高校教务管理系统信息化研究

沈镱武 徐弼昉 仇琦

摘要：在新时代信息技术和“互联网+”等高新技术高速发展的背景下，将信息技术引入教务管理工作，实现教务管理系统信息化是教务管理的重要内容。本文从多角度分析了高校教务管理系统中信息化现状和信息化建设的目标。结合苏州某高校（S校）在信息化升级教务管理系统中遇到的实际问题，探索出一套行之有效的解决方案，以期待对高校教务管理系统信息化的建设起到推动作用。

关键词：信息技术；教务管理；信息化

教学工作是高等学校最重要的工作之一，而教务管理工作又是教学工作的核心和基础。在信息技术和“互联网+”等高新技术高速发展的背景下，如何将信息技术引入教务管理工作，在顺应业务和使用需求的基础上，如何从使用便利性、数据准确性、支撑精细化管理能力等方面推进教务系统建设，是当前高校教务管理人员关注的热点和难点。针对高校教学运行与日常事务管理信息化研究，不少高校管理人员均提出了良好的对策。

1 高校教务管理中信息化现状

1.1教学管理制度不规范，缺乏统一性

近年来，我国的高等教育事业飞速发展，为了同经济社会的变化发展相适应，产生了一些如人工智能、区块链等新兴专业。然而，由于仓促上马，一些学校在制订新专业培养方案的时候，缺乏全局性、系统性。所制订的培养方案在执行过程中，陆续暴露出一些问题，所以在教学过程中要对培养方案进行调整。这不仅对教师的教学和学生的学习产生影响，甚至也对相关专业的教学管理工作造成混乱。教学运行过程中，不可避免有一些影响因素。如因教师个人病假、公务出差等情况造成的调停课，由于节假日导致冲突的课程等，这些都会一定程度上影响教育教学的质量。

此外，建立稳定高质量的教学运行管理团队也很重要。教学管理往往专业性强，人才培养需要花费大量的精力，团队中的岗位流动调整会对整个教学管理产生一定的影响。同时，新进教师刚踏进校园，在教学工作中不可避免会出现一些困难，学校应加强培养，及时关心帮助他们，使他们快速了解学校的相关规章制度，从而提升教学工作水平。

1.2各管理部门的信息管理系统缺乏沟通协同

由于学校各管理部门的信息管理系统缺乏沟通协同，没有兼容形成统一的系统，在实际的教学管理过程中，教务管理部门很难及时准确地采集学校各类与教学有关的信息，如学校的场地、教师的信息以及其他教学相关的信息，缺乏宏观层面的有效管理，使得对这些信息的利用率、准确性偏低。

同时，数据在部门之间存储、流通，常因某个环节没有能够及时处理，导致更新落后，有的甚至引发管理上的混乱。比如，包含了教师职称、职级、工号等信息的人事系统，教师每年新晋职称后得不到及时的维护。用于学生管理的奥蓝系统（包含了学生名字、学号、专业、获奖情况、家庭情况等详细信息）、创新创业管理系统、超星慕课智慧管理系统、综合实践管理平台、毕业论文（课程设计）管理系统等，均是独立运行的系统，彼此之间缺乏数据共享支持，极大地提升了教务管理的难度。

1.3教务管理工作烦琐重复

目前，一部分高校在教学运行管理工作中，对于一些管理数据的处理仍然采用手工处理的方式，落后且效率低下。由于数据繁杂，在核对整理这些数据的时候，需要耗费教务管理人员大量的精力。大量的数据需要整理和录入，其中不乏大量重复性的工作。这不仅浪费了人力和物力，还影响了工作的效率，机械重复的工作甚至还可能造成数据遗漏、错误等失误。同时，由于权责不明晰，有的教学管理部门管理过度。学校的如多媒体教室等教学资源的使用信息只汇总在课务管理人员处，因此，老师和学生要使用教学资源手续就很烦琐，需要多次往返办手续。機械烦琐的管理不仅给师生带来了不便，使教学资源不能得到充分利用，也消耗了教务管理人员大量的精力，以至于使他们没有精力开展教学管理研究来提高教学管理水平。

1.4教务管理系统不能完全匹配学校实际情况

由于各个高校的实际情况不同，套用同一个模板的教务管理系统往往不能完全匹配学校的实际教学。软件开发设计工程师对于教学管理了解不够深入，导致所开发的一些功能脱离实际，无法使用。同时，复杂的教务管理系统需要配合完善的培训和后期辅导过程。各个功能的实现需要各部门相互协作，密切配合。对于使用过程中暴露出的问题，软件开发设计工程师应及时解决，从而不断优化系统。

