企业内部控制体系下如何做好企业合同管理

王丹

企业的合同管理工作属于内部控制体系中的核心构成部分之一。因此，企业必须在日常内控中注重合同管理工作的规范化、秩序化以及高效化开展，充分了解并掌握合同管理中潜在的各类风险，从而采取更有效的措施，实现合同管理工作的优化与创新，避免企业因合同纠纷而面临重大损失，实现企业经济效益的最大化，也推进企业的持续性与健康性发展。鉴于此，本文围绕企业合同管理的目标及常见风险进行分析，并以此为切入点，重点探讨内部控制体系下做好合同管理工作的策略。

现阶段，我国市场经济已迈进全新的一个发展时期，不仅为企业经营提供众多的发展机遇，同时也造成企业面临较大的挑战，使其必须重视内部控制体系的完善，通过管理水平、综合实力的提高，从而在不断变化的市场经济中争得一席之地。而在企业内部控制体系中，合同管理属于必不可少、至关重要的构成部分之一，它贯穿于企业经营活动的全过程。通过对合同条款的约束，能够规范企业的经济行为，减少纠纷问题的发生，是保障企业秩序化、顺利化展开各项经营活动的坚实基础。由此可见，企业在完善内部控制体系中，应当注重合同管理工作的开展，持续提高自身的内控质量，以便强化经济行为的稳定性，降低合同风险的发生概率，提高企业内部管理的规范性与科学性。

企业合同管理的主要目标

运营目标 企业在日常生产、经营与管理工作中，大部分需要通过签订合同的方式，保障企业经营发展整体目标的实现以及顺利展开各项业务。其中，在拟定合同条款内容方面，需符合企业自身的业务、经营要求，所有约定的合同事项必须在时间规定、技术要求不违反的前提下，得以合理化、科学化拟定。具体而言，合同的签订只有具备更高的法律效应，方可实现履行力度的加大，也为企业完善内部控制体系、尽快实现经营目标予以保障。

财务目标 采取合同签订的方式，将合同文件中所约定的条款内容作为依据，能够在理想的预算范围中，达成规范化、科学化控制企业经营成本的目标，为企业安全、合理运用内部资金奠定坚实的基础，也避免财务运营活动面临较大的风险。

合规目标 合同文件在约定、确立与签订期间，企业需要时刻遵循我国《合同法》以及内部的规章制度，保证各项工作的规范性与标准性开展。同时，依据相关流程完善合同审批工作，促使合同文件的签订拥有更高的合规性特点，也充分发挥出合同文件的法律效应。

企业内部控制体系下合同管理存在的主要风险

运营风险 在企业的内部控制体系中，所谓的合同管理运营风险，就是在日常运营活动中，因缺失某一合同管理环节，造成企业的经营活动难以达成预期目标，从而面对一定的损失问题。通过综合分析数年来的企业实践情况，发现企业在合同管理工作中，运营风险的成因主要归结为四点。

第一，缺乏完整性、准确性的业务评价，造成决策错误问题的发生，具体在业务目标与合同需求不一致方面有所体现，由于审核合同主体资质不到位，而产生定价决策失误。第二，合同条款内容由于缺乏严谨性，未清晰表述双方的权利、义务及违约责任，造成经济纠纷与损失的出现。第三，合同双方缺乏有效沟通，进而因信息缺失而增加运营风险的发生概率。第四，合同一方由于约定的义务难以履行，致使对方承受损失，或者是因自身出现违约行为，而需要担负相应的赔偿责任。

财务风险 订立、履行合同期间，企业由于双方商业信用、条款内容等因素，最终履行合同的结果有可能与预期所想出现一些偏差，不仅降低了企业的收益，同时也蒙受较大的经济损失，当前，此风险的成因主要有以下几点。

一是预算编制缺乏科学性与合理性，针对企业内部的经济成本难以有效管控。

二是未明确合同的付款进度以及支付条件，从而增加资金占用，企业内部经济有损失问题发生。

三是双方在约定合同履行权利、义务等方面较为模糊，不够明确，极有可能出现额外支出费用，最终造成成本的增加而不利于企业挣得可观的经济效益。

四是履行合同条款中，对产生的税费有忽略现象。合同中对于双方需要承担的缴纳税款义务未进行明确约定，从而增加税收风险引发概率，不僅增加了资金费用，也面临经济损失。此外，如果是采购合同，合同条款中并未约定供货商向企业提交增值税专用发票，会造成进项税额难以抵扣，从而致使企业承担过重的税收负担。

五是合同履行中由于条款内容存在经济纠纷，从而使企业内部资金产生较大的损失影响。

合规风险 企业由于在合同订立及履行的过程中，并未严格遵循相关管理制度、行业规则、标准规定以及法律法规，因此，极有可能面临监管处罚或者是法律制裁等问题，加剧企业声誉损失或财务损失风险，目前，企业在合同管理工作中，引发合规风险的主要原因包含四个方面。

首先，对相关法律规定有违反行为，执法部门将合同文件定义为无效，并要求企业承担相关法律责任。其次，合同主体的选择并不符合条款中所要求的资质，从而因难以保证服务质量或者是产品质量而发生风险问题。再次，企业审核把关不严或没有依据流程进行审核，进而使企业自身利益受到严重的损害影响。最后，与企业内部管理制度相背离，存在徇私舞弊行为，从而威胁到企业的利益。

