高校数字化档案安全管理的思考和建议

黄俊锋

摘 要：在社会经济不断发展过程中，我们也步入了一个信息化社会，并且面对着越来越庞大的数据资源，身处在这种环境下，传统存储媒介自然也就无法有效满足用户存储需求，高校作为信息聚集中心，要想在这种环境下做好档案管理工作，则需要加强数字化档案安全管理，以此来有效发挥出高校的作用，提高高校数字化档案管理质量。基于此，本文也从高校数字化档案安全管理的重要性、现状着手进行了分析，然后提出了具体的安全管理措施，希望借由此充分发挥档案的价值。

关键词：高校;数字化档案;安全管理

档案管理作为高校日常工作之中必不可少的部分，对于高校而言十分重要。传统档案工作在实施过程中，其存储以及查阅等环节效率都不高，而数字化技术则能够更好地实现档案信息资源共享以及查询，所以如何有效推进档案管理数字化发展也成为现如今高校管理工作中十分重要的问题之一。数字化时代背景之下，其虽然为档案管理工作提供了全新的机遇，可是同时也提出了一定的问题，尤其是数字化档案安全管理问题更是直接摆在管理者面前，而为了能够做好这一项工作，本文就高校数字化档案安全管理工作进行了如下思考与建议：

一、高校数字化档案安全管理存在的必要性

1.推动高职院校档案管理发展。近几年，我国社会经济发展速度十分的迅猛，整个市场对于人才的需求发生了变化，技能型人才在各个领域都广受关注，处在这种环境下，国家自然也就越发的支持高职教育，所以高职教育规模相较于之前而言有了明显的扩大，档案管理工作在这一环境下也面临着越来越高的要求，传统的管理模式自然无法满足需求，需要结合时代发展情况进行创新，而信息时代背景之下各种信息技术的存在则进一步推动了高职院校档案管理工作得以发展，能够有效优化传统档案管理模式。

2.加快高职院校档案开发与使用。高校传统档案管理工作在推进的时候，大多数工作人员都是将资料收集作为主要的工作，而且存储的档案也是以纸质形式而存储，这在很大程度上加大了档案管理的难度。再加上纸质档案无法实现信息共享，所以也制约了高职院校档案管理价值的发挥，而信息技术手段的存在则能改善传统工作的弊端，将档案资源有效开发与应用起来，真正为高职院校构建出专属于自己的档案信息资源库，这样学生在档案信息检索中就能及时获得与使用，有效提升档案管理的价值。

二、高校数字化档案安全管理现状

就目前高校数字化档案安全管理情况来分析的话，依然还是存在着一些问题，而把握好问题才能有效推进工作的实施，所以笔者也对其问题进行了如下分析：

1.安全管理制度不足。一项工作的实施是否合理有序与制度存在是否完善紧密相关，而就现如今大多数高校档案管理制度来分析的话，明显还是存在着一定的缺失。数字化档案在进行安全管理的时候需要遵守五项原则，其分别是预防、分权、效能、应急以及灾后恢复，高校档案室以及相关工作人员需要按照上述五项安全标准来制定出适合本校数字化档案安全管理的制度，这样才能真正有效提高安全管理效果。可是在研究过程中我们发现，各个高校数字化档案安全管理制度相对较为匮乏，很多管理制度都是针对于传统工作亦或者是基础的档案工作而设置的，对于网络安全问题重视程度不足，有些虽然有制定相关制度可是在落实上却存在问题，档案信息室管理也不够严格，经常会出现不按规章制度办事的情况。在这种情况下，一些居心叵测的人就有可能会借助于这一信息管理漏洞来直接对档案信息进行窃取亦或者是修改，从而促使档案出现不完整亦或者是不准确等情况。

2.数字化档案信息复合型人才不足。高校数字化档案安全管理工作要想真正有效实施，安全管理人员自身素质与能力会直接影响安全管理的效果。高校数字化档案资源在建设的时候，要求管理人员形成良好的保密意识，在工作过程中积极应用各种新技术来进行档案管理，并且在这一过程中对档案管理应用流程、服务流程进行明确和完善，这样就能同时明确档案管理应用、服务流程，形成良好的专业技能。但是，就目前各高校档案管理工作人员实际情况来分析的话，大多数工作人员档案信息保密意识不足、信息技术综合能力较弱，而在现如今这个数字化背景之下，档案安全管理人员都不具备良好的能力与信息素养，自然也就无法做好档案管理工作，从而引发安全威胁。由此可见，高校数字化档案信息复合型人才的不足也是存在的问题之一。

