数字化档案管理的优势及建议

韩晓萍

摘 要：数字化档案管理具备信息采集迅速、存储空间小、管理成本低等优点，已经成为当前我国企事业单位档案管理工作的主要发展方向。但是，当前我国数字化档案管理中也存在安全保密难以控制、管理人才相对欠缺、管理系统兼容性有待提升等问题。我国企事业单位必须要立足工作实际，进一步创新改革数字化档案管理思维和手段，才能逐步创建更高效率的现代数字化档案管理模式。

关键词：数字化档案;档案管理;优势建议

2021年，最新实施的《中华人民共和国档案管理法》规定。规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平。数字化档案管理，借助最新的扫描、输入、共享等技术，将传统载体档案转为便于查询的电子格式存入数据库，并根据不同类别建立索引，能够快速实现档案信息的采集、整理、上传，其储存空间小、成本低、维护便捷等优势非常明显。新时期，创新档案数字化管理手段和方式，已经成为提升档案管理工作效率的必然选择。2021年，抽样统计数据显示，数字化档案管理模式已经成为我国企事业单位在档案管理工作中的主流，特别是在常规档案管理工作中，数字化档案管理已经占九成以上。

一、我国档案管理现状

我国一直重视档案管理工作，不断创新档案管理理念，提高档案管理实效。与大多数国家一样，我国档案管理也经历了“纸质化档案管理”“半纸质半信息化”“现代数字化档案管理”三个主要发展阶段。目前，随着5G通信、云端网络、边缘计算等新技术的不断涌现，推动我国各行各业的档案管理全面进入“现代数字化档案管理”阶段。

2021年，我国颁布实施新的《档案管理法》，对档案管理提出更高的标准与要求，特别提出要重视现代信息化、数字化档案管理手段的创新，但同时也提出各行业、各单位、各部门必须加强互联网安全防护，确保档案信息数据安全。我国档案管理工作，特别是数字化档案管理进入新一轮加速发展时期。

目前，传统纸质化档案管理方式尽管仍存在，但是占比正在逐步降低。从企业档案管理看，现代大中型企业基本上已经建立了完善有序的数字化档案管理体系，甚至有的企业已经完全实现“无纸化”办公。从事业单位档案管理看，仍然保留大量纸质化档案管理工作方式，但是2018年统计数据显示，数字化档案管理占比已经超过传统纸质化管理。特别是在常规工作推进中，事业单位数字化档案管理应用相对更为普遍。简言之，档案管理数字化、网络化，已经成为当前国内企事业单位档案管理的主流方式。

二、数字化档案管理的优势

与传统纸质化档案管理模式相比，随着现代通信、数字网络技术的不断创新，数字化档案管理模式的优势日益明显。

1.提高档案管理效率

数字化档案管理可以极大提高档案管理效率，优化档案管理流程，推动各项工作更加快速便捷地开展。从档案信息数据的采集来看，数字化档案借助数码摄像、移动终端等手段可以实现更大规模、更快速度的数据信息收集。档案管理人员只要通过手机、电脑等工具随时录入信息即可;从档案信息的分析、整合、上传等来看，通过数字管理中心的智能化分析，能更快实现信息的“去伪存真”“去粗取精”，更精准、更全面地开展信息整合、电子档案上传共享等工作;从档案信息的存储、更新来看，信息化档案存储空间小、存储效率高、更新便捷，而且可以借助共享端口随时调阅档案信息，经过密钥授权对一些过时、陈旧的数字信息随时开展剔除、更换;从档案使用者角度看，档案管理的直接目的就是方便查询利用，档案管理信息化可以提供超时空应用环境，便于更好地开展工作配合。2019年，国内某档案管理统计数据显示，与传统纸质化档案管理模式相比，数字化档案管理效率得到大幅度提高。

