高校档案信息化建设的思考

冼玉华

摘 要：近几年，在高校资源不断增加、信息化建设不断发展的过程中，高校档案信息化建设也成为了档案管理过程中十分重要的一项内容，更是档案管理工作质量与效率的重要标志之一。为了能够更好地落实高校档案信息化建设工作，本文则对高校档案信息化建设意义、现状以及具体的措施进行了分析。

关键词：高校;档案管理;信息化建设

高校档案管理信息化建设主要指的是在档案管理过程中，借助于信息技术来对高校档案进行收集、存储与分享等，这也是现如今档案管理发展必然趋势，对于有效提升高校档案管理水平可谓是意义非常。为此，对高校档案管理信息化建设工作进行探讨也十分的重要，在互联网技术不断发展的时代背景之下，我们生活也因此而发生了较为显著的变化，高校档案管理工作自然也不例外，信息技术在档案管理工作之中的应用，能够有效提升管理服务效率与质量，所以为了能够更好地做好这一项工作，笔者也对其进行了如下分析：

一、高校档案信息化建设意义

1.能够促进高校事业得以发展。就目前我国各个高校档案管理信息化建设水平来看，明显还是存在着一些问题，信息化技术的不断发展促使我国各校事业发展也因此而发生了变化，高校管理部门在实际工作过程中，工作方式发生了较为明显的变化。档案管理本就是高校工作重要构成与基础，做好信息化建设工作，能够有效提升高校档案管理工作质量，同时也能进一步推动高校其它事业得以发展。

2.能够促进档案世界信息化接轨。在现如今这个时代背景之下，档案管理信息化已经成为了发展必然趋势，而我国高校档案信息化建设为了能够更好地接轨现如今世界档案管理与发展潮流，自然需要不断做好信息化建设，提升信息化水平，促进我国档案与世界档案信息实现接轨，从而有效提升高校整体信息化实力与水平。

3.进一步促进信息化社会发展。在信息技术不断发展的时代背景之下，社會各个行业信息化建设工作也在不断推行与深入，信息化时代已然到来，高校档案管理信息化建设工作的落实，不仅能够有效推动我国高校教育事业得以发展，同时也能进一步促进信息化社会得以发展，意义非常。

二、高校档案信息化建设现状

1.缺少完善的法律制度体系。就目前高校档案信息化建设情况来看，缺少完善的法律制度体系、档案管理工作不够规范是建设过程中的首要问题之一。虽然现如今我国对于电子文件方面也有制定出一些法律法规，如《电子文件归档及管理规范》、《计算机病毒防治的办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等等，可是对于档案信息化建设标准以及相应的法律制度体系、档案真实性界定等多方面的制度还是较为匮乏。在这种情况下，很容易会出现归档工作不够及时、分类不够规范、收集不够完整等情况，明显不利于高校档案信息化建设与发展。

2.高校档案信息化建设基础薄弱。就目前高校档案信息化建设情况来看，信息化建设基础薄弱、信息化程度有待提升也是较为显著的问题之一。就目前各个高校档案信息化建设情况来分析，我们发现部分院校对于这一项工作的重视程度还是不足，基础建设方面较为薄弱，具体表现为软硬件基础设施购置不完善、人员配备不合理等多方面。具体而言，一方面档案信息化建设资金不足，促使档案信息化建设工作自然也就存在着软硬件设施不足等情况，例如部分院校只有几台电脑就觉得档案已经实现了信息化建设，缺少扫描仪、信息处理系统、软件相关程序等等。另一方面，部分学校虽然具备了一定的软硬件设施，但因为思想认识不足，没有真正向用户开放，出现了资源浪费等情况;最后，岗位人员综合素质不高，也是档案信息化建设过程中的问题之一。

3.档案管理人员综合素质有待提升。高校档案管理工作内容较为繁琐，可是因其受到的重视程度不高，再加上这一工作性质等多方面原因，高校安排的档案管理人员大多是以年龄较大、专业技能以及学历较低的人为主。这些档案管理人员对于新鲜事物的接触较少，在管理过程中也无法准确意识到信息化建设的必要性以及可行性，在这种情况下，信息化建设进度自然也就受到了制约。除此之外，在信息技术水平不断发展的过程中，高校档案管理人员也自然面对着越来越高的专业技能以及综合素质，可是就实际情况来看，档案信息化建设人员综合素质还是不高，信息化建设进程也是进展缓慢，不利于学校发展。

4.档案信息资源开发与使用滞后。高校档案本身就是一门综合性的档案体系，而信息化建设则是高校档案信息资源开发与利用重难点，其主要目的就是为了更加及时、准确的获得服务与信息。就目前我国各个高校信息化建设情况来分析的话，高校档案信息资源开发以及利用情况不够理想，首先，高校档案管理工作本身就不够主动，日常生活之中也呈现出了被动的状态，例如查询以及资讯等服务。其次，档案数据库开发过程中对于档案网站建设这一方面提供帮助，最后各个门类的归档归正工作无法同步，也降低了高校档案信息化建设效果。

