办公自动化中计算机信息处理技术的应用

秦艳

摘要：在信息时代，社会的各行各业都开始受到计算机技术的影响，计算机信息处理技术的发展，不仅改变了社会生活方式，也让企业或单位的办公模式发生了变化。随着办公自动化概念的提出，如何利用计算机信息处理技术更好地为企业服务，成为许多人思考的重点。本文就通过概述办公自动化发展特点，论述计算机信息处理技术在办公自动化的应用，提出未来的发展方向。

关键词：办公自动化 计算机信息处理 技术应用

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）09-0116-01

在信息时代，社会的各行各业都开始受到计算机技术的影响，无论是生活娱乐还是工作学习，计算机俨然成为人们的左膀右臂。而在计算机技术影响下得社会企业，也开始将其利用起来，用以提高工作效率和质量。因此现代企业中普遍都引入了办公自动化技术，期望实现新的发展突破。上世纪50年代办公自动化在美国和日本首先兴起，但是最初的办公自动化系统只有电子数据处理的记录功能，到了60年代被管理信息系统取代，直到70年代办公自动化（OA）概念才正式形成。1985年第一次全国办公自动化规划会议召开，拉开了我国办公自动化建设的序幕。但是无论办公自动化如何发展，它都是以计算机技术为基础的，因此要优化办公自动化，计算机信息处理技术的发展才是关键。

1 办公自动化概述

办公自动化，即Office Automation（OA）是一种将办公和计算机技术进行融合的新型办公方式。它的概念范围非常广泛，凡是在办公过程中采用了计算机技术均可纳入办公自动化。在我国的第一次办公自动化规划会议上，将办公自动化定义为人—机信息处理系统。可以说在OA中，“以人为本”是人机工作协同的精髓。OA强调办公的高效率和方便快捷，因此办公自动化中的计算机应用均有以下特点。

第一，易用性。办公自动化是针对企业或单位的所有人员，因此办公自动化中使用的硬件和软件都要具有容易使用的特点。以国内著名的办公软件WPS为例，1988年WPS求伯君写出WPS（Word Processing System）1.0，开创了中文字处理时代。6年后，WPS占领了国内文字处理市场的90%。虽然WPS在随后的几年中，因为某些原因进入发展低谷，但是在2001年WPS更名为WPS Office，并进行了软件上的更新升级，将信息安全和强大功能作为发展重点，更以其易用简洁、体积小的特点，得到国内许多用户的认可。

第二，稳定性。在企业或单位的办公过程中，因为讲求效率，所以对于硬件和软件的稳定性要求很高。尤其是针对一些集团新企业，办公应用软件必须具备超大用户集合应用的稳定性，否则一旦出现问题，就会对企业造成难以估量的损失。同时在一些政府部门，办公自动化软件的稳定性可能会影响到信息安全。

第三，实用性。办公自动化之所以能够实现，最主要的原因就是办公过程中，所应用的新技术新设备具有可操作性和实用性。但是，现在一些办公软件为了对抗激烈的市场竞争，将软件功能愈来愈趋向复杂化，实现所谓的“大而全”，导致软件体积庞大，不适用于个人电脑办公。比如microsoft office2007就因为安装和体积庞大等问题，遭到不少老MS office用户的诟病。另外，办公软件要适合企业管理要求，否则不但不能够实现管理高效化，反而会出现副作用。

2 计算机信息处理技术在办公自动化的应用

2.1 网络通信技术

网络通信技术是现代社会实现移动互联的技术保障，在办公过程中，网络通信技术同样功不可没。就目前的技术发展而言，计算机网络通信技术主要包括了多媒体技术、移动通信、宽带网络。多媒体技术使原本比较复杂的办公交流形式，变得更加经济有效。除了传统的语言传输以外，还整合了文字、图像、视频等，使得信息传输的内容更加丰富具体，因此非常适合企业信息的传输和发布。移动通信是计算机技术和通讯技术的有机结合，并且在网络环境下开创了多种形式，比如微信（公众平台）为企业量身打造的企业号功能，其主要目的就是帮助企业、机关政府、学校等单位建立内部的通讯互联，实现管理的畅通高效。宽带网络已经渗透到社会的各个角落，对于办公自动化而言，它是基础的基础。

