行政事业单位公务卡推行中的问题及对策

［摘 要］在行政事业单位中推广使用公务卡，有助于更高效、更顺利地实施国库集中支付制度，在此基础上提高单位财务管理效率，并有效控制单位运行成本。文章从公务卡的概念和作用入手，分析行政事业单位公务卡推行中存在的问题，并提出解决相关问题的具体对策，以期为行政事业单位管理者提供一定参考。

［关键词］行政事业单位；公务卡；财务管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.051

［中图分类号］F810.6［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）14-0155-03

0     前 言

行政事业单位推广使用公务卡，可方便公务人员办公，切实提高财务工作效率，推进国库集中支付制度顺利实施。实际上，公务卡推广使用过程中还面临一系列困难，如一些公务人员对公务卡缺乏正确认识，使用积极性不高；公务卡结算流程比较复杂；缺乏良好的使用环境，以及监管不严等。对此，行政事业单位需要在推行使用公务卡的过程中注重解决相关问题，以更顺利、广泛地推广使用公务卡，充分发挥公务卡的优势。

1     公务卡概述

公务卡指的是预算单位工作人员所持有的一种信用卡，以在公务办理过程中更方便地结算，主要用于会议费、差旅费等小额现金支付与报销。通常情况下，公务卡会有一定额度透支信用［1］。在行政事业单位中推行公务卡是非常有必要的，因为若选择现金结算方式，就需要工作人员出行携带现金，行政事业单位还需要专门进行现金管理与保护，这会增加行政事业单位的财务风险，并且行政事业单位工作人员在公务办理期间要预先提取现金，之后在现金规划时还要展開现金核算，整体流程比较烦琐，容易增加财务管理人员的工作量和单位管理成本。推行公务卡可防止发生上述问题，有效控制资金风险，并降低单位运行成本，还能使单位工作人员更便捷地支付结算，无须随身携带较多现金，就能便捷地办理支付业务。公务卡中融入了信息技术，在使用期间会自动记录公务卡账户所办理的业务信息，如资金支付地点、金额与时间等，可使工作人员更透明化地使用资金，并便捷、高效地监督管理行政事业单位财务运行情况，以防发生舞弊现象。使用公务卡还有助于进一步完善与优化国库集中支付系统。近年来，国家不断加快国库集中支付改革，大部分行政事业单位的支付行为均受到财政部门监控，仅有小部分小额支付未被纳入国库集中支付体系，而推广公务卡不仅便于工作人员办公，还使之前零星的小额现金支付发展成电子支付，便于归入国库集中支付系统，促进国库集中支付改革与制度完善。

2     行政事业单位公务卡推行中的问题

2.1   公务卡使用积极性不高

一些预算单位的工作人员因担心在提交公务卡信息的过程中泄露个人信息，所以公务卡办理的积极性不高，而且公务卡申请表中会有一些不切实际的表项，从而降低工作人员的办理意愿。另外，一些行政事业单位管理者在执行公务的过程中受传统支付习惯影响，更愿意选择现金结算方式，加上公务卡消费有一定报销期限，若逾期，还会对个人信誉产生影响，所以也在一定程度上影响着公务卡的推广使用。行政事业单位时常要面对很多复杂情况，部分工作人员为尽快解决事情，会先垫付现金，再补办其他手续，从而导致单位财务要被动地进行事后申报，难以体现事前监督。

2.2   公务卡结算流程复杂

公务卡使用过程中有相对复杂的结算流程，并且增加了管理环节，从而影响财务工作效率。在行政事业单位推行公务卡的过程中，财务人员要在报销结算阶段基于持卡人所提供的消费发票和POS单等，利用国库集中支付平台公务卡管理系统，对持卡人的公务消费信息进行核实，保证公务消费真实，并进行严格的审核与确认，合理选定批准报销的消费明细记录，之后将报销用途与金额等信息录入系统，根据国库集中支付系统的支付指令，对汇总还款明细表进行打印，之后送至银行，为指定公务卡还款［2］。由此来看，公务卡使用过程中有着复杂、烦琐的报账流程，容易影响财务核算效率与质量。

2.3   公务卡使用监管不严

在行政事业单位推行公务卡的过程中，虽有相关机构会监管公务卡执行情况，并及时纠正公务卡使用中存在的问题，但实际的监督和处罚力度相对较小，使得一些预算单位没有严格依据有关规范和要求使用公务卡。另外，公务卡的发卡银行对发卡资格缺乏严格审批，而且对公务卡的使用缺乏有力监管，公务卡持卡人和申办单位以及银行之间不能顺畅传递信息，使得行政事业单位在推行公务卡的过程中无法及时得到持卡人的刷卡信息，这种情况造成公务卡管理相对混乱，加上相关机构缺乏严密的监管，最终造成财政负担持续增加［3］。

