高校档案数字化外包服务及风险防控

王冬梅

摘 要：在信息技术以及互联网技术的快速发展背景下，我国也已经迎来了数字化时代，各行各业以及社会发展都在不断变革。在电子文件的快速发展下，各行业在开展档案管理工作时也都实现了数字化管理，现如今高校档案管理工作也开始朝着数字化管理模式发展，档案数字化外包服务现在已经成为新的发展趋势。但是高校档案数字化外包服务开展过程中在为高校带来便利的同时也会带来一定的风险隐患，影响到高校档案管理工作的开展。基于此，文中对高校档案数字化外包服务及风险防控进行了分析。

关键词：高校；档案数字化；服务外包；风险防控

引言

高校档案数字化外包服务的应用能够帮助高校提高自身档案管理的工作效率以及档案的利用率，还可实现对高校馆藏档案管理资源的优化。通过档案数字化外包服务可以将高校中大量的纸质档案信息转变为电子档案，但是数字化外包服务应用中存在一定的档案管理风险，在此情况下应加强对外包服务中风险防控工作进行重视，降低档案管理风险的发生概率，使得高校中的档案信息可以得到保密，避免档案数字化外包服务风险的发生概率。

1 高校档案数字化外包的现实意义

1.1 优化高校档案管理资源

结合实际情况来看，当前高校中的档案信息越来越多，档案管理工作开展中缺乏人力、物力等资源的支持，在此现象下高校档案管理工作开展效率一直无法得到明显提升。高校档案管理中包含有全校师生以及高校建立以来的所有档案信息，这些档案信息量十分之多，同时档案也较为复杂，传统的档案管理模式使得档案管理水平一直无法得到提高。在信息技术的快速发展下，高校档案数量更是与日俱增。现如今高校档案管理工作开展中档案管理资源主要集中在档案核心业务，一些专业数字化管理中的扫描以及质检等管理内容还需要投入大量的人力以及物力。在此情况下高校档案数字化转换的紧迫性以及档案管理资源的有效性两者之间存在较大的矛盾，因此需要将高校档案数字化业务外包给第三方机构[1]。第三方外包机构具有专业的档案数字化转换技术，能够快速有效地帮助高校对高校档案实现数字化档案的转变，使得高校数字化档案管理水平可以得到有效改善，同時高校档案管理中的人力、物力也能够投入到核心业务中，提高高校档案管理的整体效率，同时还可为高校内部师生以及相关教育管理者提供更为优质的档案服务，使得高校档案管理工作可以实现有序开展。

1.2 提高档案管理利用效率

近年来，高校规模在不断扩大，招生人数越来越多，在此情况下高校档案馆中的档案数量也在不断增加，使得档案管理工作量也在不断增加。档案数字化管理模式的应用可以提高档案管理效率，但是需要先将纸质档案、声像档案以及实物档案等档案资源进行档案数字化加工，通过相关技术还可将一些非结构化档案信息中的数据转变为结构性的数据，使得计算机档案管理系统能够对档案信息进行识别。在对档案进行查询或者调阅时，直接通过关键词搜索就能够直接搜索出相对应的档案信息，在此情况下可提高高校档案的利用率。高校档案馆中的档案信息数量巨大，若全部开展数字化加工需要耗费大量的人力与物力，同时技术人员还应具备较强的转换技术，这些都是高校所需考虑的问题。但是通过外包的形式可以避免对专业人员的聘用以及设备的采购，还可缓解高校档案管理人员的工作量[2]，降低高校资源浪费的同时完善现有的管理方式，使得高校档案服务质量可以得到明显提升。

2 高校档案数字化外包服务风险类型

2.1 实体档案管理安全风险

高校档案加工对场地有着较高要求，加工环节众多。在交接档案时若出现手续不齐全，或者交接数量不清晰后，往往会诱发档案排序不当、实体档案丢失等众多问题，加大实体档案安全管理难度。为此，需关注档案安全管理，有序安排档案拆卷、阅览等具体操作，并及时做好拆后的档案编页工作。在完成档案信息扫描后，需及时进行装订工作。此间极易出现顺序错乱，重新打孔装订等众多问题。因数字化会涉及诸多环节，为提高工作效率以及保证工作质量，需要在结束上一个工作环节后及时进入下一个环节。此间，极易出现档案无序堆放等问题，再次加大了安全隐患。此外，在外包档案数字化工作时，会与外包公司间签订合同，并将档案扫描数量作为支付服务费用的重要依据。而外包服务公司为减少成本，增加效益，过于追求档案扫描数量，忽视了档案质量。加之，年代久远的档案或纸张存在资料缺失或者损坏等不同问题，或者监管工作、沟通效率机制不健全等，再次加大了档案数字化管理中的安全隐患。