2 高校教务管理系统信息化建设目标

2.1立足高校具体管理实际，具有针对性

各个高校由于办学层次、办学水平、师资力量等因素的不同，其对应的教务管理方式有所不同。教务管理系统信息化是为了更好地提供教务管理服务，应立足高校的具体实际，符合学校师生和教务管理人员的具体需求，既有管理的普遍规律，又突出具体高校的特色，从而增强教务管理的针对性、实效性。

2.2实现教学资源高效统一管理

高校教务管理工作纷繁复杂，常常使教务管理人员忙于应对机械性、重复性事务。教务管理系统信息化可以提升教务管理工作的效率，减少机械性、重复性事务，减少对人力的依赖，从而达到减轻教务管理人员压力，助力管理水平提升的效果。同时，教务管理系统信息化还能高效整合，合理分配利用全校教学资源，从而使教学资源发挥最大的作用。信息化可以使全校的教室、实验室、课程等资源互联互通，实现资源共享，促进教务管理工作质的飞跃。

2.3落实规范化、标准化管理

作为高校管理工作中最为困难的工作之一，教务管理工作涉及面广、事务性强、复杂程度高。过去由于缺乏信息化的教务管理系统，在学校繁复的教务管理工作中，教务管理人员难免会掺杂一些个人的感情色彩，出现不规范、不标准的管理。通过高校教务管理系统的信息化建设，则可以落实规范化、标准化管理，突出教务管理工作的核心矛盾，规范问题处置的标准流程，从而使教务管理工作开展得更顺畅，提升师生的满意度。同时，教务管理系统的信息化还能提高工作的上限，从而促进整个高校科研事业的蓬勃发展，提升学校的综合排名和社会美誉度，为新时代社会主义建设输送更多的人才。

2.4便捷化操作

由于教务管理人员往往非计算机相关专业出身，其计算机操作能力达不到专业的水平。有的教务管理系统操作过于复杂，流程烦琐，界面不清晰，信息处理速度慢，这都对教务管理人员开展工作造成了困难。为了提升教务管理人员的工作效率和工作能力，持续推进教务管理系统信息化建设是很有必要的。教务管理系统信息化可以使教务相关数据处理更快、更高效，同时将具体业务流程分解，也明确了各管理人员的职责，减轻了负担并减少了对人力的依赖。现阶段的信息化教务管理系统应确保操作系统方便简单，易于培训，从而提升相关管理人员的业务水平。

3 S校教学运行与日常事务管理的信息化升级探索经验

过去实际操作中，S校教学运行管理方面，由于受到系统、人员、场地等多方面的限制，教务管理系统信息化程度低，许多业务仍然是采用的传统的人工处理手段，给师生带来诸多不便。

3.1过去传统教学运行课务管理情况

3.1.1传统调停课实际

正常调课事由包括因公出差、参加学术会议、因事、因病等需要调课的事项。调课教师填写学校统一印制的调课申请表，因参加学术会议、因公出差、因病等事由调课需要附病假证明或会议通知以及相关领导的核准复件。报所在学院教学院长审批同意后，学院教务员报教务处备案。由于投能在系统中实现调停课功能，办理调停课业务需要耗费教师、教务员及学院领导大量时间且手续繁杂，容易造成纸质调停单遗失、不规范等问题。

3.1.2传统场地借用实际

S校教务处负责管理、分配和调度学校各类包括多媒体教室、阶梯教室在内的各种教室。学生、教师等校内人员如需临时借用教室，需填写纸质《借用教室申请单》。经所在学院或部门相关负责人批准并盖章，到教务处教学运行科办理教室借用手续。物业凭借教务处开具的《借用教室通知单》，发放多媒体卡给借用者后，方可使用教室。总之，借用教室手续烦琐，机械的事务性工作不仅给学生和老师带来不便，也消耗教务管理人员大量精力，致使投有精力来思考提升教务管理水平。

3.2教务管理系统信息化的探索

追赶信息化的时代，尽快更新升级教务管理模式，是教学运行管理的有效手段。S校十四五规划中明确指出持续推进教学管理信息化建设，进一步优化服务管理流程，完善教务管理系统，打通信息孤岛，实现教务管理工作移动办公。更好落实校十四五规划精神，推进教务管理中教学运行的信息化，是实现该目标的重要举措之一。