2.4   缺乏良好的使用环境

行政事业单位在推行公务卡的过程中，消费时往往要使用POS机，而商家要配备POS机就意味着需要向银行缴纳一定的手续费，所以很多商家，尤其是个体户并未配备POS机，从而导致公务卡不能顺畅地使用，公务卡刷卡频次比较少。还有一些商家存在多店铺混合经营情况，或者部分商家会借用其他商户的POS机，以满足公务人员刷公务卡消费的需求，这会造成刷卡小票上的信息与发票商家实际信息不匹配。另外，行政事业单位的公务人员在刷公务卡之后的报账期间要准备一系列手续和书面证明，导致很多公务人员不愿意持公务卡刷卡消费。

3     行政事业单位公务卡推行问题的解决对策

3.1   使公务人员正确认识公务卡

要在行政事业单位中顺利、广泛地推行公务卡，首先要求相关单位及公务人员对公务卡有正确的认识。对此，需要优化公务卡使用政策，并加大推广宣传力度，促使预算单位正确认识公务卡结算。行政事业单位要积极通过知识讲座、政策解读、培训等方法与手段为公务人员宣传公务卡改革政策、意义、操作方法以及风险防范措施等，促使行政事业单位的公务人员正确认知并深刻了解公务卡。管理者也要鼓励公务人员积极尝试新事物，感受公务卡结算的便利，逐渐提升公务卡使用频率，促使公务卡大范围推广。

3.2   优化公务卡结算流程

行政事业单位在推广使用公务卡的过程中，要进一步规范与优化公务卡结算流程。行政事业单位开展公务活动的过程中，根据需求使用公务卡刷卡消费，之后可在规定时间内凭借有本人消费签名的消费凭证和报销凭证到财务部门办理报销手续，财务部门可根据持卡人交易凭条中的消费金额与交易日期等信息，并在国库集中支付系统中调取持卡人实际消费信息，将二者进行核对，确保相关消费支出不超出财务规定范围，这样才能予以报销［4］。若消费支出超出财务规定要求，就需要公务卡持卡人自行偿还，如人员通过公务卡用于个人消费的，报销费用与其提供公务卡消费凭条、报销凭证不符的，持卡人因透支提取现金产生利息、手续费的，持卡人因个人原因未于公务卡免息期内申请报销并由此产生滞纳金、利息的，因个人保管不慎抑或丢失等造成公务卡被盗刷产生损失的，其他超出标准或与财务管理规定不符的消费等。此外，行政事业单位要根据财务制度明确预算单位报账员、财务负责人以及会计等工作人员的职责权限，并且岗位设置要符合单位财务内控要求。

3.3   完善相关财务制度体系

在公务卡管理过程中，预算单位要严格执行报销审批制度，并将其与公务卡结算特征相结合，加强财务管理，制定具有较强操作性而且相对细致、成熟的财务报销制度。实际工作开展中，要清晰划定公务卡使用范围，加强公务卡日常使用管理。如果强制结算目录下未对公务卡使用和其他情况作出特殊规定，就需要结合实际情况，按照有关规范，不断完善制度要求，立足整体加强审核。制度中要明确在公务卡使用期间，若通过系统查询发现发票名称和交易商名称不一致，就要重点围绕此问题加强管理。此类问题一般到了报销环节才能被发现，对于此种情况，需要持卡人针对具体问题作出书面解释，经负责人审核并同意后，财务人员可将其视作记账凭证予以保存。

3.4   加强公务卡的使用监督管理

目前，我国关于公务卡使用的相关制度日渐完善，但依旧有部分行政事业单位在使用公务卡期间会有消极抵触情绪，或存在过度消费问题。为更有效、全面地减少相关问题，相关部门需要加大公务卡使用监管力度，不断提升监管水平，并加强行政事业单位财务管理，最大限度减少公务卡使用期间存在的浪费或不作为问题。一方面，要赋予行政事业单位一定权限，使其能自行基于不同的工作职能和性质，确定每一张公务卡具体的透支额度，并合理明确公务卡使用范畴以及方式，还要对持卡人的消费额度作出一定限制，防止持卡人出现严重透支情况，有效降低消费风险［5］。另一方面，在公务卡使用过程中要加强动态监控，明确每笔资金的流向，保证资金支出更加透明、公开。在此过程中，有关监管部门要适当增加日常审核频次，不断提升监控水平，实现公务卡整个结算流程全面审核与监督，保证公务卡使用更加合规，充分发挥公务卡的优势。

