高校档案管理信息化建设论述

贾喜华

摘 要：信息技术应用于高校档案管理，实现高校档案管理的信息化，不仅有效保护了档案原件，也提升了档案利用效率，实现高校档案信息资源共享，为高校教学、科研和管理提供有力保障。本文在分析了高校档案管理信息化建设的现实意义、基本内涵以及主要原则的基础上，从顶层设计、规范制定、信息安全和业务素能等方面，提出具体应对之策，具有指导意义。

关键词：档案管理信息化;高校档案;互联网

为适应信息时代档案管理的现实需要，根据《高等学校档案管理办法》规定，要设立专项经费，配置高校档案信息化建设所必要的软硬件设施，应统筹推进高校档案信息化建设步伐，做好顶层设计和规划，结合高校档案信息化建设的现实需要，分步实施，确保实效。

一、高校档案管理信息化建设的意义

高校档案管理的信息化，不仅有效保护了档案原件，也提升了档案利用效率，实现高校档案信息资源共享，有力保障了高校教学、科研和管理活动的开展。

1.利于原始档案保护

传统高校纸质档案存储占用空间大，且纸质载体的档案又极易受到温度、湿度、光照的影响而变得发霉、发黄，尤其是随着后期对高校档案查询、利用频率的增加，高校原始档案的保护变得尤为迫切。计算机信息技术的应用，将纸质档案扫描存储于计算机、数据库中，能够有效保护原始档案的安全。

2.利于档案信息查询

传统高校档案查询利用主要依靠人工手工方式，根据先前的标记卡片再到库房查询，不仅费时费力，工作效率还非常低下。在信息技术时代，高校将信息技术应用于档案管理中，通过互联网信息技术的应用，实现分类查询、模糊查询和组合查询，精准、高效地查找到所需档案资料。

3.利于数据信息共享

信息技术的应用打破了“信息孤岛”，有效发挥出高校档案在教学、科研和校园管理中的价值功能。随着信息技术的应用，尤其是互联网络技术的应用，打破了校园与校园之间、院系与院系之间的信息壁垒，实现了高校档案信息资源的互联、共享，突破了高校档案利用的时空界限。

二、高校档案管理信息化建设的内涵

高校档案信息化建设涉及到信息学、档案学、管理学等相关理论，也是一项复杂的系统性工程，也是一项组织结构明确、涵盖内容丰富、管理体系严密的基础性工作。

1.信息存储数字化

高校档案信息存储数字化，是指利用计算机、信息网络、大数据技术，将纸质等为主要形态的档案管理向以信息技术应用为主导的数字化、信息化形态管理转变。高校档案信息化建设的基础及前提便是信息数字化，要着力打造档案信息存储数字化。严格按照《高等学校档案管理办法》的提出要：“对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档案保管”。通过将高校纸质档案、视音频档案等不同载体档案信息数字化，为管理信息化的实现奠定扎实基础。

2.信息管理标准化

将传统媒介的高校档案信息数字化采集后，利用现代信息技术，依托专门的档案管理软件，实现高校档案信息化管理。而要顺利实现这一目标任务，离不开严格的操作规范和技术标准，如《电子档案管理系统基本功能规定》《数字档案馆建设指南》等，这些标准和规范为当前高校档案信息化建设提供了可执行的规范和依据。高校档案信息化建设要结合高校档案管理实际需要，在相关规范和标准的基础上，进一步完善标准、技术规范。

3.信息利用网络化

随着5G技术以及现代互联网络技术的发展和应用，为高校档案信息化管理提供了技术基础和平台保障，高校档案的查询、利用实现了网络化管理。因此，应将高校档案管理信息化与互联网、校园网、局域网平台的搭建结合起来，实现高校档案网络化利用。

三、高校档案管理信息化建设的原则

高校档案信息化建设，既要确保档案管理的科学规范，也要保证档案管理的安全高效。应坚持安全、文档一体、双套制原则和要求。

1.安全性

首要原则是坚持安全性。在信息网络时代，高校档案面临着黑客攻击、病毒入侵、信息易丢失、被篡改等非传统的安全因素威胁，尤其是局域网、互联网和校园网平台的搭建及应用，利用采取数据加密、数据备份、只读存储器等现代技术手段，切实保障高校档案信息资源安全。

