关于集团公司预算管理系统框架的研究

［摘 要］全面预算管理是一种相对前沿的、有前瞻性的管理方式，与企业过去、现在、未来一段时间的经营有密切的关联，能够凭借已经掌握的各类业务、财务等信息对未来企业发展走势有一定的判断。由于其具有前瞻性特征，近年来备受各行业经营者关注，特别是大型集团类企业经营者，纷纷在内部引入预算管理方式辅助各子公司集中管控。集团公司内部需要设计一个集业务、财务、人资、资产等诸多因素于一体的全面预算管理框架，借助已有资源充分发挥预算管理的优势。如此集团型企业才能在新常态、新形势、新经济形势下实现战略目标，顺应市场经济的发展规律，不断提高自身盈利收入，也能够凭借先进的、创新型的管理方式走在行业前列，以更前沿的眼光带领企业发展进步。

［关键词］预算管理；集团公司；系统框架

［中图分类号］F27文献标志码：A

集团公司为了顺应市场经济发展纷纷引入了先进的预算管理方式，力求借助预算管理的职能推动企业发展进步。借助精算预测职能及时调整经营管理方向，减少不必要的资金、资源浪费，实现资金效益最大化。因此，集团公司将面临一些新的难题。如何建设一套完整的全面预算管理框架及配套制度体系，如何把所有重要影响因素涵盖在预算管理框架设计中，如何借助现有网络技术水平深入研究预算管理系统功能，等等。只有建立完整的全面预算管理系统框架，并制定配套的制度体系以及业务、财务等活动流程，集团公司整体才能深入融合预算管理理念，充分發挥全面预算管理的作用，实现集团公司不断做大做强的战略目标。为此，本文主要研究集团型企业如何建设一套完整可落实的预算管理系统框架。

1 全面预算管理系统框架理论分析

从诸多国内外研究文献可知，针对预算管理系统框架研究的文献很少，截至目前，并没有形成一套完整的、具体的、广泛适用的系统框架。经过一系列调研发现，关于预算管理系统的文献研究大致有四个方面的内容。一是基础环境，如功能定位、人力资源、组织分工、制度保障等话题；二是信息平台和技术方法；三是工作流程，如基本假设、设定目标、编制预算、分析预算、改进预算、滚动调整、考核等；四是作用效果，如风险管控、员工素质、创造价值等。基于这些研究成果，本文对工作流程框架设计进行研究［1］。

2 集团公司构建预算管理系统的必要性

集团公司内部预算管理工作的开展需要一系列完善的储备条件，如健全的制度体系、操作流程、优秀的人员团队、多功能的预算管理系统等。其中，预算管理系统的构建时间最长，所花费的资源成本较高，但鉴于预算管理在集团公司中发展运营的作用，前期的投入是有价值的。集团公司内部建立全面预算管理系统，不仅能够实现对子公司财务、资金、业务等的集中管控，也能够很好地发挥自身优势，实现各子公司间资源的合理调配。在预算方案的引导和约束下规划业务交易流程、财务管控流程等，同时强化各业务环节的成本管控，在实现降本增效的同时，极大地提升各类管控的整体效率，对集团公司实现不同阶段的战略性目标有重要的作用［2］。

3 集团公司构建预算管理系统需求分析

为了更好地说明预算管理系统的构建过程，本部分以G集团公司为例，对预算管理系统需求及建设进行描述，各版块对预算管理系统功能的具体需求如下文所述。

3.1 项目资料管理功能

集团公司内部项目资料管理的主要任务是为财务、业务人员提供各业务项目的详细补充信息，如一些纸质版合同、交易资料、原始凭证等，需要会计人员在系统功能中添加企业必要的父级项目名称，其他业务人员则可以对应地在各项目名称下输入项目详细内容。由此该版块就同时涉及项目分类管理功能和项目资料管理功能。一方面，项目分类管理需要实现对集团公司所有业务项目进行分类整理，全面梳理当前项目资料、财务预算资料信息，确保在此基础上设置的父级项目足够全面、正确。另一方面，项目资料管理是后续进行精细化财务预算内容编制的基础，该功能是父级项目的下级功能，在前期父级项目设置完成后，要求业务人员依据实际业务需求重新录入、添加、更新系统中的项目资料数据信息，并对资料管理系统进行功能维护。项目分类是整个财务预算管理系统中核心的分类方式，若单纯地采用固定多级分类法，那么必然会造成系统的操作灵活度降低。综合考虑项目分类自身逻辑的复杂性、必要性，可采用无限级分类、递归排序技术来规避这些弊端［3］。

