文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设

陈梅英

摘 要 档案信息化是指档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。中职学校档案信息化主要包括档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。本文将主要探讨文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设的现状及对策。

关键词 中职学校 档案信息化 文档一体化

中图分类号：G271文献标识码：A

Secondary Vocational School Archives Information Construction in

Document Integration Management Mode

CHEN Meiying

（Guangdong Food and Drug Vocational-technical School， Guangzhou， Guangdong 510663）

Abstract File information refers to the use of modern IT department archives， archives of information resources to strengthen the collection， collation， development and utilization. Vocational schools include network file information， standardization of digital archives stored information and archives information management profile information utilization. This article focuses on the current situation and countermeasures document integration management mode in vocational schools archives information construction.

Key words secondary vocational school; achieves information; document integration

教学档案能展现教师不同的教学面貌，呈现方式虽以书面数据为主，在实施过程，教学者与同侪教师都必须透过各种不同的方式，以作为了解教学成效的手段，而教学观察与回馈就是其中要项之一。①首先，教学者先填写“教学计划与省思表”中的教学计划部分，一方面厘清自己即将进行的教学相关脉络，另一方面作为与同侪教师进行观察前会谈的基本数据。然后，同侪教师即依照约定的观察时间观察教学，同时填写“教学行为观察记录表”。而教学者也要在教学后的四十八小时内，填写“教学计划与省思表”中的省思部分，并搜集学生学习的相关数据（如作业、学习单等）黏贴于表上，进行自我检视与省思的工作。接着，依据教学者的省思记录，以及教师的教学行为观察记录，进行回馈会谈，一方面找出教学者已经具备的教学成就，另一方面也从讨论中发现教学者可以继续成长的教学行为。②

1 档案信息化管理的内涵

档案信息化是近年来研究的热点问题，中职学校档案信息化应以促进、完善学校信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，并坚持技术与管理并重、与学校信息化协调同步的原则，在学校各信息系统的开发与实现过程中，也应充分考虑档案管理的要求。究其内容则主要有电子文件的归档、传统载体档案数字化、电子档案的管理、档案网络化服务、档案管理系统软件等，知识贵在活用，而活用的过程不外乎“内隐知识外显化与外显知识的内隐化”之交互作用的历程。因此知识若能加以灵活运用，则可精益求精、增进效能，由此可见知识管理之重要性。③

2 中职学校档案信息化建设与管理的重要性

“知识管理”的要旨就是要把人脑中的知识化为具体的杠杆效应，为组织增加资产。知识位居于文明之核心，并成为我们思考、信赖和从事及质疑文明本质的基础，使科技得以出现，并转变了我们的世界。在当代世界中有可供使用的大量信息，知识的类型亦相当繁多，尤其身处在信息时代，更是充斥着各式各类的知识，而哪些才是教育工作人员所需要的？能够为教学过程带来何种效益？如何使众多知识有系统的呈现？如何搜集、精炼、储存、分享、创造知识，管理这众多知识，便是知识“管理”的目的。

如何善用知识，将会是未来竞争的主要关键因素。人类的知识不断被开发出来，而信息也将面临“数据过剩，却信息不足”的失调问题，教学资源的多样化，使得教育工作者无法忽视知识管理的重要性。相信未来在科技上的进步，并不只在于信息的生产，更也不会是信息的传播，最困难的问题将是在于如何减少和筛选信息。未来储存信息的能力是相当可观的，但是要如何从我们记忆中取出有用信息的能力确实相当贫乏。真正的知识管理，便是要做到取出每个人脑袋里所需要的信息，凡能藉由知识管理系统而不断学习的组织单位，才能发挥知识的最大功能，带来竞争优势。④

3 文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设的策略

3.1 强化中职学校档案信息化建设的意识

教育被视为一专业工作，于是乎需以专业知识为基础，而教育专业知识是由教育研究、研习中学习而得，亦能由教师的实务经验及省思所产生。教师所累积的教学实务经验，往往是教师教学智慧的结晶，十分珍贵。但遗憾的是，学校方面往往忽略了教师长年所累积下来的专业知识，并伴随着教师调动或是退休而消逝无踪，无法有效的经验传承及保存;同样地，教师本身亦往往不清楚自己所拥有的专业知识，而造成无法储存、应用甚至分享，更不用说是创造新的知识。教师所拥有的教师专业知识乃是学校组织中的重要资产，然而，学校和教师对于知识管理的内涵，却仍一知半解。

3.2 加强对档案人员信息技术应用能力的培训

学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。⑤

我们有必要将这些珍贵的知识或经验须予以搜集、储存并传承分享，以至于其它教师得以透过这些珍贵知识而提升教学质量、活络教学过程，“教师个人知识管理”便因此被孕育而生。对教师而言，知识管理是一种专业学习的过程，也是获取专业知识的手段，再者将知识管理应用于教育的领域，早已成为近年来教育研究的主要议题。学校本身可视为是一个教师社群的结合，而教师知识更是学校的重要资产，更应珍惜并积极管理。若教师知识管理得宜，教师将不再只局限于自我的知识，可借助他人所分享的知识，达到教师专业成长的理想。教师个人专业理论有许多属于内隐的、特殊的以及不断建构、变动的特性，大体上是透过团体合作、自我省思、深度对话等活动而得。知识的生成变化是个体其内在个体经验、意义结构在社会或特定文化脉络之中，交互影响历程中，不断经由诠释、反当、转化的结果。因此，教师的知识管理策略，必需着重在整体的教师专业实践历程。⑥

3.3 加大档案现代化管理的投入

制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平，应投入大量的精力关心和支持这一工作，没有资金，应想方设法创造条件投入资金;没有设备，应千方百计配置先进设备;没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才;把档案现代化管理纳入中职学校档案管理工作计划，列入中职学校档案部门重要达标的内容进行考核。

4 结论

总之，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快电子档案的现代化建设管理进程，确保中职学校档案为学校的发展和建设服务。

注释

① 李静.职业技术学校档案信息化建设探析[J].黑龙江档案，2014.3：60.

② 梁景芝.中职学校档案集中化管理问题研究[J].中共郑州市委党校学报，2014.2：85-87.

③ 林艳梅.中等职业学校档案信息化管理探讨[J].城建档案，2014.5：84-85.

④ 杜玉林.以人为本背景下中职学校档案管理工作要点分析[J].中国管理信息化，2014.13：111-112.

⑤ 张元芬.中等职业学校档案信息化建设之我见[J].黑龙江史志，2014.3：88.

⑥ 杜晓娟.中等专业学校档案信息化管理的问题及对策[J].中国管理信息化，2014.13：109.