高校科研经费配套服务和监督管理问题探讨

曹晗抒

广东工业大学财务处 广东 广州

一、高校科研经费“放管服”改革概述

2018年7月，国务院印发《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》，提出四个方面的政策措施，要求优化科研项目经费管理，赋予科研人员和科研单位更大的科研自主权。比如，经费负责人可以根据需要，调整项目各项预算的比例。

2019年，科技部等多个部门联合印发了《关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见》的通知，再次强调了政府部门应减少对科研工作的干预，强化绩效管理，完善经费管理机制，赋予相关人员更大的科研自主权。各地也相继出台了一系列科研管理政策。例如，广东省强调了项目资金应依照“谁使用，谁负责”的原则，明确了项目各方的权利与责任。

张县平等（2020）认为，“放”指的是以人为本、简政放权，给予科研人员更大的资金支配权力。项目负责人对资金使用的真实性负责，财务人员对资金支出的合法性负责。这样能够充分调动科研人员的工作积极性并提高“获得感”，使科研人员将更多精力投入科学研究；“管”指的是守住财务底线，进一步创新财务制度，制定一套细化、切实可行、有预见性的财务规范，使得科研经费管理有法可依。解决报销中虚报支出、套取科研经费、突击花钱等各种违规问题；“服”总的来说就是优化服务，提升服务层次，加强制度建设，优化流程设计，为做好科研工作提供良好保障。实施“放管服”改革，下放项目资金的自主权给项目负责人，提高他们在科研活动中的责任感和积极性，确保科研工作顺利进行，提高资金使用效率。

二、科研经费配套服务和监督管理存在的问题

1.服务质量有待提升

近年来，高校财务部门的服务意识越来越强，为了提高财务服务质量，也进行了很多尝试和努力。

以X高校为例，在以前，前台报销从收到资料至资金支付，往往要等待5~7个工作日，甚至更久；现如今，大多数报销单可以在2~3个工作日完成；学校财务部门积极探索提高财务工作效率的各种途径，积极应用“银校互联”等结算方式，优化报账流程，减少了报销排队的情况。但是，前台报销人员有时因为工作量大，过于追求效率而忽视了服务质量。

首先，财务报销工作的特点是量大、烦琐、重复。严格的制度及规范的操作流程可以提高效率，然而科研活动的特点是灵活、具有创造性，所以，有时候相关制度无法预见所有的情况。机械地执行制度与“放管服”的要求相悖，因此，财务人员应该转变思维，在保证工作进度的同时，提升工作的灵活性，不能简单地执行财务制度。

其次，沟通手段单一。对于资料不足或有误的，财务人员应当一次性解释清楚并给出指引；充分利用各种渠道进行宣传，尽量让相关人员少跑腿，高效完成报销工作。但是，在传统的报销模式下，财务人员和科研人员主要通过面对面或电话的方式沟通，这样的方式虽然直接，但是效率并不高，在报销过程中还会出现反复跑腿的现象。一方面，科研人员对财务制度的理解不到位。另一方面，财务人员在沟通中表达不准确或不够翔实。

2.财务制度不完善

高校在制定或完善财务制度之前，需要征求各部门尤其是科研单位的意见，然而获得的反馈信息通常较少，信息不对称影响了财务制度的顺利执行。

另外，部分高校并未充分落实“放管服”政策。很多业务部门并没有积极落实“放管服”的相关要求，设备管理、材料采购、差旅费报销等仍然按照旧制度执行，没有修订相关管理制度。

3.信息化建设滞后

大多数高校建立了财务管理系统，能够涵盖到各部门的绝大部分业务；同时，也建立了网上报销申报平台，报销人员可以在网上填报、线下交单，在系统查询到项目经费的信息。

但是，不同部门不同系统的信息对接不顺畅。以X高校为例，科研业务从立项、报销到结题，往往需要经过很多业务步骤，项目报销人员往往因为一个签名或一个表格，需要去多个部门办理，经过了重重审批才能交给财务部门办理。如果又因为这样或那样的原因无法报销，容易引起报销人员的不满。

