大数据时代城建档案信息资源协同管理路径分析

摘 要：随着社会的不断进步与信息技术的快速发展，各行各业借助互联网、云计算、人工智能等先进技术转型升级，利用大数据系统应用管理平台实现档案信息资源的广泛传输共享，已成为档案行业未来发展的主要路径。本文从大数据时代城建档案信息资源协同管理的视角出发，阐释城建档案数据协同管理的重要性及价值，并围绕必要性及意义、存在问题、优化路径等方面进行深入分析，提出可行性较强的做法策略，进而为推动城建档案信息化建设与智慧城市高质量发展出谋献策。

关键词：大数据时代；城建档案；协同管理

前言

目前，我国城镇化建设不断推进，构建城市数据资源体系、推进城市大脑建设等各项工作中产生的城建档案信息在不断上升。国家“十四五”规划中对于智慧城市的建设也提出新的要求，城建档案作为重要信息资源的价值也在日益凸显。与此同时，2021年中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也对于加强档案信息化建设、强化部门协同、鼓励社会多方力量参与档案事务作出明确要求。因此，这就需要城建档案管理部门顺应时代发展需要，及时转变管理思维，牢固树立信息化意识，积极运用先进技术手段，全面打造新时代档案协同管理新模式，为推动各地区城市化、智慧化发展贡献档案力量。

1 大数据时代城建档案信息资源协同管理必要性及意义

城建档案是在各项城市规划、建设、修缮等管理活动中产生的具有保存价值的文件资料，对于一个城市未来的发展有着重要参考的资料价值。过去在国家层面上已出台《中华人民共和国城乡规划法》《中华人民共和国档案法》和《建设工程质量管理条例》等法律法规，以及《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《建设工程文件归档整理规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等政策、制度、规范，各部门可参考以上文件，全面推动大数据时代信息化、智慧化等相关技术与城建档案工作相结合，进而在推动城市建设、提高管理效率、加强协同合作等方面为档案事业的转型升级提供强大助力。

1.1 为推动整体城市建设提供决策参考

在城市建设与城市规划过程中，相当一部分实施的工程项目存在不可逆性，需要在项目开展初期调阅大量过去的城市建设历史档案进行全面分析总结，以此为参照提高城市建设项目规划的科学性、针对性、实用性、完整性，进而满足社会广大群众需求，最大程度降低工程造价、提高建设效率、缩短施工周期。在大数据时代，相关部门与工程建设方可通过互联网、人工智能、操作系统、OCR识别等技术手段定位关键词，精准快速地找出档案文件，结合档案数据信息及时了解建筑物及基础设施的结构类型和应用年限，以此制定合理性较强的改造方案，进而为城市建设科学研究、老旧房屋修缮翻新等各项任务提供决策参考。

1.2 为促进档案高效利用提供强大助力

在传统模式下，档案以纸质载体为主，无论是收集保管，还是后期的开发利用共享，其稳定性与真实性带来了明显的弊端与风险。随着城市建设相关工作项目的急剧增加，档案数量也大幅度提高，面对庞大的数据量与纸质档案文件，传统工作模式将无法达到新时代城市建设事业的需求，对城建档案馆工作人员的整体形象也造成一定影响。为此，在大数据时代，可利用档案数字化、云存储、搜索引擎等技术手段对档案文件进行加工处理、多点备份，在提升档案管理效率的同时，也可保证档案信息资源在遭遇突发自然因素、人为因素等风险事件时数据不丢失、文件不损坏，以适应新发展形势需要[1]。

1.3 为实现资源广泛共享提供基础平台

城市建设工作涉及规划、设计、勘察、施工、质量监督、环保、消防等多个部门团体与多方工程企业，在传统档案管理模式下信息共享困难、差错率较高，档案价值难以充分利用。目前档案事业在大数据时代背景下，可利用多种现代科技全方位打造城建档案查询利用一体化平台，实现跨地域、跨行业、跨部门档案资源统一管理利用，进一步打破信息壁垒，实现档案资源信息共享，为各项工作任务提供决策参考服务与数据支撑，形成有效的协同治理合力，以科学精准的信息释放档案的社会价值。

