办公自动化环境下医院档案管理

舒建平

档案管理作为医院日常工作的重要内容之一，其管理效率的高低直接影响医院的整体工作质量。现代医院管理的越来越趋向于办公自动化，这为提高医院档案管理工作的效率起到了积极的作用，因此有必要针对当下的医院档案管理现状进行分析，并针对办公自动化环境下的档案管理策略进行研究。

档案管理对于医院掌握职工以及病人的资料都是极为重要的一个环节。有效的档案管理工作能够提高医院的整体工作效率，为病人提供更具针对性和更有效的医疗服务，也能够让医务人员做到人尽其才，对于优化医院的人力资源配置有着重要的现实意义。随着互联网技术的普及，一切办公活动都将趋于自动化，这种自动化的办公方式不仅能够节约纸张，还能节省医护人员的办公时间，提高工作效率，因此有必要从办公自动化的概念以及特点出发，针对于目前我国医院档案管理的现状提出改进策略。

办公自动化的概念及特征

办公自动化的概念。办公自动化，顾名思义，就是利用计算机、互联网技术等现代信息技术对办公室的日常行政工作以及相关信息进行信息化的处理，从而实现信息的快速存储、传输以及接收等的办公效果。办公自动化是建立在现代信息技术飞速发展的基础之上的，演变至现在可以利用云计算和大数据技术进行数据分析。

办公自动化的特征。首先，办公自动化的信息传输、接收和存储比人力的办公效果更加有效率。因为医院的整个办公系統较为复杂，不同的部门所需要的信息也不同，所以在医院办公过程中涉及的部门较为多和杂，而办公自动化就可以节约办公人员的时间，在通过计算机在网上实现轻松便捷的办公，节约了纸张的同时，也节约了时间，让医院的办公效率更加高。办公自动化不仅仅是方便了医院的工作人员，也方便了就诊的病人，让病人不用花时间跑遍着整个医院办各种手续，因为各部门的办公系统是协调统一的。

其次是办公自动化能够优化医院的资源配置，建立起资源共享的有效机制。档案管理的是极其复杂的一个过程，办公自动化能够利用计算机以及云储存功能实现档案管理的规范化和科学化，保证随时可以调出任何一位医护人员或是病人的档案，而这种云储存是可以实现医院所有部门共享的一种服务器的存在，能够快速查找到想要的资源。不同的部门之间可以通过办公自动化实现资源的共享，有利于最大限度实现资源的优化配置，保持了医院工作的协同。

最后，办公自动化还可以帮助医院实现无纸化办公效果，节约传统的纸质化档案的空间占有，防止档案的损坏。

医院档案管理的现状

虽然我国的医院档案管理工作中已经引进了办公自动化的系统，但是再具体的操作实施中，由于各种原因还存在着很多问题亟待改善。

医院档案管理工作者的信息化素质较低，阻碍了办公自动化的实施。真正的档案管理的办公自动化不仅需要工作人具备较为完善的档案管理知识以及各种医学知识，还需要档案里人员具备较高的信息化素质。在传统的档案管理工作中，医院档案管理者可能在前两者的素质上已经达标，但是在信息化技术，如，互联网技术的应用上还存在很大不足。由于计算机简单的硬件操作技术不过关，导致一些管理人员不习惯于使用网络进行日常办公，不会使用新媒体平台进行信息发布等，这些都是阻碍医院档案里办公自动化的重要原因。

医院的办公自动化基础设施不完善。简单的计算机的配备只是医院办公自动化的初级阶段，但一些医院认为办公自动化就是简单的连接网络，实现网上办公即可。但这只是办公自动化的初级阶段，真正的办公自动化还需要进行各种局域网的建设、网络线路的完善以及建立属于院方自己的服务器，这种软硬件兼具的基础设施目前在我国还有许多医院未达标，距离真正的办公自动化还有很大的距离。

许多医院的管理方式存在不规范的档案管理存在不规范的现象，从很大程度上降低了档案的检索效率。由于档案号的乱用、卷总分类混乱而引起的档案管理问题比比皆是，这些问题都在一定程度上加大了办公自动化推进的难度。

办公自动化环境下医院档案管理的具体策略

提高医院档案管理者的自动化管理素质。作为医院档案管理的工作人员应该从档案管理的专业知识以及现代信息技术的掌握两方面入手来提高自身的工作效率。

首先，严格按照档案管理的标准来规范自己的工作行为，保证有序存档，才会提高检索档案以及抽调档案的效率。档案管理者要在实际工作中不断积累档案管理的技巧，实践出真知，也是检验真理的唯一标准，因此，在实际工作不断完善和提高自己的档案管理技能是非常必要的，也是推进办公自动化所必须的。

其次，档案管理者要不断加强自己对计算机、互联网技术的掌握，才能适应办公自动化环境下的档案管理需求。医院也可以通过集中的办公自动化培训来提高员工的办公自动化技能，员工熟练掌握现代化信息技术是医院档案管理走向办公自动化的前提。

制定规范化的档案管理制度。办公自动化需要在一个健全的管理体制下运行才会将其的优势得到最大发挥。规范化的档案管理制度是医院各部门实现办公自动化正常运行的基础保障。为了防止越权问题的出现，文件管理和档案管理的标准必须进行明确区分，而且要制定统一的格式和标准来确保不同接口类型的档案顺利归档。

完善医院的办公基础设施。办公自动化下的基础设施建设不仅仅是计算机的普及运用，还包括档案管理软硬件系统的不断升级与完善。医院内部局域网的铺设，计算机系统的更新换代，医院自身服务器系统的建立都需要一步步地实施，来保证档案管理在办公自动化下的高效率开展。

树立档案管理的风险意识。传统的档案管理中难免会出现档案遗失的问题，这其中虽然有不可避免的管理规范不标准的客观原因，但也有工作人员档案管理的风险意识不够强的主观原因在其中。因此，有必要树立档案管理的风险意识。在办公自动化环境下做好档案的备份管理以及安全储存工作。

在办公自动化环境下，我国医院档案管理的工作还需要进一步地完善才能不断提高其工作效率，为医疗事业的健康运行提供有力的保障。