民政档案功能分析及其发挥研究

摘 要：民政工作一头连着政府，一头连着群众，既为政府分忧，又为群众解难。民政档案作为民政工作的历史见证，记录着民生，见证着社会发展，激发民政档案功能价值，为做好民政工作、维护群众利益发挥着重要作用。本文首先分析了民政档案类型及其特点，重点探讨了民政档案留史、资政、存凭、育人功能内涵及现实表现，最后提出了民政档案功能发挥的具体策略，具有积极现实理论意义和实践价值。

关键词：民政档案；档案功能；发挥

概述

2023年3月，福鼎市民政综合事务中心正式揭牌，属福鼎市民政局，内设低保事务所、救助站、未成年人救助保护站、殡仪馆、殡葬事务所和婚姻登记事務所等机构，中心秉持“民政为民、民政爱民”工作宗旨，始终围绕社会救助、养老服务、社会事务、社会组织和儿童福利等群众关切领域，着力保基本兜底线，织密困难群众基本生活保障安全网。因此，民政工作具有鲜明的民生属性，连着民心、关系民生，承载着社会问题解决、社会关系调节等重要任务。民政档案作为民政工作的重要历史见证，记录着民生，见证着社会发展，包括伤残抚恤档案、涉外婚姻档案、行政区域界线档案等各类民政专业档案。因此，要切实推动民政档案功能发挥，不断提升群众获得感、幸福感、安全感。

档案功能是指档案本身所具有的，对档案用户的利用需要发挥作用的各种能力[1]。这是由档案形成过程的原始特点、档案原生信息及档案载体等诸多因素共同作用的结果。日常存放状态下的民政档案功能具有潜在的，通过民政档案利用实践才会显现其功能价值，发挥民政档案功能，为民政工作科学决策、促进民政部门职能转换，为经济社会发展、促进社会稳定提供优质服务，对推动新时代民政事业高质量发展也具有积极的现实意义。

1 民政档案类型及其特点

1.1 民政档案类型

民政档案包括民政业务类及文书类、会计类、科技类、特种载体类（如磁性介质类、实物类、照片类、印章类）等档案。民政业务类档案主要包括社会救助类、收养登记类、民间组织登记类（包括民办非企业登记类、社会团体登记类）、婚姻登记类（包括结婚登记类、离婚登记类、结婚补办登记类、离婚补办登记类）、福利企业类、殡葬业务类等。每一类业务档案又包含着许多需要收集整理的具体档案资料：（1）社会救助类。包括扶贫建房审批材料，城乡医疗救助审批表，低保或低收入审批表，居民家庭经济状况核对审核表，低保或低收入台账，孤儿及困境儿童基本生活审批表。（2）收养登记类。包括收养登记申请、询问笔录、体检报告、户口、婚姻等相关证明资料。（3）民间组织（民办非企业）类。包括预登记文件材料、成立登记材料、变更登记文件材料、注销文件材料、年度检查文件材料、行政处罚文件材料，以及其他需要归档的文件材料。（4）民间组织（社会团体）类。筹备成立文件材料、成立登记文件材料、变更登记文件材料、分支机构和代表机构成立登记文件材料、分支机构和代表机构变更登记文件材料、分支机构和代表机构注销文件材料、注销文件材料、年度检查文件材料、行政处罚文件及其他需要归档的文件材料。（5）婚姻登记类。如结（离）婚审查处理表、登记申明书、身份证件复印件、户口本复印件；补办结（离）婚审查处理表、登记申明书、身份证件复印件、户口本复印件、婚姻档案记录证明或其他材料。（6）福利企业类。成立福利企业申请表、可行性报告、残疾人安置办法、职工登记表、职工残疾证、身份证复印件、年检年审审批表。此外，还有老龄类、殡葬业务类等。

1.2 民政档案有其显著行业特点

（1）综合性强[2]。民政工作与民生紧密相连，关乎婚丧嫁娶、收养救助、社团设立等等，每一项工作都直接影响着民生福祉。因此，民政档案综合性强，涉及面广，且档案功能价值大。（2）变化性大。随着民政职能配置变化，所管辖的民政档案范围也在不断发生着变化。如2023年机构改革，民政部承担着拟定社会救助政策、标准、代管中国老龄协会等13项工作职能。与2019年民政部职能相比，职能数量没有变化，仍然保持13个。但减少了基层政权建设与社会治理司，增加老龄工作司。（3）影响性大。民政档案与其他行业档案之间相互渗透，互相影响。如社会救助类与医疗保障部门、乡村振兴部门之间档案有着密切联系。城乡保障体系工作档案，与财政部门之间也有着较强联系。福利企业类档案与残联档案也联系密切。因此，民政档案工作质量直接影响着其他领域档案工作质效，其档案功能发挥不仅影响当事人，也会影响到相关部门业务工作的开展。（4）保密性强。民政档案是社会性强的档案，牵涉面广泛，甚至涉及关乎当事人合法权益的机密类、秘密类。如收养登记类、婚姻类等非经当事人允许或非经法定程序，任何人都不得随意查阅。

