数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析

张黎一

摘 要：随着现代社会信息技术的飞速发展，数字信息化技术已经融入人们生活的方方面面。医院人事档案管理是医院管理工作中极其重要的部分，医院必须加以重视，如果能够把数字信息化技术融入医院人事档案管理，将在很大程度上提高医院的工作效率，对于医院今后的长远发展具有深远意义。因此，为了适应数字化时代的发展要求，数字化管理模式已经逐步成为我国医院建设的重点。但在实际建设过程中，医院还存在着各种各样的问题，探索一条合适的医院人事档案管理的数字信息化道路已经成为医院管理的当务之急。

关键词：数字信息化;医院;人事档案管理

当今世界已经进入了数字化、信息化时代，随着5G技术、大数据等各项新技术的大规模应用，各行各业的人事档案管理工作也在悄然间发生了转型。医院人事档案管理一直存在着档案信息庞大、统计工作复杂、人事信息变更频繁等棘手问题，实施数字化模式可以有效简化传统的人事档案管理模式，提高人事档案管理的工作效率，推动医院更好地发展。

一、医院人事档案数字信息化管理存在的问题

1.资金投入不足

现阶段，我国许多医院依然采取传统的人事档案管理方式，归根结底还是因为缺乏政策支持，导致许多医院资金投入不足。医院人事档案管理在数字信息化的过程中离不开完善的硬件设备和软件系统，但由于缺乏足够的资金，目前我国医院在数字化建设过程中普遍缺乏完善的设备设施，严重制约了数字信息化在医院人事档案管理中的应用。即使是那些已经进行了数字信息化建设的医院，建设设备设施应运而生速度慢、技术基础薄弱、数据库建设不完整等问题层出不穷，究其原因还是因为医院的重视程度不够，未能投入足够的资金。在医院传统的观念中，医院的主要任务是救死扶伤，而档案管理被认为是没有实际意义的工作，资金应该主要花费在医疗器材购买和医务人员的培养等能够提升医院医疗水平的工作中，忽视了医院人事档案管理的重要性。只有那些财力雄厚、规模庞大的重点医院才愿意投入大量资金到医院人事档案管理数字信息化中，而那些规模较小的医院即使有充足的资金也会优先投入其他地方，不会在档案管理中投入太多资金。现阶段，我国大部分医院的人事档案管理缺乏政策支持，得不到足够的重视，因此缺乏足够的资金投入。

2.缺乏数字管理的专业人才

医院人事档案数字信息化的过程中既需要完善配套的软硬件设备设施，也离不开数字化管理的专业人才。如果缺乏专业的数字化管理人才，那么再完善的设施也很难发挥出作用，严重影响医院人事档案管理的正常运行。然而目前，我国大部分医院依旧沿用传统的人事档案管理方式，这种方式对人才的要求并不高，许多医院的档案管理人员多为年龄偏大或调动人员。随着数字信息技术在医院管理中的应用，这些工作人员的档案管理观念依旧停留在传统的档案管理阶段，他们的思想比较保守，对数字信息新技术的应用有一定的抵触心理。他们不善于紧跟时代发展潮流学习数字化信息管理技术，即使在培训过程中，他们对于新技术的理解与认识也与专业的数字化管理人才存在着较大差距，造成医院人事檔案管理人员普遍缺乏足够的计算机技术知识，对数字化信息软件应用不够熟练。此外，在医院的管理体系中，人事档案管理一直被视为可有可无的存在，医院在该岗位人才分配中也并未给予足够的重视，工作人员的档案管理专业性较差，导致该岗位工作人员综合素质普遍达不到数字信息化管理的要求。

3.缺乏数字信息化的长远规划

数字信息化技术是一项近几年来随着网络计算机技术发展的新兴技术，对于这项技术的多方面应用还普遍处于探索阶段。对于医院人事档案管理来说，过去一直使用的是纸质人事档案存储信息，而数字信息化技术虽然有着诸多便利，但在应用过程中，因为数字信息化技术发展尚未成熟且前景缺乏长远规划。医院人事档案管理工作如果一开始就缺乏长远、科学、合理的规划，那么在以后的发展中，最终的发展方向就会偏离原先制定的目标，很难取得实质性进步。医院缺乏数字信息技术应用的经验，也找不到成熟的应用案例，只能把更多的注意力放在眼前的利益上，这就导致医院的数字信息化应用只能便捷地查找很短一段时间内的档案信息，如果时间线拉长则存在着档案信息查找困难或者查找错乱的风险。此外，数字信息化在医院人事档案管理应用过程中缺乏明确的管理规范，在信息查找方面也比较困难，如何利用好信息化技术依然需要医院在不断实践过程中寻找答案。