2.2 档案数据信息维护风险

数字化服务工作具有较强的专业性。高校现行的档案管理部门缺乏专业化的设备或者高素养专业人才，不利于精准判断档案数字化质量。即便高校进行了质量检验，但多采用抽检方式，不利于全面了解数字化档案的质量。高校与外包服务公司之间的沟通机制不畅通，无法及时交换意见，降低了数字化外包质量。高校在与外包公司建立合作关系，会签订数字化服务、外包合同、保密协议等，强化对外包公司的监督与管理，严格要求外包服务公司有效遵循各项制度规范与条款内容，保质保量地完成档案数字化工作。在实际操作中，外包公司为追求最大经济效益，未充分关注数字化加工质量，导致高校档案管理部门接收到的加工质量得不到强有力保障。从高校档案管理实践来看，部分档案管理人员将工作重点放在后期管理上。花费充分的时间与精力去了解档案数字化外包服务方面的业务，导致其无法独立高效地完成档案维护工作。即便其接受了相应培训，但仍难以短时内掌握丰富的后期档案数字化加工维护技术，进一步降低了数字化加工成果维管成效。

2.3 服务外包人员不当操作风险

为提高档案安全性，国家对档案管理进行统一化规定，需相关行政管理部门依据相应规范，认真对待涉密档案筛选、鉴定与销毁等方面的工作，并做好档案监督与管理，防止信息泄露。但从实际操作规范来看，部分高校档案管理人员并未将工作重点放在实体档案、加工现场与人员，在档案数据信息安全方面，或者因缺乏责任意识导致档案信息缺乏全面性，甚至未及时进行涉密文件校对、去污工作。

2.4 数字化加工技术及设备风险

高校馆藏档案数字化加工工作多会以外包形式发放给外包服务公司，会涉及招标环节，部分高校过于注重外包公司加工速度、加工设备先进性、设备数量，而未全面了解外包人员专业素养，导致数字化加工成效受到影响。与此同时，在档案数字化转换过程中，因档案信息安全保密工作跟不上，降低了信息安全度。或者，部分高校档案管理部门无法及时、高效获取服务单位技术与服务支持，以及内部缺乏技术人员等，拖慢了网络信息安全管理工作进度。

2.5 档案数据信息管理安全风险

高校档案数字化服务外包过程涉及环节、设备及人员较多等因素，极有可能造成泄密的风险。在实际工作中档案数字化的加工范围很难界定，会将某些涉密的档案信息交接给外包公司进行处理，即便高校与外包公司之间签订安全保密协议，但在数字化加工过程中还是存在泄密的风险。数字化加工环节多也增加泄密的风险，在加工过程中，往往会涉及档案整理、图像处理、档案装订以及数字化成果备份等多个环节，一旦某个环节疏忽，都会造成信息泄密的风险。随着科技的不断进步，加剧档案信息泄密的风险，外包公司在档案数字化加工完成后如不及时进行数据删除，档案数据可以被拷贝、更改、迁移到别的地方而不留痕迹。因此，保证档案信息的安全至关重要。

3 高校档案数字化外包服务风险防范策略

3.1 明确高校档案数字化外包服务范围

根据高校档案管理实际现状可以看出，高校需要实现档案数字化的加工，档案管理效率可以得到明显提升。在此情况下高校就需选择档案数字化外包服务。但是外包服务在应用中容易为高校档案管理带来风险隐患，因此应加强对外包服务风险隐患的防控，这就需要高校对档案数字化外包服务的范围进行明确，避免出现档案信息安全风险。在档案数字化加工前，应将档案分为涉密档案以及非涉密档案两种，针对涉密档案在加工过程中需要做好保密工作，高校应与第三方外包机构签订档案数字化加工的合同，同时双方还应签订保密协议，在此情况下对第三方外包机构自身所应履行的责任以及义务进行明确。在对涉密档案开展数字化加工时，应对单机存储模式进行应用，同时还应对查询权限范围进行制定，涉密档案信息内容不可在网络中进行传播[3]。在对不涉密档案开展数字化加工时，也需要同涉密档案外包时一样签订数字化加工合同以及安全保密协议，之后再对高校档案信息开展阶段性的加工。在数字化加工过程中，应根据高校档案管理实际情况先对重要且查阅频繁的档案开展数字化加工，按照档案的重要性以及查阅的频率对档案信息进行加工。通过保密协议以及数字化加工合同的签订，能够有效避免第三方外包机构泄露高校档案信息，降低档案信息安全风险隐患的发生。在高校档案数字化加工结束后，高校就可实现数字化档案管理，同时还可推动高校档案信息化建设的有效开展。