2 民政档案的功能

2.1 留史功能

档案是历史发展的痕迹与真实记录[3]，是党和国家的宝贵财富[4]，也是人类社会实践活动的记忆及伴生物。档案在人类历史文化发展过程中发挥着载录、积累、保护和传播功能。民政档案记录了民政业务发展过程及成效，是反映着不同时期民政工作的重要历史材料，也是了解民政工作职能历史变迁的重要材料。一些重要的民政档案甚至因留存久而成为历史材料，成为民政部门机构设置、职能变化发展的历史见证。例如，新中国成立初期设立的内务部（设有民政司等6个内设机构），承担着部分民政职能。1978年3月恢复了民政部，设立7个司局，到2008年国务院第六次机构改革，民政部内设机构13个，2019年、2023年的机构改革，虽然职能部门数量依然是维持13个未变，但相应的机构及部分职能或新设或撤销或移转，从民政档案中可一窥究竟，清晰记录了民政部门及其内设机构变化历史。

2.2 资政功能

资政功能是民政档案服务决策的重要方式。通过民政档案查询利用，了解过往民政工作情况，并可作为当前民政工作的重要参考材料，提高民政工作决策科学化水平。以档资政，充分发挥档案资政参考作用是档案部门和档案工作者的一项重要职责[5]。上至国家民政部，下至民政厅、局，及民政综合事务中心，在日常管理过程中需要运用到组织、计划、指挥、监督及调节等多种方式和手段，发挥现有人财物资源最大效率，从而达到民政部门既定目标，实现充分履职预期效果。民政档案详细记录了各项业务职权的法律依据，以及处理这些事务的过程、结果等经验，是新时代民政机关强化管理的重要财富，具有积极的参考、指导价值。如通过收养登记类档案资料的整理、汇编，有助于政府了解地方特殊未成年人数量、年龄及分布情况，为政府采取关爱行动，有对性地开展抚恤关怀提供第一手资料。

2.3 存凭功能

民政档案记录了婚姻登记、社会救助、收养、民间组织设立等各项业务工作的原始、真实记录，在特殊需要中发挥着凭证作用，也是十分重要的原始证据。工作中，发挥馆藏民政档案功能，利用馆藏民政档案维护当事人合法权益，助力防范和化解信访问题，以及为巡察、审计和案件调查等提供证据支持。例如，通过婚姻档案查询，为夫妻双方当事人权利义务的确立提供有力支撑。通过收养登记类档案，证明收养人与被收养人之间收养关系的合法性；民政工作涉及帮扶资金多、政策力度大，如移民类档案资料，这些民政档案中有关民生项目实施，政府民生政策落实的相关内容占比较大，确保高质量做好民政档案资料的收集、整理、保管和利用，才能确保民政工作经得起历史和人民检验。在党委政府开展的涉民政业务巡察、项目审计，以及司法机构的案件办理等，均需要这些原始档案资料的运用和证明。可见，民政档案在实际应用中具有重要的存凭功能和价值。

2.4 育人功能

档案作为传统文化、历史文化的载体。“以档资政”“以档育人”是档案功能的重要组成部分。档案是历史发展、社会进步的见证及产物，发掘民政档案信息资源，展示民政档案记录的有关民政发展过程，以及在此发展过程中所形成的民政行业文化、民政人一心为民的情怀和精神，在现实中培育社会主义核心价值观等发挥着重要作用。通过民政档案资料收集、信息挖掘，展现民政档案人爱岗敬业、恪尽职守，奉献为先的“民政为民、民政爱民”价值理念和先进事迹，这些典型人物及其先进事迹的宣传，能够起到很好的榜样作用。他们身上的闪光点都会影响和教育其他人。此外，还可以通过民政档案信息发掘，梳理民政事业筚路蓝缕的辉煌发展历程，利于增强对我国特色社会主义道路自信、理论自信、制度自信和文化自信，以更加饱满的热情投身到民政档案工作中，助力民政事业高质量发展。