综上，出于种种原因，部分医院并未以长远的眼光来看待数字信息化技术的应用，从而在数字化建设过程中失去了先机。

二、数字信息化在医院人事档案管理中应用的意义

1.能够实现医院内部信息共享

数字信息化的一大特点就是加快了信息流通的速率，因此医院在应用数字信息化技术进行人事档案管理过程中，可以整合医院的各种人事资源，将人事信息整理得井井有条。通过人事档案数字化技术、人事档案数字化管理系统等无纸化平台，能够将医院各部门的工作信息清晰地呈现在计算机中，有利于实现各部门的信息交流，保持各部门之间的相对开放性。通过实时的互联网信息，实现医院的智能化升级，确保医院的各项工作更加具有时效性，避免了以往各部门因为信息共享困难而出现的问题。人事档案数字化管理，为医院信息的快速流通提供了有利条件，从而促进医院的信息化建设。

2.显著提高医院人事档案管理效率

在我国传统的人事档案管理模式中，人事档案管理的工作周期较长，各类信息查询检索速度极慢，无法对整体档案数据进行系统化分析，严重影响了医院人事档案管理工作效率。通过在医院人事档案管理中应用数字信息化技术，如果医院出现频繁的人事调动，档案管理人员只要在计算机上就能便捷地查询到相关人员的档案信息，进一步降低了人事管理的难度。只要把医院工作人员的档案信息录入计算机系统，即可随时随地对工作人员的档案信息进行查询，即便管理档案的人员离职，新职工也可以在计算机上检索到相关信息。

3.有利于医院人事档案的持久保护

传统的档案管理方式都是以馆藏的形式存在，不仅占用了宝贵的空间，而且原始档案很容易发生折旧磨损。纸张档案很容易受到环境的影响而被损害，在现实生活中，如果频繁借阅、翻阅档案材料，很容易提高人事档案的损害率。数字化档案管理把各种档案信息存储到云端，可以实现档案资料的长期无纸化存储，摆脱传统纸质文件存储方式的束缚。数字化管理通过把纸质档案的信息录入计算机系统储存到云端，有效降低对档案信息查找的次数，节约查找档案信息的时间，同时在一定程度上也能避免人为随意篡改档案信息，有利于档案信息在较长时间内保存完好。

三、数字信息化在医院人事档案管理中应用的措施

1.提高对医院人事档案数字化管理的重视程度

随着数字化技术的发展，各行各业都加大了对数字信息化技术的重视程度，以便在未来竞争激烈的市场环境中脱颖而出。医院人事档案管理普遍存在着重复性工作多、纸质材料泛滥等问题，医院急需引入数字信息化技术加强对人事档案的管理。医院负责人要带头重视数字化管理工作，制定相关规章制度，鼓励档案管理人员积极学习数字信息化技术。

数字化建设过程中离不开各种数字信息化设备和专业人才，医院要加大数字信息化的资金投入力度，除了配备完善的硬件和软件设备设施外，还需要投入大量资金组织工作人员培训数字化知识，培养档案管理人员用数字化思维去处理档案管理中的各种问题。针对档案管理人员在数字化应用过程中遇到的各类问题，医院负责人要高度重视，组织相关专家对存在的问题进行详细解答与指导。总而言之，医院必须改变传统的人事档案管理观念，结合自身的发展特点，制定出一套完备的数字化档案管理改革方案，推动医院的数字信息化建设。

2.提高人事档案管理人员素质

在数字信息化建设过程中，人才建设一直是整个建设过程的关键一环。目前，我国医院的人事档案管理人员结构不太合理，缺少计算机技术方面的专业人才，很难保证医院数字信息化建设能够顺利完成。因此，医院要加大信息化人才引进力度，吸引优秀的数字化人才到医院任职，参与人事档案管理，从而加快医院的数字信息化建设速度。医院在招聘人事管理工作人员时除了要注重人事管理方面的专业能力外，还要考察其对数字信息化的了解程度，要求具备一定的计算机软件应用能力，能够熟练掌握工作过程中需要具备的数字信息化知识。档案管理人员必须充分了解医院内部人事档案相关规定和政策，具备良好的创新意识和创新能力，挖掘档案管理的深层次需求，保证能在最大程度上發挥人事档案管理的价值，为医院的医疗水平、科研教学等活动的开展创造条件，从而提高医院经济效益。医院还要积极组织人事档案管理工作人员接受相关知识的培训，重点对职工的数字信息化档案管理能力进行培训，确保职工的工作能力符合医院数字信息化要求。

