基于WEB的办公自动化系统的设计与实现

王凯+邓淼磊

摘要：办公自动化（Office Automation）又被称为OA，通常指的是利用一些现代化的先进技术，如网络技术、通信技术等去解决一些企业和单位办公中遇到的很多问题。在一定程度上不断地去提高员工的工作质量，以及办公的效率。该文首先对办公自动化系统做了详细的需求分析，然后进行了一些基本的调研，并设计出具体的方案和系统所需要的相关功能，最后对OA系统进行了较为详细的设计并具体实现。

关键词：办公自动化；效率；网络技术

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）27-0066-04

Abstract：Office Automation was also referred to as OA by most people. Usually it means that people use a number of modern advanced technology， such as network technology and communication technology etc to solve the office issues of enterprises and units. To a certain extend， the efficiency of the employees is continuously improved. In the design of this system： first carry on the demand analysis according to Office Automation System （also called OA System） in some detail. second conduct some basic surveys， specific proposals and related function should be designed. Finally design the Office Automation System（OA System） and make it come true at length.

Key words： Office Automation； efficiency； network technology

1 背景

目前，商业战争越来越激烈，各种技术也在不断的发展，很多的企业和单位几乎都不需要那种零散、独立的、纸质的办公方式。可是，却需要一种可以解决时间、效率、多人工作的方法。然而，办公自动化的出现正解决了这一缺陷，它不仅仅实现了对工作效率的提高，也对企业和单位的办公进行了统一的管理。同时也给企业和单位提供了一种先进的信息化办公。

办公自动化的中心点是怎么样去改变员工的低效率办公麻烦。在平时的工作中许多的内容都可以列入办公自动化解决的范围，就像大多数企业和单位各种资料的管理，员工档案信息的处理，以及各领导对工作的审批等。如今，很多的办公自动化系统，包括移动端和Web的都采用了因特网技术，而且几乎都是在流程的基础上以及各种先进的技术，让企业和单位内部员工更加方便的去查看信息，以及更有效率的协同办公。与此同时，办公自动化的出现也改变了以前那种效率低下、复杂繁忙的办公方法，变为了可以快速的、全方位的去采集信息、处理信息，给企业和单位的管理和办公带来了很大的方便。

2 问题描述以及可行性研究

2.1 问题描述

基于WEB的办公自动化系统的设计和实现主要研究的是如何去解决独立的，零散的以及纸质的办公，如何建立协同的、综合和高效率的办公。怎样去解决工作流程审批、信息的共享，以及提供一种先进的信息化办公平台，怎样去实现高效率的办公，异地办公等。如今，是一个信息化时代，可以利用先进的网络技术，搭建一个较为安全可靠的、高效的信息网络办公平台。这不仅仅给很多部门提供了一种便捷办公条件和多样化的综合信息服务，同时也对员工档案的管理带来了很大的方便以及任务处理的及时性，大大地提高了办公的效率和管理方便。

与此同时，该设计也探讨怎样去实现企业和单位各部门的日常业务工作的规范化和标准化。怎样去加强档的管理，例如：人事档案、财务档案以及各种档案。怎么去实现信息的共享、在线查询等。以及如何的提高请假流程、财务审核等流程审批管理的过程。

2.2 可行性研究

2.2.1 社会可行性

紧跟因特网技术的脚步，越来越多的人都对互联网产生了依赖。利用网络能够了解很多的知识，查阅资料，带给我们很大的方便。然而，对于一个企业来讲，对网络的依赖更加的强烈。其中，企业办公是不可或缺的，如果将传统的纸质的、繁琐的办公转变为网络的办公自动化是非常方便的。这一方面不仅给企业和单位的办公节约了成本，提高办公效率，工作的质量等都提供了很大的帮助。

基于WEB的办公自动化系统，是采用B/S架构（浏览器/服务器）[1]。目前大多数的软件都采用这种架构进行开发，在一定程度上节约了开发的成本。大多数企业和单位所用的软件几乎都是这种方式，而不采用C/S（客户端/服务器）架构的软件，所以该系统的开发对于一个企业和单位来说是一个不错的选择。

