试析档案利用中存在的问题及对策

2016-04-01 19:53张伟
科技视界 2016年7期
关键词:档案利用

张伟

【摘 要】提供档案利用是档案管理的根本目的,如何高效便捷的提供档案利用是摆在档案部门的重要问题。本文基于两个具体案例,来说明档案利用中存在的问题及应对措施。

【关键词】档案利用;档案借阅;信息开发

档案是一种资源,资源只有被利用,才能实现自身价值。长期以来,由于档案保管机构的特殊性,其档案提供利用过程中存在着种种问题。随着社会的不断发展,文明程度的进一步提高,开放档案、利用档案将成为常态,档案的亲民性将会进一步增强,档案的信息利用率将会得到提升。

下面,结合具体案例,浅析档案利用中存在问题及对策。

1 案例一:某市档案馆档案利用情况调查

1.1 概况

该市档案馆成立于1958年9月,现有工作人员19名,共有全宗248个,180013卷(册),资料33237册。已向社会开放了100个全宗,4841卷(册)45415件档案。未满30年的民生档案,除涉及国家利益和个人隐私和不宜公开的档案外,全部向社会开放,重要档案数字化41万页。实现了开放档案、现行文件、已公开信息目录的网上查询,社会各界可通过来馆查阅、函电代查、登录档案馆档案信息网进行查询,档案利用率逐年上升。

1.2 利用情况

经调查,共发现有两个登记本:文书档案借阅登记本、民生档案登记本。查阅了民生档案与文书档案借阅利用登记本,年均借阅400人次左右。其中文书档案2014年度为297人次;民生档案2014年为428人次。

1.3 存在的问题

1)档案馆位于市委大院内,不便于民众利用;

2)数字化档案比重不高;

3)档案的利用大多是“登门造访式”的,缺少主动推送档案信息的服务。

1.4 应对措施

1)拉近档案馆与民众的距离。长期以来,档案馆被作为行政部门的内部机构,深处政府机关大院深处,社会公众很少把档案馆与自己的生活联系起来,对档案的利用欲望不高。因此,在提供档案利用过程中,地理位置的便利性非常重要。在档案馆改造或建设新馆选址时,要尽量使档案馆临街或处于交通便利的位置,使民众随时可以进馆阅档或借档,提高档案利用率。

2)更新服务观念,优化档案利用途径,提高档案馆档案的数字化比重,开辟多渠道提供档案利用。随着计算机技术、网络技术、通信技术的飞速发展,信息化的浪潮遍及人们生活的方方面面,档案管理也不例外。档案馆要利用相关的信息技术提高馆藏信息比重,例如,利用高速扫描仪使纸质档案转换为电子档案,利用档案管理系统实时接收来自OA系统中的在线归档文件,提高归档效率。基于馆藏电子化的基础上,开辟档案馆网上提供档案利用新途径。

3)开发馆藏档案信息资源,积极开展档案编研工作,主动推送档案信息。档案馆要改变传统的“坐等上门”式档案服务,要以“主动出击”式的档案信息推送服务。主动推送信息有一对多、一对一模式。一对多模式,例如,根据当前社会民众集中关心的热点问题,充分挖掘馆藏资源,主动推送档案信息。一对一模式,例如,根据某个团体或个人近期关心的问题,主动推送档案信息的模式。

2 案例二:某企业档案馆

2.1 概况

目前,该企业档案馆馆藏情况为:文书档案62357件;财务档案2359卷;产品档案1483卷;基建档案236卷;质量档案23689件;照片档案1127张;底图167369张;设备档案436卷。数字化情况:共计收录各档案条目57391条,其中全文条目1772条,目录级条目55619条。具体情况为:技术资料17693条、文书档案20314条、设定档案2032条、试验档案9458条、证书类123条、标准资料6891条、基建档案251条、设备档案747条、实物档案497条、财务档案746条。

2.2 利用情况

从日常利用率来看:产品档案的利用率最高,质量档案次之,其次是底图、更改单;设备档案、文书档案、财务档案根据单位具体工作情况而定。

电子档案利用情况:2010以来文书档案(永久)全部实现全文在线阅览。

2.3 存在的问题

1)档案借阅超期情况严重;

2)档案部门较少主动推送档案利用服务;

3)馆藏数字化档案比重不高。

2.4 应对措施

1)制定相应的档案借阅管理规范,严格按照规范进行借阅管理。定期盘点馆藏档案,对于即将到期的档案进行提醒或催还,对于逾期的档案按照档案借阅管理规范进行一定的处罚,例如可以给与经济处罚或劳务处罚,所谓劳务处罚,即使档案借阅超期者在档案馆进行一定时间的劳务,以期给于警醒。

2)建立企业档案信息咨询服务中心。丰富的馆藏是提供档案咨询的物质基础,优化的资源结构是提高档案咨询效率的关键,可以从以下方面着手。第一,在企业内部,严格履行归档制度,定期进行档案归档的执法检查,严惩不按时归档行为,以此保证档案资源的完整;第二,对外积极收集与企业业务相关的档案,例如,外单位某些产品的工艺设计有较好的借鉴作用,可以把图纸复印过来;某单位的项目执行情况较好,可以把相关资料复印收集进来;某报告会上的重要技术资料可以索取一份带回。诸如此类收集要积极主动,处处留意;第三,资料的序化才能变成资源。对档案馆的馆藏要做好整理、鉴定、保管、统计、编研等工作,使资源呈现出结构化布局,以便于检索利用,从而服务于档案咨询。

3)实施数字档案馆建设工程。如今企业的日常运营已基本处于信息化浪潮中,档案管理自然不能例外,企业档案馆要积极实施数字档案馆建设工程,大力推进档案数字化进程,让信息技术融入档案管理的诸环节当中。实施数字档案馆建设工程可以分阶段逐步实施,制定每一阶段所达到的目标。

3 结语

从上述两个案例中,可知当前档案提供利用中存在的问题略有差异,案例一是亲民性的问题,案例二是借阅超期问题。但两者的共同点是:档案数字化比重不高,档案信息提供利用方式较为被动。针对档案部门面临的这两个主要问题,无论是事业单位还是企业单位都要更新档案服务方式,优化档案借阅路径,提高数字档案比重。

[责任编辑:王楠]

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