大数据时代电子档案信息化管理体系建设研究

摘 要：信息技术在档案管理工作中发挥重要作用。档案管理由传统纸质档案人工管理到现在的电子档案信息化管理，真正意义上实现了创新性发展，使管理更加科学完善。本文根据大数据时代电子档案信息化管理体系建设进行深入研究，通过信息化管理体系建设的必要性、存在问题、有效策略开展全面分析，进而为保证档案信息资源安全性、真实性、完整性，提高档案管理利用效率，提升公共服务水平，发挥档案潜在价值提供建议。

关键词：大数据；电子档案；信息化

2021年，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要推动档案信息化建设再上新台阶，进一步融入数字中国建设，同时要提升档案信息化基础设施设备安全水平。2023年颁布的《数字中国建设整体布局规划》也为档案信息化建设指引了前进方向。随着社会进入大数据时代，档案资源实现信息化管理已成为大势所趋，具有重要的现实意义与历史意义。通过整个档案行业的转型升级，使得档案管理流程更加科学合理，实现多方信息的高效整合，为资源的共建共享奠定了坚实基础。为此，档案主管部门应坚持与时俱进的原则，牢固树立问题导向，解决当前面临主要问题，形成更具科学性、规范性、特色性档案信息化发展策略，不断促进档案事业转型升级高质量发展。

1 大数据时代电子档案信息化管理体系建设的必要性

档案涉及面广、内容丰富、价值较高，在大数据时代，档案管理逐渐走向多元化、多样化，为推动相关工作顺利开展，充分发挥档案“存史资政育人”作用提供了极大便利。

1.1 保障原始档案安全性

在传统的档案管理模式下，受档案库房温湿度、电路电源、虫蛀腐蚀等安全因素影响，以及在人工翻阅查询过程中，极易导致档案受到风化、撕裂、丢失、泄露等不可逆损害，引起各种事故。在大数据时代，传统纸质文件管理转化为电子档案信息化管理，其不仅有保存方便、存储周期长、稳定性好、查询利用高效等优点，更是保证原始文件的安全性。国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）中对新时期档案信息安全提出了新的要求，相关档案部门单位可利用区块链技术或者权限控制、数字签章、冷备热备等技术手段保证档案信息的安全性、真实性、完整性。

1.2 促进档案管理高效性

在知识爆炸的信息时代，每天都在产生大量结构化、非结构化信息资源，档案的总量、复杂度、种类也有巨大飞跃，大大增加档案管理工作的难度，传统的管理模式已不适应新时代档案事业发展要求。采用大数据、云计算、人工智能、区块链等先进技术手段，创新工作理念模式，加快档案资源转型升级，可最大限度提高檔案征集、管理、存储、利用、共享等运作效率，推动档案管理外延的无限扩大，使海量的档案数据得以安全保管。通过功能强大的数字档案管理系统，使得档案的收集整理、存储利用等流程得以简化，工作效率得到大幅提升，在一定程度上减少了人力物力投入，也可通过数据分析、数据挖掘、主动推送等技术手段，为领导决策与重大工作提供决策支持，进而促进档案管理可持续发展与现代化水平的提升[1]。

1.3 提升档案资源共享性

在传统档案管理利用模式中，流程性工作较多，许多信息由于查找困难而未能发挥档案潜在作用价值，整体工作成效受到严重影响。在档案管理利用采取信息化措施过程中，可实现大批量档案的精准快速检索、查询、共享、利用，使得档案利用工作跨越时空限制，用户可通过计算机、手机等终端随时获取准确信息，推动档案资源的互联互通和共享利用，档案的价值得到彰显。 同时利用信息化技术，可进一步强化行业内外各部门单位之间的合作与交流，形成工作合力，共同优化档案信息资源的完整性、准确性，保证档案管理质量，提高公共服务水平。

2 大数据时代电子档案信息化管理体系建设存在问题

2.1 档案信息化管理体系不完善

一是各地档案主管部门领导者与管理者信息化管理理念薄弱，数据管理的思维缺失。单纯认为档案工作由两到三个工作人员收集、整理、转移库房即可，无需耗费财政资金去优化管理模式。对于先进新兴技术的融入与使用毫不在意，甚至部分单位即使进行信息化整改，也只是浮于表面、流于形式，造成资源的严重浪费。二是部分单位虽然对于信息化管理给予高度重视，但是尚未配置科学合理的管理机制。导致日常档案管理工作存在不少漏洞，相关流程性业务不够标准、规范，使得信息化技术优势难以得到充分发挥，与大数据时代严重脱节，无法促进档案管理工作的信息化发展。三是缺少自主管理维护能力。相关信息化建设工作大多由外包公司独立完成，档案主管部门参与度较少，无法结合自身工作需求加强顶层系统平台、功能手段设计与规划，严重制约了档案事业的快速发展。

