新形势下高校二级学院教务管理优化路径探析

袁伟+邬迪

摘 要： 学分制改革和校院两级管理体制深入推行，高校二级学院教务管理工作面临前所未有的挑战，二级学院教务管理模式与机制急需优化与改革。针对二级学院教务管理中显现的问题，从教务管理队伍的优化；教务管理方式和模式的优化；信息技术管理的优化等三个方面分析了二级学院教务管理工作优化的路径，以期为高校二级学院教务管理队伍建设和教学管理水平提升提供策略。

关键词： 二级学院 教务管理 优化 实施

随着学分制改革和校院两级管理体制改革的深入推行，新形势新背景带给高校二级学院前所未有的挑战，二级学院教务管理工作变得更加复杂化和多元化。二级学院教务管理人员不足、队伍不稳定，教务岗位缺乏培训机制；教务人员缺乏对学分制下教务管理本质、内容等的了解，无法高效应对现实工作中的问题；教务管理信息技术缺乏，管理方法落后……当下二级学院教务管理呈现出的诸多问题说明了高校二级学院教务管理工作亟待优化与改进。

一、教务管理队伍的优化

随着高等学校招生数量不断扩大，而教务人员的配备比例却一直没有上升，教务人员数量长期不足，导致教务人员工作压力大，教务管理效率降低；二级学院教务管理人员尤其一线教务员日常工作事务繁多，既要从事院领导交给的行政秘书工作，又要从事与教学相关的教学秘书工作，在学校教务处与学院师生之间架起上通下达的桥梁，教务员往往身兼数职；由于一线教务员的工作未得到学校上层的重视，学校在用人方面没有以高标准要求，导致教务员队伍不稳定，且结构不合理，有编制的正式职工不多，且常常设置临时用工，或者用教务员岗位安排学校引进的拔尖人才的家属等，直接影响二级学院教务工作的效率。

（一）完善规章制度，健全教务管理队伍。

面对教务管理队伍呈现出的问题，首先，学校应健全教务管理队伍，按照学生人数比例配置足够数量的教务人员，明确分工，人尽其责；其次，提高对教务员岗位的重视，完善用人方面的政策规定，把好进人关，建设结构合理的教务管理队伍；第三，改革机构设置，将兼具行政职能和教务管理职能的院办分设行政办公室、教务办公室，将教务管理职能从院办中分化出来，提高教务人员的管理效率；第四，完善教务工作规章制度，合理设置教务员的职责范围，倡导教务工作科学化、人性化。

（二）加强培训与学习，建设高素质的教务管理队伍。

教务员上岗前基本没有接受正统培训，一般是上岗后边工作边摸索，工作中缺乏日常培训和学习进修的机会，影响教务员自身素质提高和业务能力提升。学校应重视教务员岗前培训工作，建立健全教务员岗位的日常培训与进修制度，加强教务人员的业务能力与管理水平。尤其学分制开展以来，应针对学分制开展教务员专题培训和学习，帮助教务员深入了解学分制的本质及学分制带来的教务管理工作的变化，更好地领会学校的教学管理规定，保障政策顺利落实和教学工作正常开展。

二、教务管理模式的优化

（一）理顺关系，建立多层次的高效协作机制。

实行校院两级管理体制后，学院的教务管理工作变得更复杂和多样，校院两级关系是否和谐、教学各环节之间的关系是否和谐关系到教学运行效果。首先，建立畅通的校院两级沟通渠道，理顺协调好校院两级关系，上下两级之间要及时沟通、相互协调。二级学院教务管理是在学校教务管理的领导之下，受其约束和指导，既要在宏观上落实整体大局观，又要将宏观要求转化为具有可操作性的具体目标和行动，既要对学校政策、规章制度吃透，又要在此基础上追求创新理念[1]。其次，要处理好教学各个环节之间的关系，保证每个环节正常有效地运行，包括协调和处理好教师、学生、辅导员、教务员之间的关系，学院、系、教研室之间的关系。二级学院要实行层级化管理，建立以教学为中心、以学生为主体的管理模式，建立由本科生导师、教务员、辅导员、教研室主任等组成的教务管理模式，多维度协作开展对学生的管理和教育。如发布各类教学信息时，教务员可以与辅导员、本科生导师等互相沟通，通过多途径将信息传达给学生。

