“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设

［摘 要］随着互联网以及信息技术的迅猛发展，行政事业单位档案管理也面临着数字化转型的压力和机遇。本文从“互联网+”背景出发，探讨行政事业单位档案管理信息化建设的意义和现实需求，分析面临的挑战和存在的问题，并提出了相应的解决方案。通过信息化手段来实现档案管理的数字化、网络化和智能化，可以提高行政事业单位档案管理的效率和质量，优化服务满足广大人民群众的需求。

［关键词］互联网技术；档案管理；行政事业单位

［中图分类号］G27 文献标志码：A

随着信息技术的日新月异发展和“互联网+”的兴起，数字化技术已经深刻改变了人们的生活和工作方式。行政事业单位作为服务社会公众的重要机构，其档案管理对于保障机构运行、维护社会秩序和推进社会发展具有关键作用。然而，传统的纸质档案管理方式已经无法满足日益增长的管理需求和面临的新挑战。在“互联网+”背景下，行政事业单位档案管理开展信息化建设成为必然趋势。

1 档案管理信息化建设的意义

1.1 提升工作效率

传统的纸质档案管理需要通过手工查找和整理，耗费大量时间和人力。信息化建设可以实现档案的数字化存储和索引，通过关键词、时间等属性进行快速检索，大大缩短了档案检索的时间，提高了工作效率。信息化建设可以引入流程管理系统，在系统中定义和处理档案管理流程。通过自动化的流转、审批和提醒功能，可以减少手动操作和人为延误，提高档案管理的处理速度和准确性［1］。传统的纸质档案借阅需要填写纸质申请单、等待审核和人工发放，效率较低。而信息化建设可以实现电子借阅系统实现在线申请和自助借还，不仅加快了借阅过程，还可以实时掌握借阅情况，提高了档案借阅的效率和便利性。通过信息化建设，不同部门和人员可以在统一的平台上进行协同办公、共享档案资源和信息。可以通过权限设置，实现档案的多级共享和协同处理，加快了工作进程，提高了工作效率。信息化系统可以自动对档案进行分类整理、数据清理和报表生成，减少了人工操作和错误的可能性，提高了数据处理的效率和准确性。

1.2 增强档案安全性

信息化系统可以控制档案管理的权限，设置不同用户的访问权限，防止未授权人员查看和修改档案信息。同时，可以对档案数据进行加密存储和传输，确保档案信息的安全性和机密性。传统纸质档案存在人为破坏、篡改或遗失的风险，而信息化建设可以通过电子签名、哈希算法等技术实现档案的完整性验证和防篡改性保护。一旦有人对档案信息进行修改，系统会及时发现并记录下来，保证档案信息的可靠性和真实性。信息化系统可以通过定期自动的数据备份和灾备措施，确保档案数据的安全性和可恢复性。即使面临自然灾害、硬件故障等情况，仍能保证档案信息的完整性和可用性。信息化系统可以实现对档案管理操作的审计和监控，记录用户的登录、操作以及系统的日志信息等。这些记录可以用于追踪操作痕迹、发现异常行为，保障档案管理过程的合规性和安全性。信息化建设可以实现灵活的权限设置，包括系统管理员、档案管理员和普通用户等不同角色的权限区分。可以根据不同角色和业务需求，设置不同的操作权限，确保档案信息的访问、修改和共享的合理性和安全性。

1.3 提高档案资料价值

传统纸质档案管理存在着信息不全、容易丢失或损坏的问题。而信息化建设可以数字化存储档案，确保档案信息的完整性和准确性。通过电子化记录、扫描和索引等技术，可以保存档案的各种形式的资料，如文字、图片、音频、视频等，使得档案资料更加丰富和多样化。信息化建设可以让档案资料实现跨时空的访问，即使是存档已久的文件资料也可以在系统中检索和查看。这样，可以为历史研究、法律诉讼、政策遵从等提供更多的依据，提高档案资料的实用性和价值。信息化建设可以利用数据挖掘和分析技术，对档案资料进行深入的研究和利用。通过对档案数据的挖掘，可以发现其内在的规律、趋势和价值，为决策制定和业务发展提供科学依据。信息化建设可以将档案资料保存在电子化的环境中，有效地保护和传承文化遗产。历史档案、文献资料、文物图片等珍贵资料可以通过数字化的方式进行保存，使其得到长期的保护和共享，同时也为学术研究和社会公众提供了更广泛的参考和利用途径。信息化建设可以实现档案的电子化共享与协同合作。不同部门和机构可以通过信息化平台共享和交流档案资料，促进资源的互通互用，提高档案信息的利用效益和价值。

