办公自动化环境下医院档案管理工作探讨

车兆营

摘 要：随着互联网的发展，信息技术与医院管理工作不断进行融合，医院档案随着信息化发展出现数量不断增多、信息更加复杂、形式更加多样、管理更加困难的特点，对于医院来说，医院档案的管理水平影响医院的未来发展与实际效益，自动化的办公系统具有一定的便利性，能够完善档案管理。本文探讨医院档案管理工作在办公自动化环境下的必要性，分析醫院档案管理工作的现状与问题，并提出解决方案。

关键词：办公自动化;医院档案管理;管理制度;探讨

医院档案管理可分为实体档案管理与信息档案管理，医院档案管理工作的高效完成是医院的可持续性发展的重要依据，传统的档案管理工作存在较多的问题，一定程度限制了医院整体服务管理水平，办公自动化环境为医院档案管理提供了新思路，自动化办公能够有效延长医院档案资源的保存与使用寿命，现代化、自动化、信息化的档案管理能够有效提升医院服务管理水平，对医院的可持续发展有着重要意义。

一、医院档案管理工作实现办公自动化特点的必要性分析

对于医院档案管理工作而言，针对管理模式理念上的不足、管理方式的落后、管理方式的不足，应顺应时代的发展、结合信息化技术，积极改革创新档案管理工作。

（一）及时性与有效性

办公自动化环境下的医院档案管理工作具有及时性与有效性，在档案收集、整理、录入、保管过程中，运用信息化、自动化、现代化的管理方法，能保证信息的及时录入，实现收录信息的及时性。医院档案资源在医学上的运用比较广泛，这就要确保档案的有效性，信息录入必须保证准确无误，以此方便今后查阅分析，档案资源的准确性和及时性是实现档案信息有效性的前提。

（二）稳定与安全

信息化的发展是医院档案管理工作的挑战，也是医院档案管理工作的机遇，传统的档案管理方法已经不能满足现代人们对档案资源的需求，相比于传统的实体档案管理模式，自动化的信息档案管理更加稳定和安全，信息档案的管理更加便捷，节省了占地面积，对信息化的档案管理也可进行重重加密，确保档案资源不会泄露出去，而实体档案管理比如纸质档案资源会随着时间的变化而变化，时间久远的档案会在保管阶段发生损坏与遗失，温度过高与空气过于湿润的环境也不利于纸质档案资源的保存，所以信息化档案管理更加安全与稳定。

二、医院档案管理工作现状与问题分析

（一）医院档案管理工作管理制度不健全

档案管理工作涉及到医院服务的方方面面，由于涉及方面广泛，我国医院档案工作普遍存在档案管理制度不健全的问题，主要原因是医院的档案管理工作没有统一的规定与标准，档案管理在收集、整理、录入、保管各环节没有做到工作到位，责任到位，监督到位，档案管理工作人员容易出现懈怠，导致医院档案管理工作发生混乱，档案的漏失与重复录入也给档案管理工作增加工作量，从而加大了档案管理工作的难度[1]。

（二）医院档案管理工作管理体系不完善

自动化办公环境下医院档案管理体系主要利用技术与设备构建而成，当前我国大部分医院更注重医院效益发展，对档案管理工作并不重视，对医院档案管理工作部门投入资金不足，导致医院档案管理技术落后，资金的缺乏导致医院在档案管理工作中所运用到的硬件和软件相对落后，完不成更深层次的档案管理工作。技术水平的落后在进行档案管理工作中对计算机与网络技术应用水平不高，继而导致档案管理水平不够，档案管理工作出现资料泄露、档案录入混乱、档案保管不当出现档案资源缺失等问题。

（三）医院档案管理工作人员专业素质不够高

我国更多的医院更加注重医院效益发展，对档案管理工作并不重视，医院档案管理工作由于不受重视，档案管理工作人员的薪水不高，档案管理工作者存在年龄偏大，档案相关的专业素质不高等特点，对《档案法》的了解不多，也没有充分认识到档案对医院未来发展的重要性，对计算机技术与网络技术、存储技术应用不多，欠缺现代化的档案管理专业的操作技能，自动化办公环境下的医院档案管理工作主要运用网络系统、计算机技术进行档案管理，档案信息化建设对档案管理工作者的要求更高。

三、办公自动化环境下医院档案管理措施

（一）健全档案管理制度

在办公自动化背景下，与传统的档案管理工作相比，自动化档案管理工作常常以文件为单位进行实施，在实施过程需要对文件进行分析处理后进行整理录入。针对当前医院档案管理制度的不健全，医院需要不断进行改革创新，完善档案管理制度，根据国家档案管理标准并结合医院发展情况制定相关的档案管理方法与档案管理工作的标准，促进医院档案管理工作的制度化、规范化，并不断进行改善与丰富，保障医院档案管理工作符合医院发展的需求。

（二）完善档案管理体系

档案管理体系的不健全表现在档案管理工作中硬件和软件设施设备不完善与档案管理技术水平不过硬问题上，针对档案管理体系中出现的问题，医院要注入管理资金，加强所运用硬件软件的建设，不断提高设备的性能，加大设备维护力度，以此完善档案管理工作中设施设备不完善的情况;针对医院档案管理技术水平不过硬问题可以增加医院在档案管理技术上研发资金投入，不断提高计算机技术、网络技术、存储技术的运用，提升档案管理工作水平[2]。

（三）提升档案管理人员的综合素质

医院往往对档案管理工作人员的重视程度不够，医院档案管理人员往往缺乏相关的档案专业素质，部分工作人员对自动化办公设备的运用掌握不到位，医院也缺乏办公自动化人才的培训教学，从而影响医院档案管理工作自动化的顺利进行。针对我国医院档案管理工作人员综合素质不够高的问题，医院可通过普及、专家讲解档案管理工作对医院发展的重要性，让档案管理工作人员明确自己的责任，通过定期对档案管理工作人员的培训，并重视档案管理专业人才的引进，全面提升档案管理工作人员的综合素质，建立高素质档案管理团队。

四、结束语

综上所述，随着自动化技术持续不断的发展，传统的档案管理模式已经不能满足现代化人们对档案资源的需求，医院的档案管理工作模式需要进行改革创新，办公自动化与我国医院档案管理工作的融合不仅可以提升档案管理的工作水平，还能提升档案资源的利用率，相信通过多方人员的不断努力，医院档案管理工作会得到质的提升。

参考文献：

[1]张鹏. 企业办公自动化系统设计与实现[D].河北科技大学，2020.

[2]顾惠芳. 医院信息化与医院档案管理现代化现状探究[J]. 佳木斯职业学院学报，2021，37（12）：40-42.