财务共享模式下高校科研经费管理优化研究

陆赛钰　许雪娇　刘凝

摘要：随着高校科研体量的逐年增长，且在“放管服”政策背景下，建立高效便捷的科研经费管理模式需求日益凸显。信息化道路是实现管理模式转变的必由之路，引领着财务管理向财务共享模式转型，同时也为科研经费管理的优化提供了契机。在深入剖析当前高校科研经费管理问题的基础上，探讨引入财务共享模式的必要性，并从制度、流程、系统、人员4个科研经费管理体系的关键环节入手，构建基于财务共享模式的高校科研经费管理体系。

关键词：高校；放管服；科研经费管理；财务共享

0 引言

高校具有人才集中、知识密集、学科交叉等优势，这些特有优势决定了高校科研在国家科技创新中的引领地位与牵头作用。近年来，为激发创新活力和动力，随着高校科研经费来源的多样化，以及全社会对研发经费投入的加大，高校科研经费整体呈现出日益增长的趋势。

同时，为激发科研人员成果转化活力，国家相关部门深化科研改革，持续助推科研“放管服”相关政策的出台。2016年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于進一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（国发〔2016〕50号），要求创新科研资金的管理模式，建立健全财务信息共享平台；2018 年，《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（国科办资〔2018〕122 号）要求，坚持问题导向，树立服务理念，优化管理流程，充分利用信息化手段提供便捷高效的报销服务；2021 年，《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国发〔2021〕32号）提出，要求减轻科研人员事务性负担，提出推动科研经费报销数字化、无纸化[1]。

在国家层面“放管服”政策层层深入推进的大环境下，面对日益增长的科研体量，如何释放科研创新活力，发挥科研经费的最大效能，改革科研经费管理便成为目前亟须解决的问题。本文引入财务共享模式，对高校科研经费管理体系的构建展开探讨，对实现财务科研协同化、信息共享化，提高科研经费管理水平等都具有重要意义。

1 高校科研经费管理的问题分析

近年来，随着高校科研经费总量的大幅增长，大部分高校也对“放管服”新形势做出了相应的改革，但是在现行的管理体制下，高校总体经费管理运行效率仍然不高，且流程烦琐、智能化程度低，并未有效地支撑科研活动的顺利进行。现从制度、流程、系统、人员依次具体分析管理中仍存在的问题。

1．1 制度不健全、更新不及时

2014年以来，国家出台了一系列政策文件，如《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（国发〔2016〕50号）、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号），以及《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国发〔2021〕32号），提出了改革完善科研经费管理的诸多举措。财政部、教育部、科技部等相关部门也陆续修订了相关科研管理办法。面对不断更迭的科研管理制度，部分高校未能在具体落实前形成健全的制度体系，制度更新滞后，导致实施新要求时无据可依，各部门执行口径不一致，或者虽有制度更新，但各归口管理部门仅从本部门职能出发，制定的管理制度或过于片面或相互“打架”，最终导致科研人员办理业务困难，未能起到给科研人员“松绑”和激励的效果。

1．2 流程不明确、环节不顺畅

教育部、财政部在《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》（教财〔2012〕7号）中要求高校明确责任主体，分级管理细分各部门的职权范围，确保经费合规合理使用，同时有效落实管理权及监督权[2]，要求基层管理单位肩负起监督责任，同时要求落实项目负责人对于科研经费管理的直接责任[3]。可见，根据职能不同，科研经费管理需要跨部门协同运作，同时又涉及立项管理、预算管理、费用报销、经费结余等诸多环节，经常会有某一环节流程不清晰，程序较烦琐，科研人员则需要耗费时间、精力往返于多个职能部门办理业务，在一定程度上降低了科研人员的积极性[4]。

1．3 系统不衔接，数据难集成

目前高校各职能部门的信息系统从开发到应用都相对独立，各信息系统之间难以衔接，相关数据较难集成，即使通过集成接口相互联通，也存在共享程度低、数据交换质量差、管理成本高等一系列问题。涉及科研项目经费管理的财务系统和科研系统亦如此，也存在信息不共享或共享不充分的问题，相关信息无法实现在系统中实时共享，条块分割，导致“信息孤岛”现象的出现[5]。同时，系统因素造成的业财融合不紧密使项目负责人无法完整追踪和有效控制经费的使用，科研经费相关管理部门无法对经费使用情况进行有效监管，导致经费违规风险的存在，影响了科研项目的有力推进。