2 大数据时代城建档案信息资源协同管理面临挑战

2.1 城建档案管理意识相对薄弱

在城建档案系统内，大多部门单位没有根据国家最新顶层设计，结合自身发展情况制定科学管理体系，存在形式主义，整体工作环境较为松散。一是档案意识薄弱。上至领导者，下至档案员，“重建设、轻管理”思想严重。认为城建档案管理工作仅仅将文件分类整理、集中存放即可，无需耗费太多精力、财力、人力實现精细化管理。具体工作也是按照要求，低效率、低标准、按部就班开展即可，对于出现的收集不齐全、整理不规范、缺页少页、利用率低的问题没有进行深入分析和总结探讨，整体上为城建档案事业发展带来较大阻力。二是职责不清晰、工作流程不明确。尤其对信息化工作的开展，尚未成立专业干部团队专职专项负责，使得管理体系不够完善，缺乏顶层设计层面上的统筹规划，在实际工作中也尚未制定规范性、可行性较强的制度标准，使得各项工作流程问题频频发生却无从解决，大大增加了城建档案管理中的风险程度[2]。

2.2 档案管理团队能力相对较低

对于各地城建档案部门而言，整体上人员参差不齐，缺乏专业性，人员招收门槛不高，在一定程度上也难以在大数据时代为城建档案管理工作转型升级作出成绩。一是基层人员结构较为分散，大多年龄较大、学历较低、工作积极性较差，甚至部门人员还未进行岗前培训便上岗工作，自身具备的档案管理及信息化理论知识难以适应时代发展需要，在面对突发事件时无法做出妥善应对措施，使得相关工作无法做到规范。二是城建档案部门后期培训力度不够，对于干部队伍能力的提升仍然停留在纸质文件自学上，没有提供多要素、多种类档案培训途径，使得整理城建档案管理队伍知识结构更新过慢，眼界不够开阔，无法将现代科学技术与城建档案管理有机结合，综合素质停滞不前。

2.3 系统平台建设水平相对落伍

一是由于财政资金问题，使得城建档案部门在过去没有对本单位软硬件进行及时的采购与更新，即使具备也仅限于日常办公与计算机终端，软件系统平台较为单一，仅满足于档案录入、存储，甚至停留在单机阶段，相关信息化管理基础设施建设远远滞后于大数据时代发展，所谓信息化也只是传统城建档案介质的转变，并未真正达到自动化、智慧化[3]。二是现代科学技术利用较少，大多部门单位没有建立统一的集成化、一体化档案资源信息管理平台，对于工程档案的信息采集普遍还是在验收阶段处理，无法为各应用部门提供实时有效信息资源，且档案资源在各部门较为分散，新技术、新理念难以与档案工作相融合。

2.4 共建共享协同治理相对滞后

一是城建档案数字化开展较少。由于城建档案自身属性因素，总量大、分布广泛、涉及部门较多，加之各部门对档案工作的重视程度参差不齐，各部门单位之间缺乏有效联动机制，使得整体档案数字化进度较慢且不平衡，无法为建设本地区城建档案数据库，实现数据资源共建共享提供数据支撑。二是协同管理体系不完善。城建档案主管部门没有围绕数据安全、共建共享流程、开放利用等方面设置统一的制度标准，缺乏具有实操指导价值的法律法规和配套文件，使得各单位难以做到城市建设工作的协同治理，也降低了城建档案部门对档案资料“收、管、存、用”过程的管理力度。三是技术应用不合理。大多地区城建档案部门在建设管理系统时没有考虑共享空间的设置，数据挖掘、主动推送、人工智能等技术应用较少或者“零应用”，使得共享数据量太少，难以为部门间协同配合治理城市建设工作提供有效服务。

3 大数据时代城建档案信息资源协同管理优化路径

在大数据时代背景下，自动化、信息化、智慧化成为城建档案事业转型升级的重要方向，需要以城建档案馆为主要的有关部门领导者全面了解自身工作弊端，积极寻求解决路径，从管理体系建设、干部队伍建设、系统平台建设、协同管理建设多方发力，进而打开城建档案管理工作新局面。

3.1 优化管理思想 健全管理体系

一是强化档案意识，提高对档案工作的认可度。城建档案部门要与上级单位沟通，由当地政府部门统一调度，建立城建档案信息化协同管理领导小组，在城建档案馆设置办公室，由本地区城市建设分管领导为组长，城建档案馆馆长，水利、住建、公安、交通等部门领导者为副组长，明确城建档案管理职能职责，细化具体任务，强化责任落实，创新工作方法，做到管理有组织保障。二是根据《中华人民共和国档案法》和《建设工程质量管理条例》等法律法规，以及《建设项目档案管理规范》《建设工程文件归档整理规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合实际需求，制定严密可靠的城建档案管理制度，保障各项工作有效落实。