X高校的材料归口管理部门是实验设备处，科研项目在采购材料时，首先需要考虑该材料是否必须在采购平台购买。如果需要，要求提供平台采购“直购单”，然后在学院办理材料的入库手续。因为不同部门的信息不能共享，只能由报账人员提供所有手续的纸质资料，最后才能报销。同样，科研管理和财务管理的信息无法共享，影响了各项业务顺利开展。因此，财务部门需要利用信息技术，围绕业务工作，对不同部门的信息进行整合，实现数据共享。

三、相关优化措施

1.完善报销制度

（1）落实责任制。明确经费使用责任，落实经费使用人员的资金使用权限，充分调动科研人员的积极性和创造性。高校需要落实责任制，科研项目负责人可以根据实际情况调整预算。一方面，确保科研活动顺利开展，避免由于资金不到位影响项目进度。另一方面，可以减少资金浪费，避免各项目之间混用科研经费。

另外，对于财务报销时的一些特殊情况，高校应该给予科研人员充分信任，由项目负责人给出合理解释，并承诺承担相应责任。这样可以避免因财务人员不了解实际情况、担心承担责任而不予报销，或者要求科研人员提供各种证明的情况，落实“放管服”的相关要求。

例如，有些科研活动需要前往一些偏远地区，科研人员可能住宿在当地村民家，往往无法取得住宿费发票。因此，X高校在修订差旅费管理办法时，列明了一些特殊情况，在这些情况下由项目负责人自行解释并承诺负责，即可领取差旅补助。这样既能够发挥审计的把关作用，也能够平衡好“放”和“管”的关系。

（2）简化报销手续。“放管服”改革强调“简政放权”，让科研人员从烦琐的报销流程中解脱出来。具体而言，简化报销流程可以从以下几个方面着手。

首先，业务流程再造。联合资产管理、科研管理、人事管理、招投标管理、学院等部门单位，完善从项目申报到结题的全过程管理，实现业财融合。

其次，优化报销流程，简化报销手续，减少不必要的签名和各种形式化的表格。制度是基于业务产生的，并且要为业务服务，因此，需要给予科研人员一定的自主权。高校需要重新梳理业务流程，建立一套业务和财务深度融合的科研经费管理流程。例如，X高校将项目负责人的自主审批权限，由3万元提升至5万元，5万元以内的采购不再要求签订合同，由财务负责人进行严格审批，这样有利于加快项目支出进度，提高资金使用效率，保障科研项目的进度。

2.加强信息化建设

姚俊生等（2018）指出，财务部门应该充分利用信息技术成果，建立一套全面的科研服务线上管理体系，联合各个部门，对接各部门的管理系统，架起数据共享的桥梁。在学校的设备处和财务部门之间实现了信息共享，报销人员在设备处完成资产登记后，报销时可以直接在财务服务系统提取资产信息，提高了报销工作效率，减少了错误，保证财务账和资产账的账实相符。高校需要打通更多部门的数据接口，提高资源使用效率，疏通各部门之间的堵点。

信息系统对接的各部门，不仅仅在学校内部，还应该包括校外的一些平台，如政府采购平台、商旅平台等。当前，部分高校已经完成了与银行支付系统及国库支付系统的对接。这样既可以提高资金支付的效率，促进科研活动顺利进行，也可以减轻财务人员的工作负担，使财务人员从烦琐的工作中解脱出来，更好地为科研人员和科研项目开展提供优质服务。

