医院科研物资采购管理新方法探究

徐婷 张舒 孙玲 秦峰云 陆遥

2018 年7 月，国务院印发《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25 号），提出简化科研采购流程，降低科研采购成本，提高科研购买效率，提升科研转化率的需求[1]。目前医疗健康大数据挖掘已经上升到国家战略层面[2]，科研数据是医院大数据的重要组成部分，关系着医院科研发展的重要命脉。科研管理在现代医院管理中占据越来越重要的位置，其管理的科学化水平对于医院整体科研实力的提升有着重要的影响[3]。科研管理新方法的合理使用作为医院科研、教学工作的重要组成部分，在提高临床科研水平和培养医学研究人才方面发挥着十分重要的作用。

1 科研物资采购管理中存在的问题

新形势下，医院必须依靠创新的科研管理工作和科技进步提高自身的综合竞争力[4]，做好科研项目管理工作是提升医院科研工作水平的基础[5-6]，虽然大部分医院已经通过信息化的手段对科研经费及科研物资的采购进行了管理，但在具体采购操作及管理的过程中仍有许多问题存在。

1.1 科研物资种类繁多渠道复杂，管理难度较大

科研物资专业性强，即便是同样的产品，但由于产品渠道不同、命名不同、类别不同、规格不同、价格不同等因素给管理部门带来困难。由于科研物资专业性较强，部分试剂还具有毒性，给医院验收工作带来极大的专业难度。这些复杂的因素容易导致科研物资采购管理过程中存在缺漏，造成监管不到位、资金使用欠规范，管理责任也存在一些风险隐患。

1.2 科研物资购买流程复杂，耗费大量人力

传统的审批流程较为复杂，采购的过程需要经历多级审批，从采购、审批到报销需要经历数月。课题组成员在申请经费使用、科研物资采购报销的过程中，需要花费大量的人力、物力，科研经费使用及费用的管控与物资采购平台为不同的信息系统，彼此独立，形成了信息的孤岛，造成科研费用及采购管理部门之间信息无法互通。复杂的流程和信息系统的独立增加了科研人员和采购管理人员的工作量，极大地影响了科研工作的进行。

1.3 科研物资采购遴选不科学，责任归口不明确

科研物资采购管理实际上是使采购工序得以标准化的行为方式[7]，课题组采购产品的遴选过程中存在物品信息不对称、产品渠道单一、采购端可选择性小、分散采购造成价格虚高等问题。传统模式中，采购各环节各部门责任归口不够明确，供应商没有统一管理资质的门槛，产品质量及售后也无法得以保证。传统淘汰退出机制不够健全，容易给医院造成物资积压、医疗资源浪费、资金占用等后果。

1.4 科研物资采购流程不明晰，监管不到位，存在廉政风险

传统采购机制及流程尚不够完善，使用部门自主权过大。少数课题组为了按期完成课题，私自跳过规定流程进行采购，或从一些相熟的供应商中进行采购，存在货与采购单不相符的现象。传统的采购流程无法形成人、财、物闭环管理，导致报销混乱、虚假交易、出入库不符等审计问题，监管缺失导致底层的腐败问题。

2 探索科研管理新方法，建立科研物资采购管理平台

2.1 科研物资采购管理新方法特点

2.1.1 一站式采购

科研物资采购管理平台提供多方位、多渠道的比价采购方式，可以根据采购人的需求进行审批、管理、代购和配送等。在科研采购流程中，平台根据科研采购的特征，增加了一些新功能，例如多级审批、经费预算匹配、货物拍照验收、电子签名、在线竞价、汇总结算等。

2.1.2 在线询价、招标采购

在采购前，采购人可以根据所需产品在平台提出需求，在平台商家报价完成后，自主选择合适商家下单。采购人也可根据需求在平台发布招标项目，平台商家线上竞标，保证全流程公开、公正和透明。

2.1.3 线上审批、线上合同

平台拥有在线审批管理系统，功能包含采购审批、科研经费使用审批、招标审批、中标审批、验货审批、采购请求审批等。平台还提供技术服务合同网上签订功能。

2.1.4 电子验货、电子开票

科研人员可通过平台完成验收和签字。平台使用正规国税开票系统，可以实时开取电子发票。

2.2 科研采购管理新流程

科研物资采购管理平台上线后，医院采用全新高效的管理流程：课题组采购人通过科研系统申请采购，课题组负责人、科技处、分管院长（院长）分级进行采购审批，审批完成后采购中心在平台下采购订单，供货商确认订单并发货，课题组采购人收货后拍照验收，采购中心出入库审批，供货商汇总结算单、开具发票和单据，采购中心核对发票后提交财务，财务部门付款结算（医院科研平台采购结算流程图见图1）。采购全流程由纪委、审计部门监督，保障采购程序规范，过程透明，责任明晰，做好采购风险防控。平台一站式申请、审批及采购流程提高了医院科研试剂耗材采购效率，降低了采购费用，节省了医院管理成本。

图1 医院科研平台采购结算流程图

图3 二次筛选商品界面

3 科研物资采购平台管理应用成效

3.1 采购渠道全面正规

新的科研物资采购管理方法采用了严格的供应商资质审查体系，并把供应商资源进行整合，实现了资源共享。科研物资采购管理平台采用电商模式，通过图文并茂的模式展示产品，更加直观详细地提供产品的各项参数及功能，便于采购者直观全面地了解产品。平台提供各种级别及形式的搜索模式（图2 ～图5），便于科研人员迅速找到符合研究所需的物品。全网价格公开透明，可实行价格实时对比，并同时引入竞价及招标模式，为科研人员提供安全可靠全面的采购渠道，兼顾局部效益与整体效益[8]。平台对采购价格严重偏离人工智能分析结果和采购人频繁向单一供应商发起采购的采购行为进行自动警示，并提供审核通道，对腐败行为进行预防、警示，监管部门可以随时实时监控。

