信息化时代医院档案管理的改革优化探讨

郭姝婷

摘 要：信息化的发展推动了我国诸多领域的进步，其中包括医疗领域的进步。医疗领域的改革创新涉及诸多方面，档案管理创新是其中重要的一部分，本文对医院档案管理现状以及改革优化策略进行了全面调查。从调查结果来看，在信息化时代医院档案资料不断增多，但是医院的档案管理意识十分淡薄，缺乏利用能力以及创新能力，导致档案管理不符合信息化要求。为此，医院应树立先进的档案管理意识，从方法、机制、人员以及经费等各方面入手，健全档案管理体系。

关键词：信息化;医院;档案管理

在信息化时代快速发展的过程中，诸多行业开始进行信息化管理与精细化管理，在一定程度上提升了管理质量。医院若想实现长远发展就需要对各项工作进行改革创新，从而提高管理效果。

一、医院档案管理概述

1.档案管理概述

档案管理指的是针对档案资料以及档案信息的管理工作，涉及诸多环节，如档案资料的收集、档案资料的鉴定、档案资料的统计与利用等。在医院不断发展的过程中，医院产生的档案资料越来越多，并且较为分散，只有对其进行收集、分类才能够实现档案的利用，因此档案管理在医院工作中发挥着重要作用。相比于其他管理工作，档案管理具有较强的服务性与政治性，虽然不会直接产生经济效益，但是可以为产生经济效益的工作提供支持。

2.医院档案来源

医院档案的来源非常广泛，涉及诸多内容：其一，收文、发文。医院收文指的是上级下发的各种文件，如工作批复文件、人事任免文件、会议通知文件等，常见的形式有纸质文件与电子文件，在信息化时代，电子文件的占比相对较大。档案管理人员需要针对档案的类型选择合适的整理方法，如在整理纸质文件，就需要将其存储在档案柜中，如果是整理电子文件，就需要将其存储在数据库或信息化管理系统中。发文指的是医院为各部门下发的文件，如通知文件、工作方案文件等，常见的形式有平行文与上行文;其二，协议。在不断发展过程中，医院会和诸多企业构建合作关系，就会签订一些合作协议，这些合作协议在医院管理中占据着重要地位，可以为解决纠纷提供依据。常见的协议有医院与设备供应商签订的采购协议、与材料供应商签订的采购协议、与下级医疗单位签订的合作协议等，只有做好这些协议的管理工作才能够保障医院的利益不受损;其三，会议资料。医院工作事项较多，会通过组织会议等方式进行工作部署，在会议过程中会形成很多档案资料。例如，在日常会议中会形成工作总结资料等，在专题会议中会形成党务资料等。

3.档案价值

医院档案具有重要价值，可以为日常工作的开展提供基础资料，也可以为医院改革提供帮助。首先，可以为日常工作的开展提供基础资料。档案信息记录了医院各项工作的真实状况，且医院档案的时间跨度较大，记载了医院从成立以来的各种资料，可以为日常工作的开展提供经验教训与历史依据。因此，医院应提高对档案管理的重视程度，积极总结各项工作中的经验教训;其次，可以为医院改革提供帮助。在信息化时代中，医院应加大改革创新力度，做好档案管理工作、加强档案信息化建设可以为医院信息化管理指明方向，继而促进医院发展。

二、医院档案管理现状

1.档案资料不断增多

信息化时代的关键特征就是信息量大，所以医院的档案资料不断增多，在一定程度上加大了档案管理的难度。首先，在信息化时代，医院应记录的信息更全面，扩大了档案管理规模。其次，医院的业务不断增多，产生的档案资料越来越多，对档案管理人员提出了更高要求。

2.档案管理意识淡薄

在医疗领域不断发展的过程中，医院越来越注重医疗技术水平的提升，忽视了内部管理工作。首先，大多数医院都缺乏档案管理意识。部分医院没有意识到档案资料自身的价值，认为开展档案管理工作没有什么作用，只是按照最基本的流程对档案資料进行了收集和存储，并没有开展全面的管理工作;其次，部分医院认为档案管理不能创造经济效益，开展档案管理工作的积极性较低。