3.规范医院人事档案数字化管理

在数字化建设过程中，医院除了要加强软硬件设备设施的建设外，还需要提高医院人事档案数字化管理水平。目前，我国医院的数字化建设尚未成熟，但随着数字化成为未来医院建设的主流趋势，数字化管理制度会越来越完善。为了确保数字化系统的正常运行，要制定相应的规章管理制度，严格规定档案信息的录入、变更、移动、删除等流程。在纸质档案数字化的过程中，必须严格审核档案信息的真实性，杜绝虚假信息录入系统，尽可能避免因为管理混乱而出现虚假信息的现象，信息审核的过程也必须坚持公正公开原则，除非有明确的证据，否则不能对档案信息进行订正，只能依据纸质档案的信息如实录入。

在信息录入计算机的过程中，如果个别档案信息在此时发生了变更，要及时利用数字化管理的优势，根据相关规定对个人档案信息进行更改。医院要完善档案审核制度，制定严格的人事档案信息审核程序，防止随意篡改档案信息的事件发生。对于人事档案管理中的棘手问题，要进行系统与理性的思考，根据合理的程序进行处理。不同于其他传统行业，医院对人事档案信息的管理应该更加严格，因此必须制定明确的管理制度作为档案管理的基本准则。医院要尽可能避免在档案管理过程中出现重大失误，即使出现个别档案管理问题，也能迅速找到问题的根源，确定档案管理责任人。

4.树立人事档案信息管理安全意识

在数字信息化背景下，虽然该技术为人们日常生活带来了诸多便利，提高了工作生活的质量，但信息安全问题一直是现代社会不可忽视的重大隐患。

当今社会，随着医院数字信息化的建设，越来越多的人事信息被录入了计算机系统，一旦被不法分子网络攻击，很可能造成大量人事档案信息泄露，对我国的医疗系统产生不利的影响。为了规避信息安全风险，医院必须时刻保持警惕，树立信息管理安全意识，采取各种有效措施来保障信息安全。医院要加强对档案管理人员的审核，制定严格的档案信息保密制度，督促档案管理人员树立信息安全意识，确保所有工作人员能够严格按照医院规定对人事档案信息进行处理。医院要加大对信息软件系统的检查力度，更换为安全的网络端口来提高数字信息系统的防御病毒能力。对重要的人事档案数据需要进行额外的备份，可以通过集中存储、数据离线存储、数据冷备份、异地镜像备份、计算机操作入口身份认证等方法，确保人事档案信息的安全。

档案管理人员还需要根据信息重要程度进行分类，加大对重要的档案信息的保护力度，为不同的档案文件设置不同的浏览权限，确保重要核心的档案信息不会被一般人员接触到，加强档案信息保密功能。此外，医院还需要做好数字信息化设备的维护工作，定期对医院的硬件设备和档案管理系统软件进行全方位的检查，确保设备能够长久稳定工作。此外，虽然要鼓励医院在档案管理方面实施数字信息化，但医院同时要继续处理好纸质档案与电子档案之间的关系，需要对纸质档案做好防护工作。

5.提升人事档案的信息利用率

医院开展人事档案管理数字信息化主要目的之一就是为了提高医院处理档案信息的工作效率，因此医院必须把提升信息化人事档案综合利用率作为主要目标。首先，医院要对人事档案的创建过程进行优化，在档案信息收集、档案借阅、档案保存等过程中实施数字化改革，确保在整个过程中能够高效处理医院人事档案信息，实现档案管理信息化建设的相关工作能够快速平稳过渡。医院在收集档案信息的过程中需要对人事档案信息严格检查，保证档案信息的真实性和完整性，避免收集的资料出现信息遗漏和错误，避免出现档案信息重复收集，提高信息收集效率。医院要制定严格的信息划分标准，将收集的信息准确录入计算机中，明确每位工作人员的工作职责。医院要发挥数字化优势，将信息检索快、信息更新及时等优势转化成档案利用效率的提高。此外，在医院人事档案信息的提取过程中必须高度重视信息的安全性，还要确保所提取的信息内容适配准确无误。

四、结语

在数字信息化发展的过程中，传统的人事档案管理工作已经无法满足现代社会的发展需求，因此医院必须抓住数字化发展机遇，加快推进医院人事档案管理的数字化进程。医院要充分重视数字信息化技术在医院档案管理中的作用，通过融入数字化技术提高医院档案管理的工作效率，为医院在新时期长远健康地发展奠定良好的基础。

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（作者单位：河南省生殖健康科学技术研究院）