大数据时代下人事档案信息化的几点思考

余静

摘 要：大数据迅猛发展的时代背景下，人事档案管理信息化建设中的机遇和挑战并行。高校人事档案正处于手工纸质档案管理模式向数字化管理模式转变的过程中。笔者从高校人事档案管理存在的问题出发，提出了信息化带来的便利和优势，指出人事档案信息化工作中应当注意的几个问题，提高高校人事档案管理工作效率和服务领域。探索纸质档案与信息化并重发展的理念，传承和创新并行，探索大数据时代的人事档案管理模式与服务模式。

关键词：信息化;高校人事档案;档案利用

在互联网+大数据并存的时代，信息技术革命作为重要推动力，各行各业都发生了质的变革，原本以手工操作为主的档案管理迎来了信息化管理的新模式。如何在新形势下，利用计算机和大数据技术的便利，为高校的人事档案管理开辟出新的工作方法和高效科学利用思路是人事档案管理人员必须思考和解决的问题。

人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，它为薪资调整、绩效考核、招聘录用、干部教育培养、选拔任用和管理监督等工作提供了原始依据。“各级党委（党组）及其组织人事部门始终把干部人事档案作为我们党创造的独特财富，作为新时代党的重要执政资源，作为建设高素质专业化干部队伍的重要基础，秉承红色基因，不断加强改进，取得显著成效。”“为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化”。2018年11月，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》（以下简称条例）。《条例》共七章节四十六条内容，包含了总则、管理体制和职责、内容和分类、日常管理、利用和审核及纪律和监督等内容。日常管理工作中增加档案信息化内容。第二十六条专门提及“应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。”

一、目前全国高校人事档案管理现状和问题

目前，高校的人事檔案管理体制与管理模式没有统一的标准。从管理体制上看，有的高校由组织部或人事处单独管理，有的高校由档案馆统一管理;管理模式上看，有的高校走在信息化管理的前列，已经全部信息化管理;有的高校开始着手信息化建设，部分档案实现了信息化;还有部分高校仍然延续旧的手工管理模式。

高校人事档案管理普遍存在如下问题：

1.缺乏重视。在高校，人事档案管理工作被认为是“看档案、装档案、查档案”的简单劳动，只要保证档案安全、不丢失、日常提供查阅服务即可。从领导层面和档案工作者自身的角度，都对档案管理工作没有足够的重视。

2.人事档案管理力量薄弱。人事档案管理工作者长期处于不被重视的状态，自身也不积极主动进行学习培训，日常工作量大，等同于体力劳动工作。缺乏现代档案管理应具有的计算机使用技术和专业系统档案管理知识培训。

3.信息化经费投入不足。新形势档案现代化工作需要大量经费投入。人事档案信息化的管理需要有安全保障体系、成熟的软件和配套的硬件设备。前期需要专项经费的投入。

4.档案服务意识不强。档案服务仅仅限于坐等，没有主动服务意识。档案信息挖掘不够，没有主动利用档案数据分析为高校发展服务。

二、档案信息化建设的意义

1.档案信息化利于使用和查询。有效提高人事档案管理效率，使档案工作人员从重复繁重的手工操作工作中解脱出来，从“纸间”到“指尖”的转变可以进行进一步挖掘档案规律和进行档案的高效利用服务的研究。将档案纸质实体转化为电子信息存储只是档案信息化管理的第一步，将含有意义的数据进行专业化处理，实现数据的“增值”，实现为高校人才年龄结构、学缘结构、学科结构等更多纬度分析，发挥档案价值的数据，为高校的决策提供支持。

2.档案信息化利于高校信息共享。人事档案是高校人事管理的源头，把档案信息化纳入高校信息化建设整体规划，从源头实现信息化，促进高校教育的全面改革，促进高校在大数据时代真正实现管理体系现代化和管理能力现代化。目前高校的管理模式是传承原有手工模式下的部分工作实现计算机操作的模式，没有形成适应大数据时代的真正管理模式的变革，管理思维也同样没有引入大数据管理的思维。高校各管理部门的数据各自为政，互不开放，形成“信息孤岛”。需要打破壁垒，实现管理部门间的信息互通、资源共享、协同发展，避免信息重复采集浪费办公资源和人力资源。