1．4 人员少沟通，信息不对称

科研项目经费管理涉及环节较多，目前的管理模式中科研相关部门主管合同登记管理、间接经费核对、立项审核及成果验收等工作，财务部门负责资金到款入账、经费报销及财会监督等，项目负责人及其团队负责预算执行情况。而当前高校科研经费管理缺乏整体性，缺少有效的沟通机制，存在信息不对称情况。比如立项环节，项目负责人、学院科研秘书、科研管理部门人员之间因烦琐的项目申报审批程序中沟通的不顺畅，降低了立项审批流程工作效率；费用报销环节，由于项目负责人或科研助理对项目资金管理办法中财务规定理解的偏差以及财务人员对科研具体活动的不了解，造成报销开支范围与项目预算的不符，导致项目结题验收审计时出现调账、整改等问题。

2 高校科研经费管理引入财务共享模式的必要性

2．1 高校科研环境的推动

根据2022年7月教育部“教育这十年”“1+1”系列活动中公布的数据，高校研发拨入经费从2012年的768．7亿元增加到2021年的1 592亿元，10年累计拨入经费总额上万亿元。可见，高校科研经费体量呈逐年上升的态势。高校科研经费体量体现了一所高校科研创新活力和科研竞争能力，因此，科研经费的管理工作在高校各项工作中显得尤为重要。然而，目前高校科研经费管理中仍然存在着跨部门协同性差、数据缺乏整合性、业务流程不统一等一系列问题，科研经费管理模式变革迫在眉睫。随着科研“放管服”逐步深入贯彻，提倡运用信息化加强科研经费的全过程管理，推行一站式服务为科研人员“松绑减负”的政策背景，以及云计算、大数据、智能化等新型信息化兴起的技术环境，共同推动着科研经费管理向财务共享模式转型。

2．2 财务共享的技术支持

随着大数据时代的发展，推进校园信息化建设，是实现一体化智能化跨部门信息共享的技术基础。科研经费信息化建设必须整合科研信息资源，将项目立项审批、预算管理、费用报销、经费结余等流程纳入一体化管理范畴，要将科研项目信息和经费信息等基础数据嵌入信息系统，进一步思考运用大数据手段分析科研项目经费的立项情况、使用进展、验收评价等数据，为相关人员提供多重融合信息。高校引入财务共享模式，使信息能够有效地进行传递，不仅能提升服务效率，避免资源的浪费，降低信息不流通而出现的工作错误，更重要的是平台能够实时分析收集到的数据，事前事中预测、监督财务存在的潜在风险[6]，更好地实现会计核算与监督职能。虽然初期各个部门的信息系统较为独立，无法进行直接的信息共享[7]，但财务共享模式最大的优势在于可通过连接各个部门较为独立的信息系统，实现资源配置整合，进行信息交互共享，部门间信息沟通更加流畅。财务共享模式能够更好地服务高校决策，尤其是目前较多的異地多校区办学的高校，可以有效规避分散状态下的资源浪费。这对于高校中的财务管理与科研工作也同样适用。财务共享模式可以使科研经费管理工作更加高效，资源整合与分配更加合理。

3 融合财务共享模式的高校科研经费管理体系构建

创新优化高校科研经费管理机制，融合财务共享模式，构建以“规范化、标准化、智慧化、集约化”为标志的高校科研经费管理新体系，将科研经费信息资源有效整合，创建高校科研管理财务共享平台，能够激发科研人员创新活动，提升科研经费管理效能。高校科研管理财务共享平台的实现路径应从规章制度、业务流程、信息系统、人员配备等角度整体架构，在各科研财务业务模块的基础上，利用网络信息技术，以数据加工传输为重点，不断改进完善操作流程，再通过制度的规范化、人员的集约化来实现高校科研管理财务共享平台数据的互通，流程的顺畅。

