企业档案工作如何从管文件向管数据转变

张元科

摘 要：一个企业如果想长远的发展并有一个極好的市场地位，要想提高市场的竞争能力和企业的运行效率，必须要完善企业的管理机制。完善档案管理程序，转变企业档案管理模式，结合现代信息技术手段改革档案管理工作，提高企业档案工作的管理效率。本文主要针对现在企业档案工作中遇到的问题进行分析，找出发生问题的原因，找到一系列补救的措施从根本上减少问题的发生，从而保障企业档案管理工作从管理文件向管理数据过渡。

关键词：企业档案工作;管文件;管数据;转变

一、企业档案工作数据化管理的必要性

1.企业信息化发展的需要。企业要想抓住时代发展的大潮，必须要结合现代信息技术，加强档案管理手段。随着网络技术的广泛应用，企业要想适应新的发展状况必须将数据化技术带入档案管理中。数据化管理技术符合了现代企业档案管理发展的需要，它有极大的保存价值，为企业提供了精准数据的参考，保障了各部门经营活动的正常进行。随着信息技术的改革与创新，以往的纸质版档案登记已经不能完全被人们所利用，企业档案信息化和数据化管理模式可以提高档案管理工作的工作效率，加快企业办公自动化发展脚步。档案管理工作是企业管理工作的一个重要分支，企业将档案管理与现代信息技术紧密结合，提高档案管理的设施水平，缩减人工成本，减少了不必要的财政支出。传统的纸质档案管理工作不仅需要大量的人力物力，在信息登记和查询中也浪费了很多时间。现代信息化技术将企业档案信息及时录入系统，自动将信息进行审核，并且做到信息实时同步，实现了企业信息的共享。

2.档案管理需要有专门的场地。传统的档案管理部门需要有专门的档案存放场地，时间越长，档案存放量越多。档案存放占用了大量的场地，造成了企业场地资源的浪费。档案过多，档案查询起来有很大的难度，花费的时间也较长。由于档案数量过多，管理部门需要对档案进行分类编序，这也极大的增大了员工的工作量。并且，档案中很多材料的审核需要选用专业的档案管理人员，这种人工整理失误较多，影响档案的完整性。

3.传统档案工作管理的不足

（1）档案涉数量庞大，不利于整理。由于不同部门之间联系不紧密，财务部门、行政部门、问题调查部门等部门可能存在交叉的现象，各部门对人员上报和事件上报没有明显的沟通，很多资料登记内容是重复的，各个部门没有明确的职权划分，这给档案分类工作增加了工作量，遇到需要急需调查的档案，工作人员还需要根据分类自己寻找，这大大浪费了时间。

（2）降低了工作人员办公效率，人员的浪费加大了部门财政负担。每个部门各自办事的方法降低了资料整理工作的效率，加大了国家对部门的投资力度，每个部门都配备专门的档案资料整理的人员，浪费了物力、人力、财力。部门之间没有专门的人管理，遇到难做的事就相互推脱，遇到好事就争先恐后，严重影响了部门的工作效率。简单的资料整理工作，需要动用大量的人力，降低了办事效率，降低了部门配合企业工作的积极性，造成了档案资料的错登或者漏登。

（3）传统的档案管理工作存在漏洞。我国档案资料管理还存在着许多的漏洞，有的信息登记不全面，信息不及时更新。一些人利用这些漏洞开始钻法律的空子，发生这种现象的原因归根到底就是因为法律法规的不健全。另外，管理漏洞也会导致安全隐患，由于档案室监视不到位，可能会被不法分子偷看机密文档。

二、企业档案工作从管文件向管数据转变的策略

1.建立档案信息共享平台。将传统档案进行电子化和网络化的处理，实现档案管理从管理文件向管理数据转变。企业加强硬件设施的建设，如电子计算机、网络设施、信息系统资源整合设施的建设。通过对信息化设施的应用来减少档案管理的时间，缩短管理的程序。企业要想做到档案管理电子化转变，必须要加强档案管理的基础设施建设，建立一个档案信息共享平台。另外，企业必须完善自身的硬件设施和软件设施建设，这样才能更好的促进档案管理向着数字化智能化方向发展，企业档案管理工作才能更加有序的开展。企业档案信息共享平台可以将企业相关信息进行整理，建立电子档案信息共享库，实现信息的公开化和透明化。

