论办公自动化在实践中的分析研究

李贞

摘要：办公自动化是指在工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高工作效率的目的。

关键字：办公室自动化；办公室系统；现状；趋势

一、办公自动化的现状

办公自动化（OA，Office Automation）是在70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的问题，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进 的计算机及网络技术，使人们可以借助各种设备处理一部分办公业务，提高人们对办公业务的处理效率和质量，达到提高工作 效率，方便管理和决策的目的。办公自动化的知识领域覆盖了行 为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，并且办公自动化 体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，所以办公自动化的应用 是企业管理现代化的标志之一。

所谓办公自动化，是指利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活 动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。

由于办公自动化的出现，使得传统的机关事务型办公业务中的劳动力就业比率结构发生了变化，据美国劳动统计局1998年的统计，美国四大产业的劳动力比率约为：信息产业占50%以上，服务业占30%、工业占13%、农业占2%，因此办公自动 化的应用将会得到进一步发展。办公自动化在70年代末80年代初进入到我国，到现在已有近30年的发展历史，由于我国国民经济和社会发展的快速进步，和其他应用软件一样，办公自动 化系统在我国的发展基本上与国际先进水平保持一致，现在己经发展到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也在不断地丰富和发展。第一代的办 公自动化是在80年代发展起来，而在80年代末期和90年代初期兴盛的，它指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。第二代的办公自动化是在90年代中期发展壮大起来的，主要是指用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑对人事、财务等进行管理。到21世纪之后，第三代的办公自动化逐渐占据了主导地位，它的基本特点是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。

第三代办公自动化是以知识管理为核心，它以企业网络和信息、系统为基础，帮助企业发现和组织已经获取的信息，定位 于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业的运作效率。通俗地讲，知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。

它具有以下几个明显的特征：

（一）强大的数据处理功能。功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能面向知识管理的办公自动化系统可以充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是Internet上的数据还可以充分利用各种协同工作手段包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等；并且可以提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能。

（二）知识管理原则。办公自动化系统起到“知识管理”的平与门户作用，面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去。

（三）办公自动化是不断发展的科学体系。在实施办公自动化时，办公自动化的内涵是不断在发展变化的，为了使办公自动化取得最好的效果，应该密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展，用最新的技术、设备和观念来制定办公自动化的有关规划，以达到花费最少，收益最大的目的。

二、办公自动化的发展趋势

经过近30年的发展，办公自动化越来越成熟了，使得其应用范围也愈来愈广。办公自动化已经从以前只是在机关的办公系统发展到现在各企业和各种工作部门都需要的办公系统。在实际工作中，各企业同样需要对内或对外处理各种信息，因此也同样有办公自动化的必要。而且，在市场经济的条件下，企业和各种工作部门的办公事务将越来越繁重，企业和工作人员快速、有效的协调越来越显得重要，越来越有必要实施办公的自动化。办公自动化系统是企业和工作部门的数字神经系统的重要部分，没有一个快速反应的神经系统的协助，任何企业和工作部门将难以获得长期、稳定、快速的发展。实际上，越来越多的企业和工作部门己经把办公自动化提到日程上来，很多企业和工作部门都在不同的层次上实现了办公自动化。但同时，不同层次的办公自动化系统对办公人员的要求也不同。从前的办公自动化是个体工作的自动化，不要求所有的办公人员都加入到办公自动化的流程和使用中，这些工作只是由一些专门的操作人员来做。而现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有员工联系起来，通过网络来完成大部分的办公工作，是全员的办公自动化。并且，现代办公自动化系统的功能越来越先进，使用起来越来越简单。尤其是最先进的WEB方式的办公自动化系统，办公人员只要能掌握简单的W矾DOWS和WEB的操作，基本上就能应付所有的计算机应用了并能熟练的操作办公系统。这样办公自动化系统已经起到了推动企业和工 作部门的整体快速发展、提高工作效率、增强竞争实力的作用。科技发展到现在的地步，随着企业和各部门的发展，企业内 部以及企业之间的联系越来越多，因此对企业中的办公自动化 也有着更进一步的要求，从而使“数字化办公”和“协作办公”成 为办公自动化系统今后的主要发展方向。

三、结论

从以上对国际国内办公自动化的发展趋势的分析来看，办公自动化进入企业正是其发展的必然趋势。随着我国加入WTO后，企业和政府工作部门对信息化程度的建设加大了力度，实施办公自动化系统实现行政管理信息网络化势在必行，办公自动化将成为网络的第一应用，对企业和职能部门的信息引导、办事效率的提高以及提高我国在国际上的竞争实力和与国 际接轨起到积极作用并产生深远的影响。将办公自动化系统应用于企业中，针对企业发展所需要的。数字化办公”和“协作办公”，设计符合企业使用的先进办公自动化系统，将是办公自动化系统继续发展前进的方向。

参考文献：

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【2】张学平；企业办公室工作刍议[J]；科教文汇（下旬刊）；2008年04期.

【3】侯婧；企业办公室和谐管理研究[D]；山西财经大学；2010年.