3.安全技术使用不够全面。我国各高校档案数字化建设现如今依然还是处在起步发展阶段，很多档案管理工作人员都觉得只要设置好密码亦或者是装上了杀毒软件即可完成安全管理工作。但是，就实践工作情况来分析的话，我们发现的密码保护这一手段能够真正起到的保护效果较为有限，一些不法分子与黑客依然还是能够借助于一些手段来直接盗用用户登录信息，这就直接对高校档案安全性造成了威胁。此外，信息技术的不断发展，促使病毒入侵方式也开始变得越发的多样化，在这其中最具代表的就是邮件病毒传输，所以说，这个时候若没有预先进行预防，仅依賴于防火墙基础的防御手段是无法实现数字化档案管理工作的。由此可见，高校数字化档案安全管理过程中对于安全技术的使用不够全面也是制约安全管理工作的要点之一。

三、高校数字化档案安全管理措施

在上述分析过程中我们有提到高校在对档案进行数字化管理的时候，存在一些安全问题，而要想有效处理自然需要针对问题来进行优化，所以笔者结合问题提出如下安全管理建议。

1.对数字化档案安全管理制度进行完善。高校要想真正有效实现数字化安全管理，首先还是需要解决安全制度不足这一问题，结合高校发展实际来对数字化档案安全管理制度进行完善，构建出符合我校发展的管理制度体系，以此来真正有效保证档案收集、归档、整理、使用、存储以及编研等一系列档案管理环节都能够依赖于制度有序推进。在对制度进行完善的时候，学校领导者需要对档案管理工作各个环节责任负责人进行明确，同时对管理程序进行明确，进一步细化数字化档案管理工作流程，同时构建出安全隐患排查制度，这样就能有效提高安全管理效果。在制定制度之后，为了确保其落实，还需要加强考核以此来有效保障工作的有序实施。在数字化档案管理过程中，一旦出现安全问题就会在短时间内丢失大量档案信息数据，亦或者是遭受恶意篡改，所以为了有效避免紧急情况的发生，让数字化档案安全管理信息系统得以迅速恢复正常，一定要在管理过程中构建出多方位且多层次的档案信息安全应急机制，这样在应对突发事件的时候就能形成良好的联动机制，真正有效对各种紧急事件进行处理，从而有效实现高校数字化档案安全管理。

2.做好档案管理工作人才培养。高校要想真正有效实现数字化安全管理，档案管理人才培养也十分的关键，因为只有真正具备了高素质、复合型数字化档案管理队伍，才能真正从根本上保障档案信息安全性。为此，档案管理人员一定要先树立起正确的信息安全意识，在工作的时候明白档案安全保障的重要性，工作过程中分析其是否规范合理。其次，学校在人力资源开发的时候，也需要做好引进以及继续教育工作，确保工作人员能够掌握良好的信息技术，同时形成良好的档案管理能力，这样就能进一步完善高校数字化档案安全管理结构，促使高校数字化档案安全管理工作得以有序实施下去，真正减少档案信息丢失等情况。

3.强化硬件环境的同时做好技术防范。高校在进行数字化档案安全管理的时候，除了上述两点之外，还需要在工作过程中强化硬件环境的同时做好技术防范，这也是档案安全管理工作的物质保障。在数字化档案安全管理过程中，若是缺少完善且高质量的硬件设施作为基础，数字化档案信息安全管理工作自然也就无从下手，所以说，各高校在发展过程中一定要充分意识到这一点，做好资金以及技术支持和投入，以此来逐渐形成一个辐射面较广、综合性较强且具有较高安全系统的高校数字化档案管理体系，从而有效提高安全管理效果。除此之外，在加强数字化档案管理基础设施建设的同时，还需要加强对数字化档案计算机网络安全的重视，首先先做好病毒预防工作，加强基础防御。在网络安全威胁之中，病毒以及黑客为主要安全威胁，对于它们关键还是在于抵御，而抵御手段则可以结合于防火墙监理、杀毒软件安装等手段有序推进，这样就能起到良好的防范效果。其次，针对現如今经常出现的邮件病毒输送等现象，高校档案安全管理的时候，对于邮箱之中收到的垃圾邮件一定要加强处理，积极应用邮件病毒检测软件来进行处理，从而有效提高安全性。

四、结语

高校数字化档案管理是时代发展的必然需求，也是有效顺应科技技术发展的新型管理模式，实现数字化档案安全管理能够进一步提高高校档案管理管理效率。为此，高校档案管理人员一定要准确认识其价值，明白这一项工作是长期且艰巨的任务，真正在档案安全管理过程中做好意识、制度、技术以及人员等多方面的控制，这样才能真正有效让数字化安全档案管理工作步入信息化、标准化轨道，充分发挥出学校档案存在的价值。

参考文献：

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[2]苏 桃.高校数字化档案系统安全性的思考[J].才智，2016

[3]刘雪冰.高校学科档案管理若干问题的思考及数字化管理方法研究[J]. 城建档案，2019

[4]李光日.在数字化环境下加强电子档案数据安全管理的几点思考[J]. 兰台内外，2014

（作者单位：渮泽学院单县分校）