3.5   发卡部门持续提升服务水平

公务卡能否得到便捷的使用，以及推广使用期间预防贪污腐败的效果好坏，都与发卡部门密切相关。对此，公务卡发卡部门需要不断完善与优化公务卡支持系统。一方面，公务卡发卡银行要着重围绕公务卡使用期间存在的一系列问题制定有效的解决对策，优化信用卡系统，区别对待同一持卡人的公务卡信息和普通信用卡信息，并区别管理，防止持卡人隐私泄露。在持卡人使用公务卡消费之后，要及时以短信形式发送消费通知。另一方面，公务卡发卡部门要维护和管理好公务卡系统，保证系统整体运行稳定，并结合预算单位具体情况和实际需求不断完善与优化系统业务功能，尽量简化财务管理流程，使财务人员操作更加方便、快捷，立足整体层面提高管理效率。此外，还要注意公务卡系统和国库支付系统对接，以便及时、准确、全面地传递公务卡消费信息。

3.6   打造优良的公务卡使用环境

随着社会经济不断发展，行政事业单位涉及的工作项目持续增加，工作范围不断扩大，在此背景下，需要努力完善公务卡使用环境，充分发挥公务卡的功能与优势。以往不完善的公务卡消费环境造成公务卡在实际应用中经常受到限制，不能充分发挥其作用与优势，对此，财政部门需要持续完善与优化公务卡的刷卡环境，不断扩大公务卡使用范围。比如，可重点优化与改进刷卡POS机功能，在持公务卡消费过程中同步汇总消费金额、消费类型、联系电话与地址，以及收款单位名称等消费信息，并体现在小票上，确保公务卡消费信息更加真实、可靠，方便财政部门及时把握资金流向。同时，要加强宣传与推广公务卡，为行政事业单位推广使用公务卡提供优良的环境。另外，要优化公务卡受理环境，為行政事业单位使用公务卡提供便捷的条件，以防用卡环境滞后阻碍公务卡推广。相关部门可通过制定优惠政策，并采取减免手续费、税收优惠等措施，促使商家更积极地安装刷卡POS机，在扩大POS机安装范围的基础上扩大公务卡结算范围，使公务人员在零售、酒店、餐饮、交通等行业消费中都能便捷地使用公务卡，尤其要在汽车站、学校、医院、供电、供水、住宿、餐饮、通信等领域推广刷卡交易方式，为公务卡使用打造畅通的消费渠道。

3.7   配套建立内部控制制度

公务卡相关技术不断完善与成熟，能够从技术层面堵住部分现金管理漏洞，可在一定程度上发挥贪污制约功能，但单纯利用公务卡并不能全面预防腐败，对此，需要行政事业单位配合制定完善、有效的内控制度，并由财税等部门严格按照有关规章制度加大违规使用公务卡行为的查处力度。比如，对于报销发票，要求产品名称、客户名称、经营项目、数量、计量单位、金额、单价以及开票日期等发票信息完整、规范。在确定行政事业单位公务车辆定点加油与维修供应商，以及出差会议定点饭店等期间，要同步加大定点企业的财务管理审查力度，以防发生虚开发票套现的问题。

4     结束语

行政事业单位推广使用公务卡，可使资金使用更加透明、公开，在此基础上优化配置社会资源，充分发挥行政事业单位的职能作用。对此，需要行政事业单位对公务卡有正确的认识，并梳理目前公务卡使用中的一系列问题，积极探索问题解决对策，以通过更规范、合理地使用公务卡，不断提升行政事业单位财务管理水平。

主要参考文献

［1］卿芝.国库集中收付体系下的公务卡制度分析［J］.财经界，2020（33）：7-8.

［2］关昕.农业科研单位公务卡使用中存在的问题与对策［J］.中国农业会计，2021（11）：25-26.

［3］王淑珍.浅析水利系统公务卡使用过程中存在的问题与对策［J］.内蒙古水利，2021（12）：76-77.

［4］江招群.浅谈预算单位公务卡制度改革成效与优化建议

［J］.商讯，2021（35）：176-178.

［5］黄晖雁.当前公务卡改革面临的问题及建议［J］.行政事业资产与财务，2021（20）：47-48.

［收稿日期］2023-01-18

［作者简介］卞青（1985— ），女，江苏扬州人，会计师，主要研究方向：财政管理。