3．1 建立制度规范化

创建高校科研管理财务共享平台离不开一个健全且规范的规章制度。第一，高校要罗列出所有科研经费管理相关的业务，整理出相关的科研政策及已有的管理办法，在现有规章制度基础上，重新梳理实施理细则以制定出符合会计政策的标准的科研经费管理制度。第二，监督工作是政策制度能够有效落实的坚实保障。一是对于科研经费各个环节的有效监督，包括预算设置、费用报销及经费开支合理性的财务监督；二是对于财务监督的公平公正性的监督，在财务监督的过程中下是否存在标准不一的情况，所以财务监督也需要制定统一的标准，避免出现人情漏洞等。第三，严格执行制定的规章制度是推进创建高校科研管理财务共享平台的核心步骤。

3．2 梳理流程标准化

科研经费管理融入财务共享模式，即打破原有系统的平衡，通过科研管理财务共享平台将原有相对割裂的业务模块重新整合，业务流程再造，数据信息集成，从而达到业财融合，见图1。

3．2．1 立项管理

根据《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）等文件精神，科研收入需要进行合同管理，负责人是第一责任人，科研经费立项以保证合同规定的指标和任务为前提，以合规合法性为底线，保证每个环节的真实性和相关性。立项管理融入财务共享模式，为科研管理部门的合同管理提供信息平台，同时优化了立项审批的流程，提升了科研服务的效率。

项目负责人可在财务共享模式的平台中点击立项，财务共享平台系统自动对接至科研管理部门的立项界面，负责人填写统一模板下的部门、负责人、合同号、项目类别、预付款条款等信息并上传附件。经二级单位、科研管理部门核对所有附件，确认立项信息无误后推送至财务部门，财务立项人员审核相关项目预算信息后，匹配适合的预算模版自动开立经费编号，再推送到会计核算系统，由财务核算人员，根据开立的项目编号和提供的相关票据编制标准统一格式的会计凭证和预算凭证。最后自动同步科研项目数据，将财务经费账号、预算信息同步至科研管理部门，项目负责人可以对立项工作的流程一目了然，见图2。

3．2．2 预算管理

在编制申请书、计划任务书或签订项目合同时，项目负责人会按照项目下达单位的要求、项目研究任务的特点和实际需求编制项目预算。但由于科研活动的不确定性和不可预见性[8]，为了坚持合规性、合理性、真实性和相关性原则，过刚、过细的预算编制往往不能如期开展，所以预算一般都需要柔性化管理。高校引入财务共享模式，可以根据不同项目的需要，设置可以自行调整的预算栏目，设置灵活地预算控制方式[3]，满足项目实际支出的需求。例如，项目负责人在经费预算总额不变的前提下，根据实际科研活动开展需求而自主调剂使用除设备费以外的其他费用。一体化系统可以使得负责人对经费预算的控制更具时效性，以减少频繁修改预算额度的情况，提高科研人员投入科研活动的积极性，见图3。

3．2．3 费用报销

财务共享模式下，项目负责人在进行费用报销时，可以通过财务票据OCR识别及影像处理系统，将需要报销的原始票据扫描上传至财务预约系统[9]，填写相关项目信息，完成相关审批流程，最终形成财务报销单号，推送至财务部门。财务分配人员在收到推送的报销电子流后，将推送的报销单据进行打印送至财务审核窗口进行票据的审核。财务审核人员对不符合要求的单据进行系统退单处理。经过审核、复核符合要求的单据则进行生成相关凭证，推送至结算人员付款。由于财务共享模式接入了银企直连模块，通过财务机器人流程自动化，赋能财务实现财务数字化转型，结算单号录入待付款中心后由财务机器人操作付款步骤，既能缓解工作强度，也能提高支付效率，从而提升师生满意度。

3．2．4 经费结余

根据《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）、《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》（财教〔2015〕15号），以及《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国发〔2021〕32号）等文件精神，高校可通过财务共享平台建立经费结题结余模块，提高科研管理资金的使用效率。

第一，项目负责人在科研管理财务共享平台的结题模块，填写结题验收决算报告等材料，上传主管部门的结题报告或证书，经职能部门批准后，推送至财务部门，在此期间相关项目将会被自动冻结，直至财务人员审核当前结题项目的预算执行情况、暂付款等都符合规定后，方可解冻，通过结题审核并进行账务处理。