高校加强信息化建设，还需要为科研人员打造一个方便快捷的平台，推广线上审批，实现“数据多跑腿、人员少跑腿”。X高校建立了线上审批报销流程，并配套上线了电子签章系统，打破了审批报销流程在空间和时间上的限制，科研人员可以随时随地利用手机、电脑等完成报销申报工作；之后由财务人员在线上审批，对于各种单据给出明确的审核意见后，再通过线上平台反馈给科研人员。报账人员不必多次前往财务部门，待所有报销资料完备后，再直接进行投递。线上审批程序很好地解决了反复跑腿的问题，保障了报销单据的质量。目前，电子签章仅限于汇总表的审批，由于报销环节需要的各种附件较多，大多数附件还是需要由本人签字。未来的目标是利用信息技术，将各种报销所需的表格全部嵌入系统内，报销人员可以在线上完成报销流程。线上审批系统还嵌套进了合同支付审批流程，当支付金额大于一定额度，将自动进入合同审批环节，相关管理人员也可以直接在网上完成电子审批，这样也减轻了报账人员的工作。

另外，财务部门还可以通过多种渠道进行宣传。比如，通过微信公众号可以查看报销进度、阅读财务制度、接收信息，还可以进行智能问答；利用财务报销QQ群来发布信息，上传各种规章制度、表格并进行答疑。这样不仅能够快速普及财务制度，还能为财务人员减轻答疑解惑的工作压力，降低报销的退单率。报销人员往往不会主动了解财务制度，这就需要财务人员去各学院和各部门积极宣传，尤其是在新的制度规定出台、新生和新教工入职的关键节点。这样一方面可以减少报账差错，另一方面还可以直观地了解科研人员办理财务业务时的困难，广泛听取意见和建议，不断优化财务服务。

3.完善绩效评价体系

高校建立科学合理的科研绩效评价体系，有助于准确地考核项目成果，充分调动科研人员的积极性，为预算拨付提供参考，提升科研工作效率。关于绩效评价的研究非常多，但是多数是从财务角度出发，因为科研是专业化和差异化的，现有的绩效评价体系往往缺乏可操作性和适用性。

武德昆（2019）指出要完善符合教育行业特点的绩效评价指标。在“放管服”背景下，财务人员要以科研活动为中心，加强与科研人员的沟通，充分交换意见，形成一套专业的、合理的、有效的绩效评价指标系统，促进绩效评价体系得到广泛应用。

武晓芬等（2019）认为，科研绩效理念应该贯穿预算编制、预算执行、预算调整和经费决算的全过程。加强对项目关键点的考核，绩效评价结果作为科研工作业绩考核的标准。对于考核结果优秀的，可以适当给予一定的绩效奖励。

4.优化财务服务

财务部门需要不断梳理现有的业务流程，找出工作中的难点，逐个击破，切实地解决科研报销中的各种问题，为广大师生办实事。比如，为了解决报销中退单率高的问题，财务部门可以设置财务初审窗口，报销单据经过初审后才能提交，在交单环节解决大部分问题，减轻后续工作的压力；为了解决报销中的排队问题，可以提供预约报账服务，报账人员可以在网上预约，并在约定好的时段前往财务部门报销，这样可以避免高峰时段的“拥堵”问题，优化财务服务。

除此之外，高校还要在各种细节上完善服务。比如，及时在财务办公场所更新公告栏，确定各学院的财务联络人等，主动将“放管服”政策落实到每个环节。

四、结语

综上所述，高校落实“放管服”政策，需要各个部门一起努力，调查分析工作中的不足，围绕科研活动，不断优化工作流程，使科研人员从烦琐的报销工作中解脱出来，以便开展更具创造力的研究活动。财务人员需要不断创新方式方法，在相关法律法规允许的范围内，尽量为科研人员提供便捷服务。

在“放管服”改革背景下，简政放权和提高服务质量是相辅相成的。简政放权将烦琐的报销工作化繁为简，切实解决科研人员的报销难题，提高科研人员的工作效率。财务人员和科研人员应该加强协调配合，不断优化财务服务。高校应该建立完善的信息系统，涵盖各部门、各岗位，同时加强与外部平台的对接，实现全覆盖。然后，不断完善报销流程和审核规范，建立报销形式多样化、简洁化的服务流程。高校应该以“放管服”改革为指导，分析科研经费管理中的问题，采取有效措施，提高财务服务质量及科研效率，增强高校的竞争力。