2.2.2 技术可行性

本系统的实现整体上是采用框架进行快捷的开发，其中采用的java中的开源框架有Spring、SpringMvc、Mybatis、Easyui。利用Spring产生开发过程所需要的所有的javabean，框架会实现自动的注入，及其简单。利用Springmvc进行页面跳转地址的控制，实现了后台程序和页面数据显示的衔接。利用Mybatis框架和Mysql进行交互，在指定的xml配置文件中编写sql语句，完成对数据的增加、修改、删除、和查询。而利用Easyui对系统整体的前台页面进行控制，节省大量的工作。其中还用其他的技术[2]有jsp、css、html、javascript、sql、xml。整体上是采用三层架构MVC架构进行设计。

jsp在系统中所起到的作用是用于做页动态页面的显示，将数据显示在界面上，出现一种绚丽的效果。css则用于调节显示页面各种美观的效果，例如图片位置，页面的高度，宽度等。html则是静态页面，用于一些页面的导入。Javascript在系统的开发中也发挥较大作用，例如：页面的弹框，效果和各种前台的操作，使得对动态的添加样式，效果更加的方便。然而，与数据库的交互，需要编写正确的sql语句，通过程序去控制数据的操作，方便程序员快速的开发系统。Xml的作用也不小，在整个系统的配置文件中，集合都采用了该技术，例如Spring、Springmvc、Mybatis[3]都采用了该技术。

2.2.3 操作可行性

目前在大多数的电脑上都能运行本系统，本系统的调试、运行都不会改变原电脑系统的设置和布局以及其他相关程序，并且系统的操作界相对面简单，通俗易懂，同时提示信息相对比较完善，在相关人员的指导下或者自己使用几遍便能够方便和熟练的操作本系统。本系统也不受到安装的和大多数平台的制约，只需要一个浏览器既可使用本系统，在一定程度上方便了大多数用户。

3 系统需求分析

对于软件开发的过程，需求分析[4]是不可或缺的。基于WEB的办公自动化系统的实现在一定程度上也进行了详细的需求调研，通常所需要哪些功能，哪些具体的操作都进行具体的需求分析。

3.1 整体业务流程分析

该设计的主要业务流程[5]是系统管理员或者其他用户登录系统后，根据所需去操作具体的功能。其中整体业务图如图1所示。

3.2 系统功能模块划分和分析

通过调研最终确定了该系统的主要功能。主要功能模块介绍如下：

1）系统管理模块

本系统所开发的功能与设计都是针对企业和单位内部进行便捷的办公实现的。系统的重要功能组成之一是系统管理模块，其中还包含子模块用户管理、角色管理以及菜单管理。用户管理主要是针对企业和单位内部的员工登录账号信息以及登录的相关信息进行管理，包括用户登录的信息等。角色管理是针对系统的不同用户操作不同功能而设计的。对待各个用户角色所能够操作系统的具体功能是有差别的，在系统中可以为每一个用户分配一个属于自己的角色[6]。然而菜单管理则是便于日后系统的维护。

2）通知公告模块

为了方便所有的员工都可以在相应的地方随时查看到公司相关的消息，特别设计了通知公告一功能模块。通知公告模块则是对企业和单位内部的一些通知、新闻、公告等进行编辑和发布。包括增加新的、编辑、删除和查询相应的通知等功能，更加方便员工去了解公司的动态和发展。

3）通讯录

为了方便员工查询到企业内部其他人的通讯信息，以及部门的通讯信息。通讯录这一模块设计了个人通讯录和部门通讯录子模块，便于员工的使用。通讯录中需要保存员工的姓名、性别、QQ号码、Email地址，手机号码等。

4）人力资源

通过调查研究，往常的纸质的人事档案查询以及整理起来有相对比较麻烦的地方，为了便于人事部门对员工档案的管理，人力资源一模块的设计则提供了不少的方便。部门管理则是对企业和单位内部的部门进行便捷的管理，什么时候添加部门以及去除的部门都一目了然。岗位管理则是对本公司的岗位进行管理，都提供了哪些岗位，以及岗位要求说明等，供人力部门在外界招聘员工提供了便捷。而员工管理，则是对员工的一些基本的信息进行整体的管理，包括联系方式，联系地址等。合同管理则是对员工与公司都签订了哪些合同进行管理，方便查询。而工资管理则是对每一个员工的具体工资进行管理，包括员工工资五险一金以及都扣除哪些费用，获得哪些奖金都一目了然。

5）考勤管理

对于每一个员工每一个月的考勤进行统计管理是必须的。提高员工的出勤率，员工上班进行打卡签到，下班同时也要进行打开签到。

6）个人办公

该模块的设计是方便每个员工去查询和提交与个人相关的资料而设计的，包括个人资料、个人考勤、个人工资、工作周报。其中个人资料则是方便员工个人及时的更新自己的资料和相关信息。个人考勤功能则是随时能够查看自己的出勤信息。个人工资功能则是能够查看员工自己的工资条。然而，工作周报则是员工的每周的工作情况，都做了啥，有啥业绩，写在里面，提交领导查看。

