浅析提高高校档案过程管理质量的思考

陈莉萍

【摘要】对高校发展中的各项事业而言，高校档案管理的质量具有非常重要的影响，在高校综合管理中占据着十分重要的地位，研究探讨提高高校档案过程管理的质量十分必要。本文简单介绍了高校档案管理质量的价值，并提出了几点提高高校档案过程管理质量的措施，仅供参考。

【关键词】高校档案；管理质量；策略

高校档案管理工作的质量直接关系着高校的运转情况。随着信息技术的快速发展，为了适应人力资源全球化的需要，高校档案管理工作应当制定相应的措施，提高档案管理人员的素质、实现档案管理的信息化等等，来提高高校档案管理质量，促进高校的正常运转。

一、高校档案管理质量的价值

高校档案的质量与档案价值的实现密切相关。随着档案质量的提高，档案的开发价值也会随之增加。所以，高校档案管理者应当加强档案质量的管理，为高校的基建服务、党政管理、科研以及教育教学提供更好的服务，实现档案的真正价值。

但是，我国当前的高校档案管理工作中存在着很多的问题，严重影响了档案的质量，主要体现在：档案工作人员缺乏必要的档案意识，业务水平也普遍偏低；高校档案管理工作不够规范，包括档案保存不够规范、档案整理不够规范、档案收集不够规范等等；高校档案管理工作规划不足。这些错误的理念、技术手段的落后都会对高校档案管理工作带来一定的阻碍性影响。

二、提高高校档案过程管理质量的措施

（一）培养高素质的档案专业人才，加强档案管理团队的建设。 随着新时期背景下档案事业的发展，对档案工作人员提出了更高的要求，他们应当具备：1.较强的现代意识，以便通过现代的科技手段提供高质量的档案服务。2.较高的业务素质，这对档案管理工作的质量起着非常关键的作用。3.培养高校档案工作者“爱岗敬业、诚实守道、服务群众、奉献社会”的职业道德素质。4.由于档案工作属于一项政治性工作，所以档案工作者应当具有良好的思想政治素质。

要想将学校的学生档案管理工作搞好，建立一支强大的档案管理团队势在必行。档案管理工作人员需要有过硬的专业知识、信息化技能以及强大的责任心和耐心。随着高职教育形式的迅猛发展，学生档案管理工作也随之发生变化，这就需要学校对档案管理工作人员定期进行培训，使他们尽快掌握最新的现代化管理技术，用于学生档案管理中。

（二）促进档案管理工作的信息化发展。随着网络技术的快速发展，档案管理的信息化程度也越来越大，这就对管理技术与管理设备等提出了新的要求。所以，应当将现代化的设备、技术等应用于高校档案管理工作中。利用计算机、网络查询相应的信息资料，建立相应的档案信息数据库、用户登录查询平台，让用户快速检索到自己需要的信息。信息化、现代化的管理技术与设备设备能够加快档案信息的检索、处理、保存等操作，同时还能提高档案储存的时间、安全性，并大大降低了工作量，节省了大量的时间。

（三）强化档案管理意识。大力宣传学生档案的重要性，提高档案管理工作者的意识，让他们认识到各种归档文件资料、归档材料的重要性，进而调动学校领导和学生积极配和，形成高职院校档案管理工作的良好局面。高校领导应该将档案管理工作纳入学校的整体发展规划中，使广大教职工了解档案相关知识以及重要价值，调动他们的积极性，使更多的教职工人员自愿参与档案的收集、整理和保管等相关工作中。高校应当树立“档案是铁证”的理念，让学校的每一个员工都认识到档案的管理关系到每一个毕业生的就业、工作等重要事宜，也对学校的名誉有很大影响。

（四）完善高校档案管理体制。1.建立文书工作与档案工作一体化管理机制，有利于统一领导、业务相互协调，充分发挥文书、档案人员的主观能动性。2.建立完善的高校档案工作管理网络，强化档案基础工作管理。3.成立校档案工作委员会，强化宏观管理，将校长分管档案工作的单一管理体制转变为齐抓共管集体决策的管理体制。

（五）增强为学生管理工作的服务。树立高校档案工作为学生管理工作服务的意识，进而激发学生管理工作在档案管理工作中的主动性，进而围绕学生管理对大学生档案进行利用、开发、整理、搜集等，提高学生管理工作的制度化、规范化以及科学化。此外，由于不同时期下，学生管理工作的要求和侧重点是不同的，所以应当根据学生管理工作的实际要求，来开展档案活动。充分发挥大学生档案在学生管理工作中的作用，并根据学生管理的不同需求，对档案资料进行相应的开发，进而提供更好的档案服务，展示专题档案，开展相应的宣传活动，充分利用大学生档案，使它在学生管理中发挥更大的作用。

三、结语

总而言之，对高校档案进行全方位的综合管理，提高档案管理工作者的业务素质、职业道德，建立一支高素质的档案管理队伍，强化档案管理意识，完善高校档案管理体制，加强档案的信息化建设，促使高校档案工作始终顺应时代发展，提高高校档案管理质量。

【参考文献】

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