2.文档一体化

所谓文档一体化，即文档管理一体化，是实现高校档案管理信息化的切入点。高校部门众多，职能范畴不同，文件的编号、分发和归档多由部门独立完成，再交由档案管理部门统一鉴定、分类、组卷、著录等。坚持文档一体化原则，实现了档案管理与文件处理的无缝衔接。通过统一标准、流程和要求，借助信息网络技术和平台，实现文件生成至归档、利用的一体化管理。

3.双套制

双套制，就是指在保存高校电子文档的同时，将电子文档以硬拷贝输出形成纸质文件，实现电子文档与纸质文件的保存和利用。落实双套制原则，既可以有效保存展示高校教学、管理和科研本来面目的纸质形态，也可以利用信息技术，发挥电子文档在传输、检索、共享方面的巨大优势。双套制有效解决了纸质档案利用不便和电子档案难以永久保存的弊端。

四、高校档案管理信息化建设的对策

新时期，高校档案管理信息化建设需要统筹规划和设计，建立一套符合高校档案信息化建设实际需要的标准和规范，从人防、物防和技防三個方面确保档案信息化安全，此外，要提升高校档案信息化业务素能，为高校档案信息化建设提供人才支持和保障。

1.加强档案信息化建设顶层设计

高校领导尤其是分管档案工作的领导要在思想上高度重视档案信息化建设，把高校档案信息化建设纳入到高校信息化建设的全局中去谋划和推进，加强高校档案信息化建设顶层设计，分步分类推进高校档案信息化建设的各项措施。加大高校档案信息化建设方面的人、财、物的支持和保障力度。根据高校档案信息化建设的实际需要，合理配备人员数量，加强档案信息化建设所需的经费投入，为信息化建设所需的软硬件设施提供强有力的支持和保障。为档案信息化建设添置扫描仪、计算机、数字化存储设备等，以及加强数据资源库等软件条件，为高校档案信息化建设提供所需的人、财、物等保障。

2.建立标准统一的档案管理依据

高校档案信息化建设离不开明确、统一的管理标准，这也是高校档案信息化建设的前提和基础。结合自身实际，根据《档案法》《高等学校档案管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》《纸质档案数字化技术规范》等相关规定，实现高校档案信息化建设的科学性、统一性，如制定文献检索标准、网络数据库标准， 为高校档案信息化建设提供执行性强的标准和规范。

3.强化高校档案信息化安全保障

高校档案信息化极大地提升了高校档案管理效率，为档案查询、利用提供了诸多便捷，但，高校档案信息化建设也面临着黑客、病毒等诸多非传统因素威胁。因此，信息化建设要更加重视档案的安全性。要积极构建高校档案信息化安全管理体系，从网络安全、系统安全、物理信息安全和用户安全等方面，构建一套完善的信息化安全网络。如利用杀毒软件、数据加密技术、电子身份认证以及防火墙技术等，筑牢高校档案网络安全。此外，广大档案工作者要增强信息安全意识，始终绷紧安全这根弦，防止档案信息资源的管理过程中发生失密或泄密情况。

4.提升高校档案信息化队伍素能

高校档案管理信息化建设的具体执行需要由一支业务素质精、职业素养好的专业型人才队伍作为支撑和保障。为此，一方面，要加强现有从业者的业务素能培训，重点要加强档案学、情报学、管理学，以及计算机信息网络技术的业务培训。通过邀请专家来校授课，或者选送档案业务骨干赴先进院校学校等形式，不断提升档案人员的综合业务素能。另一方面，要加大复合型人才队伍的引进力度。根据高校档案管理信息化建设的现实需要，加强掌握档案学理论知识，拥有一定计算机信息技术基础的复合型人才的引進力度，为高校档案信息化建设提供强有的人才支撑和智力保障。

参考文献：

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[2]李 娟.试论高校档案管理信息化建设[J].山东档案，2019

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（作者单位：晋中师范高等专科学校）