3.2 加强对第三方外包服务机构的监督管理

在数字化时代背景下，各行各业档案管理也都已经开始实现档案数字化管理，使得档案数字化加工行业实现了快速发展。在当前市场中出现了越来越多的第三方外包服务机构对企业以及高校等地方提供档案数字化外包服务。但是大多数机构的起步时间较晚，技术水平也不一定成熟，管理体系也不完善。还有部分机构缺乏相关资质证书，将会导致高校档案面临风险隐患。首先，需要对机构的相关资质进行核对，选择相关资质齐全的外包机构，同时机构的营业范围需要包含有档案管理、数字化加工以及数据处理等服务内容。还应对外包机构所需具备的证书进行核对，在确保第三方外包机构资质满足要求后才可开展后续合作。其次，高校还应对第三方外包机构中工作人员的技术水平以及机构信誉等内容考察，确保机构的综合实力较强[4]。高校在与第三方外包机构达成合作时，还应根据相关工作规范要求对安全保密协议进行签订，使其双方可以对自身职责与义务进行明确。高校档案数字化工作开展中，外包机构中的工作人员应主动配合相关工作的开展，在此过程中高校档案管理人员还应外包机构工作人员进行监督管理，确保档案数字化加工中信息的安全性，降低风险隐患的发生。最后，高校还应与第三方外包机构建立良好的沟通机制，沟通平台的构建能够提高高校与外包机构之间的沟通效率，高校可以将档案数字化加工的范围快速 告知外包机构，双方还可对档案数字化安全管理的制度以及措施有全面的了解，避免双方在档案数字化加工过程中出现信息泄露等问题的出现，提高高校档案信息的安全性。

3.3 考察与评估第三方外包服务机构

高校在选择数字化外包服务机构时，需要对相关机构严格进行考察和评估工作，选择有资质、信誉良好的服务机构。通过查阅其业绩和客户评价等方式对外包服务机构进行评估。还应该与服务机构签订严格的保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案信息不会被泄露。在数字化外包过程中，也应加强对档案信息的监管和管理。通过建立专门的档案数字化管理团队，负责监督外包服务的实施情况，确保数字化过程的合规性和安全性。亦可加強对档案数据的备份和存储，确保即使出现意外情况，档案信息也能够得到及时恢复。

3.4 加大数字化成果安全管理力度

为保障数字化档案安全，高校都会从数字化服务承包商处获得自动化设备支持。然而专业设备价格不菲，单纯的为完成数字化扫描而去采购现代化设备，会大幅度增加办公成本，不符合高校档案数字化工作需求。从现实层面来看，档案数字化外包服务包含了外包公司提供的软硬件设备。学校档案管理部门需要做好定期维管工作，及时检查设备性能，确保设备安全稳定运行。高校档案管理部门需要及时采用加密局域网禁用无线设备等多样化的安全管理手段，防止数字化成果被非法运用。在完成数字化加工后，在保证数据安全的基础上，需要及时搬离设备。此外，高校需动态关注数字化服务机构工作安全性与规范性，确保外包服务公司从根源处优化档案数字化成果。

结语

综上所述，高校档案数量不断提升使得档案管理工作量越来越大，所耗费的人力、物力越来越多。为了提高档案管理效率，可以对档案数字化管理进行应用，但是需要先实现档案数字化加工。高校可与第三方外包机构进行合作实现档案数字化，但是在此过程中也存在一定的风险隐患，高校应加强对风险隐患的防控，确保高校档案信息的安全性。

参考文献

[1]李爱华.高校档案数字化服务外包风险与防范策略[J].河南广播电视大学学报，2020，33（04）：91-93+107.

[2]李锦华.高等院校档案数字化外包风险防范对策研究[J].兰台世界，2020（09）：89-91.

[3]张忠良.浅谈高校控制档案数字化服务外包安全风险的措施[J].档案管理，2020（04）：121+123.

[4]刘秋华.浅谈高校馆藏档案数字化服务外包——以武汉大学为例[J].兰台世界，2020（01）：52-54.

（作者单位：吉林艺术学院）