2.增强档案原件保护

传统纸质化档案管理时期，档案材料众多，档案管理工作压力大，遇到的最大难题就是档案原件的保护问题。纸质档案原件保护相对较难，容易受到气温、虫害等因素的影响，可能会发生变色失真、潮湿粘连、虫吃鼠咬、无故遗失等问题，档案损毁率较高，且一旦出现问题，将会给后续工作带来难以估量的损失。数字化档案管理则可以彻底解决上述问题。档案管理数字化，把众多档案信息数据输入电子存储单元，并可随时进行备份，不受气温、虫害等因素影响，可以做到档案原件的全天候保护，档案损毁率明显降低，甚至趋近于零。以国内某事业单位为例，因工作性质积累了大量原始纸质档案，档案管理工作难度本身就大，部分纸质档案出现潮湿粘连现象，关键文字、数据不清，给后续的档案管理工作带来麻烦，而把纸质档案信息数字化升级后，彻底消除了上述隐患。

3.助力档案系统拓维升级

传统纸质化档案管理时期，要想开展大领域、大范围的档案管理，难度可想而知。即便是同部门进行档案一体化管理，难度也较大。而采用数字化档案管理方式，可以实现更大范围地跨部门、跨行业档案管理，档案管理空间得到无限放大。可以借助网络平台，建立档案信息集中处理中心，档案处理、共享效率得到明显增强，实现更高端的业务合作。简言之，信息互联网时代，档案管理数字化可以拓维升级档案系统，实现更广、更深空间的档案管理协同办公。大力推进数字化档案管理模式，能够打通部门之间档案信息数据壁垒，实现更高效率、更宽领域的档案管理合作，档案使用者可以随时借助密钥查询所需要的信息数据，极大地提升了工作效率。未来，随着档案管理数字化的进一步发展，我们将正式走入一体化、系统化现代档案管理时代。

4.降低档案管理成本

档案管理数字化带来最明显的优势，就是档案管理成本大幅度降低。以国内某地方政府机关为例，2015年之前，该部门有数名档案管理人员，每天处理大量纸质档案归档、维护、整理、记录等工作，工作时间长、压力大、效率低。采用数字化档案管理后，档案管理人数减少一半，管理效率却提升10倍，同时人员的减少在很大程度上也压缩了成本支出。從档案维护看，借助数字化管理平台能够方便快捷地开展信息整合、查漏补缺等工作，维护成本也做到了最大节约。2021年，抽样对比统计数据显示，数字化档案管理下，人工成本降低四成以上，维护成本更是大幅降低。档案管理数字化不但直接带来人工、维护等成本的大幅降低，还提高了档案管理效率，对其他部门、其他工作的开展也发挥着“润滑剂”作用，由此带来的间接成本节约或盈利增厚效应不容小觑。

三、档案管理数字化中存在的新问题

档案管理数字化优势突出，但是调研发现，这种新颖的档案管理模式在应用中也出现了一些新的问题。

1.电子档案的安全保密难以控制

做好档案信息的安全保密工作，是档案管理的重要内容。现阶段，我国出台制定的各项档案管理法律法规，对电子档案的安全保密工作的重视度不断提升，要求根据工作范围、工作性质等随时升级电子档案安全防护系统。但是，部分企事业单位在电子档案管理中时仍会出现信息数据泄露等现象。比如，山东某企业2018年全面采用“OA”档案管理系统，但是在档案用户准入门槛管理中却出现失误，部分非企业人员通过虚假注册方式混入档案管理系统之中，导致部分机密档案信息泄露，给企业带来重大损失。除了企业自身电子档案管理重视度不够外，从客观层面看，部分网络黑客的攻击软件也在不断升级换代，这给现代数字化档案安全保密管理带来严峻压力。简言之，现代数字化档案管理中，做好档案信息的安全保密工作，势在必行。

2.档案管理数字化人才相对欠缺

要想做好档案管理数字化工作，必须要有专业人才的支持。从我国当前档案管理现状看，高素质、专业化的档案管理数字化人才相对短缺。有的部门档案管理人员仍然习惯采用传统纸质档案管理方式，对新型数字化管理手段的接受应用度相对不高。特别是年龄较大的档案管理人员，档案管理数字化素养更是不高，自身又缺乏学习欲望。有的部门档案管理人员虽然具备一定数字化工作素养，但是长期缺乏专业培训，对一些新型数字化档案管理知识与技能的理解应用相对不足。

鉴于此，一些单位和部门已经开始进行数字化档案管理人才的引进与培训，但是引进人才有限，并未建立常态化人才引育机制，对现有档案管理人员的培训也不到位，档案管理数字化工作开展难度可想而知。