7）流程管理

流程管理则是大多数系统中所包含的，然而本系统也集成了该功能。本系统的流程主要是根据企业和单位的请假流程而设计和实现，方便了员工的请假过程，只需要在网上申请，领导审批即可。解决了纸质申请中的由于领导不在办公室耽误请假时间以及其他相关工作、及时获取假期等繁琐的问题。

4 系统整体设计

4.1 系统设计与实现方案

在浏览器[7]输入相应的访问地址，出现的是登录的界面，只有具有账号密码的用户才能登录本系统。然而本系统的用户基本上都是内部用户，即内部员工，还有一部分就是系统管理员对系统进行维护。校验用户密码正确后进入系统呈现出来的应该是系统的主页，主页上一般都具有公司的最近动态，新闻，以及各种通知。而系统的页面设计是采用分层次，也就是左面为主菜单，最上边为系统相关的时间，退出等，而右边这是点击左边菜单列出的具体的操作菜单，看起来较为直观。整体的功能设计结构如图2所示：

4.2 系统工作流程及原理

4.2.1 系统工作流程

系统的使用首先出现的是一个登录界面，该界面需要验证用户的登录账号以及密码是否正确。如果正确则进入系统可以使用系统中的功能，如果用户名不存在或者密码错误则不能登录系统。另一方面，如果点击右上角的退出，已经登录的用户也就返回到登录的界面，不可以继续使用该系统中的功能。该系统工作图如图3所示：

4.2.2 系统工作设计原理

该系统是基于B/S架构开发的，所以依赖于计算机中的浏览器，需要使用浏览器才能访问本系统。大体过程为浏览器向tomcat服务器[8]发送请求，经过服务器再去执行指定的java程序代码，最后得到结果响应给浏览器并显示出来。系统工作原理数据流图4所示：

4.3 数据库设计

4.3.1 数据库需求分析

对于数据很大，并且存储时间长，同时又管理和获取所需要的信息，这就要求软件本身能够存储和管理大量的数据，然而这一功能的实现就必须要借助一个大型的数据库。如今，大型的数据库[9]有Oracle、Mysql、SqlServer、DB2等。为了更方便的安装使用和性能上的要求以及整体的需求，本系统的开发选择了开源的数据库Mysql作为存储数据工具。本系统的开发的所有表都创建在数据库名为office的数据库中，并设置了数据库的编码[10]为UTF-8，以防止数据在存储的时候出现乱码的问题。

4.3.2 数据库概念模型设计

概念模型有的人也称为物理模型，它是将实体-联系的理论作为基本的知识，然后对其中的方面进行扩大。它是根据用户的观点出发对信息进行建模，主要对数据库的设计。

在本系统的开发中，使用的是powerdesign[11]进行概念模型的设计，不仅仅设计简便，而且可以建立好的模型可以生成sql语句，可以根据不同的数据库创建属于本数据库的建表语句。

根据本系统的设计和实现主要的实体[12]都有：员工信息、部门、职位、工资、考勤、合同、信息公告、请假、申请、工作周报等。各个实体具体的描述E-R图如下（由于实体和属性过多的原因，实体和属性并没有全部给出）：

5 结束语

伴随着网络技术以及各种技术的快速发展的脚步，现在已经步入了一个信息化的时期。不容置疑，这些技术的出现都给我们的生活带来了很大的方便。在21世纪的信息化时期，有很多的企业都在慢慢地扩大，在业务的需求上也急剧的增加。然而，以前的那些纸质和低效率的办公模式就出现了很多的问题，例如：请假审批，由于某一上级领导不在办公室，就不能及时地进行审批，这种模式有可能就耽误员工的时间以及其他的工作。为了提高工作的效率以及节约成本，更便捷的办公，企业就需要去改变这种传统的办公模式带来的不便。

该设计基本上能够满足大多数小公司的内部办公需要，能够实现企业的投入成本低，办公效率高的宗旨。基于WEB的办公自动化系统的设计和实现在一定程度方便了企业和员工，员工和员工之间的交流。一方面，办公简化，能够节约不少的时间，对输入个人办公计划和总结也有不小的用处等。网络办公也大大方便了很多的处理流程，从职员写到领导审批的过程也一样。另一方面，远程化办公的实现，以及电子档案的处理都给办公人员带来了纸质管理没有的方便。同时还可以给企业和单位节约了很多的办公纸张，通过因特网，解决了各个部门员工在时间、地点的限制，可以协同的工作。

参考文献：

[1] 曹广鑫. java企业级开发项目实践[M]. 北京： 清华大学出版社， 2009.

[2] 许晓斌. Maven实战 InfoQ企业软件开发[EB/OL]. http：//blog.csdn.net/hh337/article/details/46318641.

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[11] 陈昊鹏， 王浩， 姚建. java核心技术2[M]. 北京： 机械工业出版社， 2009.

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