3.2 预算编制

预算编制功能的核心是对财务预算的全部表单样式进行设计、定义，可借助红帆iForm技术来实现表单设计需求，完成设计后则把这些表单保存至数据库。后续可以依据实际情况编制财务预算或更改不合理的表单内容，以更好地借助系统查看财务预算状态。该版块功能设计步骤如下。一是预算表单定义。在预算管理系统中设计多个预算表单，如文本控件、多选框表单、单选框表单等。二是编制预算功能。要为合理使用者提供能够编制财务预算的基础数据，该操作可选择预算表单，业务人员需要依据实际情况设计核心类指标、设计财务预算支出信息必填项，后续便于访问系统者在预算表单中填写相关内容。不同部门人员在编制预算管理方案时可选择的技术方法很多，如表1列举了部分方法和具体流程的关联。三是修改预算功能。修改预算功能是对预算编制外加的一个操作维护功能，主要是为了核验该预算编制内容的合理性。若该预算方案并未得到相应层级领导审核或审核后不合格被驳回，则需要对部分内容进行修改。四是查看预算状态。集团公司内部预算管理系统的建立是为了各领导层、管理者、基层人员便捷地、快速地在系统中查找相关资料信息，所以系统中必然要有依据条件检索的功能，并保障与实际业务进度、财务进度等一致，从而更加准确地显示财务预算当前状态［4］。

3.3 预算审核

预算审核主要是针对系统中财务预算编制内容进行审核，审核各部门提出的预算编制内容是否合理；第二道审核防线是单位领导，同样无误后则可发布财务预算。

关于预算审核的详细功能设计如下。一是部门审核。各子公司职能部门提出的关于财务预算编制方案，需要经过各部门负责人审核无误后传输至下一级领导；若部门负责人在审核中发现问题，则要及时调整修改。二是单位领导审核。各子公司领导收到全部职能部门财务预算编制内容后，要进行统筹规划分析管理，综合考虑公司实际业务需求、财政规划等指标，分析其预算内容的可行性、合理性、矛盾性等，如果均无误则完成财务预算的最终审核。三是预算汇总分不同级别。部门领导需要对自身部门多项预算内容进行汇总，单位领导需要对所有职能部门的预算内容进行汇总，集团公司预算人员则需要对全部子公司的预算内容进行汇总。四是预算发布。经过层层审核后，财务预算编制方案通过了各层级领导批准，并在总部预算人员的汇总整理后形成年度预算报表、季度预算报表、月度预算报表、周度预算报表等。下一步筹划财务预算的落实执行，需要集团总部预算人员发布阶段性的预算信息，在XML格式的转变下呈现更加精准的财务预算数据，可供财务报销系统、三方机构、资产管理系统等多个系统共同调用。

3.4 预算控制

财务预算控制是在财务预算实施过程中开展的一项监督管控类型工作，需要相关人员全程对这些预算执行信息进行监管，并实时关注其中的风险环节，可通过预算边界值示警等方式实现。具体财务预算执行过程中的管控功能设置步骤如下。一是查询预算执行情况。预算系统的存在是为了实现集团和各子公司更好地沟通交流，也便于充分利用系统的数据集成性、数据共享性，为更多访问者、管理者提供有价值的数据信息，从而作出更加科学严谨的经营决策。二是调整预算报警规则。可预先在预算管理系统中设置科学严谨的预算过程边界值，即制定详细的预算执行规定，可以按照指示灯颜色来判断当前预算偏离预期的差异大小。如果指示灯为绿色，则表明实际和预期间的数值差异为0～10 %，属于正常范围；如果指示灯为黄色，则表明差异为10 %～20 %，说明略微偏离预期；如果指示灯为橙色，则表明差异为20 %～40 %，需要引起足够的重视，必要时可中断当前一切业务活动，查明原因；如果指示灯为红色，则表明差异值超出40 %，会对预算后续所有的工作产生较大影响。一般情况下在指示灯从绿变为黄色、橙色时就要引起注意，有关人员要对其进行适当改建、优化，不应该等到红色无法挽回时才有所行动。三是预算报警。可依据上述编制指示灯变化规则来设置系统自动报警功能，一旦指示灯不再是绿色，发生变化时则发出尖锐的鸣笛声，由此来提醒相关岗位人员积极应对，避免因小失大，忽略小误差最终会给企业带来更大的经济损失［5］。