2.2 档案信息化基础设施不先进

一是组织架构问题。大多单位的档案管理部门都由办公室代管，不具有独立性，加之很多单位缺乏长期有效常态化档案信息化建设管理机制，领导缺乏深刻认识，认为档案管理并非核心工作，对于信息化建设难以提供持久有力的人力、物力、财力支持，直接阻碍了档案信息化建设步伐，存在较为严重的滞后性。二是资源建设问题。从软硬件角度分析，目前部分单位已建立较为完整的档案信息化系统平台，但是由于在建设初期，单位领导者与管理者尚未进行充分市场调研与自我剖析，建成的系统与实际工作需求不符，先进性、匹配性、针对性不够，同时在后期更新换代与日常运维力度不够，使得档案信息化基础设施建设基本成为摆设。

2.3 人员专业化管理水平不到位

新时期档案信息化建设工作，人才是第一要素，干部队伍水平的高低是关键前提。但是目前档案系统内部复合型人才稀少，基础人员配置难以支撑档案信息化管理工作的提升。一是部分档案管理人员都是因为年龄、学历等因素由其他岗位转岗而来，尚未进行专业系统的档案业务培训便上岗管理。管理员新手占有较大比例，或者具备专业档案管理素养，但由于理论知识、思维模式受传统档案管理模式影响，难以在短时间内精通并熟练应用档案信息化操作管理技术，严重影响整体信息化进程。二是部分单位尚未建立完善系统、科学合理的职业生涯指导。开展相关业务理论培训活动较少，实践技能培训较为单一。如若开展也仅仅是停留在“几张纸”上的简单学习，实际学习效果忽略不计，使得整体干部队伍人员素质、技能水平长期停留在初级阶段，创新性思维、开拓性思路较少，难以灵活处理大数据时代档案管理工作存在的各种问题，形成恶性循环[2]。

2.4 档案安全防护措施不健全

大数据信息化时代虽然为档案信息资源管理带来了极大便利，但是电子档案的收集整理、存放利用、共建共享等各项流程仍然存在较高的安全隐患，容易出现数据泄漏、文件损坏等不可逆问题，安全系数不高。一是在系统建设初期，在采购服务器、存储器等硬件设备时，没有进行安全性能研究，尚未配置安全网关、安全审计等安全设备，使得系统在运行过程中完全暴露在网络上，极易导致社会不法分子通过各种途径窃取、损坏电子文件，造成不可逆损失。二是在系统开发过程中，没有设置身份识别、权限控制、数字签章等安全技术手段，使得在对外查询利用过程中容易出现用户信息丢失、电子数据被窃取、系统平台被攻击等安全性问题，从而影响自身工作开展。三是在对外开放、共建共享过程中，缺少区域内、行业内共享利用方案，共建共享流程不够科学、规范、可靠，使得在数据传输利用中存在安全风险，导致其安全系数不高。

3 大数据时代电子档案信息化管理体系建设有效策略

在大数据时代，为了能够让档案管理工作借助信息化技术“插上翅膀”，需要档案主管部门领导者牢固树立问题导向，针对当前存在的各项问题挑战切实通过多种方式加以解决，进而构建以资源共享为方向的信息化思维，全面加速档案信息化建设步伐。

3.1 不断构建档案信息化管理体系

一是提高档案信息化管理意识。深刻认识到现代科学技术在档案行业的应用价值，从思想上剔除传统模式下以人工收集、手动归档、被动利用的思想，时刻更新行业发展观念，凸显档案工作重要地位，在顶层设计层面推动档案信息化工作顺利开展。二是强化领导。设置档案信息化领导小组，进一步加强信息化工作领导，健全信息化建设长效机制，持续提升档案信息化水平[3]。领导小组负责参与制定本单位本行业信息化规划、法规政策和标准规范，负责编制本系统信息化专项规划并组织落实，保证各项档案流程性工作有章可循、有法可依。同时要定期开展总结会议，按照“科学规划，持续投入，分步实施”的工作思路，拟定本系统年度工作计划并组织实施，召开信息化重大问题研究，全面推动公共管理与服务信息化建设。三是优化档案信息化建设流程体系。档案主管部门领导者与管理人员要全面分析自身工作需求与存在问题挑战，深入开展市场调研，及时“走出去”，在行业内寻求运用成熟、科学合理、可行性强的系统平台建设方案，同时要与外包公司及时沟通，时刻掌握建设过程中出现的问题，以边检查、边指导、边督促、边整改的原则，提高档案信息资源管理系统平台功能的针对性、精准性，从而提升档案信息化建设准确度和有效性。