3.不同档案管理系统兼容性有待提升

档案管理数字化系统在理论上为实现管理空间得到无限放大。但是，调查发现，在档案管理数字化实践中，不同档案管理系统之间由于兼容性相对较差，并未实现更大范围的集约性管理。大多数情况下，数字化档案的一体化、系统化管理仍然受到行业、部门等严格局限。即便是同一部门，在档案管理数字化软件的采购型号不统一、软件升级不一致等情况下，也容易产生兼容不足问题。比如，有的档案信息采用的WPS最新版本，而其他部门仍然沿用以往版本或其他办公处理软件，就容易出现档案信息共享后，字体、大小、行间距等差异性;再如，有的行业之间开展档案信息互动共享，由于行业术语不同，所选择的软件识别度有所差异，也容易导致兼容性差现象。从根源上看，不同档案管理系统兼容性较差，纯粹是技术性问题。

除此之外，缺乏档案管理数字化长远规划设计，不同部门之间档案数字化管理工作进度不统一等，也是当前我国开展档案管理数字化改革必须要解决的问题。

四、加强数字化档案管理的建议

1.采用专业“防火墙”，确保电子档案安全

保障档案信息安全，防止档案数据泄密，是当前数字化档案管理工作的重点。首先，要提高数字化档案管理安全保密的重视度。加强档案管理人员的安全保密培训，让他们在工作中时刻重视做好档案信息数据的安全防护工作。其次，要根据不同类型档案的管理标准、管理要求等，不断升级电子档案安全防护等级，特别是一些机密性档案最好单独设置安全密钥。如有必要，部门之间可以联合开发专属防护软件。再次，在档案管理安全软件的采购中，要选择市场认同度高、性能优越的软件。在采购软件之前，最好与相关供应商签署“防火墙”升级维护协议，要能有效应对不断升级的黑客攻击。最后，档案管理部门需要定期开展档案管理“防火墙”巡查监管工作，发现问题要及时上报，安排或选择专业人士第一时间进行维护。

2.引进高素质人才，定期开展业务培训

加强档案管理人才的引进与培训，是做好数字化档案管理工作的强大人力资源保障。引进人才要适当提高门槛，看其是否具备较强的数字化档案管理知识与技能。可通过与高校档案管理专业签订人才引进协议或委培合同，由高校为其提供或培养相关人才。当然，也可以通过人才市场公开招聘方式引进。同时，要建立常态化人才培训机制，定期开展人才培训，让档案管理人员不断掌握最新的知識与技能，能够比较熟练地运用数字化档案管理工具，更好地推进档案数字化管理工作。同时，也要鼓励一线档案管理人员自我“充电”，制定个人工作素养提升方案。单位在评估档案管理工作中，对具备创新工作思维、作出突出贡献的档案管理人员要适当给予物质奖励，在评优评先中应当有所侧重。

3.型号标准，提高管理系统兼容性

创建更宽范围、更深层次的数字化档案管理体系，必须要解决系统兼容性差问题。只有统一档案管理软件的型号标准，约定同时段升级维护，才能确保软件兼容性。具体做法：同一行业或同一部门，特别是存在紧密业务合作的单位之间，在购置档案管理软件前，应当相互约定，签订统一型号标准的软件采购方案，确保从源头上保障管理系统的兼容。

除此之外，还要定期做好软件的升级换代，约定好同一时间段开展升级维护等工作，等待升级完成后再开展管理系统之间的档案信息传递、共享等工作。当然，要想保障管理系统的兼容性，还需要专业技术人员的参与，可以通过自我培训或第三方服务采购方式，做好系统兼容性维护工作。同时，还要制定数字化档案管理长远规划设计，协调统一不同部门之间档案管理数字化进度等工作。

五、结语

与传统纸质档案管理相比，数字化档案管理优势明显，已经成为当前我国企事业单位档案管理工作的主流选择。但是，当前数字化档案管理中也出现一些新的问题，如安全保密难以控制、管理人才相对欠缺、管理系统兼容性有待提升等。我国企事业单位必须要立足工作实际，采取针对性问题解决措施，逐步创建更高效率的现代数字化档案管理模式。

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（作者单位：济南市历城区自然资源局）