学历学位认证对高校学籍档案管理的要求

周书英

摘 要：学历学位认证是衡量人才发展水准，评估用人基本信息的重要基础，在社会岗位建设中所发挥的作用是无可替代的。本文以学历认证为切入点，从高校学籍档案管理出发，分析学历学位认证的基本内容和流程，探讨高校档案在这一领域中担当的重要角色，并列举出基本要求，进一步探讨了档案管理优化的方法和措施，希望能够给相关从业人员带来一定的参考和启示。

关键词：学历学位认证;高校学籍档案管理;基本需求;改革方法

在素质化教育和社会经济发展不断结合的大背景下，中国高等教育规模已经有了显著的延伸和拓展，并且与国际市场接轨，获得学历和学位的人数呈现出逐年递增的趋势，谋求出国学习机遇和岗位发展的人才类型也越来越丰富。在这其中，学历和学位证书就成为人才的通行证，无论是升学还是求职，抑或是出国深造，用人单位都会要求申请者提供自己的学位证书和成绩单等基本材料，并对其展开一系列的认证。这就意味着学历学位认证能够保证成绩单的真实有效，有效打击虚假文凭的现象，营造更为公正且诚信的用人环境。同时，学历学位认证也是高校学籍档案的重要组成部分，与高校本身的档案管理存在密不可分的关系。

一、分析学历学位认证的内容和流程

1.基本内容

通常意义上所说的学历学位认证，是以中国境内的人才评估为主，颁发的学士、硕士、博士毕业证书以及学位证书、课程学习成绩单等，同时也包括尚未毕业的大学本科生、硕士研究生、博士研究生的课程学习成绩单。在这里，学历学位认证也同样会对那些申请硕士学位，全国统一考试合格证书的真实性进行确认。这里提到的认证，需要依靠具有权威性和公信力的第三方。也就是说，学历学位认证并不是学生本人或者是用人单位实施的行为，而是由第三方机构来完成的，在审核告一段落之后，会出具相应的属实证明。

2.第三方及其工作流程

认证学历学位的第三方是由官方授权的，是专门提供该项服务机构，当下，中国境内官方授权的学历学位认证服务机构主要包括两类：一是教育部学位和研究生教育发展中心认证处，二是全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心高等教育学历认证代理机构。除此之外，学信网和学位网也与高等院校学生的资格认证存在密切关系，是由教育部指定的查询学历、学位的基本网站，整理了各类高等教育的学籍数据，学生本人或者用人单位可以直接在学信网、学位网上注册账号，并登录档案进行阅览，分析学生的学历学位以及其他的教育情况，并依照申请出具相应的认证报告。

另外，社会上也有部分提供学历学位认证服务的中介公司，这些中介公司大多会与企业等培养单位展开相应合作，在经受特定委托和学生本人同意之后，直接与毕业院校或者是研究生培养单位取得联系，收集并核实学校和培养单位拟聘或者是在职人员的相关背景信息。

中介公司在收到基本的认证材料之后，会以传真或者是邮寄方式将其发送到学校或者培养单位的相关部门，学校在经由审查或鉴定之后，把结果以传真或其他通信形式回执给中介公司。

还有，各类高校、中专院校、研究生院等也有学历认证的资格，学校相关部门，如档案馆、各学院、教务处都可以根据学生本人申请或者是他人委托，为其打印成绩单等相关信息并加盖公章，来佐证材料的真实且客观。部分用人单位也会直接与学校或者是研究生培养单位联系，咨询必要的数据。

二、分析高校档案馆在学历学位认证中发挥的重要作用

高校学籍信息主要生成于不同的学院、研究生院、教务处、招生办、就业指导中心等多个部门，这些部门都会依靠自身的职能收集不同的数据，在完整统筹到一起之后，集中移交到档案馆，然后经由档案人员整理、编辑成学籍档案永久储存。学籍档案反映了大学生在校期间发展的基本情况，包括学习成绩、学籍变更、学历学位等，具有较为明显的综合性与准确性，可信度是毋庸置疑的，能够作为判断成绩和学历是否真实的参考依据。而具体的认证工作，则需要依靠学校或者是研究生培养单位来完成，要经历特定的查询和阅览。这也就意味着，高校档案馆在学历学位认证中发挥的作用是尤为突出的，能够真正凸显出学籍档案的价值和作用。