第二，若项目通过结题或验收，项目负责人向学校提出项目结账及结余资金后续使用申请，可选择科研管理财务共享平台中嵌入的结余模块，填写科研项目结余经费使用申请书，经平台推送至二级单位、科研管理部门审核后，推送至财务部门办理结转项目立项等相关手续。财务部门按原项目性质，将科研项目结余经费转入“学校后续科研基金”项目，再将经审核批准的经费转入课题组的后续研究项目，课题组即可按相关管理规定继续使用科研经费。科研管理财务共享平台可让项目负责人及时了解项目的实时使用情况，避免了经费的浪费和随意使用，同时解决了科研经费“结题不结账”问题。

3．3 运用系统智慧化

高校科研经费管理工作要以信息化工作为抓手，引入科研管理财务共享平台不断提升服务效能，而平台的构建和顺利运行离不开信息技术的不断完善。只有让“冷数据”变“热数据”，才能更好地为学校决策提供数据支撑。目前，科研管理财务共享平台的完善分为3个方面。第一是平台信息技术的支持。期初对于信息化平台的构建需要投入大量的人力和资金，以保证平台顺利的投入使用。第二是平台数据的信息安全保障[10]。数据共享意味着个人信息的开放和共享，为保证个人隐私的保密性，需要不断提升破坏网络信息技术的难度，确保信息传输的流畅性及安全性，同时规范人员的权限，定期维护排查异常状况。第三是平台运行的稳定性。稳定包括较低的故障率和较短的维修时长，需要高校配备专门的技术人员及时解决问题和定期维护检测运行质量[11]，通过安全稳定的网络技术支持为服务高校科研工作提供有利环境。

3．4 培养人员集约化

财务共享模式的广泛应用离不开计算机等方面的技术人才，但信息化只是辅助工作高效进行并减少重复性工作流程的工具，财务人员更应是核心。财务人员具备职业素养、职业判断和专业能力的同时，兼顾信息技术才是未来发展的趋势，所以培养复合型财务人员的需求也与日俱增，只有不断培养和引进具备财务专业知识和信息操作能力的人才才能保证整个财务共享模式最大程度的发挥作用。首先，定期为处于新旧系统过渡阶段的财务人员进行培训。由于这些人员在以往的工作中已经对高校财务工作有了一定的经验，只要让他们充分了解和熟练使用新的系统，就可以直接成为复合型财务人员。其次，直接引进具有相关财务知识和信息技术等相关专业技能的财务人员，只要经过一段时间适应了各自高校的管理办法，即可胜任工作。同时，与其他高校建立长期且良好的沟通渠道，促进相互交流访问，学习开发与维护财务共享模式平台建设的经验。最后，健全人才晋升机制，将绩效与职责等挂钩，通过完善考评指标体系激励财务人员提高综合素养。

5 结语

创建科研管理共享平臺，将经费管理与财务共享模式融合，可在同一平台上办理立项审核、预算管理、报销业务、经费结余等流程，打破高校各部门的连接壁垒。科研管理财务共享平台契合高校科研经费在财务管理的发展需要，有效整合了异地多校区办学情况下的信息资源，为高校财务管理与服务的转型升级提供路径，助推高校科研事业高质量发展。

参考文献

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[9]杨阳．财务共享模式下高校科研项目财务系统构建[J]．教育财会研究，2021，32（3）：56-62．

[10]孙克雨，张雪梅．财务共享理论下高校科研经费报销模型构建[J]．商业会计，2019（17）：36-41．

[11]曲京山，张晶，李玉松．财务共享模式下的高校科研管理改进研究[J]．会计之友，2020（20）： 87-92．

收稿日期：2023-10-12

作者简介：

陆赛钰，女，1984年生，硕士研究生，会计师，主要研究方向：内部控制、公司财务。

许雪娇，女，1994年生，硕士研究生，会计师，主要研究方向：财务会计、管理会计。

刘凝，女，1993年生，硕士研究生，会计师，主要研究方向：财会信息化、财务会计。

*基金项目：2021年度江苏高校哲学社会科学研究一般项目“共享服务模式下高校财务管理工作的优化研究”（2021SJA0873）阶段性研究成果。