2.加强档案管理软件的开发和利用。档案管理工作能够朝着高效化便利化方向发展，需要借助数字化技术改变传统的档案管理模式，减少纸质版档案登记，除特殊情况外，将档案管理登记都改为电子版。网络信息交流可以超越打破时空的限制，将档案信息更加便于管理。传统的文件保存场地已经不是单纯的储放文件的地方，而是一个档案信息操作中心。企业要不断提高自身软实力，采用先进的信息化技术手段，保证档案信息软件技术的时效性、稳定性、安全性、功能性。档案信息管理将计算机应用技术、信息扫描技术、数据管理技术、信息存储技术全面的结合在一起，形成一个更加符合档案管理的综合性技术手段。新的信息化档案管理平台能够接收各种复杂的档案，并将它们以数字化的手段进行存储。企业可以通过数字化的档案管理手段对档案信息平台进行管理，这是对传统档案工作的极大创新。企业利用现代化信息技术对档案进行收集、整理、识别、保存、传送、核实等工作。相关人员可以经过管理人员的认可在企业内网按照一定的法律性流程对档案和文件进行浏览。档案的查阅方式大大节省了人工查询的环节，提高了档案的服务水平，提高了档案管理人员的信息化管理水平。

3.优化企业档案资料管理队伍。科学技术的发展给档案工作提供便利的同时也对档案管理工作者提供了更高的要求，档案管理工作者不仅具备档案管理工作的基础性专业知识，还需要掌握计算机应用技术，在档案管理人员上岗之前，企业要做好相关人员的内部培训，丰富管理人员的内心世界、强化自身的管理意识。另外，企业还需要大力引进优秀技术，与国外先进的档案管理技术进行交流和沟通，定期组织档案管理人员外出交流和学习，培养一个高素质、高工作效率、高服务水平的团队。企业档案管理由最初的管理文件、梳理文件向管理数字信息、管理数据发展，企业档案管理工作的完善工作并未止步，相关工作还需要根据现实的状况进行一系列的改革和创新。各个部门中所涉及的人员比较繁杂，在日常的档案资料登记工作中，各部门整理人员的整体配合显得尤为重要。资料管理者也可以根据各个方面提供不同的工作策略。在培训的过程中不仅要使其掌握更多的工作技能，也要进行思想教育工作。让每个人充分的意识到工作质量的重要性，使每个人都能认真听从团队的领导和指挥。

4.更新档案管理模式，完善档案管理制度。从目前的情况来看，以往的档案管理模式已经不能适应现在企业管理的需求，我国对企业档案管理工作已经有了很多法律规定，每个法律政策对资料整理程序也有所涉及。但是由于部门之间联系不紧密，每个部门都首先顾及自身利益而缺乏对资料整理的保护，各个部门在资料整理问题上产生较大的冲突。我国企业档案管理工作开始出现整理程序不同、整理效率不同、整理结构不同、整理人与整理证书不同等多项问题。從当前企业管理情况来看，档案的记录整理情况都有各自的部门管理。这些资料整理工作由于在不同的部门管理而没有统一的整理程序。每个部门之间的登记差别很大难以统一，部门之间协调力度也不够。这些问题既挑战了我国法律的严谨性和权威性也阻碍了资料整理工作的正常进行。根据相关的法律法规规定档案管理工作是由专门的档案管理人员掌握的，档案资料管理模式应该联系现实资料登记状况与时俱进。管理者应该更新档案资料整理模式，拓宽档案资料整理手段，提高档案资料整理水平。在日常的统一档案资料整理中可以将电子信息设备应用到登记统计中，并根据档案资料登记的实际情况进行优化，利用现代化信息技术的手段对企业档案数据进行分析、整理、存储。加强引进国外先进的工作经验，结合自身的管理经验进行创新，不断完善档案资料管理机制。另外，所以，管理者应该让档案整理队伍中的每一位工作人员对自己工作区域和登记人物、登记事件有一个具体的了解，将档案登记的种类、来源、发展情况进行划分，以便更好地进行企业档案资料管理工作。这样一个详细的划分能够更好地专业性统一认证。在此环节中也可以将具有约束力的市场机制引入其中，这样也具有更好的约束力。对于那些不遵守工作秩序的应该严肃处理，对于那些表现优异的员工应该适当的奖励和表扬。用此方法来提高员工的工作热情。利用一些管理检查机制的手段完善监理制度，有利于社会制度的完善和进步。

三、结束语

企业档案管理工作从传统的纸质登记到后来的信息数据化登记体现了我国现在管理制度朝着不断完善方向发展。企业在技术上的创新和应用更加符合市场发展趋势，我国企业虽然在档案资料管理工作中还存在一些问题，但是这些问题多数是因为技术和应用没有有效结合、制度和实行没有完全统一造成的。如果结合企业档案管理过程中出现的具体情况进行分析，这样可以有效的解决档案管理中存在的问题，所以我们应该完善档案登记部门，而不是盲目的去追求高效率的登记，如果只是盲目的追求效率这些管理工作将会失去意义，找到适合自己管理的办法是非常重要的。

参考文献：

[1]袁时雨.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式研究[J].中国商论，2019

[2]杜 娜.大数据背景下的企业档案管理工作探讨[J].兰台内外，2019

（作者单位：中广核工程有限公司）