3.档案利用率低

进行档案管理不仅需要收集档案、存储档案，更需要利用档案，否则将会失去档案管理的价值。在信息化时代，医院档案资料不断增多，档案管理人员的工作量也越来越大，在传统工作模式的影响下，档案管理人员只能将更多时间与精力放在档案收集与整理上，忽视了对档案开发与利用的工作，导致档案利用率较低。总之，医院在进行档案管理时存在重管理轻开发的思想问题。

4.档案管理方法单一

档案管理方法单一是医院档案管理工作中的关键问题，严重降低了档案管理质量。虽然大多数医院都进行了信息化建设，在一定程度上提升了档案管理的自动化与信息化水平，但医院的信息化建设水平较低，并不能完全满足信息化管理需求。例如，部分医院只是采购了一些计算机等信息化设备，对现有的档案资料进行了信息化管理，并没有对之前的档案资料进行数字化处理，也没有实现各环节的自动化办公，所以档案管理人员的工作压力仍然比较大。

5.档案管理制度不健全

医院档案包括诸多内容，例如，会议资料、合作协议、人员信息等，其中还有很多保密性资料，因此，在开展档案管理工作时需要坚持严谨、客观、真实、保密等原则，而这需要档案管理制度的支持。科学制定档案管理制度可以为档案管理工作的开展提供准则，让档案管理人员严格按照规章制度的要求开展各环节的工作。同时，健全档案管理制度可以对档案管理人员的言行举止进行约束，避免出现信息泄露等问题。医院如果没有针对档案管理流程以及信息化档案管理特点制定健全的档案管理制度，将会导致管理制度缺乏参考价值。

6.档案管理人员专业素养有待提升

信息化时代的档案管理工作与传统的档案管理工作不同，对档案管理人员的专业素养要求也不同。作为档案管理工作的执行者，档案管理人员应综合分析档案管理的特点以及信息化时代的要求，不断完善自身能力，为档案管理工作建言献策，但从实际情况来看，医院的档案管理人员并不符合信息化时代的要求。首先，部分医院不太重视档案管理工作，没有安排专职档案管理人员，而是让文员兼任档案管理人员，导致管理工作缺乏专业性。其次，部分医院的档案管理人员虽然具备档案管理知识与技能，但是缺乏创新能力且不了解信息化管理的要求。此外，部分档案管理人员的工作态度不够端正，在工作过程中出现自由散漫、消极怠工等问题。

7.档案管理经费不足

档案管理工作的创新离不开经费支持，但医院投入在档案管理中的经费较少。档案管理的信息化设备需要大量资金的支持，但很多医院不会在这些设备中投入过多的资金，这是由多种因素造成的。首先，医院的医疗工作需要大量专业设备的支持，这些设备的价格、维修费用都非常高，所以大多数医院都会在医疗设备中投入大量资金。其次，医院的资金较为有限，且支出项目相对较多，所以能够投入在信息化建设中的资金就比较少。

三、对档案管理进行改革优化的意义

1.有利于提高档案管理质量

大多数医院都是通过纸质档案以及人工管理等形式开展档案管理工作，管理效率相对较低，无法突出档案价值。在信息化时代对档案管理进行改革优化可有效提升档案管理效率与质量。进行改革优化是从诸多方案入手的，如设备、方式、制度以及人员等，可以有效弥补传统档案管理的不足，提高档案管理效率。同时，进行改革优化也可以提升档案管理的智能化水平与自动化水平，使档案管理向先进化、现代化方向发展。

2.有利于彰显档案信息的价值

在对档案管理进行改革优化时对其管理流程以及管理方法进行改革创新，更注重档案的开发利用，有利于彰显档案信息的价值。在新的档案管理模式中，档案管理人员可以利用信息技术与软件提高档案的收集与存储效率，为档案开发利用提供了更多时间。

3.有利于促进医院发展

医院的现代化发展涉及诸多方面，如信息化建设等。对档案管理进行改革优化需要加强信息化建设，所以有利于促进医院的健康发展。

四、信息化时代医院档案管理改革优化策略

1.明确档案特点

在信息化时代，若想做好档案管理工作就需要综合分析档案特点：第一，档案数量不断增多。近年来，医院档案资料不断增多，无论是科研类文件、医疗卫生业务指导文件还是党务工作文件都呈现出增多的趋势，在这种情况下档案管理人员应分析各种档案资料的数量特点，做好档案收集工作，避免出现档案资料不全面等问题。第二，档案内容愈加复杂。医院档案资料不仅出现了数量增多的情况，也出现了内容越来越复杂的情况，所以档案管理人员需要根据档案内容对档案进行分类处理，增强档案管理工作的专业性。

