办公自动化条件下文书工作之思考

赵小妹

摘要：办公室文书工作是办公室工作中不可缺少的环节，在当今的社会情况，文书工作要想适应时代的发展，就需要加快自动化建设，大力加强办公室自动化建设活动。本文基于当下我国文书行业的现在，分析办公自动化条件下文书工作的重要性，并结合当下办公自动化条件下文书工作的发展情况，制定出加强办公室自动化文书工作的有效方案，以期推动我国自动化办公室文书工作发展。

关键词：办公自动化;文书工作;办公室自动化建设

当下文书工作自动化已经成为了我国发展的热门话题，自动化文书工作不仅可以减少误差提高效率，还能做到自动化流程的优化。为了提高我国自动化文书工作的进程，需要对工作人员的基本素质做出改良，并在实践中摸索办公室自动化条件下文书工作的发展道路。

一、办公自动化条件下文书工作的重要性

传统情况下的办公室文书工作，是通过人力进行资料的收集、整理、发布、保存，人工完成的过程中难免因为各种情况而造成失误，而自动化在文书工作中的应用可以有效提高办公室工作的效率，通过自动化取代人力整理，减少了人力劳动的时间，提高了文书工作的应用效果。自動化的应用通过计算机处理一切文书工作，做到了文书工作标准化，工作流程一体化，工作保密严格话，特别有效地推动了我国文书工作自动化的进程[1]。

二、当下办公自动化条件下文书工作的发展情况

（一）传统文书工作的特点

传统的文书工作围绕着笔纸展开，需要大量且繁琐的人力资源投入，在一定程度上形成了对文书工作效率与质量的影响。因为人力处理文书工作导致在工作中很容易出现失误，从而影响文书工作的准确度，长期以来我国文书工作就处在了一个止步不前的状态，并直接影响我国企业各类政策的实施。

（二）办公自动化条件下文书工作促进办公室信息化发展

在当前这个飞速发展的社会，我国科技方面取得了重大的突破，社会各个行业的发展都以信息化科技为先锋，进行整体改革。办公室文书工作在这样一个时代背景下，需要以信息化手段促进整个系统的发展[2]。办公室自动化文书工作可以通过一个比较全面的系统对信息进行采集与整理，保证了信息的全面化、收集的高效化，结果的稳定化，以及信息的保密化，大大地促进了我国办公室信息化发展进程。

（三）办公室公文的保密性

办公室文书工作流程是十分缜密的，里面会涉及到大量的保密文件，这些都需要文书工作人员进行保密处理，不可以在没有得到授权的状态下转借他人。在自动化的办公室文书工作中，文件通过计算机系统进行传输，因为计算机系统是单线传输，可以极好的保证文件的保密性。落实文件的保密性可以维护各个企业的安全发展，也是文书工作的基本要求[3]。

（四）办公公文的审批流程

传统上的公文审批流程十分复杂，需要经过多个部门逐一批准，最后才可以发布施行，这就导致在公文处理过程中出现公文审批速度慢，公文审批不规范，公文处理流程繁琐等问题，可以很大程度上降低了公文处理的效率。而自动化下的文书工作会将每个流程具体化，从而减少因为审核部门复杂导致的文件滞留问题，在很大程度上加速了公文的审批流程，促进公文审批高效化。

三、加强办公室自动化文书工作的有效途径

新的时代下，我们必须紧跟社会发展的步伐，在办公自动化的发展进程中，必须通过加强办公文书工作人员的素质、加强办公文书工作的培训力度、加强办公文书工作的指导方法，以加强办公室自动化文书工作。

（一）加强办公文书工作人员的素质

办公室文书工作是十分缜密且重要的工作，为此就要求部门时刻督促工作人员素质素养，加强员工对办公室文书工作自动化的重视。企业在人才筛选环节，可以通过素质考核决定人员是否录用，在员工录用后要加强对员工综合素质的建设，通过培训指导等方法进行素质教育，保证办公文书人员可以秉承着文书工作的基本理念进行工作，从而加强办公室文书工作自动化建设。

（二）加强办公文书工作的培训力度

要想贯彻落实办公室文书工作自动化建设，就需要加强办公文书工作的培训力度，以强力的培训增加员工文书工作技能，帮助员工掌握自动化要求下文书工作的基本技能。例如如何操控计算机内大数据运行，如何进行网络文件拟办，如何保证网络背景下文书工作的安全，通过大力的培训，帮助文书工作人员提高综合素质。

（三）系统化的、自动化的办公室文书工作体制

当前我国文书工作自动化运行还不是很成熟，尚且需要一部分外力的指导才能做到稳定运行，为此企业内部要出台指导政策，一般指导政策可以分为两大类，一是员工之间的指导，二是宏观的企业指导。员工之间形成一带一、团队制度等方式，相互督促带动，达到促进文书自动化发展。另一个是企业只见的宏观调控，在企业日常工作开展过程中，进行会议研讨、工作总结等活动，高效处理在日常文书自动化工作中遇到的问题，从而加速了办公室文书工作自动化的进程[4]。

四、结语

当前我国的社会是信息化的社会，各种科学技术推动着社会各行各业的装变，在这种大背景下，办公室文书工作也开始朝着自动化信息化的方向发展。办公室文书工作的自动化可以有效避免了我国人力作用下文书工作的误区，提高文书工作的效率将文书工作的保密性、高效性发挥到极致，大力推动了我国文书工作自动化的进程。

参考文献：

[1]谢玉珍.简析办公自动化条件下文书工作发展方向[J].才智，2015 （30）：344.

[2]陈黎.办公自动化环境下文书工作之思考——从天然气产业办公室自动化建设谈起[J].办公室业务，2012 （23）：105-106.

[3]杨华.办公自动化条件下文书工作之思考——从办公室自动化建设谈起[J].现代物业（上旬刊），2011，10 （01）：134-135.

[4]徐西泽，刘元敏，曹蕾.关于做好办公自动化条件下档案工作的思考[J].山东档案，2001 （05）：17.