正是在这种广泛需求和规划基础上，S校于2022年引进正方公司的新教务管理系统，全面推进教学管理信息化建设，有力推进学校发展总目标的实现。在新教务管理系统引进和运行过程中，S校教务管理人员多次与正方公司开会沟通协调，就系统更好匹配学校实际需求提出了意见和建议。新教务管理系统上线以后，与S校实际情况匹配良好，提升了S校的教学运行管理现代化、信息化水平。

3.2.1调停课信息化

教务管理系统信息化中调停课要点：教师能够网上便捷申请，包括调停周次／节次、地点、教师等，通过学系、学院、教务处层层审核后，以打印单据形式、校园网发布、教务员群通知等形式通知相关单位、教师和学生。教务处系统管理员可以设置调停课的审批步骤。系统中调停课通过审批后，课程对应的教师和学生的课表能够自动更新至调停后的课表。为方便日常数据统计，支持一键输出调停课统计功能。

信息化升级后调停课总体流程：S校调停课分为调课、补课、停课以及停补课四种类型。调停课的主要流程为，教师提出申请，所在学院的教学院长审批。

调课指因教师、学生或其他原因无法按教学计划的时间上课，调整至其他时间段上课。补课指因教学需要或其他原因，教师在其他时间段补课。停课指因教师、学生或其他原因无法按教学计划的时间上课，暂未有预计的补课时间，先履行停课手续，或者指因教学任务变化等其他原因而停课。停补课指在停课的课程中，对某一次的停课，进行针对性的补课。

教师登录网页版教务管理系统，找到调停课申请一栏。根据情况，选择相对应的调课类型（公务公差、个人病假、教学冲突等），填写相关课程信息，变动信息选择具体的课程，对应置换的信息进行保存提交，学生课表没冲突的情况下提交成功，进入审核页面。教师所在学院教学院长审核通过后，即完成一次调停课。

对于调课后涉及教室调整的情况，待审批过后，物业凭系统中预约记录发教室多媒体卡后遍可方便使用教室，实现了全程信息化管理。

3.2.2场地借用信息化

3.2.2.1教务管理系统信息化中场地借用要点

（1）可自定义教学场地数据，对多校区的教学场所资源进行维护，并落实到某个校区某教学楼某教室的容量、座位表、考试容量、教学功能等（多媒体教室／机房／实验室／技能室／语音室等）。

（2）可实现教学场地借用，教务处可以控制借用的时间范围等。实行二级审核制，学院先审核，教务处再最终审核。

（3）可实现批量大一新生晚自习教室占用功能，以及其他批量借教室的功能。

（4）如有遇特殊情况，所借出去的教室有其他用途，可实现批量通知更改。

3.2.2.2信息化升级后场地借用总体流程

（1）考虑到学生较不熟悉教务系统的客观情况，学生如有借用教室的需求，由学院辅导员发起，先经学工书记审核，教务处审核通过后，完成场地借用审批。

（2）教师借教室，由教师本人账号发起，教学活动由学院教务员审核，学生活动由学工书记审核，教务处审核并通过后，完成场地借用审批。

（3）学院教务员借用教室，由教务员发起并审核，教务处审核并通过，完成场地借用审批。教室管理的物业凭系统中审批通过的场地借用情况发放多媒体卡，而后可使用教室。因涉及场地管理，教室借用必须提前至少一天申请。新的教务系统有效实现了场地借用的信息化、无纸化，提升了场地利用率，得到了师生的好评。

结语

教务管理系统的信息化能有效提升高校教务管理水平，在新时代信息技术和“互联网+”等高新技术高速发展的背景下，将信息技术引入教务管理工作，在顺应业务和使用需求的基础上，高校教务管理人员应从使用便利性、数据准确性、支撑精细化管理能力等方面推进教务系统信息化建设。S校通过对教务管理系统的信息化升级，实现了日常教学运行管理相关业务的无纸化、现代化、信息化，提高了师生对教学运行管理的满意度，助力他们更好地学习和研究。

作者简介：沈镱武（1995-），男，汉族，江苏苏州人，碩士，讲师，研究方向：高等教育研究；徐弼昉（1990-），女，汉族，江苏苏州人，硕士，助理研究员，研究方向：高校教学运行和教材管理研究；仇琦（1996-），男，汉族，江苏苏州人，硕士，助教，研究方向：高等教育研究。