企业内部控制体系下做好合同管理的策略

明确条款且做好审批管理 第一，保证合同条款内容的完整与合法。拟定合同条款内容时，企业必须明确合同权利、合同义务、解决争议、违约责任等方面，促使合同文件中拥有规范完整的条款，且内容合规、合法、可操作性高，时刻维护企业的经济效益不会受到损害影响。

第二，书面明确双方权利及义务。企业在展开签订合同文件活动的过程中，应当明确双方的权利及义务，通过清晰的文字、书面表达方式，实现双方责任的有效明确。在此期间，需严厉禁止私下交涉、口头约定等与我国《合同法》相违背的合同不良签订行为，通过根本的层面，避免企业在履行合同时由于条款模糊、不明晰等现象而增加法律纠纷问题的发生概率。

第三，重视审批管理合同工作。企业在签订合同期间，必须严格性、全面性、深入性审核对方企业经营情况、双方履行合同的能力、合同条款内容，做出细致且认真的研究分析，从而对相关的审批流程分级别、分类设计。特别是审核财务专业、法律专业的环节中，务必要做好全覆盖。

同时，不仅需要签订部门谨慎对待合同文件，还需要求相关管理部门及时做好合同登记、备案、审查工作，一旦发现合同条款有不合理之处，应当及时联系合同签订方，共同商讨整改意见，促使合同条款内容始终具备可行性以及合法合规性。

做好合同的跟踪监督与履行管理工作 第一，加强跟踪监督管理工作。处于签订及履行合同条款内容的阶段内，相关合同管理工作者必须对实时监督与跟踪履行合同的实际情况工作投入高度重视。进行监督跟踪期间，一旦发现履行合同时出现与约定相偏离现象、没有遵守合同条款进行交易、疑似或已经违规的行为，管理人员需立刻汇报至相关部门负责人处，要求负责人及时运用有效的改进措施，确保依然按照规定的合同条款实施各项工作，避免由于违约行为而造成企业面临负面影响。

第二，监管合同变更。双方在协商好并完成合同签订后，实施与履行合同条款内容的过程中，极有可能受到不可预测、不确定因素的影响，而难以正常履行原合同条款，此时，便要求经办合同的人员能够及时向对方提出整改建议，经双方认可后重新约定合同内容，补充或变更合同条款。随后，在后续执行合同期间，能够遵守合同的新条款、新内容履行自身权利与义务。

但是，针对由于特殊原因难以改变合同条款却随意解除或变更合同行为来讲，要求承办合同的部门必须及时围绕履行合同的实际情况展开风险评估工作，并向上级领导汇报，经批准后，方可解除或变更合同。

除此之外，如果合同条款经由我国公证机关公证与登记在案，则在变更或解除合同条款的过程中，必须及时前往公证机关提出申请，并及时向公证机关提交变更后的合同文件，使企业合同文件始终具备法律保护效力。

第三，提高合同纠纷处理水平。企业在履行合同条款的过程中，如果有纠纷问题的发生，则应当做好几个方面的准备。

一方面，由负责管理合同的部门及工作人员先采取干预手段处理纠纷，若难以解决纠纷问题，则需上报上级领导，由领导人员决定是否对外聘请法律顾问，从而通过仲裁、调解、诉讼或协商等形式，达成有效处理合同纠纷的目标。

另一方面，企业必须做好合同的相关结算管理工作。就现状而言，合同结算属于履行合同的最后环节，要求承办合同的部门需时刻依据企业内部的财务结算流程，完成办理各类手续工作。同时，在结算合同的过程中，要求财务部门在合同相关价款的支付时，加大审查合同内容、条款的力度，遵守合同规定，规范化、准确化办理合同结算手续。

成立专门的合同管理部门并完善管理制度与流程 第一，成立合同管理专项部门。针对企业而言，想要通过内部控制体系提高合同的归档与保管质量，就应当积极成立专项部门、配置专业的管理人员，促使工作人员在合同签订工作完成后，可以及时向内部的专项部门登记，并及时移交合同文件，完成合同文件的归档、保管等流程。

第二，完善合同管理制度与流程。企业应当重视合同管理流程及制度的健全與完善，确保管理合同的部门、人员可以始终遵守相关流程、制度展开日常工作。同时，还需在合同管理中定期实施分类、统计工作，加强分类管理质量，也达成全过程管控企业合同文件的目标，促使备案台账可以详细记录合同的签订、变更及履行情况。

此外，企业还需在合同管理的各环节中均安排相关的负责人，并要求在合同的商讨、签订至履行等环节中，所产生的邮件、短信、书面等过程资料一同与合同文件归档、保管，充分落实管理目标，强化合同管理工作的精确性、完善性以及全面性。

第三，做好合同保密工作。想要避免发生丢失普通合同或篡改、泄露机密合同等问题，在实施合同管理工作的过程中，务必要提高合同保密工作的水平，将签订的合同按照机密性等级进行划分，并且在归档中明确查看此类合同的权限，并完善借阅登记、流程等工作。此外，对于更高机密的合同文件，应当将其查阅范围进一步缩小，严厉禁止工作人员超权限翻阅，从而实现合同泄漏概率的降低。

综上所述，企业想要完善并健全内部控制体系，就必须重视合同管理工作的开展，从而提高合同管理的水平与效率，以完整、权威、严谨且明确的合同条款，切实维护自身的合法权益，避免自身面临经济纠纷或法律风险，也避免自身承受巨大的损失，实现经济效益的大幅增长，为日后企业的持续性、稳定性与健康性发展起到良好的助益作用。

（作者单位：郑州瑞龙制药股份有限公司）