2 “互联网+”背景下事业单位档案管理信息化建设的现状

2.1 事业单位档案管理机制有待完善

当前，事业单位档案管理的相关法律法规还不够完善，需要更明确的相关法规和政策来规范事业单位档案管理的流程、责任和权限，以确保档案管理工作的合规性和稳定性。一些事业单位的档案管理工作缺乏明确的组织架构和职责分工。在信息化建设过程中，需要明确档案管理部门的职能和责任，建立科学合理的组织管理模式，确保档案管理工作的协调和高效进行。事业单位档案管理人员的专业素质和培训水平参差不齐。需要加强对档案管理人员的培训，提升他们的专业知识和技能水平，使之适应信息化建设的要求，并能够有效运用信息化系统开展档案管理工作。在信息化建设过程中，需要关注档案数据的质量和标准化，确保档案数据的准确性、一致性和完整性，同时建立统一的数据标准和模型，以便档案数据的互通和共享。随着信息化建设的推进，事业单位面临着信息安全风险的挑战。为此，需要行政事业单位加强信息安全意识和培训，制定完善的信息安全管理制度和安全保障措施，确保档案信息不受到非法获取、篡改和损坏的威胁。事业单位档案管理信息化建设需要建立健全的绩效评估和监督机制。通过定期的绩效评估和监督检查，及时发现问题和不足，对档案管理工作进行改进和提升［2］。

2.2 档案管理人员的职业素养有待提升

一些档案管理人员缺乏充分的档案管理知识和技能，无法胜任复杂的档案管理工作。他们需要系统学习档案学科的理论知识，了解档案管理的基本原理、方法和标准，以提高自身的专业素养。信息化建设对档案管理人员的技术能力提出了更高要求。一些档案管理人员缺乏对信息化系统的操作和维护能力，无法充分利用信息化工具进行档案管理。他们需要加强对信息技术的学习和应用，熟悉档案管理系统的使用，提高信息化技能。档案管理人员在日常工作中需要与多个部门和人员进行沟通和协调。但一些档案管理人员的沟通能力不足，难以与他人有效合作。他们需要提高沟通协调能力，建立良好的工作关系，促进檔案管理工作的顺利进行。档案管理是一个不断发展和变化的领域，需要档案管理人员具备创新精神和应变能力。然而，一些档案管理人员缺乏创新意识，只能按照传统的方式进行档案管理。他们需要培养创新思维，关注新技术的应用和档案管理的最佳实践。档案管理人员处理的是机关团体和个人的档案信息，需要具备较高的职业道德意识。但一些档案管理人员存在信息泄露、违规操作等职业道德问题。行政事业单位需要加强对其职业道德的培养和教育，保护档案信息的安全和机密性。

2.3 档案管理的数据安全性有待加强

在信息化建设中，档案管理系统可能存在安全漏洞，容易受到恶意攻击和非法访问。黑客攻击、病毒感染等都可能导致档案数据的泄露、篡改或损坏，对机构的档案管理工作和声誉造成严重影响。在档案管理的信息化过程中，数据的传输和共享环节也存在安全风险。数据在传输过程中，可能因为网络连接不安全导致数据丢失或被窃取。在数据共享过程中，也面临着权限控制不严、非法访问等问题，导致档案数据遭到不当使用。一些数据安全问题可能源于内部员工的不当行为，如工作人员泄露档案信息、滥用权限访问档案数据等，都会对档案数据的安全性构成威胁。建立严格的权限管理机制，加强员工的安全意识教育，可以减少内部人员的不当操作。数据备份和灾备措施是保障档案数据安全的重要手段。但一些事业单位在这方面还存在不足。缺乏定期的数据备份和恢复计划，一旦遭受数据损坏或灾害，恢复档案数据将变得困难［3］。

3 “互联网 +”背景下行政事业单位档案管理信息化建设策略

3.1 充分支持信息化建设

相关政府部门应出台有利于行政事业单位档案管理信息化建设的政策和法规，这些政策和法规应涉及资金支持、技术标准、数据安全保护等方面，为信息化建设提供明确的指导和保障。行政事业单位需要投入足够的资金来支持信息化建设。这些资金可以用于购买和建设档案管理系统、培训人员、开展数据转型等方面。相关部门可以提供资金支持、优惠政策或引导企业社会责任捐赠等渠道，确保信息化建设的资金需求得到满足。行政事业单位可以与相关技术机构建立合作关系，获取专业的技术支持。技术支持可以包括系统定制开发、设备配置与维护、数据迁移与整合等方面，确保信息化建设的技术能力和效果得到提升。行政事业单位需要注重档案管理人员的培训和培养。相关部门可以组织培训班、提供专業课程，帮助档案管理人员提升信息化建设的相关知识与技能。此外，还可以建立专门的技术支持团队，为行政事业单位提供日常的技术支援和问题解决。

