探讨办公自动化中的计算机技术应用

张红

【摘 要】随着经济的快速发展，现代企业应用自动化办公模式越来越普遍，主要是用来处理逐渐增多的企业信息与数据。在办公自动化中，计算机技术的应用贯穿于自动化全过程，能够有效提高信息处理速度。文章主要探讨了企业自动化办公中计算机技术的应用，从中分析出提高计算机应用效果的方法及措施。

【关键词】办公自动化；计算机技术；应用

当前，大多数企业采取办公室作业的方式，对企业经营及销售等过程进行处理。办公室工作常常需要借助计算机来完成，尤其是随着当前办公自动化的建立，计算机技术的作用更加突出，帮助企业员工提高信息处理效率，提高企业产能，因此，推广办公自动化的形式，与计算机技术紧密相关。

1 办公自动化的基本概念

办公自动化是顺应计算机的发展衍生出的新概念，使企业在经营过程中，运用先进的科学技术，对资源进行合理的分配与使用，从而提高企业员工的工作效率及工作质量，帮助企业领导者进行合理的决策，以期获得更高的经济收益。办公自动化具体包括图像、文字、音频、数据等的收集，自动化的主体是人才，先进的科学技术是依托，两者有效结合才能形成新的办公模式。

办公自动化的特点是：①智能化。实际工作中，包括处理公文内容、汉字识别、意外情况处理、辅助决策等，都采取智能化的处理手段，使得此类工作变得更加快捷与方便；②集成化。办公自动化充分借助计算机技术，将计算机软件、硬件、网络、员工等有机的结合在一起，同时将社会信息与企业内部办公体系联系起来，形成一个开放化的办公系统；③多媒体。办公自动化能够对图像、文字、表格等内容进行快速处理，大大提高员工的工作效率。

2 计算机技术在办公自动化系统中的作用

2.1 促进企业员工的沟通与交流

传统的办公室环境具有较强的约束性与纪律性，不利于员工的交流。办公自动化的建立，应充分借助计算机技术的便利，员工之间可以使用QQ、MSN等通讯工具进行内部交流与学习，增强员工之间的感情，使各项业务连接紧密。在实际工作中，办公人员只需进行简单的手动操作，就能完成信息的收集、分析与处理。

2.2 提高工作效率

传统的办公室模式在文件的编写、通知及总结需要花费大量的时间，采取书面表达的方式，工作效率往往比较低下。而使用计算机进行自动化办公，则能够大大缩短这些操作的时间，员工可以准确、及时的将文件发送给领导，并获得及时的反馈，有效提升员工的工作效率。

2.3 有利于企业进行管理与决策

计算机技术的应用，帮助企业领导进行决策与管理，领导将决策需要用到的信息采取邮件发送的方式传递给员工，由员工完成收集与统计，然后形成表格或者文字，再以邮件的形式发送给决策者，这有利于提高企业管理的现代化水平。

3 办公自动化中计算机的应用策略

3.1 加强办公自动化以及计算机技术的宏观调控

很多小型企业由于资金的限制，在计算机的建设上往往比较落后，办公自动化并没有真正意义上的实现，计算机软件与硬件水平较低。同时，企业对员工计算机技术的培训也较少，这使得企业不能有效发挥办公自动化的功能，严重制约了企业的发展。所以，在企业办公自动化的建设上，企业相关领导者就必须做好办公自动化及计算机技术应用的宏观调控，从资金投入到人员培训上给予足够的重视，结合企业的实际需求，选择适合企业办公的应用软件。

3.2 建立健全办公自动化管理体系

企业在引进计算机技术时，一定要有针对性进行选择合适的自动化系统软件，结合企业的实际情况，选择合理的应用软件。例如，在计算机软件的选择上，选择一些价格较低，但是能够处理企业各种信息的软件，一方面降低企业的投资，另一方面又能提高企业员工的工作效率，实现企业经济效益的最大化。

3.3 提高企业计算机技术人员的专业水平

随着计算机技术在企业中的地位不断提升，因而企业对计算机操作人员的专业要求也越来越高。为了适应企业的这种需求，要求企业加大计算机操作人员的培训力度，为办公自动化的完善提供有利的支持。比如，作为企业计算机技术人员，要求掌握专业的计算机危险防范技术，对企业计算机设置安全防火墙、杀毒软件、问题处理等，保证计算机的安全运行，防止信息处理过程因为计算机漏洞造成信息泄漏的情况。此外，随着信息技术的快速发展，还要求企业计算机操作人员掌握先进的技术与理论，及时更新自己的计算机知识库，满足企业自动化办公的要求。

4 结语

总之，办公自动化作为当前企业经营的重要模式，有利于企业成本的节约，提高员工的工作效率，同时为企业领导层的决策与管理提供合理依据。而计算机技术作为办公自动化系统的重要组成，随着信息技术的不断发展，计算机技术将面临新的改革与发展，朝更加智能化、系统化方向发展，这对促进办公自动化的完善，提高企业市场竞争力有重要意义。

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[责任编辑：王伟平]