3.2 不断加强信息化基础设施水平

一是要明确档案工作的重要性。全面贯彻落实当地关于加强数字档案馆（室）建设的重要指示精神，着力加强数字档案馆建设，不断推动智能档案库房建设，在加强档案信息化基础设施建设、完善档案管理系统功能、丰富档案数据资源、构建档案安全防护体系上下功夫。同时可依托相关政策支持，积极向上级主管部门申请档案信息化建设专项资金，为后期配置软硬件设备提供良好财政保障。二是适时有效构建系统平台。在建设系统平台时，要根据自身工作需求，按需选择物联网、人工智能、数据挖掘、云计算等合适的软件与信息技术，优化档案工作与科学技术的融合度。利用物联网技术，实现档案集中自动归档入库，从而减少对人工的依赖性，在计算机网络技术的基础上，将档案文件安装RFID数字标签，实现档案自动化收集整理，提高自动化水平；利用人工智能技术，将电子档案数字资源库中的文字信息统一汇聚，在便于今后查找保存的同时，也可根据关键词快速精准定位所需文件，为后期开发利用工作提供信息参考，提高档案的利用效率和利用质量[4]。

3.3 不断提升干部队伍专业化素养

人力资源是提高档案信息化水平的关键因素，创新档案管理模式，需要各部门单位多措并举、多管齐下，重视档案管理人才的培养。一是加强专业技术人才引进力度。通过当地人才引进政策优势，以招聘、考选、借调等方式引进高校毕业生、行业内外业务骨干，不断为档案信息化团队注入动力与活力。二是做好档案管理人员培训工作。制订完善的人才培养计划，以培训为抓手，注重拓视野、强素质、提能力，探索构建“大数据+互联网+档案”模式。在理论方面突出对《中华人民共和国档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》政策文件的深入学习；在业务方面突出对档案信息化建设、前沿信息技术应用等知识的掌握，融会贯通，学习借鉴好的经验做法，进一步创新工作思路，转变工作方法，解放思想，开拓视野，强化实际操作能力，为档案管理信息化建设提供更多的后备人才[5]。

3.4 不断优化数据安全防护手段

在大数据时代背景下，存在相当数量的不法分子通过计算机网络非法获取重要信息，档案作为最为关键的数据信息综合资源，其安全性日益受到关注。作为档案管理部门，一要在系统平台建设初期，同步配置防火墙、漏洞扫描、安全审计、双机热备等安全设备，以及身份认证、访问权限、人脸识别、传输加密等技术手段，进一步采取有力的安全措施完善档案信息化系统安全功能建设，使其可高效处置管理利用过程中可能出现的故障，坚决守好运行安全红线。二是优化网络安全管理体系，制定《电子档案文件安全利用条例》《档案數据共建共享安全方案》《档案信息化数据安全管理制度》等标准文件，同时要保证人员职责落实到位，做好应急演练工作、档案数据异地异质备份工作，从而保障电子档案的隐私性、安全性、完整性、准确性。

结语

综上所述，在大数据、“互联网+”时代背景下，档案行业实现信息化管理对于今后的发展至关重要，为此需要相关部门单位领导者顺应时代潮流，不断创新工作模式，及时转变工作思路，完善档案管理制度，打造专业化干部队伍，提高档案安全保密体系水平，使得档案资源的潜在价值得以利用，从而推动档案事业可持续高质量发展。

参考文献

[1]王敏.数字化时代高校档案管理信息化建设路径[J].中国管理信息化，2023，26（12）：200-202.

[2]路飞.信息化背景下档案管理的科学化建设探究[J].办公室业务，2023（18）：11-13.

[3]胡淑君.信息化背景下事业单位档案管理的创新策略[J].黑龙江档案，2023（04）：228-230.

[4]刘岩.数字化背景下事业单位人事档案管理工作分析[J].黑龙江档案，2023（04）：210-212.

[5]徐华江.资源共享视角下事业单位档案信息化建设[J].国际公关，2023（16）：81-83.

作者简介：马建光（1978— ），大学学历。山东省临沂市兰陵县档案馆副馆长、馆员，主要从事档案业务指导、保护利用、档案信息化建设等方面的工作。