浅析高职院校人事档案信息化管理

任沫霖

【摘要】随着社会信息化的发展，高职院校人事档案信息化管理逐渐成为一个新的趋势。本文将从高职院校人事档案信息化管理的概念、信息化管理的作用、信息化管理存在的问题及其解决措施几个方面入手，浅析高职院校人事档案的信息化管理。

【关键词】高职院校 人事档案 信息化管理

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）12-0023-01

人事档案是与每一个人民密切相关的专门的一个档案，其以文字、照片等形式记录了个人在学习、工作等过程中的基本信息，这些信息在一定程度上反应了一个人的能力、品德等个人特质，在各个国家的人事变动和升迁等方面发挥着重要的作用。传统方式的人事档案保存管理主要是以纸质档案的形式展开，然而这种管理方式下，会有扣档、弃档等行为的存在，最后造成档案逐渐失去其权威性和真实性。高职院校的人事档案作为人事信息的重要载体，其信息化管理势必成为一个新的趋势。

一、高职院校人事档案信息化管理的作用

与以往纸质版的人事档案管理方法相比，信息化管理的方式存在着多方面的优点，具体表现在以下几个方面。

第一，为用人单位的选拔、变动等提供参考。高职院校中人事档案的信息化管理能够使组织部门直观的了解、掌握到教师的工作经验以及在教学科研等方面取得的成果，可以提高人事档案的参考价值。

第二，有利于保存个人完整、正确的信息。传统的人事档案管理方式不利于与教职工之间的信息沟通，容易出现遗漏或与实际不符的情况，信息化管理模式下，教职工可以及时地了解个人信息并加以修改补充，能够使档案信息更接近个人的真实情况。

第三，有利于档案管理人员工作效率的提高。传统的档案管理条件下，大部分都需要管理人员及时的整理，耗时耗力。信息化管理下，自动化、网络化的管理不仅能够节约档案整理的时间，也能够大大提高档案管理的质量和效率。

第四，有利于纸质档案的保存。传统的管理方法需要不断的提取档案，容易造成最为原始直观的纸质档案的丢失，信息化管理下对信息的调取简单、便捷，避免了对纸质档案的反复调取，是保护纸质档案很好的一种方法。

二、当前高职院校人事档案信息化管理的问题及其应对措施

目前，高职院校的人事档案信息化管理主要存在以下几个问题。

第一，档案管理人员缺乏信息化管理的经验和技术。由于当前大部分的档案管理人员之前都是对纸质档案进行管理的，对于新接触的信息化管理就存在业务不熟悉的情况。此外，部分档案工作者还存在着对档案管理没有不够重视的情况，档案信息的录入草草了事，这种行为会在一定程度上影响档案的真实性。

第二，对教职工信息不能及时更新。学校教师的人事变动包括辞职、升迁等，这类信息都是不断变化的，部分的管理者不能够及时的对其进行更新，最后就会造成信息的错误或者遗漏。

第三，在内容上不够规范。这主要是档案管理者技术上掌握的不充分以及态度不严谨造成的。信息化的档案大部分是人员自己填写，管理人员加以审核保存的，管理者在管理过程中如果审核不够严谨，就会造成档案部分内容的不足。此外，对于学校中的同名同姓人员，其信息的录入需要格外的认真，管理者的草草了事很容易造成信息的混淆。

针对以上的问题，高职院校信息化管理可以从以下几个方面加以应对。

首先，提高档案管理人员信息化管理的意识。传统的纸质档案的管理方法已经不能够适应当前的信息化管理，这就需要档案管理人员及时从局限性的思维中解脱出来，多接触新事物、新技术，及时掌握信息化管理的技术方法，提供更为高效高质量的服务。

其次，定期安排专业人员对档案信息进行检查、修改和补充。档案管理本身就是一项复杂繁琐的任务，常规的档案管理本身就有可能出现信息的遗漏等，再加上管理人员技术上的限制、人员的变动等，定期的对档案进行管理调整，才能够确保档案信息的完整性和准确性。

最后，建立完善的档案管理体制。这就要求学习领导对档案管理给予足够的重视，在制定完善的规则制度的同时，及时对档案管理者的工作进行检查，并对其中的问题加以批评指正。只有上级领导给予足够的重视，员工才能够端正工作态度，在对档案管理的设备配置等方面才不会敷衍应付，促使档案管理的效率和质量提高。

高职院校人事档案信息化管理是档案管理未来的一个发展方向，当前只是信息化管理的开始阶段，许多方面还存在各种各样的问题，以上只是对当前问题以及解决办法的简单总结。各个高校只有加强自身的管理，充分利用信息化管理记录整理人事档案，才能够为人事工作者提供更好的数据平台。档案管理者也应该加强对新事物的学习，提高自身的业务能力，提高计算机运用能力，增强业务处理过程中的责任心，从而为高职院校人事档案的信息化管理作出更大的贡献。

参考文献：

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[3]钟淑媛.高职院校人事档案信息化管理探析[J].科技资讯，2009，14：213.