3.档案信息化利于档案实体保护。人事档案有自身的特殊性，更需要注重实体档案的保存和保护。档案信息化后，日常查借阅档案不需要多次翻动实体档案，有效保护档案实体，避免人为损坏或自然侵害。

三、大数据时代完善高校人事档案信息管理几点建议

1.建立科学完善的档案管理机制，重视纸质档案材料的完善和准确性。干部人事档案材料主要产生于党建组织、干部人才管理和教育培训等工作过程中，材料的收集整理是一个动态的过程，日常工作中有效沟通材料产生部门，解决材料归档及时性和信息准确性。在档案信息化管理模式下，档案日常工作在系统设置提醒如及时更新在职人员、退休人员和死亡人员数据，开展库房档案清点工作，做到信息化库内登记台帐与档案实体相符与实际人事状况相符。

2.建立健全档案管理的各项规范制度，加强法制思维。2018版《条例》新增了“纪律和监督”，强调开展干部人事档案工作必须遵守十一条纪律。明确指出“对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正;根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。

3.注重档案管理人员的综合素质培养。档案信息化管理，需要档案工作者具备档案专业知识、网络信息化知识、相关的法律知识，现代管理理念等。档案工作者只有掌握了运用现代化技能才能将档案信息化的优势充分发挥并对数据进行深度挖掘。一方面需要对现有档案工作人员的培养，提升现有档案管理人员素质。另一方面要补充招聘档案专业人员和计算机专业人员。只有培养出能够驾驭和创新使用信息化档案的人员，彻底转变档案人员定位和职能，使人事档案管理从管理者到管理方式都真正实现信息化。

4.建立档案数据利用研究团队。《条例》第二十七条提出：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当定期对干部人事档案日常管理、基础设施和队伍建设等工作情况进行统计、分析、研判，加强档案资源科学管理。”目前高校人事档案大部分处于纸质档案管理模式，少部分实现或正在实现档案数字化管理。受档案管理人员学科结构的局限性，缺乏计算机运用知识和数据分析技能，档案管理效率与质量处于总体偏低。避免满足于形式上的档案信息化，仅仅是简单的用信息化档案代替实体档案。需要正确认识人事档案管理在人力资源管理价值链的位置、作用、重要性，组成有相关学科背景的人员的研究团队，对人事档案信息深度挖掘，对未来高校的人力资源发展趋势进行科学预测，多维度分析学校人才结构和梯队的年龄分布和发展趋势。为学科发展和学校发展提供的人事信息数据支撑，为高校人才引进培育政策提供重要依据，为高校的可持续发展提供重要依据。

5.转变观念创新思维提供主动服务。全面了解人事档案新法规新要求，更新档案知识储备，依法依规保障档案安全的前提下，档案管理人员要转变服务观念，认识到管理是为了更好的服务。“档案事業现代化应以体现‘档案社会责任感和‘服务社会公众为观念要件。也就是说，档案事业现代化是对档案作为方式的社会工具价值和档案作为记录实体的文献信息价值的综合发挥。档案工作体系和运作模式的科学与否，就看它是否能够承载这两个方面”。从档案使用人的角度出发，换位思考，调整人事档案管理模式，创新服务模式，积极利用互联网的便利、大数据技术的应用优点，变被动坐等服务到主动服务。通过电话、网络、微信平台等线上、线下全方位沟通，提供详细查阅档案流程，推送档案知识，及时解答问题，展开有效的互动，满足人民日益增长的美好生活需要，使得每一位查阅档案的干部教师都有美好的服务体验。

大数据迅猛发展的时代背景下，高校人事档案正处于手工纸质档案管理模式向数字化管理模式转变的过程中。探索纸质档案与信息化并重发展的理念，传承和创新并行，探索大数据时代的人事档案管理模式与服务。提升档案管理质量和创新服务能力、思维与机制。凝聚智慧，积累经验，解决档案数字化发展中出现的新问题，为后续高校人事档案的数字化进程提供示范，为高校人事档案管理信息化提供智慧和方案。

参考文献：

[1]仲祖文.新时代全国干部人事档案工作的基本遵循[EB/OL].[2018-11-29]

[2]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL].[2018-11-28]

[3]覃兆刿.中国档案事业的传统与现代化[M].中国档案出版社，2003

（作者单位：太原理工大学人事处）