近些年来，假文凭现象层出不穷，假证更是蔓延到社会的不同领域，如套用他人毕业证或者是学位证编号、校长姓名错误、证书编号错误等问题都会严重影响社会的人才发展秩序。

高校档案管理人员在利用学籍档案来判断学历学位等基本信息的时候，必须要核对细节问题，包括学生姓名、出生日期、毕业年份、毕业证或者是学位等数据，如果有一项不符合，就应当作出不属实的判断，如果以上这些基本要点都相符，为了防止信息被套用，还应当比照学生的照片，利用电子识别系统进行辨析。但不可否认的是，的确有很多高校档案馆存储的照片失真，所以对比也是存在一定难度的。如果照片不够清楚，档案管理人员更不能做出草率的判断，而是要求对方重新递交。如果身份证上的名字和证书上的名字不相符，也需要本人到公安机关说明具体情况并取得证明。如果档案的查询确实没有结果，也应当慎重下结论，不能盲目判断信息不属实，这是因为档案记录也很有可能出现不准确的情况。此时，学校可以让本人拿原件亲自查证。

在展开学历学位认证的时候，高校档案馆应当秉持公正公开的原则，绝不能为了一己私利随便接受社会上的咨询申请。同时，部分档案管理人员的确很难鉴别委托书、有效证件以及公司资质等材料的真实性，所以应当以官方授权的专门机构和本人办理为主。档案管理人员也应当保证细节性的落实，谨慎下结论，即便是要做出回执，也要只标明属实，或是不属实，不能透露超过认证范围之外的其他信息。

三、分析学历学位认证对高校学籍档案管理提出的基本要求

1.完整性

学生从入学到毕业的基本信息，都必须要完整体现在学籍档案上，形成前后相接的链条，只有这样才可以提供更为有效的参考和指引。首先，基本信息应当包括录取名册，以确认学生的姓名、学历的层级、性质以及专业。其次，是学籍卡，主要是对学生的身份、相貌、家庭住址和入学前的基本情况进行比对，相片必须要正面且足够清晰，在填写学籍卡的时候应当尽可能保证手写，保证姓名和身份证号码与身份证上的数据相一致，如果姓名和身份有所改变，应当保存公安部门出示的证明材料。如果学生有转专业的情况，也需要在学籍卡中说明情况，而且要在前后的专业班级中各自储存。还有就是要记录好考试成绩和分数，在校成绩能够证明学生的知识掌握水平和程度，是判断学生是否达到毕业要求的基本参考。以往计算机尚未普及时，学生考试成绩也基本都登录在学籍卡的背面，以方便后期的查找。但在信息技术应用的当下，同学可以直接在学信网上申请，把所有的成绩一次性打印出来，同时也可以避免看到其他同學的成绩，实现了对隐私的保护。如果学生出现了不及格情况，也需要注意登录其补考成绩。如果学籍有所变更，要登录变更前后成绩的具体细节，还要补充学籍变更的基本材料。另外，学籍变更的基本情况，包括转学、退学、转专业、开除学籍等，以上这些变更会让信息的记录变得更加复杂，学籍档案链接也会形成不同的分支，所以一定要做好信息的分类整理，如个人申请、上级教育管理部门的批示、家长意见表格等。最后，是证书的发放，毕业证书的发放在个人档案中的占比是尤为突出的，需要得到长期甚至是永久的保存。制作毕业证书的材料必须要精细优良，凸显出学生的姓名专业、证书编号、学位名称，而且学校的钢印要足够清晰。如果学生有延期毕业的情况，在补领毕业证书的时候，也应当认真核对录取名册，分析其科目成绩。

2.准确性

高校学籍档案的记录并不是由单个机构来完成的，往往会产生于不同的部门，须经多人之手，所以也必然会出现一些错误和误差。例如，同一个人的姓名在录取名册、成绩单或者是毕业证书签名表中，就有可能出现同音不同字的问题。如果名字出现了误差，那么同一个人的学籍档案链接就会被中断，其学历认证也会受到一定的影响和限制。

除此之外，专业错误和方向错误也是影响学历认证的主要原因之一，如果高校在招生时上报的专业是企业管理，录取名册上也与之相一致，但在教育实践的时候，上级主管部门将原有的专业划分为两个方向，如经济贸易和企业管理，并在毕业证的专栏写上了经济贸易，那么就很有可能影响学生的学历认证。