3.2 大力引进人才 制定培训方案

城建档案事业实现快速发展，人才是第一资源，创新是关键动力，打造综合素质高、专业性强的干部队伍尤为重要。一要大力引才。城建档案部门领导者要定期向上级部门申请人才引进政策支持，同时要结合自身岗位匹配度、职能空白、业务漏洞，有针对性地面向高等院校、企业、人力资源中心，通过社会招聘、考录选拔等方式，精准引进既懂得城建档案管理技能，又了解现代科学技术应用理论知识的专业人才，为城建档案干部队伍提供新鲜血液。二是建立干部职工培训制度[4]。引导他们树立终身学习意识，可通过邀请专家教授、业务骨干定期开展城建档案管理培训活动，引导员工树立创新意识，开拓思维视野，使其对信息化技术应用、部门间协同发展理念有更深入地理解，进而帮助城市建设档案管理部门快速实现转型升级，让档案管理部门参与其他管理活动的能力得到提升。

3.3 强化平台建设 提升系统性能

一是加大资金支持力度。城建档案主管部门与当地政府要加强交流，进一步完善档案信息化、协同化投入机制，争取政府加大经费保障力度，在工作开展过程中时刻保证人力物力财力的支持，为后期档案事业的发展奠定良好基础。二是加强技术应用。依托“互联网+”“无纸化办公”“政务云”等先天条件优势，打造集档案数据“在线征集+集中管理+数据挖掘+海量存储+共享利用”于一体的智慧城建档案平台。要通过运用区块链、云计算等技术进行数据治理，将相关部门单位的业务系统做到最大程度整合，以档案信息资源共享和开发利用为目的打造“一站式”“人性化”“系统化”協同共享利用服务体系，从而进一步提升城建档案信息资源管理利用水平。三是强化系统平台安全防护水平。在硬件上配置防火墙、入侵检测系统（IDS）、安全审计系统、数据加密等安全设备，避免在协同办公、信息利用过程中造成文件丢失、数据泄露等问题。

3.4 深化共建共享 拓展服务渠道

为进一步加快城建档案工作在大数据时代实现共建共享协同治理体系建设，推动信息化技术在实际工作中的深度应用，城建档案主管部门应牢固树立“互利共赢、协同发展”的原则，着力优化共建共享服务资源供给，补齐发展短板，促进良性流动。一要做好数字化加工工作。城建档案主管部门可通过市场调查研究，仔细筛选专业的第三方数字化加工公司，紧密联系规划、设计、勘察、施工、质量监督、环保、消防等部门，集中开展城建档案集中归档数字化加工工作，统一归档标准，不断扩充数据库档案类别及内容，从源头上保证城建档案数据的专业性、真实性、完整性、准确性，从而为后期开展档案资源共享利用服务打下良好信息资源基础。二是逐步完善共建共享利用体系。制定落实《城建档案数据资源共享制度》《城建电子档案数据利用办法》《数据安全传输标准》等管理规范，在城建档案利用过程中保证数据信息安全，避免社会不法分子通过各种手段窃取关键信息，最大程度构建高效健康共享服务利用体系。三是充分利用先进科学技术，进一步扩大各部门协同合作、档案资源共建共享力度，彻底根除“信息孤岛”问题，全面激发城建事业相关主题的积极性，促进档案公共利用服务的精准化与便捷化[5]。

综上所述，城建档案部门领导者与管理人员要牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，充分发挥信息技术优势，不断拓展城建档案信息化、智慧化、智能化利用发展之路，进一步强化各城市建设参与主体干部职工的档案数据协同治理意识，推动城建档案大数据必将成为智慧城市建设发展的重要核心支撑力量。

参考文献

[1]武媛媛，张华，孟慧.城建档案数字化管理的实践与探索[J].未来城市设计与运营，2023（09）：90-92.

[2]夏静怡.智慧城市背景下城建档案信息资源开发利用探讨[J].未来城市设计与运营，2023（05）：84-86.

[3]赖志恒.新型智慧城市下城建档案管理工作思考[J].黑龙江档案，2023（02）：113-115.

[4]张强.智慧城市建设背景下城建档案数字化服务之我见[J].办公室业务，2023（08）：172-174.

[5]阿比娅斯，刘慧，刘鑫.大数据时代城建档案数据协同治理的路径探析[J].未来城市设计与运营，2023（08）：90-92.

作者简介：张曦（1970— ），大学学历，天津市城市建设档案馆副研究馆员，研究方向：城建档案信息化、城建档案管理与利用等。