试析档案利用中存在的问题及对策

张伟

【摘 要】提供档案利用是档案管理的根本目的，如何高效便捷的提供档案利用是摆在档案部门的重要问题。本文基于两个具体案例，来说明档案利用中存在的问题及应对措施。

【关键词】档案利用；档案借阅；信息开发

档案是一种资源，资源只有被利用，才能实现自身价值。长期以来，由于档案保管机构的特殊性，其档案提供利用过程中存在着种种问题。随着社会的不断发展，文明程度的进一步提高，开放档案、利用档案将成为常态，档案的亲民性将会进一步增强，档案的信息利用率将会得到提升。

下面，结合具体案例，浅析档案利用中存在问题及对策。

1 案例一：某市档案馆档案利用情况调查

1.1 概况

该市档案馆成立于1958年9月，现有工作人员19名，共有全宗248个，180013卷（册），资料33237册。已向社会开放了100个全宗，4841卷（册）45415件档案。未满30年的民生档案，除涉及国家利益和个人隐私和不宜公开的档案外，全部向社会开放，重要档案数字化41万页。实现了开放档案、现行文件、已公开信息目录的网上查询，社会各界可通过来馆查阅、函电代查、登录档案馆档案信息网进行查询，档案利用率逐年上升。

1.2 利用情况

经调查，共发现有两个登记本：文书档案借阅登记本、民生档案登记本。查阅了民生档案与文书档案借阅利用登记本，年均借阅400人次左右。其中文书档案2014年度为297人次；民生档案2014年为428人次。

1.3 存在的问题

1）档案馆位于市委大院内，不便于民众利用；

2）数字化档案比重不高；

3）档案的利用大多是“登门造访式”的，缺少主动推送档案信息的服务。

1.4 应对措施

1）拉近档案馆与民众的距离。长期以来，档案馆被作为行政部门的内部机构，深处政府机关大院深处，社会公众很少把档案馆与自己的生活联系起来，对档案的利用欲望不高。因此，在提供档案利用过程中，地理位置的便利性非常重要。在档案馆改造或建设新馆选址时，要尽量使档案馆临街或处于交通便利的位置，使民众随时可以进馆阅档或借档，提高档案利用率。

2）更新服务观念，优化档案利用途径，提高档案馆档案的数字化比重，开辟多渠道提供档案利用。随着计算机技术、网络技术、通信技术的飞速发展，信息化的浪潮遍及人们生活的方方面面，档案管理也不例外。档案馆要利用相关的信息技术提高馆藏信息比重，例如，利用高速扫描仪使纸质档案转换为电子档案，利用档案管理系统实时接收来自OA系统中的在线归档文件，提高归档效率。基于馆藏电子化的基础上，开辟档案馆网上提供档案利用新途径。

3）开发馆藏档案信息资源，积极开展档案编研工作，主动推送档案信息。档案馆要改变传统的“坐等上门”式档案服务，要以“主动出击”式的档案信息推送服务。主动推送信息有一对多、一对一模式。一对多模式，例如，根据当前社会民众集中关心的热点问题，充分挖掘馆藏资源，主动推送档案信息。一对一模式，例如，根据某个团体或个人近期关心的问题，主动推送档案信息的模式。

2 案例二：某企业档案馆

2.1 概况

目前，该企业档案馆馆藏情况为：文书档案62357件；财务档案2359卷；产品档案1483卷；基建档案236卷；质量档案23689件；照片档案1127张；底图167369张；设备档案436卷。数字化情况：共计收录各档案条目57391条，其中全文条目1772条，目录级条目55619条。具体情况为：技术资料17693条、文书档案20314条、设定档案2032条、试验档案9458条、证书类123条、标准资料6891条、基建档案251条、设备档案747条、实物档案497条、财务档案746条。

2.2 利用情况

从日常利用率来看：产品档案的利用率最高，质量档案次之，其次是底图、更改单；设备档案、文书档案、财务档案根据单位具体工作情况而定。

电子档案利用情况：2010以来文书档案（永久）全部实现全文在线阅览。

2.3 存在的问题

1）档案借阅超期情况严重；

2）档案部门较少主动推送档案利用服务；

3）馆藏数字化档案比重不高。

2.4 应对措施

1）制定相应的档案借阅管理规范，严格按照规范进行借阅管理。定期盘点馆藏档案，对于即将到期的档案进行提醒或催还，对于逾期的档案按照档案借阅管理规范进行一定的处罚，例如可以给与经济处罚或劳务处罚，所谓劳务处罚，即使档案借阅超期者在档案馆进行一定时间的劳务，以期给于警醒。

2）建立企业档案信息咨询服务中心。丰富的馆藏是提供档案咨询的物质基础，优化的资源结构是提高档案咨询效率的关键，可以从以下方面着手。第一，在企业内部，严格履行归档制度，定期进行档案归档的执法检查，严惩不按时归档行为，以此保证档案资源的完整；第二，对外积极收集与企业业务相关的档案，例如，外单位某些产品的工艺设计有较好的借鉴作用，可以把图纸复印过来；某单位的项目执行情况较好，可以把相关资料复印收集进来；某报告会上的重要技术资料可以索取一份带回。诸如此类收集要积极主动，处处留意；第三，资料的序化才能变成资源。对档案馆的馆藏要做好整理、鉴定、保管、统计、编研等工作，使资源呈现出结构化布局，以便于检索利用，从而服务于档案咨询。

3）实施数字档案馆建设工程。如今企业的日常运营已基本处于信息化浪潮中，档案管理自然不能例外，企业档案馆要积极实施数字档案馆建设工程，大力推进档案数字化进程，让信息技术融入档案管理的诸环节当中。实施数字档案馆建设工程可以分阶段逐步实施，制定每一阶段所达到的目标。

3 结语

从上述两个案例中，可知当前档案提供利用中存在的问题略有差异，案例一是亲民性的问题，案例二是借阅超期问题。但两者的共同点是：档案数字化比重不高，档案信息提供利用方式较为被动。针对档案部门面临的这两个主要问题，无论是事业单位还是企业单位都要更新档案服务方式，优化档案借阅路径，提高数字档案比重。

[责任编辑：王楠]