意识，在档案管理中针对潜在的风险要采取有效措施，避免黑客或其他外界因素对重要文件造成的攻击，保障城建档案数据处于完整、真实状态，确保城市建设工作顺利开展。其次，工作人员在档案管理过程中也需要做好本职工作，针对不同的档案管理进行分门别类管理，同时利用科技手段将档案数据信息录入计算机系统，并交由专门人员管理，提高城建档案管理数字化建设质量，为后续管理工作奠定基础。

4.完善相关档案管理制度

行业发展需要确立完善的规章制度，不仅可以对内部人员起到约束作用，还能够确保各项管理工作处于井然有序的开展状态。首先，应根据档案管理工作实际需求建立完善的规章制度，并引导内部人员严格按照制度规定做好本职工作，这是保障档案管理处于规范化状态的重要内容。当然，也要定期对管理制度落实情况加以分析，确保管理制度内容的科学性与严谨性，推动档案管理数据化建设有序开展。其次，为了推动城建档案管理数字化建设工作有序开展，管理人员也要定期对数据库进行更新，相应的网站也要及时更新，以保障档案管理工作效率得到大幅度提升，相比传统管理方法，通过制定完善的管理制度所获得的效果更加显著。管理人员在利用计算机等先进设备进行信息查询和利用时，也要严格遵循规章制度要求进行操作，确保城建档案管理处于规范化管理状态。最后，完善相关档案管理制度既能够为后续档案管理工作奠定基础，也能够发挥数字化建设价值，必须切实将管理制度渗透到各个工作环节。

5.加强信息化建设水平

当今社会是科学信息技术飞速发展的时代，为了保障城建档案管理工作有序开展，在數字化建设中要加强信息技术的应用，这是提高档案管理水平的重要措施。首先，由于城建档案管理资料涉及的内容比较多，不同的资料包含的内容也存在较大差异，资源类型较多，所以为了避免出现问题，需要提高信息建设水平，同时也要对数据库进行全方位的监督和检查，这是避免资源被盗取、损坏等问题的关键。其次，要更新目录数据库或多媒体数据库，在信息化建设中需要确保相关系统的完整性，这是推动档案数字化建设工作有序开展的基础。档案管理关乎城市建设发展，所以为了促进城市发展，要努力提高信息化建设水平。此外，当用户访问档案管理网站时，要设置相应的关卡，应让其进行身份验证，以保障内部重要城建档案信息的安全，从源头上避免资源被盗取或损坏等问题的产生，实现提高城建档案管理数字化建设时效性的目的。

6.提高档案资源使用效率

随着社会经济的不断发展，人们生活条件得到改善，与此同时，对城建档案管理工作也变得越来越重视。首先，以往在数字化建设中档案资源使用效率低较为常见，所以为了避免问题的出现，还需要采取有效方法提高档案资源使用效率。因为档案管理与城市建设发展密不可分，所以为了满足客户多元化的需求，更加需要加强档案数字化建设力度，全面提高档案资源使用效率。其次，要完善相应的信息资料共享平台，通过此平台的构建可以满足用户的需求，让其能够通过共享平台及时获取相应的数据资源，这也是一种提高资源使用效率的重要途径。除此之外，在数字化建设中，也要完善共享平台，应确保平台内包含相应的模块，如资料查询模块、资料使用模块等功能，真正意义上提高档案资源使用效率，切实推动城建档案管理数字化建设健康发展。当然，最终的目的也是为了解决传统纸质档案管理中所面临的问题，真正意义上促进城市发展，最重要的是能够改善人们生活以及促进各行业生产。

四、结语

综上所述，城建档案管理数字化建设中面临着很多问题，这些问题的产生原因来自方方面面，不利于城市建设发展，所以为了解决问题，应加强数字化建设资金投入并引进高素质技能型人才，还要加强网络安全管理并完善管理制度，最重要的是要加强信息化建设以及提高资源使用效率，这都是实现档案数字化建设的重要内容，从而切实满足用户的实际需求，为其提供更加优质的服务。

参考文献：

[1]罗晓蔚.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].科技经济导刊，2021

[2]刘雪峰.关于城建档案管理数字化建设的几点思考[J].城建档案，2021

[3]王文娜.城建档案管理数字化建设问题探究[J].黑龙江档案，2021

[4]苗春丹.城建档案管理数字化建设问题探析[J].兰台内外，2020

[5]李 晓.城建档案管理数字化建设问题分析[J].办公室业务，2020

（作者单位：山东省泰安市城市建设档案馆）