2.2 文字处理技术

文字是人们交流和记录的工具，因此从古至今对于文字处理，人们都在需求一种更加高效快捷的方式。自文字诞生以来，人们对于文字的处理经历了最原始的写字和刻字阶段。直到隋朝时期，人们从刻印章中得到启发，发明了雕版印刷书，这是我国最早的印刷术。而到了北宋时期，毕昇发明了活字印刷术，大大提高了文字处理的效率。到了1808年一个意大利人发明了机械式打字机，这又使人类的文字处理能力上升了一个台阶。到了信息时代，伴随着计算机技术的发展计算机文字处理应运而生。因为计算机文字处理能够规范文字编辑和输出，被认为是办公自动化中的核心技术。目前比较流行的办公软件有WPS Office、Microsoft office，这些软件能够进行文档合并、编辑、格式化和打印等基本办公操作，实现工作效率的高效化和高质化。

2.3 数据管理技术

正如马云在2015年的杭州云栖大会上说的：“未来将是DT时代”，直言大数据时代已经到来，并强调大数据对企业发展的重要性。正因如此，在这种时代背景下，许多企业在实现办公自动化的过程中，开始将数据管理技术纳入发展重点。数据管理技术的主要作用在于对数据的规范搜集和分析，为企业实现精准办公提供数据支持。

3 办公自动化中计算机处理技术的发展方向

3.1 网络视频会议技术的发展

当前视频会议技术广泛应用于企业、政府内部会议，因此根据使用重点不同可以分为硬件视频会议系统、软件视频会议系统和网络视频会议系统。硬件视频会议系统是利用专门的设备来实现视频通话，这种方式最常用，但是造价昂贵。软件视频会议系统是利用软件实现视频会议功能，它对计算机的性能要求较高，但总体造价略低。而网络视频会议系统是利用互联网来实现视频会议，这种方式不需要专门的硬、软件，并且造价很低，但是视频质量有待提高。在未来的办公自动化发展中，网络视频会议技术必将是视频会议使用的主要方式。因此，如何提高视频质量，保障企业或单位内部协同办公，实现数据共享，是办公自动化中计算机处理技术的发展方向之一。

3.2 无线网络技术

无线网络技术是现在使用最广的一种无线网络传输技术，无论是在日常休闲还是办公，无线网络让人们实现了更加方便的上网体验。当然，在企业或单位中，无线网络也是基本实现全覆盖，因此有人断言今后将会进入无线办公时代。但是现在无线网络技术还存在一些安全漏洞，比如不法分子通过无线网络链接钓鱼网站或者主动攻击无线服务器等，造成信息泄露。信息泄露问题对于企业而言是致命的，因此今后要实现无线办公，首先就要提升技术的安全级别，防止发生信息泄露事件，损害企业或单位利益。

3.3 信息传输技术

信息传输的目的是实现远距离信号传递，譬如古代的烽火狼烟或者是飞鸽传书，到了近现代出现的电话、传真等，这些都是信息传输技术。而在信息技术发展的今天，各类依托网络的信息传输手段也开始广泛使用，如移动智能电话、无线网络通话、各类聊天软件等。这些技术不光在人们的日常生活中得到应用，在实现自动化办公中也发挥着重要作用。但是，随着信息传输技术的发展，对于信息安全的关注度也开始上升。就像从前的电报会被截获、电话被人监听一样，利用计算机进行信息传输的过程中，同样会遭遇类似的问题，所以今后企业在进行信息传输时要引入更加安全的信息加密技术，保证信息传输安全。

4 结语

计算机信息处理技术的发展，为未来办公自动化的发展提供了技术保障。实现办公自动化，不仅降低了员工的劳动强度，而且提高了工作质量效率。因此可以预见，计算机信息处理技术必将在办公自动化中占据更加重要的位置。

参考文献

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