3.5 审批效率

财务预算管理系统中的审批效率关系着整体的财务预算进度、财务预算工作效率。据有关调研分析，各企业在进行部门审批时所花费的时间占总审批时间比值为40 %，而单位开展审批占据时间为60 %，所以要着重分析这两个版块审批系统功能建设。一是部门审批效率。为了提升各部门审批效率，可以对各部门审批全过程市场和准确率进行统计，并按照先后顺序排名。排名靠前的部门人员可享有评优评先优先权，在同样员工的绩效考核中，也能够获得更明显的职位晋升优势。二是为了提升单位审批效率，可尽量减少中间环节。部门审批完成后要直接传输至单位审批流程中，并且多个部门审批工作可自动按照时间顺序进行编号。可以通过在会议上公开批评、授予荣誉称号等方式来鼓励各单位提高审批效率。

3.6 系统管理

预算管理系统的设计还需要有各种系统性的功能做支撑，如组织架构、人资管理、用户权限管理、用户管理、日志管理等版块。一是组织架构管理。目前集团公司预算管理系统的组织架构设置不能局限于眼前发展，在包含现有所有岗位层级人员的同时，还要预留一定的组织架构空隙，便于后续进行层级人员增加，持续进行公司内部组织架构调整。二是人力资源管理。预算管理系统的使用者不仅仅是预算人员、财务人员，还有企业各职能部门人员、各领导层，所以在系统中设置人员访问列表选择时，可设置为预算或会计、业务人员、部门领导、单位领导四个备选框。三是系统用户管理。为了保障系统内部数据信息的完整性，可设置多個管理员账号，这些账号的登录应限制内网、地域，必须在公司范围内才可登录。因管理员权限较大，如果对其管理松散，会为企业发展埋下隐患。四是用户权限管理。针对不同层级、不同职能的部门人员设置不同的访问权限，比如有些数据信息只可查阅，不可随意更改变动。五是系统日志管理是管理员、程序员对系统所有行为操作的查看，每天的操作都会以列表形式在日志中存储，后续想要查询某一段时间内的操作运行记录也会更加便捷、快速。六是系统性和安全性因素。系统性是衡量企业内部预算管理系统能否长久稳定运营的关键；系统安全性则是指保护系统内部数据的完整性、保密性。如系统可以在运行中自动拦截外部非法入侵，可以自动识别访问对象是否合理，若不合理则直接拦截；还要有自动留痕功能，对于访问者不合理的操作保留痕迹，便于后续出现问题能够及时追溯到第一责任人［6］。

4 结语

综上所述，在当前复杂的社会背景下，各集团公司要想在同行业稳定处于领先地位，位居行业发展前列，必然要顺应时代发展趋势，选择广受欢迎的、多功能的全面预算管理模式。因此，集团公司内部需要对全面预算管理系统框架的设计展开研究，做好基础性的、铺垫性的工作，保障后续充分发挥全面预算管理的作用。本文首先分析了全面预算管理系统框架理论，然后对集团公司构建预算管理系统的必要性进行概述，最后基于实践提出了构建预算管理系统的路径。希望能够帮助更多类似企业成功找到预算管理体系建设的方向，更顺畅地引入全面预算管理系统，充分发挥预算管理的职能，推动其实现长期战略目标。

参考文献

［1］柳美，李夏光，李晓阳. 全面财务预算系统架构设计与研究［J］. 电子技术与软件工程，2022（11）：246-249.

［2］王光艳，张湘怡. 基于预算一体化的高校预算管理系统建设路径［J］. 预算管理与会计，2021（5）：35-38.

［3］张迅怡. 集团公司预算管理系统的框架研究分析［J］. 今日财富（中国知识产权），2019（9）：68.

［4］黄鹂. 企业财务预算管理系统的构建框架思路构建［J］. 纳税，2019，13（16）：111-112.

［5］周琪. 如何构建有价值的企业预算管理框架［J］. 企业改革与管理，2018（19）：120-121.

［6］刘俊勇，李鹤尊. 预算管理系统分析框架的开发：基于管理控制的视角［J］. 财务研究，2017（1）：69-77.

［作者简介］潘晓娟，女，江苏盐城人，北京亚信易科科技有限公司，中级会计师，本科，研究方向：预算管理。