3 民政档案功能发挥措施

3.1 优化民政档案结构

从收集和征集两个层面不断丰富民政档案内容，优化民政档案结构。这是发挥民政档案功能的基础。首先要做好档案收集工作，使民政档案功能发挥成为有本之木。具体来说，要采取普通收集与重点收集相结合。在每年的归档月或者重大民政活动结束时，档案部门要主动与办公室、业务科室对接，做好上门收集。既要收集文书档案、会计档案，更要做好各类民政业务档案收集，确保做到应收尽收。此外，还要采取重点收集。根据民政工作需要或者专项活动需要，重点做好民政档案收集工作，除永久保存的民政档案外，还应做好与其业务相关、不同载体形态的民政档案收集。进一步从内容上拉近民政档案与社会、公众的距离，丰富馆藏档案内容及类型，满足民政及社会利用需要。其次是加大征集力度。档案征集是进一步丰富民政档案内容、优化民政档案结构的重要方法和路径，在常规收集基础上，档案部门可有针对性地开展民政档案征集工作。围绕不同主题，向社会或特定当事人进行征集。既可以征集各个时期的民政业务类档案，也可以征集涉及民政事业发展过程中的重大历史事件、重要人物或典型事件等。

3.2 注重民政档案宣传

发挥民政档案功能首先要让广大群众或查档者知晓馆藏的民政档案類型及内容，为他们利用档案提供指导。为此，民政档案部门既要开展相应的宣传活动，例如在国际档案日或民政政策宣传月等特殊时间阶段，举办民政档案知识宣传。宣传的方式可以是悬挂条幅、印发图片、举办宣传周、宣传日，赠送纪念品等，吸引公众参与，提升对民政档案的认识。也可在民政部门内部组织档案知识竞赛，让各部门加深民政业务档案工作及馆藏档案资料的认识，为档案利用打下基础。或者民政部门也可与档案管理部门或者其他相关部门共同组织开展，扩大活动的社会影响面。此外，民政档案宣传还要善于借助传统媒介与新媒体平台，丰富宣传方式。可在当地电台、电视台、报纸等平台，开设民政档案宣传专栏，刊发民政档案系列知识讲解。还可以在民政部门自身的“两微一端”平台上宣传馆藏档案类型及查档的渠道、方式和要求，切实发挥民政档案功能。

3.3 加强信息技术应用

随着信息技术的发展及其在民政档案管理中的应用，民政档案信息化、数字化和智能化水平不断提升，也为群众利用民政档案提供了更好的技术手段。因此，要切实运用现代化信息技术手段，促进档案功能发挥。一方面，要加快推进馆藏民政档案数字化，新增民政档案电子化，将传统的纸质民政档案转换为电子民政档案，针对不同民政业务要设立相应的专题档案数据库，如救助类、收养登记类、民间组织登记类、婚姻登记类、福利企业类、殡葬业务类等，提升民政档案查询、检索、利用的效率和质量。另一方面，要拓宽民政档案利用渠道，借助计算机信息技术、互联网、局域网等，将民政电子档案上传至网络平台，方便公众在线查询检索和利用。在此过程中要做好民政档案信息保密工作，通过身份识别、电子密钥等措施，保障民政档案利用过程中的信息安全。

3.4 转变档案服务理念

随着经济社会的快速发展，群众的权益意识更强，民政档案利用更为频繁，民政档案功能作用发挥日益显现，这也要求民政档案工作者积极转变档案服务理念，变被动等待上门查询为主动送档上门。通过编研馆藏民政档案目录、宣传画册单页等形式，让更多的受众了解知晓馆藏民政档案资源。此外，档案工作者还要增强档案开放意识，主动融入经济社会建设，关注公众民政档案利用需求，增强应变能力，加强档案编研工作，不断丰富民政档案编研成果，为公众提供更多高质量民政档案产品，进一步拓宽民政档案功能及价值。

结语

民政档案功能是民政档案本身所具有的，对广大档案用户的利用需要发挥十分作用的各种能力，也是维护群众切身利益的重要载体。日常存放状态下的民政档案功能具有潜在的，只有不断优化档案结构、加强馆藏档案宣传，注重技术应用，转变服务理念，通过民政档案利用实践来激发其功能价值的实现，发挥民政档案功能，为民政工作科学决策、促进民政部门职能转换，为经济社会发展、促进社会稳定提供优质服务。

参考文献

[1]黄红.关于拓展档案功能的几点思考[J].档案与建设，2005（8）：55-56.

[2]夏守敏.民政档案的特点与管理[J].贵州档案，1998（2）：25.

[3]梁红玉.档案功能的理论归纳[J].网友世界，2014（4）：77.

[4]加小双，姚静，王春蕾.聚焦服务中心大局扎实记录国家记忆——2022年中国档案资源体系建设发展报告[J].中国档案，2023（3）：24-25.

[5]田春艳.浅谈如何履行档案资政职能[J].四川档案，2022（5）：38-39.

作者简介：马起为（1975— ），大学学历，福鼎市民政综合事务中心馆员，主要从事民政档案管理研究。