从现代人力资源管理谈人事档案管理工作

陈镜莲

摘 要：21世纪是个知识时代，这个时代背景下的企业和人才时刻都处在竞争当中，所以我们时刻都不能停止知识储备的更新。对于企业来说，人力资源管理部门占据着越来越重要的位置，它的工作事关企业的人事档案，而人事档案是人力资源的核心内容，只有做好人事档案的管理工作才能保证人力资源部门的高效运行，进而保证企业的健康良好发展。本文在企业人力资源管理中对人事档案的新要求进行了分析，仅供参考。

关键词：企业；人力资源管理；人事档案管理；新要求

人事档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分，牵一发而动全身，企业经营的改革使得人力资源管理要求人事档案的管理工作也需要进行创新。人事档案的管理工作要与人力资源的管理工作协调一致，只有相互促进，共同优化，才能促使工作的良好运行，提高企业市场中的竞争力，推动企业更好的发展。所以，人事档案的管理工作是企业运行中不可忽视的重要组成部分，人事档案的改革创新迫在眉睫，是一项非常有必要的工作。

1 我国企业人事档案管理工作中存在的不足

1.1 人事档案材料有一定的局限性，材料不具备较好的完整性

目前诸多企业的人事档案内容多数呈现出一个特点，就是信息量少，不全面，从内容上看，基本是称赞的内容，没有任何缺点和不良的记录。这在一定程度上使得企业在评价一个员工时出现偏差，影响企业的正常决策和判断。除此以外，有些员工的信息记录并不完整，其中不少还存在着与事实出入较大的情况。这种现象在一定程度上反映出人事档案的管理工作并不认真，管理人员没有按照实情进行信息的填写与记录，影响了人力资源对员工的评价，从而影响企业的正常运行，不利于企业的健康发展。人事档案的管理工作是人力资源管理中的重心，人事档案出现偏差，人力资源管理是受影响最大、最直接的，所以做好人事档案的管理工作对企业有着重大的意义。

1.2 企业档案管理机制不够灵活

中国是发展中国家发展速度最快的国家，同时也是国际上重要的市场之一，它的发展理所当然的带动了市场经济，随着市场经济的发展，企业对于人才的要求呈现出高要求、多样化的特征。因此传统的人事档案管理模式已经逐渐被企业摒弃。企业在进行招聘时，看中的是员工的综合能力和工作经验。对员工的约束力也从以前的人事档案转变为如今的合同签订和协议的方式。通过具有法律效力的书面约定，形成公司对员工的约束和管理。

员工与用人单位签订劳动合同或是协议后，就要按照合同或是协议中的内容履行自己的职责，做好自己分内工作。在此期间，员工可以凭借自己的努力或是实力获得晋升的机会，从而得到更高的待遇或福利。这也是用人单位凝聚员工向心力的重要手段之一，使得员工充满对公司的认同感并积极工作。由于市场竞争力的逐步扩大，各企业为了发展开始变更招聘制度，这使得许多优秀人才在进行福利的对比后，开始出现跳槽情况。跳槽后，员工所在原公司的人事档案就必须进行调动。但是在合同或是协议的约束下，原公司为了自身的利益，不会轻易放行其档案，这样，就使得死档弃档及人档脱节的现象产生。

此外，人才流动已经成为了社会的一大趋势，这使得很多企业的人事档案无法及时调动和管理，相关的管理工作无法有效的进行，从而影响了企业的正常人事档案管理工作的开展。这种情况已经不能满足现代企业对灵活管理机制的需求。

1.3 企业人事档案管理的管理方法相对较为落后

在信息技术发展的同时，计算机技术为人们的生活提供了更加便利的服务，然而，部分企业以及部门在对档案的管理工作中，并没有采用计算机技术，而还是沿用的手工操作，而这样的方法不仅使得管理工作的效率下降，而且还使得档案中的人事信息并不完整，其与实际的员工个人情况会有很大的出入，从而使得人力资源管理工作无法有效的开展。另外，由于管理方法的相对落后，也使得人事档案信息容易出现过于简单的状况，导致企业无法对其进行利用，也使得人力资源管理工作的开展变得更加困难。

2 对人事档案管理工作的建议

2.1 对现有的档案管理制度和方式进行有效的改革和创新，提高人事档案管理水平

建立有效的人事档案管理制度，对人事档案进行集中管理，加大对人事档案管理的资金投入，在管理人员上进行有效的添加，引用先进的设备等，不断的对人事档案管理工作进行创新和改革，使得人事档案管理工作能够更加的系统化和科学化，从而可以使得人力资源管理工作可以更好的开展。构建一个健全的、现代化的信息资源管理系统，依据该系统对人事档案管理工作进行保障，不断提高认识档案管理工作的效率，保障所存储信息的安全性、可靠性和真实性。要建立一个数据库，时刻对数据库中的信息进行更新，保障人事档案信息与实际情况相符合，从而可以进一步的提高人力资源管理工作的效率，进而可以推动企业的发展。

2.2 加强人事档案的真实性，杜绝虚假信息

人事档案信息资料的收集工作，必须从实际出发，实事求是，个人基本信息要与本人情况一致，且清晰明了，不能出现反差。此外，加强对档案法规的监督管理，提高管理者与公民的守法意识。在档案的相关法规上，国家相关部门要及时修改完善，与社会的步调一致，适应企业的发展需要，从事档案管理工作的人员要遵守法规、不能滥用职权。

2.3 提高人事档案管理工作人员的专业素养

档案工作人员是档案工作的主体，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。人事档案管理的工作人员不仅要有较高的职业道德素养，较强的责任感和使命感，还要加强自身专业知识的积累。提高管理人员的科学技术知识，掌握操作现代化工具的本领，不断对管理制度的创新提出建议，树立拥有现代科技知识的快捷、优质、高效综合服务档案管理观念。还要根据目前工作的特点和特殊环境，进行相关专业知识的培养。

2.4 深入开发和利用人事档案信息资源

开发并高效利用人事档案信息对人力资源工作的顺利展开有积极的作用。在开发利用人事档案信息时，工作人员要遵守职业道德，对保密性严格的档案不能深入开展工作。但对有效的资源可以进行开发利用，从而更有效的为人力资源需求服务。

结束语

档案管理工作的有效实施能够促进社会的和谐发展，提高企业的工作效率，增强企业的硬实力，提高其在市场中的竞争力，这也是人事档案管理改革的最终目的。就当前的情况来说，人事档案管理的工作进行的并不顺利，需要相关的人事和单位进行调整并加以完善。只有不断提高，符合社会的发展，顺应时代需求，才能更好的发挥人力资源在改革中的积极作用，方便人事档案管理工作的有效进行。

参考文献

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