图2 分类搜索商品界面

图5 高级搜索商品界面

3.2 采购管理省时高效

图4 直接搜索商品名称界面

医院科研平台上线以来，科研试剂及耗材采购流程、制度、时间等都发生了较大的改变（2022 年三季度与2021 年同期科研平台采购情况比较见表1）。根据调查数据分析可见，2022 年科研平台上线以来，医院三季度采购科研试剂耗材的科室数量较去年同期增长了23.68%，供货商数量增长了18.1%，采购总次数增长了7.07%，而平均采购金额减少了4.18%，采购总金额减少了11.55%，平均采购时间减少了42.86%，全流程完成平均天数也减少了43.24%。这些数据说明，医院科研试剂的采购需求在不断增长，采购金额却在降低，平台的建立保障了这日益增长的采购需求，平台为科研项目采购员提供了更多价优且有服务资质的优质供货商，缩短了平均采购天数，简化了审批、采购及报销等流程，从而大大提高了科研管理人员的工作效率，降低了采购费用，节省了采购管理成本。

表1 2022 年三季度与2021 年同期科研平台采购情况比较表

新的科研采购平台去除重复的审批环节，实现对科研物资采购行为的一体化管理。采购管理人员省去了复杂的采购询价、比较环节，无需再进行档案录入，入库验收及出库也由课题组项目负责人拍照验收上传至系统，采购管理人员只需最后将入库单和发票录入系统发送给财务人员进行结算付款，系统录入时间减少，采购人员工作效率提高。

平台审核流程也合并了科研经费使用及采购中重复的审批程序，从采购人员、项目负责人直至医院最高领导全程导入审批环节。全部采购流程通过信息化完成，真正做到实时、高效、便捷。

3.3 工作责任归口明确

科院科研采购管理工作，需要整合医院科研项目管理部门，实现管理统一[9]。各项目负责人是实验材料及技术服务委托的直接管理人，对采购及技术服务委托事项的真实性、合理性、合法性负有直接责任。医院物资装备采管处负责采购工作的组织实施，科技处负责审核经费支出是否与预算相符，财务处负责具体经费的报销及支付，合同管理办公室负责合同签订的审核，物资装备采管处、科技处、审计处负责全流程的日常监督检查，纪检监察机关负责全流程监督和再监督。医院各部门工作责任归口明确，有利于保证科研管理工作的高效性与合理性，从而促进医院科研工作的高速发展。

3.4 采购过程全面监管

建立良好的科研试剂采购机制，不仅要完善采购的监管制度，做到事前事中对采购方、供应商等利益相关主体的约束，还要在实践中建立抽查机制，形成完整的监管链[10]。科研工作的监督机制并不局限于监管部门或医院的高层管理领域，监督要具备大众化和多样化[11]。采购人在平台上采购的行为、各级别审批、经费的冻结及使用在平台上都留有痕迹。采购人订购的商品需要库管员进行拍照验收，保证账物相符。采购管理处对发票及所有与该公司订购和已签名好的验收单进行审核，确保采购过程公正公平。供应商定时在线开具发票，确保采购工作公开透明。审计处、纪委监察室实行全流程监管，并设置随机抽查机制，力争每次采购行为都能够实现全方位监管。

4 进一步探索医院科研采购管理新方法的建议

4.1 提高科研资金的利用率

科研资金是医院发展科研工作的重要基础，合理利用科研资源，提高有限的科研资金利用率，可以为医院可创造更大的科学研究价值和空间。因此，如何提高科研资金管理利用效率将成为医院科研采购管理的下一步重点。医院可以重点部署：建立强化责任人制度、加强采购资金的统一集中管理、优化科研资金管理流程等环节，通过改变采购管理制度、流程及模式来强化科研资金的执行效率，从而将有限的资金效益最大化。

4.2 建立供货商信用评价体系

供应商资质及信用管理是大数据下科研采购管理的新重点，资质优良的供货商是保证科研材料质量的重要条件。医院通过建立供货商信用评价体系可以对供货商的信誉进行评价，让采购者在采购过程中趋利避害，选择资质更为优良的供货商和产品。供货商信用评价体系也可对供货商进行约束，确保供货商在采购流程中的行为规范，从而保证医院在新模式下的科研物资采购管理工作的顺利进行。

4.3 大力发展人工智能化管理模式

随着当今时代人工智能化的加速发展，为进一步贯彻落实国家关于大数据、人工智能方面的战略规划要求[12]，科研物资的采购管理工作也将进一步地结合人工智能化发展，例如：科研试剂耗材通过大数据分析后的产品推荐、智能化的采购运输方式、自动化的财务结算模式等。高效的电子化信息平台是开展科研管理工作的重要抓手[13]，在信息化的过程中，医院采购管理人员应着力将传统的采购管理方式和智能化的管理方式相结合，进一步提升医院科研物资采购管理的信息化水平，提升科研管理工作效能[14]。

综上所述，随着医疗大健康发展日新月异，医院大数据及信息化发展也对科研物资采购管理提出新的革新任务。医院科研物资采购管理新方法的实施、科研新平台的建设，推动着科研工作的高效进行，也促使科研工作流程更加智能化、合理化。医院管理层只有不断地研究新方法、新思路，才能顺应科研工作不断发展的潮流，才能让科研采购的各环节有痕可循、有章可依，才能更好地全面实现采购信息全公开，才能实现全流程、全方位监管，才能真正实现科研工作耗材试剂的阳光采购。