三、高校档案信息化建设措施

1.合理定位。高校档案信息化建设过程中，要想真正保证建设的效果，一定要保证定位的合理性：首先，在定位的时候要确保个性多元、平易包容、交流便捷。独特性与交互性可谓是档案信息化建设过程中的独有特色，借助于这一手段能够有效为用户提供档案服务。其次，定位的时候内容要尽可能的真实且不张扬。档案建设成果关键还是在于其真实性，而非是艺术性与技巧性。最后，在进行定位的时候还需要保证良好的受众面，所以在建设的时候一定要做到这一点，同时保证受众信息的准确性，真正立足于用户来进行档案信息化建设，这样才能真正为用户提供更多更快速的档案信息。

2.档案信息化建设原则。高校档案信息化建设过程中，要想让其得到更为良好的发展，所以在设计建设的时候，还是需要遵守以下几点原则：

（1）可行性。在建设过程中，一定要先从各个方面以及档案实际情况来进行全面分析，通过深入分析来了解学校实际情况，同时在建设过程中还需要及时发现自己的不足之处，这样才能更好地做好这一项工作。为此，在建设的时候从物质保证、组织安全等多方面落实下去，真正就其可行性进行合理分析，然后基于此进行建设。

（2）全局性。高校档案信息化建设过程中，全局性原则则是要求学校结合实际情况进行综合分析，同时把握好学校今后发展实际，对档案信息化建设标准、内容、对象以及相应的数据库、网络等多方面进行统筹兼顾。

（3）标准化。这一原则是要求高校在档案建设过程中结合国家信息化要求以及高校档案信息化建设标准来制定出相应的标準。

（4）经济性。在进行档案信息化建设的时候，还需要学校结合学校经济情况来进行合理建设，不能盲目追求“高、精、尖”，还需要结合学校物力、财力、人力等多方面来进行设计，真正保障效益最大化。

3.完善相关法律体系。高校档案信息化建设过程中，相关部门还需要结合实际情况来制定出相应的法律体系，毕竟在社会经济不断发展过程中，档案管理法律法规也应该要进行完善与补充，结合档案工作实际需求来对法律体系进行完善，同时加大对档案管理的宣传，不断强化相关工作人员法制意识，才能真正有效推动高校档案管理工作质量得以提升。除此之外，高校还需要结合信息化建设要求与特点，来制定出更加完善的规章制度，例如，网络安全制度、档案信息利用者身份制度、保密制度等等，以此来促进高校档案信息化建设质量。

4.加大档案信息化建设投入。高校档案信息化建设过程中，要想真正保障建设质量，基础硬件设置以及软件资源是否具备也是其基础条件，所以在建设过程中还需要加大档案信息化建设投入，及时购置打印机、计算机、扫描仪、存储器以及复印机等硬件设施，同时积极构建网络服务平台以及档案数据库等基础软件设施。对于这一点，相关工作部门一定要着重提高重视，同时及时给予财政支持，这样才能进一步提升高校档案信息化建设质量。

5.加强管理队伍建设。高校档案信息化建设过程中，除了上述几点之外，还需要加强档案管理信息化队伍建设，同时及时优化档案管理工作环境。档案人才队伍素质高低本身就是信息化建设质量与效果的关键，加强高校档案管理人员队伍素质建设，首先需要抓好档案管理人员基本素质建设，例如业务素质、政治素质、计算机水平以及基本技能等多方面建设;同时还需要结合高校对档案管理人员的实际需求来制定出合理的培训与教育方案，通过有效培训教育来提高其信息化建设水平。其次，则需要对档案管理相关机制进行完善，以此来保证档案队伍建设标准与方向，真正为档案信息化队伍建设提供良好的条件与环境。

四、结语

在信息技术不断发展的时代背景之下，高校档案管理信息化建设也成为了时代发展必然趋势，对于高校档案管理工作质量提升意义非常，可是就目前高校档案信息化建设水平来分析，我们能够发现依然还是存在着一些问题，而通过本文的分析以及建设建议，希望能够真正有效提升高校档案信息化建设水平，让高校档案管理工作更好地服务于用户，从而更好地服务于全校师生。

参考文献：

[1]鲍元芬.高校档案信息化建设的几点思考[J].山西大同大学学报：社会科学版，2007

[2]杨华玲.对高校档案信息化建设的思考——基于兰州商学院档案信息化建设的实践[J].科技创新导报，2011

[3]吴慧红.数字化时代对高校档案信息化建设的思考[J].云南档案，2008

（作者单位：广东白云学院）