3.2 档案管理现代化建设

将纸质档案转化为电子档案是现代化建设的重要步骤。通过数字化技术，将纸质档案进行扫描、拍摄、录入等操作，将其转化为电子形式存储，方便检索、共享和备份。数字化档案的建设需要有合适的硬件设备和软件系统支持。建立和应用档案管理系统是实现现代化建设的关键。档案管理系统可以实现档案的存储、检索、整理、借阅等功能，提高档案管理的效率和服务水平。系统应具备安全稳定、易用灵活的特点，并能够与其他系统集成，实现数据共享和互联互通。在现代化建设的过程中，数据安全与隐私保护是重要的考虑因素。为此，需要制定相关政策和规范，确保档案数据的安全性和机密性，包括数据加密、权限控制、备份与灾备等措施，严防数据泄露、篡改和丢失。现代化建设旨在提高档案管理的效率和便捷性。通过数字化档案和档案管理系统的应用，可以实现档案的快速检索和共享，节约办理时间，提高工作效率。科技手段和自动化流程的引入，也可以减少人工操作和纸质文件传递，提升工作效能。现代化建设应注重挖掘和利用档案信息资源的价值。通过数据分析和挖掘技术，可以从海量档案数据中获取有用的信息和知识，为决策提供支持。实施档案开放共享，能够促进档案资源的广泛应用和利用，推动社会经济的发展。

3.3 健全档案管理制度

行政事业单位需要制定档案管理政策和规定，明确档案管理的目标、原则和职责。这些政策和规定应包括档案管理的组织结构、人员配备、工作流程、文档管理、审批程序等内容，确保档案管理的规范与一致性。行政事业单位应建立健全档案管理组织机构，明确各级责任和权限。可以设立档案管理部门或档案管理办公室，负责档案管理工作的组织、协调和实施。固定编制档案管理人员，提供专业化的档案管理服务。档案管理工作需要有明确的流程和规范化的操作指引。行政事业单位应制定档案管理的工作流程，包括文件收集、分类、整理、归档、借阅、销毁等环节。每个环节都需要明确的规定和标准，确保档案管理工作的规范和顺利进行。档案保管和使用是档案管理工作的核心环节。行政事业单位应建立档案的安全保管制度，包括档案存储条件、防火、防震、防盗等措施。明确档案的借阅和利用规则，制定严格的申请、审批和归还程序，防止档案的滥用和遗失。行政事业单位应建立档案管理的监督与评估机制，确保档案管理工作的质量和效果。可以定期开展内部自查和外部评估，发现问题并及时改进。建立档案管理的考核和激励机制，推动档案管理工作的持续改进。

3.4 完善信息化培训

行政事业单位应通过调研和分析，明确档案管理人员在信息化建设方面的培训需求。可以针对不同岗位和职责，确定不同层次和内容的培训需求，确保培训的针对性和有效性。根据培训需求，制定详细的信息化培训计划和课程。培训计划应包括培训目标、内容、方式、时间等方面的规划，确保培训的全面性和系统性。课程内容应覆盖信息化技术、系统操作、档案管理原则、数据安全等方面的内容。信息化培训可以采取多种方式进行，如面对面培训、网上培训、远程培训、研讨会等。行政事业单位可以根据实际情况和培训目标选择合适的培训方式，提供灵活、多样化的培训机会。行政事业单位可以与专业培训机构或高校合作，提供专业化的信息化培训资源。这些资源可以包括培训师资、培训课程和培训设施等方面。通过引入专业资源，可以提升培训的质量和效果。行政事业单位可以组织内部培训和经验分享活动，利用内部专家和经验丰富的人员进行培训。这种方式可以最大程度地利用内部资源，提供实践经验和案例分享，增强学员的实际操作能力和问题解决能力。

4 结语

在“互联网+”背景下，行政事业单位档案管理信息化建设对于提升行政效能、优化公共服务、促进智慧城市建设具有重要意义。通过信息化手段，档案资源可以更好地被利用和共享，为决策提供支持，推动经济社会的发展。

参考文献

［1］张韵. “互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设［J］. 中文科技期刊数据库（全文版）社会科学，2022（12）：112-114.

［2］范巍山. 互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设研究［J］. 城建档案，2021（5）：37-38.

［3］罗静. 互联网+背景下事业单位档案管理信息化建设［J］. 卷宗，2021，11（20）：130.

［作者简介］聂利乐，女，河北石家庄人，河北省药品职业化检查员总队（南片区），中级馆员，本科，研究方向：档案管理。