3.方便性

学历认证一般是以学生的姓名为起点，所以在积累和分类的时候也应当遵循这一规律，这样可以省略许多不必要的步骤和流程。具体来讲，要做好形式上的积累，保证学籍卡、毕业证签名表等统一格式，按照一人一页装订成册，而且要留出备注栏，注明学籍变更，重视贷款这些特殊的情况。

在学生正式毕业之前，电子档案应当做好保存和备份，防止出现丢失或遗漏，电子学籍也需要与纸质文件一同存档。同时，很多高校都是按照学生毕业的年次来展开档案整理，在编制档案目录的时候也需要把年级届次、学历层次、系以及专业的名称详细总结在案卷或者是文件标题中，无论是哪一年度整理的档案，必须要保持前后一致，不能有过于明显的变动或者是冲突，否则会影响信息的收集。

四、分析高校学籍档案管理改革的方法

1.增强档案管理意识

必须要进一步强化档案意识，领导干部和学籍档案管理人员应当提高责任感和使命感。这里所说的档案意识，强调的是对档案的性质、价值以及对档案工作的认可，能够有效推动后期各项实践的稳步落实。在很长一段时间内，高校档案管理都处于较为边缘化的状态，不仅库房简陋，而且也没有及时更新设备和软件，队伍建设也面临着极大的人才缺口，这些问题都制约着档案管理的有效落实。之所以会出现这些现象，主要原因就在于部分领导干部的档案意识过于浅薄，不能真正认识到档案整理对社会和个人的价值。因此，高校必须要做好思想和意识上的整顿，要提高档案管理在整个工作中所占的比重，降低问题档案产生的概率。

2.加速现代化发展

高校学籍档案的数量巨大，直接与学生的社会发展相挂钩，所以保存价值极高且利用频繁，如果只是以手工检查和整理为主，必然会产生许多疏漏和遗失，无法真正满足数据增长的需求，甚至也有可能对档案原件带来一定的损坏。因此，高校档案馆必须要走现代化发展的道路，要更为积极地引进新技术，打造更为现代化的信息管理系统，配备触控设备和识别设备，让学生可以通过自助查询或者是协助查询等途径，及时阅览相应的学籍情况。由此一来，工作人员的负担也会大大减轻，数据的保存会变得更加安全可靠。也就是说，现代化技术的引进能够弥补工作人员在数量上的不足，可以提高工作效率。

3.做好队伍建设

高校学籍档案种类繁多，范围广阔，而且整理周期长，会跟随学生的变化而有所调整，具有较为明显的琐碎性特点，牵涉到的细节问题十分复杂，所以也至少要配备1-2名专门人员来管理。但不可否认的是，高校档案馆队伍的老龄化问题相对严重，存在着退多进少的窘境，檔案管理人员经常身兼数职，所以他们也很难把全部的身心都投入到学籍管理中，由此一来，业务工作的落实就难以得到真正的保障，无法提高数据的准确性和客观性。

此外，学校之所以为档案馆分配相应的人才，主要原因在于这是必要的附加工作，并没有真正的选拔专业人才，高学历人才屈指可数。在新的历史发展时期，高校也必须要加大人才招揽力度，要保证档案管理人员有良好的外语能力，具备计算机操作素养，足够年轻且有活力。档案管理人员也需要主动参与学习，从传统的模式中寻求改革和创新，摒弃旧的思想和意识，积极探索新方法，适应网络化和信息化时代的转变，提高计划决策的质量，与其他部门展开沟通和交流，为学生提供有效的服务。同时，学校也应当保证兼职档案队伍具有稳定性，很多院系的兼职档案员业务本身就十分繁忙，他们并没有接受专业的培训和教育，所以更换的频率也相对较高，人才流动性很强，有的档案员甚至在刚接触这一工作的时候就被调换到别的岗位。因此，各院、系也需要指派一些责任心较强的人员来负责这一工作，要让兼职队伍具有足够的稳定性和凝聚力。

五、结语

综上所述，持续性推动高校学籍档案管理工作的改革是合理且必要的举动，这是提高学历学位认证客观的应有之策，也是保证人才评估准确性的有效措施。本文通过档案意识的强化、现代化技术的引进、队伍的升级几个角度，论述了高校学籍档案管理工作改革的方法，充分结合了学历学位认证的基本流程，具有理论上的合理性与实践上的可行性，能够作为从业人员的参考依据。在未来，也要进一步培养档案管理人员的法律意识和职业使命感。

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（作者单位：河南财经政法大学）