（二）提升管理策略，改进工作方法。

由于教务管理工作是一项具有周期性、重复性和时效性的工作，教务人员每学年、每学期周而复始地重复着相同的工作事务。因此，教务管理工作可设定计划和目标，并将教务工作各个环节程序化、规范化[2]。首先，按照工作流程制定工作计划和工作目标，使教务工作按照计划有条不紊地开展，提高教务管理效率。其次，加强教务管理过程的程序化和制度化，这是二级学院教学管理规范化的关键。在校院两级管理体制下，学院层面应深化教学管理制度建设。学院要更加具体地落实学校的办学方针，就要在学校教学管理制度的基础上，制订学院层面的教学管理工作条例和细则，进一步完善符合学院教学特点的教学管理机制，通过建立相应的条例和规定，明确教学管理工作流程。第三，建立学院教学工作例会制度，将教学管理作为一项“工程”来建设。学院层面由主管教学的学院领导和系主任采用工作例会形式协调组织全院的教学质量监督、教学建设和教学改革工作。定期召开二级学院教学工作会议，统一思想，解决教学中出现的问题，研究下一步发展方向，保证教学计划执行，保障教学质量提升。

（三）转变意识，树立以人为本的理念。

完全学分制的目的是塑造个性化、多元化的人才，面对学分制带来的教务管理工作内容的变化，二级学院在教务管理过程中要加强贯彻“以人为本”的核心理念，增强为师生服务的理念，转变管理方式，寓服务于教学管理之中，倡导管理的科学化和人性化。教务管理过程中，视师生为服务对象，从师生的需求出发，把师生的需求作为管理工作的出发点和落脚点；爱护学生，对学生热情接待、耐心服务，使学生感受到温暖；尊重教师和教师的劳动，维护教师的合法权益，对教师多一些人文关怀，尽量做到人性化管理，更好地为教师服务。教务管理者不仅要树立管理是服务的理念，更要树立“管理是科学、管理是生产力”的理念，加强管理的科学化与人性化，创建和谐的教学环境[3]。

三、信息技术管理的优化

（一）二级学院构建教学管理系统的必要性。

随着教学管理重心的下移，二级学院教务管理工作承担了更多的任务，二级学院教学管理内容与学校教务处的工作内容在性质上是一致的，但学院直接面对师生，因而有其自身特点。目前学校开发的教务管理系统基本满足学校层面教学管理需要，实现教务管理的网络化，但尚不能全面满足二级学院教务管理的需要，在二级学院实际教务管理工作中，仍然沿袭传统的管理手段，使用落后的管理方法，占用教务管理人员大量精力和时间，阻碍教务管理水平提高，影响二级学院教学运行效果。要提高二级学院教务管理效率，必须依托学校的教务管理系统，加快构建适应学院工作需要的网络平台。

（二）加强信息化与网络化建设。

学分制条件下，教务管理系统是处理各类教学信息的中枢[4]。通过教务管理系统，教务人员可以在网上实现制订教学计划、排课、选课、教室管理、考试管理、学生成绩录入与分析等诸多教学管理内容。学院在教务系统开发与使用中，应建立与教务处、网络管理部门等的交流沟通，不断改善教务系统的功能，完善管理细节，更好地为教学服务。引进先进的教学管理软件技术为教学管理服务，如专业选课系统的开发，可以减少学生盲目、随意选课；自助成绩单打印系统的启用，减少学生到教务部门打印成绩单带来的不便；新生报到系统的开发与建立，简化报到手续，更便捷地为新生入学注册和管理服务，方便新生入学。先进的信息化技术的应用，在为师生提供便捷高效服务的同时大大减轻教务人员的工作强度，使工作效率得以巨大提升。

教学工作是高校的中心工作，教学管理水平高低直接影响教学质量和人才培养水平。面对新形势带来的问题和挑战，高校管理部门应充分认识当下教育教学改革的形势，重视二级学院教务管理工作，采取相关措施加强教务管理队伍建设，塑造一支稳定健全高素质的教务管理队伍；转变教务管理理念，树立以人为本的服务意识；加强教务管理模式优化，提升教务管理方法；建立健全制度建设，构建多层次多维度的高效协作机制；加强教务管理技术创新，加速实现教务管理信息化与网络化，保障教务管理工作有条不紊地开展。

参考文献：

[1][2]张越.高校二级学院教务管理的优化与实施[J].龙岩学院学报，2014.10，第32卷（5）.

[3]陈坚.论校院两级管理体制下教务管理队伍和谐之构建[J].科技创业，2009（4）.

[4]王俊.完全学分制下高校二级学院教务管理工作的实践与探讨[J].职业教育，2010（11）.

本文为山东大学（威海）2015年度教学改革项目（项目编号：B201504）研究成果之一。