2.增强档案管理意识

档案管理工作虽然无法直接创造经济效益，但是可以间接创造物质价值，所以，医院应高度重视档案管理工作，树立现代化的档案管理意识。首先，医院应增强档案管理意识。医院应综合分析档案管理在工作指导、经验总结等各个方面中的作用，做好档案管理宣传工作，让所有部门都意识到档案管理工作的重要性。其次，医院应树立精细化管理意识。在意识、资金等因素的影响下，大多数医院都利用粗放型管理模式开展档案管理工作，导致档案管理流程不健全、档案管理内容不全面。在信息化时代，信息具有重要价值，所以医院应树立精细化管理意识，对档案管理的各个环节进行严格管控，增强管理的严谨性与合理性。此外，医院应树立信息化管理意识。强化信息化建设、提高信息技术的利用率有利于提升档案管理质量，因此医院应树立信息化管理意识，完善信息化管理基础。

3.提高档案利用能力

信息化时代对档案利用提出了更高要求，医院应不断提升档案开发利用的能力，充分彰显档案信息的价值。一方面，档案管理人员应对档案资料进行分类处理。医院档案资料包括诸多内容，其中部分档案属于机密资料，如人事档案等，部分资料可以公开，如医院发展历程等，所以档案管理人员需要对不同的档案资料进行分类处理，避免机密信息泄露。另一方面，档案管理人员应创新档案利用方法。例如，档案管理人员可以创新档案检索方式，让档案利用者直接通过关键词、日期等内容搜索档案，为档案利用奠定基础。

4.对档案进行精细化管理

为了满足信息化管理要求，医院应加强档案精细化管理，不断提高档案管理水平。

首先，医院应完善档案管理流程，对档案资料收集、分类处理、分类存储、检索、借阅等各个环节进行明确规定，增强档案管理的全面性。其次，医院需要在坚持精细化、系统化以及标准化等原则的同时开展档案管理工作，将精细化管理意识贯彻落实在档案管理的各个环节中。此外，为了落实精细化管理、充分发挥档案的作用，医院应强化档案管理的服务功能。档案管理部門应增强自身的服务意识，通过有效手段为其他部门提供档案服务。

5.健全档案管理体制

在信息化时代，医院应健全档案管理体系，完善档案管理制度。一方面，医院应完善纸质档案管理制度与电子档案管理制度，对不同类型的档案进行分类管理。另一方面，医院应完善档案管理细则，规范档案收集、档案整理、档案存储以及档案借阅的流程，使档案管理工作向规范化方向发展。

6.强化档案管理人员培训

首先，医院应认识到档案管理人员在管理工作中的重要性，设置独立的档案管理部门，并安排专职且专业的档案管理人员，避免出现一人身兼多职等问题。其次，医院应加大人才引进力度，确保档案管理人员的专业能力、基础知识以及工作经验都符合岗位要求。此外，医院应对现有的档案管理人员进行专业培训，让其掌握更多的管理技巧与信息技术应用方法。

7.加大经费投入力度

构建信息化管理系统是开展档案信息化管理的前提和基础，医院应加大资金投入力度、不断完善信息化管理设施并构建管理系统。首先，医院应加大资金投入力度并完善资金管理制度，利用有限的资金采购更多的信息化设备。其次，医院应该构建档案管理平台，将档案数据库与档案管理系统结合起来，直接将档案信息存储在数据库中，并利用档案管理平台查询档案、利用档案。同时，医院需要对档案管理平台划分为多个模块，如人事档案管理模块、设备档案管理模块、患者资料管理模块、党务信息管理模块等，充分发挥不同模块的作用。此外，医院应完善安全管理系统。数字化档案可能会受到病毒入侵以及黑客攻击，医院应在系统中设置防火墙，增强管理系统的安全性。

五、结语

对档案管理工作进行改革创新具有重要意义，不仅可以满足信息化时代的要求，也可以提高医院的管理质量，促进医院发展。为此，医院应树立先进的档案管理理念，将精细化管理、信息化管理融入档案管理工作当中，推动自身发展。

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（作者单位：曲靖市第一人民医院）